Seštevanje podatkov s poizvedbo

Ročni vnos vzorčnih podatkov

1. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite Tabela.

   Access doda v zbirko podatkov novo, prazno tabelo.

   Opomba: Teka koraka vam ni treba izvesti, če odprete novo, prazno zbirko podatkov, vendar pa ga boste morali izvesti, ko boste želeli tabelo dodati v zbirko podatkov.

2. Dvokliknite prvo celico v vrstici z glavo in vnesite ime polja v vzorčni tabeli.

   Access privzeto označuje prazna polja v vrstici z glavo z besedilom Dodaj novo polje, kot je prikazano tukaj:

   

3. S puščičnimi tipkami se premaknite na naslednjo prazno naslovno celico in vnesite drugo ime polja (pritisnete lahko tudi tabulatorko ali dvokliknete novo celico). Ta korak ponavljajte, dokler ne vnesete vseh imen polj.

4. Vnesite podatke v vzorčno tabelo.

   Ko vnesete podatke, Access ugotovi vrsto podatka za vsako polje. Če ste novi v relacijskih zbirkah podatkov, nastavite določen podatkovni tip, na primer »Številka«, »Besedilo« ali »Datum/čas« za vsa polja v tabelah. Z nastavitvijo podatkovnega tipa zagotovite točen vnos podatkov in preprečite napake, na primer telefonsko številko v izračunu. Za te vzorčne tabele pustite, da Access določi vrsto podatkov.

5. Ko vnesete podatke, kliknite Shrani.

   Bližnjica na tipkovnici Pritisnite CTRL+S.

   Prikaže se pogovorno okno Shrani kot.

6. V polje Ime tabele vnesite ime vzorčne tabele in kliknite V redu.

   Ime vsake vzorčne tabele uporabite, ker poizvedbe v odsekih z navodili uporabljajo ta imena.

7. Ponavljajte te korake, dokler ne ustvarite vseh vzorčnih tabel, navedenih na začetku tega razdelka.

Če podatkov ne želite vnesti ročno, sledite naslednjim korakom za kopiranje podatkov v datoteko preglednice in nato uvozite podatke iz datoteke preglednice v Access.

Ustvarjanje vzorčnih delovnih listov

1. Zaženite program za preglednice in ustvarite novo, prazno datoteko. Če uporabljate Excel, ta privzeto ustvari nov, prazen delovni zvezek.

2. Kopirajte prvo zgoraj navedeno vzorčno tabelo in jo prilepite na prvi delovni list z začetkom pri prvi celici.

3. S postopkom, ki ga zagotavlja program za preglednice, preimenujte delovni list. Poimenujte delovni list enako kot vzorčno tabelo. Če je na primer vzorčna tabela poimenovana Kategorije, poimenujte delovni list z enakim imenom.

4. Ponovite 2. in 3. korak, kopirajte vsako vzorčno tabelo na prazen delovni list in preimenujte delovni list.

   Opomba: Morda boste morali v datoteko preglednice dodati delovne liste. Če želite več informacij o tem opravilu, glejte pomoč za program za preglednice.

5. Shranite delovni zvezek na primerno mesto v računalniku ali omrežju, nato pa nadaljujte z naslednjimi koraki.

Ustvarjanje tabel zbirke podatkov iz delovnih listov

1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezave kliknite Nov vir podatkov in > iz > Excela.

   Prikaže se pogovorno okno Pridobi zunanje podatke – Excelova preglednica.

2. Kliknite Prebrskaj, odprite datoteko preglednice, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih, nato pa kliknite V redu.

   Zažene se čarovnik za uvoz preglednic.

3. Čarovnik privzeto izbere prvi delovni list v delovnem zvezku (delovni list Stranke, če ste upoštevali korake v prejšnjem odseku), podatki z delovnega lista pa so v spodnjem razdelku strani čarovnika. Kliknite Naprej.

4. Na naslednji strani čarovnika kliknite Prva vrstica vsebuje glave stolpcev in nato Naprej.

5. Če želite, lahko na naslednji strani uporabite polja z besedilom in sezname v razdelku Možnosti polja, da spremenite imena polj in podatkovne tipe ali izpustite polja iz operacije uvoza. V nasprotnem primeru kliknite Naprej.

6. Pustite izbrano možnost Naj Access doda primarni ključ in kliknite Naprej.

7. Access privzeto uporabi ime delovnega zvezka za novo tabelo. Sprejmite ime ali vnesite drugo ime in kliknite Dokončaj.

