Applies ToExcel pre Microsoft 365 Word pre Microsoft 365 PowerPoint pre Microsoft 365 Visio Plan 2 Excel 2024 PowerPoint 2024 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Visio Professional 2021 Visio Standard 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Office 2016

Pri zdieľaní kópií súborov dokumentov služby Microsoft 365 s klientmi alebo kolegami je vhodné skontrolovať, či dokument neobsahuje skryté údaje alebo osobné informácie, a odstrániť ich.

Poznámka: Ak dokument neodošlete do Microsoft, Microsoft nemá prístup k žiadnym informáciám z dokumentu.

Kontrola dokumentov pomáha vyhľadávať a odstraňovať skryté údaje a osobné informácie uložené v dokumentoch, ktoré plánujete zdieľať. Tu je návod na jeho používanie. 

Prejdite na > informácie osúbore > skontrolujte výskyt problémov > kontrola dokumentu.

Tip: Ak chcete tlačiť len bez komentárov, na karte Súbor vyberte položku Tlačiť, vyberte položku Tlačiť všetky strany a zrušte začiarknutie políčka Tlačiť značky.

Čo kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni v Word dokumentoch

V Kontrola dokumentov sa zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám pred zdieľaním pomôžu vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie vWord dokumentoch.  

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov na kópii pôvodného dokumentu, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

Ak chcete rýchlo vyhľadať a odstrániť údaje a informácie: 

  1. V časti Kontrola dokumentov vyberte alebo zrušte začiarknutie možností (ako je popísané nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.

  2. Vyberte položku Skontrolovať.

  3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetky na všetkých položkách, ktoré chcete odstrániť.Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

  4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Poznámka: Niektoré informácie, ktoré Kontrola dokumentov nemožno odstrániť, sú vysvetlené v tabuľkách nižšie. 

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre, revízie, verzie a poznámky

  • Komentáre

  • Revízne značky sledovaných zmien

  • Informácie o verziách dokumentu

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Informácie prepojenia na viazanie údajov pre polia viazané na údaje (posledná hodnota sa skonvertuje na text)

  • Meno používateľa

  • Názov šablóny

Hlavičky, päty a vodotlač

  • Informácie v hlavičkách dokumentov

  • Informácie v pätách dokumentov

  • Vodotlače

Skrytý text

Text, ktorý je formátovaný ako skrytý (efekt písma, ktorý je k dispozícii v dialógovom okne Písmo)

Poznámka: Kontrola dokumentov neodhalí text skrytý inými metódami (ako je napríklad biely text na bielom pozadí).

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v dokumente

Neviditeľný obsah

Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože boli formátované ako neviditeľné

Poznámka: Táto kontrola nemôže zistiť objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Poznámka: Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete môcť kontrolovať výskyt ďalších typov informácií v dokumentoch.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

Dokumenty programu Word môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre, revízne značky sledovaných zmien, verzie a poznámky rukou    Ak ste pri vytváraní dokumentu spolupracovali s inými používateľmi, dokument môže obsahovať položky, ako sú napríklad značky revízie sledovaných zmien, komentáre, poznámky rukou alebo verzie. Tieto informácie umožňujú ostatným používateľom zobraziť mená osôb, ktoré pracovali na dokumente, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v dokumente, veci, ktoré možno nebudete chcieť zdieľať mimo svojho tímu.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie    Vlastnosti dokumentu alebo metaúdaje obsahujú podrobnosti o dokumente, ako je napríklad autor, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Microsoft 365, ako je napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy osobných údajov, ako sú napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a názvy šablón.

  • Hlavičky, päty a vodotlač     Dokumenty programu Word môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách. Okrem toho ste možno do dokumentu Word pridali vodotlač.

  • Skrytý text     Word dokumenty môžu obsahovať text, ktorý je formátovaný ako skrytý text. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete na jeho vyhľadanie použiť funkciu Kontrola dokumentov.

