|
|
Komunikácia o projekte je často náročná, či už ide o získavanie informácií o stave od vášho tímu alebo informovanie vedúcich pracovníkov o stave projektu. Zistite, kedy a ako komunikovať a vykazovať informácie o projekte. V opačnom prípade utrpí efektívna spolupráca a úspech projektu môže byť ohrozený. Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov. |
Tipy na riadenie projektov skôr než začnete. . .
-
Uveďte účastníkov projektu Skôr než začnete projekt, zistite, kto sú účastníci projektu. Jedným z istých spôsobov, ako projekt zastaviť, je zabudnúť na kritického účastníka, ktorý má vplyv na váš projekt alebo nemá naň žiadny vplyv.
-
Plán komunikácie bude čoskoro k dispozícii Navrhnite komunikačné stratégie a procesy do projektu ešte pred začatím projektu. Ešte lepšie je, že komunikačné procesy sa zobrazia ako úloha v prvých riadkoch projektu, takže táto kritická časť spolupráce sa stane záväzkom každého z týchto používateľov.
-
Často komunikovať Zhromažďovanie informácií o stave úloh raz týždenne je asi právo odraziť problémy pred tým, než eskalovať. Ak komunikujete častejšie, členovia tímu môžu prestať odosielať aktualizácie z dôvodu dodatočného času na ich prípravu.
-
Vyhľadanie problémov Ak sa všetko zdá byť v poriadku, pretože ste nepočuli nič negatívneho, ste pravdepodobne zamieril k problémom. Dokonca aj najlepšie spustiť projekty majú problémy. Vašou úlohou je ísť nájsť skôr, než prerastú do väčších problémov.
-
Použitie vhodnej technológie Oboznámte sa s potrebami členov tímu a zainteresovaných strán v oblasti komunikácie. Členovia tímu, ktorí hlásia stav úlohy, môžu napríklad chcieť použiť e-mail alebo Project Online, zatiaľ čo výkonný pracovník by mohol uprednostniť dobre prezentovaný graf alebo kontingenčnú tabuľku. Tu je zoznam programov, ktoré môžete použiť na pomoc pri komunikácii.
|
Aplikácia |
Výhody |
Nevýhody |
|---|---|---|
|
Project |
|
|
|
Project Online |
|
|
|
Excel |
|
|
|
Word |
|
|
|
SharePoint |
|
|
|
PowerPoint |
|
|
|
Visio |
|
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Oznamovanie informácií o projekte
|
Ak váš tím používa Project Online, pred komunikáciou s tímom o priebehu projektu stiahnite aktualizácie stavu úloh zo servera. |
|
|
Existujú jednoduché spôsoby sledovania priebehu a existujú zložitejšie spôsoby. Nájdite spôsob, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu projektu a tímu. |
|
|
Zaznamenávanie informácií o získanej hodnote je pokročilejším, ale veľmi výkonným krokom k objavovaniu dobrého a zlého výkonu projektu. Chcete vidieť fakty vysokej úrovne, ktoré získate od účastníkov projektu. |
|
|
S Projectom môžete vytvárať a prispôsobovať nápadné grafické zostavy ľubovoľných údajov projektu bez použitia iného softvéru. Pri práci na projekte sa zostavy menia tak, aby odrážali najnovšie informácie – nie sú potrebné žiadne manuálne aktualizácie. |
|
|
Členovia tímu môžu zobraziť plán a aktualizovať svoju prácu v SharePointe a zmeny sa zobrazia v Projecte. Funguje to tiež naopak. |
|
|
Oznamovanie informácií o projekte pomocou Microsoft 365. Ak pracujete na počítači s pripojením na internet, svoje dokumenty môžete upravovať kdekoľvek pomocou úplných verzií programov Word, Excel, PowerPoint alebo OneNote na požiadanie. |
|
|
Keď vykonáte zmeny v úlohách, publikujte tieto zmeny do Project Online, aby mal každý správne informácie na pokračovanie v práci. |
|
|
Ak ľudia nemôžu prísť na schôdzu, pomocou aplikácie Teams môžete zdieľať informácie o projekte. Zdieľajte powerpointové snímky, excelové hárky alebo onenotový poznámkový blok a zdieľajte plány projektov. Ľudia sa môžu zúčastňovať online schôdzí vo svojej kancelárii, doma alebo pomocou mobilného zariadenia. |
Návrat na návod na riadenie projektov