8. Ponavlja korake od 1 do 7, dokler ne ustvarite tabele z vsakega delovnega lista v delovnem zvezku.

Preimenovanje polj s primarnim ključem

1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite vsako tabelo, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih, in kliknite Pogled načrta.

2. Za vsako tabelo poiščite polje s primarnim ključem. Access privzeto poi ime vsakega ID-ja polja.

3. V stolpec Ime polja za vsako polje s primarnim ključem dodajte ime tabele.

   Polje »ID« za tabelo »Kategorije« lahko na primer preimenujete v »ID kategorije«, polje za tabelo »Naročila« pa v »ID naročila«. Za tabelo »Podrobnosti o naročilu« preimenujte polje v »ID podrobnosti«. V tabeli »Izdelki« preimenujte polje v »ID izdelka«.

4. Shranite spremembe.

Ko se vzorčne tabele prikažejo v tem članku, vključujejo polje s primarnim ključem, polje pa je preimenovano, kot je opisano v prejšnjih korakih.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite tabelo ali tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

   Izbrana tabela ali tabele se odprejo kot okna v zgornjem odseku načrtovalca poizvedb.

3. Dvokliknite polja tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

   Vključite lahko polja, ki vsebujejo opisne podatke, na primer imena in opise, vendar morate vključiti polje, ki vsebuje številske podatke ali podatke o valuti.

   Vsako polje se prikaže v celici v mreži načrta.

4. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo.

   Nabor rezultatov poizvedbe se prikaže v pogledu podatkovnega lista.

5. Po želji lahko preklopite v pogled načrta in prilagodite poizvedbo. To naredite tako, da z desno tipko miške kliknete zavihek dokumenta za poizvedbo in nato kliknete Pogled načrta. Poizvedbo lahko nato po potrebi prilagodite tako, da dodate ali odstranite polja tabele. Če želite odstraniti polje, izberite stolpec v mreži načrta in pritisnite tipko DELETE.

6. Shranite poizvedbo.

Dodajanje vrstice »Skupno«

1. Prepričajte se, da je poizvedba odprta v pogledu podatkovnega lista. To naredite tako, da z desno tipko miške kliknete zavihek dokumenta za poizvedbo in nato kliknete Pogled podatkovnega lista.

   -ali-

   V podoknu za krmarjenje dvokliknite poizvedbo. S tem zaženete poizvedbo in naložite rezultate v podatkovni list.

2. Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Skupaj.

   Na podatkovnem listu se prikaže nova vrstica Skupaj.

3. V vrstici Skupaj kliknite celico v polju, ki ga želite sešteti, nato pa na seznamu izberite Sum.

Skrivanje vrstice »Skupno«

• Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Skupaj.

Če želite več informacij o uporabi vrstice »Skupno«, glejte članek Prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu.

Na vrh strani

Izračun preproste skupne vsote

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti v poizvedbi.

   Če uporabite vzorčne podatke, dvokliknite tabelo »Naročila«.

   Tabela se pojavi v oknu v zgornjem odseku načrtovalca poizvedbe.

3. Dvokliknite polje, ki ga želite sešteti. Prepričajte se, da je polje nastavljeno na vrsto podatkov »Število« ali »Valuta«. Če želite sešteti vrednosti v neštevilskih poljih, na primer v polju z besedilom, Access prikaže neujemanje vrste podatkov v sporočilu o napaki izraza pogojev, ko poskušate zagnati poizvedbo.

   Če uporabite vzorčne podatke, dvokliknite stolpec Stroški dostave.

   V mrežo lahko dodate dodatna številska polja, če želite izračunati skupne vsote za ta polja. Poizvedba za povzetek lahko izračuna skupne vsote za več stolpcev.

4. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Pokaži/ skrij kliknite Vsote.

   Vrstica Skupaj se prikaže v mreži načrta in Združi po se prikaže v celici v stolpcu Stroški dostave.

5. Spremenite vrednost v celici v vrstici »Skupno« v »Vsota«.

6. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

   Namig: Access na začetek imena polja, ki ga seštejete, doda »SumOf«. Če želite naslov stolpca spremeniti v nekaj bolj pomenljivega, na primer Total Shipping, preklopite nazaj v pogled načrta in kliknite v vrstico Polje stolpca Stroški dostave v mreži načrta. Postavite kazalec zraven možnosti Stroški dostave in vnesite besede Total Shipping, temu pa naj sledi dvopičje: Total Shipping: Shipping Fee (Skupni stroški dostave: stroški dostave).