  • Vlastnosti servera dokumentu    Ak bol dokument uložený v umiestnení na serveri správy dokumentov, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica založená na Windows SharePoint Services, dokument môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML    Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií pomocou funkcie Kontrola dokumentov

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov na kópii pôvodného dokumentu, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  1. Otvorte dokument programu Word, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a potom do poľa Názov súboru zadajte názov a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

  3. V kópii pôvodného dokumentu vyberte na karte Súbor položku Informácie.

  4. Vyberte položku Skontrolovať výskyt problémov a potom vyberte položku Kontrola dokumentu.

  5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať.

  6. Vyberte položku Skontrolovať.

  7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Vyberte položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité: 

    • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, možno ho nebudete môcť obnoviť výberom položky Späť.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov, ktoré uložíte vo formáte OpenDocument Text (.odt), musíte spustiť Kontrola dokumentov pri každom uložení dokumentu v danom formáte.

Kontrola dokumentov vám môže pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie uložené v Excel dokumentoch pred zdieľaním.

Poznámka: Hoci zo zošitov, ktoré zdieľate s inými osobami, môžete odstrániť skryté údaje a osobné informácie, ak bol zošit programu Excel uložený ako zdieľaný zošit, komentáre, anotácie, vlastnosti dokumentu a osobné informácie nemôžete odstrániť. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, najprv ho skopírujte a vypnite funkciu zdieľania zošita.

Čo kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni v excelových dokumentoch

Táto tabuľka obsahuje typy skrytých údajov a osobných informácií, ktoré Kontrola dokumentov dokáže vyhľadať a odstrániť zo zošitov.

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov v kópii pôvodného zošita, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

  1. V časti Kontrola dokumentov vyberte alebo zrušte začiarknutie možností (ako je popísané nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.

  2. Vyberte položku Skontrolovať.

  3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetky na všetkých položkách, ktoré chcete odstrániť.Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

  4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Nie všetky informácie je možné odstrániť, ďalšie informácie nájdete v téme Informácie, ktoré vyhľadáva kontrola dokumentov, ale nie je možné ich odstrániť.

Poznámka: Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších kontrolných modulov, je možné, že sa zobrazia aj ďalšie typy informácií.

Pre tieto položky:

Funkcia Kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni tieto položky:

Komentáre a poznámky

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Ak vyberiete možnosť Odstrániť všetko, existujúce umiestnenie dokumentu sa zo súboru vymaže. Umiestnenie dokumentu sa pridá späť do súboru počas ukladania, kým nezavrazíte Excel a znova ho neotvoríte.

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Meno používateľa

  • Informácie o ceste k tlačiarni

  • Komentáre scenára

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

  • Komentáre k definovaným názvom a názvy tabuliek

  • Neaktívne prepojenia na externé údaje

Hlavičky a päty

  • Informácie v hlavičkách hárkov

  • Informácie v pätách hárkov

Skryté riadky a stĺpce

  • Skryté riadky

  • Skryté stĺpce obsahujúce údaje

    Poznámky: 

    • Ak zošit obsahuje skryté stĺpce, ktoré neobsahujú údaje a nachádzajú sa medzi stĺpcami, ktoré obsahujú údaje, tieto prázdne skryté stĺpce sa tiež zistia a odstránia.

    • Ak skryté riadky alebo stĺpce v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch alebo stĺpcoch, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté riadky alebo stĺpce a skontrolujte ich obsah.

    • Kontrola dokumentov nezistí tvary, grafy, ovládacie prvky, objekty a ovládacie prvky Microsoft ActiveX, obrázky ani grafické objekty SmartArt, ktoré môžu byť umiestnené v skrytých stĺpcoch.

    • Skryté riadky alebo skryté stĺpce sa neodstránia, ak sú súčasťou hlavičky tabuľky, hlavičky zoznamu alebo kontingenčnej tabuľky. Tieto riadky a stĺpce sa odkryjú.

Skryté hárky

Skryté hárky

Poznámka: Ak skryté hárky v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie skryté hárky obsahujú, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté hárky a skontrolujte ich obsah.

Vlastné údaje XML

Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v zošite

Neviditeľný obsah

Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

Poznámka:  Kontrola dokumentov nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Funkcia Kontrola dokumentov vám pomôže nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie zo zošitov programu Excel.

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov v kópii pôvodného zošita, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  1. Otvorte zošit, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a do poľa Názov súboru zadajte iný názov a uložte kópiu pôvodného zošita.

  3. V kópii pôvodného zošita vyberte na karte Súbor položku Informácie.

  4. Vyberte položku Skontrolovať výskyt problémov a potom vyberte položku Kontrola dokumentu.

  5. V okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v téme Čo kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni v excelových dokumentoch.

  6. Vyberte položku Skontrolovať.

  7. V okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Vyberte položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité: 

    • Ak zo zošita odstránite skrytý obsah, pravdepodobne ho nebudete môcť obnoviť výberom položky Späť.

    • Ak odstránite skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ktoré obsahujú údaje, môžu sa zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch, stĺpcoch alebo hárkoch, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté riadky, stĺpce alebo hárky a skontrolujte ich obsah.

    • Kontroly pre Komentáre a poznámky, Vlastnosti dokumentu a osobné údajeHlavičky a päty nemožno použiť v zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (Revízia > Zdieľať zošit). Dôvodom je to, že zdieľané zošity používajú osobné informácie s cieľom umožniť rôznym osobám spolupracovať na rovnakom zošite. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, môžete zošit skopírovať a potom zrušiť jeho zdieľanie. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, na karte Revízia vyberte položku Zdieľať zošit a zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z tabuľkových hárkov, ktoré ste uložili vo formáte ODS (OpenDocument Spreadsheet), funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení tabuľkového hárka v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií v Exceli

Zošity môžu obsahovať niektoré z týchto položiek, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov a osobných informácií v programe Excel:

  • Komentáre a poznámky písané rukou     Ak ste pri vytváraní zošita spolupracovali s inými ľuďmi, zošit môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu umožniť iným osobám zistiť mená osôb spolupracujúcich na zošite, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v zošite.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Metaúdaje alebo vlastnosti dokumentu v Excel, rovnako ako v iných aplikáciách Microsoft 365, obsahujú podrobnosti ako autor, predmet a nadpis. Microsoft 365 automaticky uchováva meno osoby, ktorá zošit uložila naposledy, dátum vytvorenia dokumentu a umiestnenie dokumentu. Môžu existovať ďalšie druhy osobných identifikovateľných informácií( PII), ako sú hlavičky e-mailov, informácie o odoslaní na revíziu, adresy smerovania, vlastnosti tlačiarne (napríklad cesta k tlačiarni a prístupový kód zabezpečenej tlače) a informácie o ceste k súboru pre publikovanie webových stránok.

  • Hlavičky a päty     Zošity môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách.

  • Skryté riadky, stĺpce a hárky    V zošite môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

  • Vlastnosti servera dokumentov     Ak je zošit uložený v umiestnení na serveri na správu dokumentov, napríklad na lokalite pracovného priestoru dokumentov alebo v knižnici vytvorenej pomocou služby Windows SharePoint Services, zošit môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML     Zošity môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

  • Neviditeľný obsah     Zošit môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

  • Externé odkazy    Zošity môžu obsahovať prepojenia na údaje v iných zošitoch (externé prepojenia). Názvy hárkov, ktoré obsahujú tieto údaje, sa potom uložia so zošitmi, ale nemusia byť viditeľné.

  • Vložené súbory alebo objekty    Zošity môžu obsahovať vložené súbory (napríklad dokument služby Microsoft 365 alebo textový dokument) alebo vložené objekty (napríklad graf alebo rovnicu), ktoré môžu obsahovať neviditeľné údaje.

