Samodejno shranjevanje je nova funkcija, ki je na voljo v Excelu, storitvi Word in PowerPointu za naročnike na Microsoft 365, ki samodejno shranjujejo datoteko vsakih nekaj sekund, medtem ko delate.
Samodejno shranjevanje je privzeto omogočeno v Microsoft 365, ko je datoteka shranjena v storitvi OneDrive, OneDrive za podjetja ali SharePoint Online.
Pomembno: Ali uporabljate možnost Datoteka > Shrani kot, ko spremenite izvirni dokument ali predlogo? V tem primeru vam priporočamo, da uporabite možnost Datoteka > Shrani kopijo še preden spremenite izvirnik. Tako funkcija samodejnega shranjevanja ne bo prepisala izvirne datoteke s spremembami. Če je funkcija samodejnega shranjevanja prepisala datoteko z novimi spremembami, preberite spodnji razdelek »Ne želim, da so moje spremembe shranjene, kako se vrnem?«.
V sistemu Windows je samodejno shranjevanje na voljo v Excelu, Word in PowerPointu za Microsoft 365 naročnike. Tukaj je nekaj pogostih vprašanj na to temo.
S funkcijo zgodovine različic lahko obnovite prejšnjo različico datoteke.
|
|
Na vrhu okna kliknite ime datoteke in nato Zgodovina različice. Preglejte datume in čase ter poiščite različico, ki jo želite obnoviti, nato pa kliknite Odpri različico. Prikaže se drugo okno z različico datoteke. Če želite povrniti na to različico, kliknite gumb Obnovi. Več informacij o zgodovini različic poiščite v članku Ogled zgodovinskih različic Officeovih datotek. |
Ko odprete datoteko in vnesete prve spremembe, samodejno shranjevanje shrani te spremembe, k zgodovini različice pa je dodana nova različica datoteke. Čeprav samodejno shranjevanje spremembe redno shranjuje v datoteko, so nove različice redno dodajane k zgodovini različice (približno vsakih 10 minut) za preostanek seje urejanja.
Če ste lastnik datoteke, lahko datoteko nastavite tako, da se vedno odpre v načinu »samo za branje«. Ko drugi odprejo datoteko s to nastavitvijo, ne bodo mogli shranjevati sprememb datoteke, razen če niso prej omogočili urejanja. Če želite vklopiti to nastavitev za datoteko, odprite meni Datoteka > Informacije > Zaščiti dokument > Vedno odpri v načinu »samo za branje«. Če želite nastavitev nato ponovno izklopiti, ponovite ta postopek.
Datoteko lahko pred spreminjanjem zaščitite še na druge načine. Če je datoteka v storitvi OneDrive, lahko spremenite dovoljenja zanjo. Če je datoteka v SharePointu, lahko nastavite knjižnico, ki zahteva rezervacijo.
|
|
Ko odprete dokument v storitvi OneDrive, OneDrive za podjetja ali SharePoint Online, ukaza »Shrani kot« ni v meniju »Datoteka«. Namesto njega se v meniju »Datoteka« prikaže ukaz Shrani kopijo. |
Ali pogosto uporabljate ukaz »Shrani kot«? Veliko ljudi dela z datoteko in nato z ukazom »Datoteka« > »Shrani kot« shrani spremembe v kopiji in ne v izvirniku. Ko pa je vključena funkcija samodejnega shranjevanja, se spremembe stalno shranjujejo v izvirnik. Zato priporočamo, da uporabite ukaz Datoteka > Shrani kopijo, preden spremenite izvirno datoteko, če želite, da spremembe veljajo za kopijo in ne za izvirnik.
Če ste naročnik na Microsoft 365 in imate nameščene najnovejše različice Excela, Word in PowerPointa za Windows, se samodejno shranjevanje prikaže v zgornjem levem kotu naslovne vrstice. Če imate službeni ali šolski račun, lahko vaš skrbnik nadzoruje, katero različico Officea lahko namestite. To morda ne bo najnovejša različica. Glejte Kdaj pridobim najnovejše funkcije v storitvi Microsoft 365?
Če niste naročnik, ne skrbite. Funkcija samodejnega shranjevanja je še vedno na voljo. Funkcija samodejnega shranjevanja omogoča zaščito datotek, če pride do zrušitve sistema. Če po zrušitvi sistema znova odprete datoteko, se v podoknu obnovitve dokumenta prikaže različica datoteke z zadnjimi spremembami. Če želite več informacij o tem, kako vklopite funkcijo, preberite Zaščita datotek v primeru zrušitve sistema.