7. Po želji lahko poizvedbo shranite in jo zaprete.

Izračun skupne vsote, ki izključuje nekatere zapise

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite tabeli Naročilo in Podrobnosti naročila.

3. Dodajte polje »Datum naročila« iz tabele »Naročila« v prvi stolpec v mreži načrta poizvedbe.

4. V vrstico Pogoji prvega stolpca vnesite Date() -1. Ta izraz izključuje zapise trenutnega dne iz izračunane vsote.

5. Nato ustvarite stolpec, ki izračuna znesek prodaje za vsako transakcijo. V vrstico Polje drugega stolpca v mreži vnesite ta izraz:

   Skupna vrednost prodaje: (1-[Podrobnosti naročila].[ Popust]/100)*([Podrobnosti naročila].[ Cena enote]*[Podrobnosti naročila]. [Količina])

   Prepričajte se, da so sklici na polja z izrazom nastavljena na vrsto podatkov »Število« ali »Valuta«. Če se izraz sklicuje na polja, nastavljena na druge vrste podatkov, Access prikaže sporočilo Neujemanje vrste podatkov v izrazu pogojev, ko poskušate zagnati poizvedbo.

6. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Pokaži/ skrij kliknite Vsote.

   Vrstica Skupaj se prikaže v mreži načrta in Združi po se prikaže v prvem in drugem stolpcu.

7. V drugem stolpcu spremenite vrednost v celici vrstice Skupaj vSum. S funkcijo Sum seštejete posamezne zneske prodaje.

8. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

9. Shranite poizvedbo kot Dnevno prodajo.

   Opomba: Ko boste naslednjič odprli poizvedbo v pogledu načrta, boste morda opazili rahlo spremembo vrednosti, določenih v vrsticah Polje in Skupno v stolpcu Skupna vrednost prodaje. Izraz se pojavi znotraj funkcije Sum, vrstica Skupaj pa namesto Sum prikaže Expression.

   Če na primer uporabite vzorčne podatke in ustvarite poizvedbo (kot je prikazano v prejšnjih korakih), boste videli:

   Skupna vrednost prodaje: Sum((1-[Podrobnosti naročila]. Popust/100)*([Podrobnosti naročila]. CenaEnote*[Podrobnostinaročila]. Količina))

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za povzetek

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Izberite tabele, s katerih želite delati, in kliknite Dodaj.

   Vsaka tabela se prikaže kot okno v zgornjem odseku načrtovalca poizvedb.

   Če uporabite prej navedene vzorčne tabele, dodajte tabeli »Izdelki« in »Podrobnosti naročila«.

3. Dvokliknite polja tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

   Pravilo je, da v poizvedbo dodate le polje skupine in polje z vrednostjo. Vendar pa lahko namesto polja z vrednostjo uporabite izračun – v naslednjih korakih je razloženo, kako to naredite.

   1. Dodajte polje Kategorija iz tabele »Izdelki« v mrežo načrta.

   2. Ustvarite stolpec, ki izračuna količino prodaje za vsako transakcijo, tako da v drugi stolpec mreže vnesete ta izraz:

      Skupna vrednost prodaje: (1-[Podrobnosti naročila].[ Popust]/100)*([Podrobnosti naročila].[ Cena enote]*[Podrobnosti naročila]. [Količina])

      Prepričajte se, da so polja, na katera se sklicujete v izrazu, vrste podatkov »Število« ali »Valuta«. Če se sklicujete na polja drugih podatkovnih tipov, Access prikaže sporočilo o napaki Neujemanje vrste podatkov v izrazu pogojev, ko poskušate preklopiti v pogled podatkovnega lista.

   3. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Pokaži/ skrij kliknite Vsote.

      Vrstica Skupaj se prikaže v mreži načrta in v tej vrstici se v prvem in drugem stolpcu prikaže Združi po.

   4. V drugem stolpcu spremenite vrednost v vrstici Skupaj vSum. S funkcijo Sum seštejete posamezne zneske prodaje.

   5. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

   6. Poizvedba naj bo odprta za uporabo v naslednjem razdelku.

      Uporaba pogojev s poizvedbo za povzetek

      Poizvedba, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku, vključuje vse zapise v temeljnih tabelah. Ne izključuje nobenega naročila pri izračunu vsot, prikaže pa skupne vsote za vse kategorije.