  • Makrá kódu VBA    Zošity môžu obsahovať makrá, moduly VBA, ovládacie prvky COM alebo ActiveX, používateľské formuláre alebo používateľom definované funkcie (UDF), ktoré môžu obsahovať skryté údaje.

  • Položky, ktoré môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti    Zošity môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti pre kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, rýchle filtre, časové osi a vzorce kocky, ktoré nemusia byť viditeľné.

  • Excelové prieskumy    Zošity môžu obsahovať skryté Excel otázky prieskumu, ktoré boli zadané do Excel pre web a uložené spolu so zošitom, ale nie sú tam viditeľné.

  • Scenáre Správcu scenárov    Zošit môže obsahovať scenáre, ktoré boli definované pomocou Správcu scenárov. Nasledujúce scenáre môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje.

  • Filtre    Zošity môžu obsahovať aktívne automatické filtre alebo filtre tabuľky, ktoré môžu spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.

  • Skryté názvy    Zošity môžu obsahovať skryté názvy, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v zošite. Nemôže však tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že zošit nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Pre tieto položky:

Funkcia Kontrola dokumentov nájde:

Externé prepojenia

Prepojenia na údaje v iných zošitoch. Názvy hárkov, ktoré obsahujú údaje, sa uložia spolu so zošitom, ale nie sú v ňom viditeľné. Externé prepojenia zahŕňajú externé odkazy, ktoré sa používajú v týchto objektoch:

  • Bunky hárka

  • Názvy

  • Objekty, ako sú napríklad textové polia alebo tvary

  • Názvy grafov

  • Rad údajov grafu

Vložené súbory alebo objekty

Vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Microsoft 365 alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú v zošite viditeľné. Tu sú príklady niektorých typov objektov:

  • Objekty bitovej mapy

  • Microsoft Objekty rovnice 3.0

  • Microsoft Objekty grafového grafu

  • PowerPoint Objekty prezentácie

  • Visio Nakreslené objekty

  • Word Objekty dokumentu

  • Objekty textu vo formáte OpenDocument

Makrá alebo kódy VBA

Makrá alebo položky VBA, ktoré mohli skryť údaje v zošite. Môže ísť o:

  • Makrá vrátane hárkov makier programu Excel 4.0 (XLM)

  • Moduly VBA

  • Ovládacie prvky COM alebo ActiveX

  • Používateľské Forms vrátane Forms Excel 5,0

  • Funkcie definované používateľom (UDF)

Funkcie BI s údajmi vo vyrovnávacej pamäti

Funkcie BI môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti uložené spolu so zošitom, ktorý môže obsahovať neviditeľné údaje. Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré môžu obsahovať kontingenčnú vyrovnávaciu pamäť, vyrovnávaciu pamäť rýchleho filtra alebo vyrovnávaciu pamäť vzorca kocky:

  • Kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy

  • Rýchle filtre a časové osi

  • Vzorce kocky

Excelové prieskumy

Excel Otázky prieskumu, ktoré boli vytvorené v Excel pre web a uložené spolu so zošitom bez toho, aby sa tam zobrazovali.

Scenáre Správcu scenárov

Scenáre, ktoré sú definované pomocou Správcu scenárov a ktoré môže spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.

Filtre

Filtre, ktoré môžu byť príčinou výskytu údajov vo vyrovnávacej pamäti alebo skrytých údajov v zošite. Kontrola dokumentov vyhľadáva automatické filtre a filtre tabuľky, ktoré sa používajú s vašimi údajmi.

Skryté názvy

Skryté názvy, ktoré mohli uložiť skryté údaje v zošite.

Skryté informácie v prezentáciách PowerPoint môžete vyhľadať a odstrániť pomocou Kontrola dokumentov.

Tip: Ak chcete tlačiť len bez komentárov, na karte Súbor vyberte položku Tlačiť, vyberte položku Tlačiť všetky strany a zrušte začiarknutie políčka Tlačiť značky.

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Táto tabuľka obsahuje zoznam typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré Kontrola dokumentov dokáže vyhľadať a odstrániť z powerpointových prezentácií.

