Applies ToExcel pre Microsoft 365 Word pre Microsoft 365 Excel pre Microsoft 365 pre Mac Word pre Microsoft 365 pre Mac Excel 2024 Word 2024 Excel 2024 pre Mac Word 2024 pre Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 pre Mac Word 2021 pre Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 pre Mac Word 2019 pre Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2013 Word 2013

Vytvorili ste zoznam kontaktov a ďalších údajov, ktoré chcete použiť pre hromadnú korešpondenciu v programe Word. Ak je zdrojom údajov existujúci tabuľkový hárok programu Excel, stačí vám len pripraviť údaje pre hromadnú korešpondenciu. Ak je však zdrojom údajov súbor oddelený tabulátormi (*.txt) alebo súbor s položkami oddelenými čiarkou (.csv), musíte najprv údaje importovať do programu Excel a potom ho pripraviť pre hromadnú korešpondenciu.

Krok 1: Nastavenie zdroja údajov v programe Excel

Ak používate tabuľkový hárok programu Excel ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu v programe Word, tento krok preskočte. Ak je zdrojom údajov súbor vo formáte .txt alebo .csv, použite na import údajov do programu Excel Sprievodcu importom textu.

Po úspešnom importe súboru vo formáte .txt alebo .csv prejdite na krok 2.

  1. Otvorte Excel.

  2. Prejdite na položky Údaje > Z textu/CSV.

    Výber textu alebo CSV na karte Údaje

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V okne ukážky vyberte položku Transformovať údaje.

  5. Vyberte ZIP, PSČ alebo iný stĺpec, ktorý chcete formátovať.

  6. Prejdite na položky Transformovať > Typ údajov: a vyberte možnosť Text.

    Okno Power Query s vybratým textom

  7. Vyberte položku Nahradiť aktuálny.

  8. Podľa potreby zopakujte kroky 5 až 7.

  9. Vyberte položku Zavrieť a načítať.

  10. Prejdite na položky Súbor > Uložiť ako a uložte text pod iným názvom.

  1. Otvorte Excel.

  2. Excel 2016    Prejdite na položky Údaje > Získať externé údaje > Z textu.

    Na karte Údaje je zvýraznená možnosť Z textu.

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.

    Excel, Získať externé údaje z textu, Sprievodca importom textu, krok 1 z 3

  5. Ak súbor obsahuje hlavičky, vyberte možnosť Moje údaje majú hlavičky, ktorá sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.

  6. Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý sa používa v údajoch a potom vyberte položku Ďalej.

    V Sprievodcovi importom textu sú zvýraznené možnosti oddeľovačov.

  7. V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.

    V Sprievodcovi importom textu je zvýraznená možnosť Text pre položku Formát údajov v stĺpcoch.

    Poznámka: Vždy, keď na stĺpec použijete formát údajov – Všeobecné, Text alebo Dátum – názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

  8. Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

  9. Vyberte možnosť Dokončiť.

  10. V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.

    V dialógovom okne Import údajov vyberte, či sa majú údaje importovať do existujúceho hárka (predvolené nastavenie) alebo do nového

    Upozornenie: Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.

  11. Uložte súbor s tabuľkovým hárkom pod novým názvom.

Krok 2: Príprava zdroja údajov

Uistite sa, že ste správne naformátovali stĺpce obsahujúce číselné údaje v zdroji údajov v programe Excel, ktorý budete v programe Word používať ako poštový zoznam hromadnej korešpondencie. Naformátujte stĺpec s číslami tak, aby zodpovedal určitej kategórii, napríklad formátu meny.

Ak sa rozhodnete pre kategóriu percento, uvedomte si, že percentuálny formát hodnotu bunky vynásobí číslom 100. Ak sa chcete prvku násobenia vyhnúť, naformátujte stĺpec s percentami ako text.

ZIP alebo PSČ musia byť formátované ako text, aby sa počas spracovania hromadnej korešpondencie zachovali údaje. Ak ste tak nespravili pri importovaní, naformátujte ich teraz. Počas spracovania hromadnej korešpondencie sa totiž úvodné nuly – napríklad 00399 – v kódoch vynechajú, ak nie sú formátované ako text.

  1. Vyberte stĺpec obsahujúci ZIP, PSČ alebo iné údaje, ktoré chcete naformátovať.

  2. Prejdite na položku Domov a v skupine Číslo vyberte šípku nadol v poli Formát čísla a potom vyberte možnosť zo zoznamu (napríklad TEXT).

    V Exceli vyberte v skupine Číslo na karte Domov šípku nadol v poli Všeobecné a vyberte požadovaný formát čísel.

Uistite sa, že pred alebo za zlučovacím polom pridáte príslušný symbol. Takto sa napríklad zobrazia hodnoty meny a percent, ak vynecháte symboly.

Dokument s výsledkami hromadnej korešpondencie obsahujúci text „váš príspevok vo výške 50,00“ a “ponúknuť zľavu 20.“

Ak symboly pridáte, čísla budú dávať väčší zmysel.

Dokument s výsledkami hromadnej korešpondencie obsahujúci text „váš príspevok vo výške $50,00“ a “ponúknuť zľavu 20%.“

V dokumente hromadnej korešpondencie môžete pridať symboly pred alebo za zlučovacie polia takto:

Ukážka dokumentu hromadnej korešpondencie, v ktorom sa pred poľom s názvom Dar zobrazuje znak dolára a za poľom s názvom Percento znak percenta.

Pozrite tiež

Ak ste vytvorili zoznam kontaktov v tabuľkovom hárku programuExcel, je dôležité, aby ste všetky PSČ naformátovali ako text, aby ste neprišli o žiadne údaje. Ak kontakty importujete z textového súboru (.txt) alebo súboru obsahujúceho hodnoty oddelené čiarkou (.csv) do nového tabuľkového hárka, s importom a formátovaním údajov vám pomôže Sprievodca importom textu.

Krok 1: Nastavenie zdroja údajov v Exceli

Ak už používate excelový tabuľkový hárok ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu vo Worde, prejdite na krok 2 v tejto téme. Ak je zdrojom údajov súbor vo formáte .txt alebo .csv, ktorý obsahuje napríklad vaše kontakty z Gmailu, použite na import údajov do programu Excel Sprievodcu importom textu.

  1. Otvorte Excel a na karte Údaje vyberte možnosť Z textu.

    Na karte Údaje vyberte položku Z textu

  2. Kliknite na požadovaný súbor .csv alebo .txt a potom na tlačidlo Získať údaje.

  3. V Sprievodcovi importom textu kliknite na tlačidlo Ďalej.

  4. V časti Oddeľovače začiarknite políčko vedľa typu oddeľovača, ktorý oddeľuje jednotlivé prvky údajov (napríklad tabulátor alebo čiarka). Potom vyberte položku Ďalej.

    Tip: Tabla Ukážka vybratých údajov zobrazuje, ako budú výsledky vyzerať v tabuľkovom formáte.

    Krok 2 Sprievodcu importom textu  

  5. Na table Ukážka vybratých údajov vyberte stĺpec, ktorý obsahuje PSČ. Potom v časti Formát údajov stĺpca vyberte položku Text.

    Krok 3 Sprievodcu importom textu  

  6. Opakujte krok 5 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

    Poznámka: Vždy, keď na stĺpec použijete formát údajov, sa názov formátu zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

  7. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

  8. V dialógovom okne Importovať údaje vyberte, kam má Excel údaje umiestniť, a potom kliknite na položku OK.

    Poznámka: Uložte súbor s tabuľkovým hárkom pod novým názvom.

Krok 2: Formátovanie číselných údajov v excelovom tabuľkovom hárku

Ak sa chcete uistiť, že z poštového smerového čísla sa pri použití hromadnej korešpondencie nestratia žiadne nuly, naformátujte stĺpec obsahujúci PSČ ako text.

  1. Otvorte tabuľkový hárok a vyberte stĺpec obsahujúci PSČ.

  2. Na karte Domov vyberte v poli Formát položku Text.

    Na karte Domov vyberte v poli Formát položku Text

Teraz môžete údaje použiť na účely hromadnej korešpondencie.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Chcete ďalšie možnosti?

Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.

Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.