|
|
S plánovaním je dobré začať ešte pred spustením programu Microsoft Project. Ak chcete zaznamenať svoje prvé nápady týkajúce sa cieľov projektu, použite Word, Excel, OneNote alebo Outlook. Ak ste o svojich nápadoch presvedčili aj ostatných, môžete začať plánovať pomocou Projectu. Ak chcete zobraziť ďalšie články, ktoré obsahujú informácie o riadení projektov, vráťte sa na tému Návod k Projectu. |
Tipy na riadenie projektov skôr než začnete. . .
-
Uistite sa, že máte k dispozícii projekt Uistite sa, že skutočne premýšľate o projekte. Projekt má tri charakteristiky:
-
Je dočasný a jedinečný Návrh továrne na výrobu automobilov je projekt, pretože ide o jednorazovú činnosť. Výroba automobilov v továrni je opakovanou sériou činností, a teda nie projektom.
-
Má jasne definované výstupy Vďaka výstupom má projekt zameranie a účel. Ak nie sú jednoznačne stanovené, účastníci projektu nebudú mať pocit, že ich investície do projektu sa vyplatia.
-
Má začiatok a koniec Bez dátumu ukončenia projektu sa účastníci projektu a investori nebudú môcť tešiť z výsledku a výhod projektu, ktoré umožnila ich investícia.
Tu je niekoľko príkladov, ktoré vám pomôžu zistiť, či máte k dispozícii projekt.
-
|
Činnosti, ktoré nepredstavujú projekty |
Jednoznačne definované projekty |
|---|---|
|
Výroba automobilov |
|
|
Zníženie rizika vyplývajúceho z hospodárskej súťaže |
|
-
Identifikácia obmedzení projektu Obmedzenia predstavujú faktory, ktoré obmedzujú možnosti projektového manažéra pri navrhovaní a riadení projektu. Väčšina projektov má tri obmedzenia:
-
Obmedzený časový rozsah Dátumy ukončenia hlavných výstupov zvyčajne upravia celkovú dĺžku projektu.
-
Obmedzený počet ľudí a ďalších zdrojov Projektoví manažéri zvyčajne majú k dispozícii obmedzený počet ľudí, ktorí pracujú na projekte, alebo obmedzený rozpočet.
-
Úzky rozsah Projekt je zvyčajne obmedzený tým, čo môže tím splniť. Ak má projekt priveľa výstupov alebo súčastí, v pláne možno nebude dostatok času na ich splnenie.
-
Zmena jedného obmedzenia zvyčajne ovplyvní ostatné obmedzenia a môže mať vplyv na celkovú kvalitu. Skrátenie trvania projektu napríklad donúti projektového manažéra uskutočniť rozhodnutia o počte pracovníkov potrebných na dokončenie výstupov projektu. V prípade nedostatku pracovníkov môže mať skrátenie projektu ďalšie následky, napríklad zúženie rozsahu projektu.
-
Včas určite účastníkov projektu Ak nie sú určení dôležití účastníci projektu a najvhodnejší spôsob komunikácie s nimi, môže to mať negatívny vplyv na projekt. Ak po spustení projektu neurčíte dôležitého účastníka, môže dôjsť k zastaveniu projektu alebo prekročeniu rozpočtu, pretože je nutné navrhnúť nové ciele a postupy v rámci projektu.
Krok 1: Zaznamenanie prvých nápadov
|
OneNote umožňuje zapisovanie poznámok, keď premýšľate o svojom projekte a o tom, čo chcete prostredníctvom neho dosiahnuť. Poznámky môžu obsahovať e-maily, prepojenia na webové lokality, videá alebo úvodné špecifikácie. |
|
|
Základom projektov sú niekedy jednoduché zoznamy v Exceli. Ak sa však rozšíria, importujte ich do Projectu, kde môžete efektívnejšie organizovať a plánovať úlohy. |
|
|
Zaznamenávanie poznámok k projektu kdekoľvek pomocou služby Microsoft 365 v ľubovoľnom počítači |
Pracujte so stručnými špecifikáciami projektu pomocou Microsoft 365. Ak pracujete na počítači s pripojením na internet, svoje dokumenty môžete upravovať kdekoľvek pomocou úplných verzií programov Word, Excel, PowerPoint alebo OneNote na požiadanie. |
|
Pracujte s Office pre web bez Microsoft 365. Ak máte konto Microsoft, môžete na zaznamenanie počiatočných nápadov súvisiacich s projektom využiť webové verzie Wordu, Excelu, PowerPointu alebo OneNotu. |
Krok 2: Kontaktovanie účastníkov projektu
|
Bez ohľadu na to, v ktorej fáze plánovania projektu sa nachádzate, vhodne prezentovaná správa pomáha získať súhlas účastníkov projektu s výstupmi projektu. |
|
|
Ak sa účastníci projektu nemôžu zúčastniť osobne, spojte sa s nimi pomocou online schôdzí. Zdieľajte powerpointové snímky, excelové hárky alebo poznámky programu OneNote a diskutujte o počiatočných plánoch projektu. Ľudia sa môžu zúčastniť online schôdzí cez Microsoft Teams vo svojej kancelárii, na cestách alebo v mobilnom zariadení. |
|
|
Keď sa počas práce na pláne projektu vyskytnú otázky, chatujte s nimi online pomocou aplikácie Teams. |
Krok 3: Spustenie projektu
|
Kopírovanie a prilepenie z Wordu, Outlooku alebo PowerPointu do Projectu |
Skopírujte zoznam úloh vo Worde, Outlooku alebo PowerPointe a prilepte ich do Projectu, aby ste mohli rýchlo začať s plánovaním. Project zachová štruktúru a formátovanie prehľadu. |
|
Vytvorte nový projekt na základe šablóny vopred vyplnenej úlohami z projektov, ktoré sa podobajú tomu vášmu. Mnohé z týchto projektov vytvorili odborníci v danej oblasti, aby ste mohli rýchlo začať. |
|
|
Presuňte zoznam úloh, na ktorom ste začali pracovať v Exceli, do Projectu. Project zachová štruktúru a formátovanie prehľadu. |
|
|
Importovanie sharepointového zoznamu úloh ako základu projektu |
Projekty sa niekedy začínajú ako zoznamy úloh v SharePointe na zdieľanie s ľuďmi bez Projectu. Ak zoznam úloh dosiahne určitú veľkosť, presuňte ho do Projectu, kde môžete pokračovať v práci. |
|
Po spustení projektu v Projecte môžete začať pridávať úlohy, usporadúvať ich, prepájať, pridávať ľudí atď. |
Späť na tému Návod k Projectu