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov v kópii pôvodnej prezentácie, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

  1. V časti Kontrola dokumentov vyberte alebo zrušte začiarknutie možností (ako je popísané nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.

  2. Vyberte položku Skontrolovať.

  3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetky na všetkých položkách, ktoré chcete odstrániť.Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

  4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Nie všetky skryté údaje a informácie je možné odstrániť pomocou Kontrola dokumentov. Ďalšie informácie nájdete v téme Informácie, ktoré kontrola dokumentov vyhľadá, ale nedá sa odstrániť.

Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zisťovať výskyt ďalších typov informácií v prezentáciách.

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre a poznámky

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

Údaje sledovania revízie

Údaje o tom, kto a kedy upravil súbor.

Táto funkcia je k dispozícii len pre predplatiteľov služieb Microsoft 365, ktorí sa zapojili do programu Office Insider. Ak ste predplatiteľom služieb Microsoft 365, uistite sa, že používate najnovšiu verziu balíka Office.

Neviditeľný obsah na snímke

Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

Kontrola nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Obsah mimo snímky

  • Obsah alebo objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné v prezentácii, pretože sú umiestnené mimo oblasti snímky. Patria sem tiež:

    • Obrázky Clip Art

    • Textové polia

    • Grafika

    • Tabuľky

      Kontrola dokumentov nezistí ani neodstráni objekty s efektmi animácie mimo snímky.

Prezentačné poznámky

Text pridaný do časti Poznámky v prezentácii

Kontrola dokumentov neodstráni obrázky, ktoré sú pridané do časti Poznámky v prezentácii.

Vlastné údaje XML

Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v prezentácii

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov v kópii pôvodnej prezentácie, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  1. Otvorte prezentáciu PowerPoint, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a potom do poľa Názov súboru zadajte názov a uložte kópiu pôvodnej prezentácie.

  3. V kópii pôvodnej prezentácie vyberte na karte Súbor položku Informácie.

  4. Vyberte položku Skontrolovať problémy a potom položku Kontrola dokumentu.

  5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v téme Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov.

  6. Vyberte položku Skontrolovať.

  7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Vyberte položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    • Ak odstránite skrytý obsah z prezentácie, možno ho nebudete môcť obnoviť výberom položky Späť.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z prezentácie, ktorú ste uložili ako Prezentácia vo formáte OpenDocument, funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení prezentácie v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

PowerPoint prezentácia môže uložiť niekoľko typov skrytých údajov a osobných informácií. Aj keď tieto informácie nemusia byť okamžite viditeľné, stále ich možno z prezentácie načítať.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje, ktoré PowerPoint pridať, aby ste mohli spolupracovať na vytváraní prezentácie s inými ľuďmi. Môžu zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre a poznámky písané rukou    Ak pri vytváraní prezentácie spolupracujete s ďalšími osobami, prezentácia môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu ostatným používateľom umožniť zobraziť vykonané zmeny a mená osôb, ktoré pracovali na prezentácii, ako aj komentáre recenzentov.

  • Údaje sledovania revízie   Počas spolupráce na zdieľanom dokumente uloženom v cloude ukladá PowerPoint 2016 pre Microsoft 365 údaje o tom, kto vykonal zmeny v dokumente a kedy boli zmeny vykonané.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Vlastnosti dokumentu, označované aj metaúdaje, zahŕňajú podrobnosti o prezentácii, napríklad autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Microsoft 365, napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy informácií, na základe ktorých by vás bolo možné identifikovať, ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a informácie o ceste k súborom na publikovanie webových stránok.

  • Neviditeľný obsah na snímke     Prezentácia môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

  • Obsah mimo snímky     Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli myšou presunuté zo snímky do oblasti mimo plochy snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.

  • Prezentačné poznámky     Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.