Seveda lahko vedno shranjujete ročno, kot se navajeni – pritisnite kombinacijo tipk CTRL + S in kliknite gumb Shrani ali odprite meni Datoteka > Shrani.
Samodejno shranjevanje je omogočeno, ko delate z datoteko, ki je shranjena v storitvi OneDrive, OneDrive za podjetja ali SharePoint Online. Če je datoteka shranjena drugje (ali če datoteka še ni bila shranjena), je samodejno shranjevanje onemogočeno. To se bo zgodilo, če je vaša datoteka shranjena v SharePointu na mestu uporabe, v datotečnem strežniku, drugi storitvi za shranjevanje v oblaku ali na lokalni poti, kot je C:\.
Obstajajo tudi drugi razlogi, da je samodejno shranjevanje onemogočeno. Oglejte si nekatere pogoste razloge, zakaj je ta funkcija onemogočena:
-
Datoteka je v starejši obliki zapisa, kot je .xls, .ppt ali .doc.
-
Datoteka je v lokalni mapi storitve OneDrive in sinhronizacija v storitvi OneDrive je začasno ustavljena.
-
Datoteko sinhronizira starejša različica sistema Aplikacija za sinhronizacijo storitve OneDrive. Če želite več informacij o posodabljanju storitve OneDrive, glejte Sinhronizacija datotek s storitvijo OneDrive v sistemu Windows.
-
Datoteka je vdelana v drugo Officeovo datoteko.
-
Predstavitev je v načinu diaprojekcije.
Če uporabljate Excel in ste poskusili vse zgornje možnosti, vaša datoteka morda vsebuje funkcije, ki jih samodejno shranjevanje ne podpira. Če jih želite omogočiti, naredite nekaj od tega:
-
Izklopite funkcijo delovnega zvezka v skupni rabi. Ta funkcija predstavlja starejši način skupne rabe, ki ima veliko omejitev in jo je zamenjala funkcija soavtorstvo.
-
Če je mogoče, iz datoteke odstranite šifriranje z geslom: Izberite Datoteka > Informacije > Zaščiti delovni zvezek. Nato izbrišite geslo in kliknite V redu.
-
Če je mogoče, odstranite omejitev dostopa. Izberite Datoteka > Informacije > Zaščiti delovni zvezek > Omeji dostop in kliknite Neomejen dostop.
-
Če želite odpreti posnetka delovnega zvezka v SharePointu, odprite datoteko namesto posnetka.
-
Izklopite nastavitev Osveži podatke ob odpiranju datoteke za vse tabele in vrtilne tabele v datoteki. Izberite tabelo ali vrtilno tabelo, nato pa izberite Orodja za tabele – Načrt > Osveži > Lastnosti povezave. Nato počistite polje Osveži podatke ob odpiranju datoteke.
-
Deaktivirajte dodatek, zaradi katerega je samodejno shranjevanje onemogočeno. Izberite Datoteka > Možnosti > Dodatki > Excelovi dodatki > Pojdi, nato pa počistite polje za dodatek.
Najlažje je, da izklopite stikalo Samodejno shranjevanje, še preden izvedete spremembe. Če so spremembe začasne in jih ne nameravate shraniti, zaprite datoteko. Kliknite Ne ko vas program pozove, da shranite spremembe. Če želite shraniti spremembe, ponovno vklopite samodejno shranjevanje.
Če ne želite stalno shranjevati in pokazati drugim svojih sprememb, lahko izklopite samodejno shranjevanje. Ko ste pripravljeni, kliknite Shrani (ali pritisnite kombinacijo tipk CTRL + S), da shranite in pokažete spremembe drugim osebam, ki urejajo datoteko. (Ali pa znova vklopite funkcijo Samodejno shranjevanje, da shranite spremembe in jih daste v skupno rabo.)
Privzeta vrednost funkcije samodejnega shranjevanja je vedno Vklopljeno za datoteke, ki so shranjene v Microsoftovem oblaku. Vendar pa si bo program v primeru, če funkcijo samodejnega shranjevanja za posamezno datoteko izklopite, zapomnil nastavitev in bo izklopljena vedno znova, ko odprete to datoteko. Če za to datoteko funkcijo znova vklopite, si bo program to zapomnil.