      Če želite izključiti nekatere zapise, lahko v poizvedbo dodate pogoje. Prezrite lahko na primer transakcije, ki so manjše od 100 $, ali pa izračunate skupne vsote le za nekatere kategorije izdelkov. V korakih v tem razdelku je razloženo, kako uporabite tri vrste pogojev:

   7. Pogoji, ki prezrejo določene skupine pri izračunu vsot.    Izračunali boste na primer vsote samo za kategorije Video igre, Umetnost in Oblikovanje in Šport.

   8. Pogoji, ki skrijejo določene vsote po izračunu.    Prikažete lahko na primer le vsote, večje od 150.000 $.

   9. Pogoji, ki izključujejo posamezne zapise, niso vključeni v vsoto.    Posamezne prodajne transakcije lahko na primer izključite, ko vrednost (cena enote * količina) spusti pod 100 $.

      V teh korakih je razloženo, kako dodate pogoje enega za korakom in si ogledate vpliv na rezultat poizvedbe.

      Dodajanje pogojev v poizvedbo

   10. Odprite poizvedbo iz prejšnjega razdelka v pogledu načrta. To naredite tako, da z desno tipko miške kliknete zavihek dokumenta za poizvedbo in nato kliknete Pogled načrta.

       -ali-

       V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poizvedbo in nato kliknite Pogled načrta.

   11. V vrstico Pogoji stolpca ID kategorije vnesite =Punčke ali Šport ali Umetnost in oblikovanje.

   12. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

   13. Preklopite nazaj v pogled načrta in v vrstico Pogoji stolpca Skupna vrednost prodaje vnesite >100.

   14. Zaženite poizvedbo, da si ogledate rezultate, in nato preklopite nazaj v pogled načrta.

   15. Zdaj dodajte pogoje za izključitev posameznih prodajnih transakcij, ki so manjše od 100 $. To naredite tako, da dodate še en stolpec.

       Opomba: V stolpcu Skupna vrednost prodaje ni mogoče določiti tretjega pogoja. Vsi pogoji, ki jih določite v tem stolpcu, veljajo za skupno vrednost in ne za posamezne vrednosti.

   16. Kopirajte izraz iz drugega stolpca v tretji stolpec.

   17. V vrstici Skupaj za nov stolpec izberite Kje in v vrstico Pogojivnesite >20.

   18. Zaženite poizvedbo, da si ogledate rezultate, nato pa shranite poizvedbo.

       Opomba: Ko boste naslednjič odprli poizvedbo v pogledu načrta, boste morda opazili manjše spremembe v mreži načrta. V drugem stolpcu bo izraz v vrstici Polje prikazan znotraj funkcije Sum, vrednost v vrstici Skupaj pa prikaže Izraz namesto Sum.

       Skupna vrednost prodaje: Sum((1-[Podrobnosti naročila]. Popust/100)*([Podrobnosti naročila]. Unitprice*[Orde r Details]. Količina))

       Videli boste tudi četrti stolpec. Ta stolpec je kopija drugega stolpca, vendar so pogoji, ki ste jih določili v drugem stolpcu, dejansko videti kot del novega stolpca.

Na vrh strani

Ustvarjanje navzkrižne poizvedbe

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

   Vsaka tabela se prikaže kot okno v zgornjem odseku načrtovalca poizvedb.

   Če uporabljate vzorčne tabele, dvokliknite tabelo »Naročila« in tabelo »Podrobnosti o naročilu«.

3. Dvokliknite polja, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

   Vsako ime polja je prikazano v prazni celici v vrstici Polje mreže načrta.

   Če uporabite vzorčni tabeli, iz tabele »Naročila« dodajte polji »Mesto za dostavo« in »Datum dostave«.

4. V naslednjo prazno celico v vrstici Polje kopirajte in prilepite ali vnesite ta izraz: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[ Cena enote]*[Količina]*(1-[Popust])/100)*100)

5. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Navzkrižno.

   V mreži načrta se prikažeta vrstici Skupaj in Navzkrižno.

6. Kliknite celico v vrstici Skupaj v polju Mesto in izberite Združi po. Enako naredite za polje Datum dostave. Spremenite vrednost v celici Skupaj polja »Skupna prodaja« v »Izraz«.

7. V vrstici Navzkrižna polja nastavite celico v polju Mesto na Glava vrstice, nastavite polje Datum pošiljanja na Glava stolpca in nastavite polje Skupna prodaja na Vrednost.

8. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

   Rezultati poizvedbe so prikazani v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani