Cieľ správy projektov: Pridávanie osôb a priraďovanie úloh

Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete...

Ak ste so správou projektov ešte nelimitovaní Môže vás prekvapiť, že okrem pridávania úloh, je potrebné určiť počet ľudí, ktorí na nich pracujú, zohľadniť dovolenky a dni pracovného voľna a zadávať osobné informácie, ako napríklad telefónne čísla, e-mailové adresy a informácie o plate.

Nasledovné tipy vám pomôžu začať.

• Zistite aké druhy zdrojov môžete úlohám priraďovať    Po zhromaždení potrebných informácií o úlohách v projekte určite druhy zdrojov, ktoré budete potrebovať.

  • Ľudské zdroje    Tieto zdroje zvyčajne slúžia na prácu na úlohe. Projektoví manažéri na ich odlíšenie od vybavenia a materiálov používajú aj názov pracovné prostriedky.

  • Podnikové zdroje    Tieto zdroje sú pracovnými zdrojmi spravovanými a zdieľanými v rámci organizácie. Podnikové zdroje sa používajú v Projecte Professional.

  • Materiálové zdroje    Tieto zdroje zahŕňajú počítače a vybavenie potrebné na dokončenie práce na úlohe.

  • Všeobecné zdroje    Tieto zdroje určujú požiadavky stanovené v rámci úloh na pracovníkov a nekonkrétne osoby, napríklad tesárov alebo vývojárov.

• Zvážte, ako počet zdrojov mení trvanie Ak k úlohe vložíte viacero zdrojov, očakávate, že trvanie úlohy sa skráti. V mnohých prípadoch však môže mať pridávanie ľudí do úlohy opačný účinok. Môže pridať ďalšie náklady, dodatočnú komunikáciu a inú neefektívnosť. Napríklad návrh nového mýtneho mosta pravdepodobne nebude rýchlejší, ak zdvojnásobíte počet architektov v projekte. Project umožňuje riadiť, čo sa stane s trvaním úloh po pridaní do úloh.

• Zváženie vplyvu možností osoby na trvanie úloh Skúsenosti osoby môžu priamo ovplyvniť trvanie úlohy. Môžete očakávať, že osoba s päťročnou praxou dokončí úlohu za kratší čas ako osoba s dvoma osobami.

Ak ste skúsený projektový manažér Pri väčších projektoch musíte myslieť na viac vecí. Je potrebné myslieť na používanie zdrojov v ďalších oddeleniach, najímať dodávateľov, sledovať prácu stoviek ľudí, pripravovať správy pre vedenie a mnoho ďalších zložitých aktivít, o akých sa vám ani len nesnívalo. Microsoft Project našťastie obsahuje odborné nástroje, ktoré vám s tým pomôžu.

Nasledujúce tipy pomôžu rozšíriť vašu odbornú spôsobilosť.

• Kontrola a spresnenie odhadov trvania    Zozbierané informácie o svojom projekte a podobných projektoch použite na spresnenie odhadu trvania úlohy. Presnosť vašich odhadovaných požiadaviek na zdroje (a následné skutočné náklady) z veľkej časti závisí od presnosti odhadu trvania úlohy.

• Sledovanie postupu zdrojov    Kontrolujte, či ľudia pracujúci na projekte pravidelne aktualizujú správy o stave úloh. Zobrazenia a zostavy v Microsoft Projecte pomáhajú sledovať prácu osôb v rámci projektu.

• Identifikácia problémov s preťažením zdrojov    Project vám pomôže zistiť, kedy ľudia pracujú na príliš mnohých úlohách súčasne.

• Sledovanie pôvodných plánov    Pôvodné plány vám pomôžu získať jasný prehľad o projekte, pri ktorom porovnávate aktuálny postup s tým, ktorý ste plánovali na začiatku.

• Distribúcia práce spustením funkcie vyvažovania    Ak ľudia súčasne pracujú na príliš mnohých úlohách, Project môže nastaviť priradenia tak, aby bola pracovná záťaž únosnejšia. Vyvážené priradenie zdrojov je jedným zo spôsobov vyrovnania záťaže.

• Export údajov projektu do Excelu na ďalšiu analýzu Excel vám môže pomôcť, ak potrebujete ďalšiu analýzu Projectových informácií. Môžete napríklad exportovaním informácií o úlohe a zdrojoch do Excelu získať komplexné správy s pridanou hodnotou a následne zobraziť údaje pomocou kriviek a zistiť, či spotrebované financie zodpovedajú dokončenej práci.
  
  
  
  Umožnite zamestnancom získať nové odbornosti    Veľké organizácie investujú čas aj prostriedky na školenia svojich zamestnancov s cieľom získania nových odborností a zvýšenia schopnosti pracovať v rôznych pracovných prostrediach. Tréning aktuálnych zamestnancov môže byť z hľadiska nákladov efektívnejším spôsobom zvýšenia výkonu, ako prijímanie nových ľudí.