Če je izklopljeno samodejno shranjevanje, samoobnovitev še vedno deluje v primeru zrušitve sistema, ko je datoteka odprta.
Če samodejno shranjevanje izklopite za posamezno datoteko, si bo program zapomnil, da naj bo funkcija izklopljena vedno znova, ko odprete to datoteko. Če za posamezno datoteko funkcijo znova vklopite, si bo program to zapomnil.
Če želite samodejno shranjevanje privzeto izklopiti za vse datoteke, odprite meni Datoteka > Možnosti > Shrani in dvokliknite polje ob možnosti V programu <application> privzeto shrani datoteke storitev OneDrive in SharePoint Online.
Znova zaženite Word (ali aplikacijo, v kateri se nahajate) in sprememba bo uveljavljena.
Opombe:
-
Če želite privzeto izklopiti samodejno shranjevanje za vse Officeove aplikacije, kot sta npr. PowerPoint in Excel, morate ponoviti te korake za vsak program posebej.
-
Če želite, da se posamezne datoteke še vedno samodejno shranjujejo, lahko te datoteke odprete in zanje ročno vklopite samodejno shranjevanje.
V računalniku Mac je samodejno shranjevanje na voljo v Excelu, Word in PowerPointu za Microsoft 365 naročnike. Tukaj je nekaj pogostih vprašanj na to temo.
Obnovite lahko prejšnjo različico datoteke. Ta postopek staro različico določi kot trenutno različico. Kliknite Datoteka > Prebrskaj zgodovino različic. V podoknu z zgodovino različic preglejte datume in čase ter poiščite različico, ki jo želite obnoviti, nato pa kliknite Odpri različico. Odpre se drugo okno. Če želite povrniti to različico, kliknite gumb Obnovi.
Če je datoteka v storitvi OneDrive, lahko spremenite dovoljenja zanjo. Če je datoteka v SharePointu, lahko nastavite knjižnico, ki zahteva rezervacijo.
Ko odprete dokument v storitvi OneDrive, OneDrive za podjetja ali SharePoint Online, ukaza »Shrani kot« ni v meniju »Datoteka«. Namesto njega se v meniju »Datoteka« prikaže ukaz Shrani kopijo.
Ali pogosto uporabljate ukaz »Shrani kot«? Veliko ljudi dela z datoteko in nato z ukazom »Datoteka« > »Shrani kot« shrani spremembe v kopiji in ne v izvirniku. Ko pa je vključena funkcija samodejnega shranjevanja, se spremembe stalno shranjujejo v izvirnik. Zato priporočamo, da uporabite ukaz Datoteka > Shrani kopijotakoj, če želite, da spremembe veljajo za kopijo in ne za izvirnik.
Če ste naročnik na Microsoft 365 in imate nameščeno najnovejšo različico Excela, Word in PowerPointa za Microsoft 365, se v zgornjem levem kotu prikaže samodejno shranjevanje. Če imate službeni ali šolski račun, lahko vaš skrbnik nadzoruje, katero različico Officea lahko namestite. To morda ne bo najnovejša različica. Če želite več informacij, glejte Kdaj dobim najnovejše funkcije za Microsoft 365? .
Če niste naročnik, ne skrbite. Funkcija samodejnega shranjevanja je še vedno na voljo. Funkcija samodejnega shranjevanja omogoča zaščito datotek, če pride do zrušitve sistema. Če po zrušitvi sistema znova odprete datoteko, se v podoknu obnovitve dokumenta prikaže različica datoteke z zadnjimi spremembami. Če želite več informacij o tem, kako to vklopite, glejte Obnovitev datotek v zbirki Office for Mac.
Samodejno shranjevanje je omogočeno, ko delate z datoteko, ki je shranjena v storitvi OneDrive, OneDrive za podjetja ali SharePoint Online. Če je datoteka shranjena drugje (ali če še ni bila shranjena), je samodejno shranjevanje onemogočeno. To se bo zgodilo, če je vaša datoteka na spletnem mestu SharePoint na mestu uporabe, v datotečnem strežniku ali če je shranjena v lokalni mapi v računalniku.
Poleg tega morate odpreti datoteko v meniju Datoteka v Wordu, Excelu ali PowerPointu, da lahko aktivirate samodejno shranjevanje.
Opomba: Če je vaš ukaz Datoteka > Odpri podoben ukazu na spodnji sliki, morate klikniti »Mesta v spletu« in nato tam izbrati datoteko v storitvi OneDrive ali SharePointu, da omogočite delovanje samodejnega shranjevanja.
Obstajajo tudi drugi razlogi, da je samodejno shranjevanje onemogočeno. Tukaj je seznam pogostih razlogov, zakaj je ta funkcija onemogočena:
-
Datoteka je v starejši obliki zapisa, kot je .xls, .ppt ali .doc.
-
Datoteka je v lokalni mapi storitve OneDrive in sinhronizacija v storitvi OneDrive je začasno ustavljena.
-
Datoteka je vdelana v drugo Officeovo datoteko.
-
Predstavitev je v načinu diaprojekcije.
Če uporabljate Excel in ste poskusili vse zgornje možnosti, vaša datoteka morda vsebuje funkcije, ki jih samodejno shranjevanje ne podpira. Če jih želite omogočiti, naredite nekaj od tega:
-
Izklopite funkcijo delovnega zvezka v skupni rabi. Ta funkcija predstavlja starejši način skupne rabe, ki ima veliko omejitev in jo je zamenjala funkcija soavtorstvo.
-
Če je mogoče, z datoteke odstranite šifriranje gesla: Na zavihku Pregled kliknite Zaščiti delovni zvezek. Nato izbrišite geslo in kliknite V redu.
-
Če je mogoče, odstranite omejitev dostopa. Pojdite v razdelek Datoteka > Omeji dovoljenja > Brez omejitev.
-
Če želite odpreti posnetka delovnega zvezka v SharePointu, odprite datoteko namesto posnetka.
-
Izklopite nastavitev Osveži podatke ob odpiranju datoteke za vse tabele in vrtilne tabele v datoteki. Izberite tabelo ali vrtilno tabelo, nato pa pojdite na zavihek Tabela. Kliknite Osveži > Lastnosti povezave in odstranite potrditveno oznako ob možnosti Osveži podatke ob odpiranju datoteke.
-
Deaktivirajte dodatek, zaradi katerega je samodejno shranjevanje onemogočeno. Izberite Orodja > Excelovi dodatki in odstranite potrditveno oznako s polja za dodatek.
Najlažje je, da izklopite stikalo Samodejno shranjevanje, še preden izvedete spremembe. Če želite shraniti spremembe, ponovno vklopite samodejno shranjevanje. Če sprememb ne želite shraniti, zaprite datoteko. Kliknite Ne ko vas program pozove, da shranite spremembe.
Če ne želite stalno shranjevati in pokazati drugim svojih sprememb, lahko izklopite samodejno shranjevanje. Ko ste pripravljeni, kliknite Shrani, da pokažete spremembe drugim osebam, ki delajo z datoteko. (Ali pa znova vklopite funkcijo Samodejno shranjevanje, da shranite spremembe in jih daste v skupno rabo.)
Privzeta vrednost funkcije za samodejno shranjevanje je vedno Vklopljeno za datoteke, ki so shranjene v oblaku. Vendar pa si bo program v primeru, če funkcijo samodejnega shranjevanja za to datoteko izklopite, zapomnil nastavitev in bo izklopljena vedno znova, ko odprete to datoteko. Če za to datoteko nastavitev znova vklopite, si bo program to zapomnil.
Če je izklopljeno samodejno shranjevanje, samoobnovitev še vedno deluje v primeru zrušitve sistema, ko je datoteka odprta.
Če samodejno shranjevanje izklopite za posamezno datoteko, si bo program zapomnil, da naj bo funkcija izklopljena vedno znova, ko odprete to datoteko. Če za posamezno datoteko funkcijo znova vklopite, si bo program to zapomnil.
Če želite funkcijo samodejnega shranjevanja privzeto izklopiti za vse datoteke, odprite Lastnosti > Shrani in počistite polje ob možnosti Privzeto samodejno vklopi samodejno shranjevanje.
Ne. Vendar lahko samodejno shranjevanje izklopite za datoteko in program si bo zapomnil, da naj bo funkcija izklopljena vedno znova, ko odprete to datoteko. Če za to datoteko funkcijo znova vklopite, si bo program to zapomnil.