  • Vlastnosti servera dokumentu     Ak bola prezentácia uložená v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti prezentácie alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML    Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v prezentácii. Kontrola dokumentov však nemôže tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že prezentácia nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Pre tieto položky:

Funkcia Kontrola dokumentov nájde:

Vložené súbory alebo objekty

Vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Microsoft 365 alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú v zošite viditeľné. Tu sú príklady niektorých typov objektov:

  • Objekty bitovej mapy

  • Microsoft Objekty rovnice 3.0

  • Microsoft Objekty grafového grafu

  • PowerPoint Objekty prezentácie

  • Visio Nakreslené objekty

  • Word Objekty dokumentu

  • Objekty textu vo formáte OpenDocument

Makrá alebo kód VBA

Makrá alebo položky VBA, ktoré mohli skryť údaje v prezentácii. Môže ísť o:

  • Makrá

  • Moduly VBA

  • Ovládacie prvky COM alebo ActiveX

Kontrola dokumentov a osobné údaje

Údaje sledovania revízie, ktoré boli uvedené v zostave 8403 programu PowerPoint 2016 pre insiderov pre Microsoft 365, sú príkladom obmedzení funkcie Kontrola dokumentov. Kelly a Linda napríklad spolupracujú na prezentácii A v Microsoft 365. Údaje sledovania revízie (t. j. meno používateľov a čas, kedy vykonali zmeny) sa pridávajú do prezentácie. Ak Mohammed následne otvorí prezentáciu A v staršej verzii PowerPointu a spustí v súbore Kontrola dokumentov na odstránenie osobných údajov, Kontrola dokumentov v tejto verzii PowerPoint nebude môcť zistiť a odstrániť údaje sledovania revízií pridané do prezentácie novšou, Microsoft 365 verziou PowerPoint, ktorú používajú Kelly a Linda. Peter nemôže odstrániť údaje sledovania revízie bez inovácie na aktuálnu verziu programu PowerPoint a následného spustenia funkcie Kontrola dokumentov.

V Visio môžete pred zdieľaním kópie Visio dokumentu s ostatnými odstrániť skryté a osobné informácie. 

Dôležité: Dôrazne odporúčame odstrániť osobné a skryté informácie z kópie pôvodného dokumentu, pretože odstránené údaje nie je vždy možné obnoviť. 

Osobné a skryté informácie možno odstrániť z nasledujúcich oblastí funkcií v Visio:

  • Komentáre vložené na stranách dokumentu

  • Vlastnosti súboru (autor, správcaspoločnosť)

  • Mená recenzentov, iniciály a značky

  • Vzorkovnice trás k súborom

  • Trasa k súboru šablóny a jeho názov

Poznámka: Ak je dokument k dispozícii ostatným na zdieľanom serveri, vždy, keď niekto dokument otvorí, zobrazia sa informácie o mene používateľa, ktorý má súbor otvorený, a názov počítača, v ktorom je súbor uložený. Ak chcete pomôcť chrániť tieto informácie, uistite sa, že prístup k zdieľaným dokumentom majú iba dôveryhodní používatelia.

Skryté informácie v prezentáciách Visio môžete vyhľadať a odstrániť pomocou týchto krokov.

  1. Na karte Súbor vyberte položku Informácie.

  2. Vyberte položku Skontrolovať problémy a potom položku Odstrániť osobné informácie.

  3. Na karte Osobné informácie vyberte položku Odstrániť tieto položky z dokumentu.

    Tip: Ak chcete zobraziť upozornenie vždy, keď sa pokúsite vložiť osobné informácie, začiarknite políčko Varovať pri pokuse o opakované vloženie týchto informácií.

  4. Ak chcete z externých zdrojov údajov odstrániť potenciálne citlivé údaje, vyberte položku Odstrániť údaje z externých zdrojov uložených v dokumente.

    Poznámka: Začiarknutie tohto políčka neodstráni údaje prepojené s tvarom. Odstráni z diagramu zdroj údajov, no ak sú v diagrame akékoľvek údaje zo zdroja údajov, musíte ich odstrániť manuálne.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Chcete ďalšie možnosti?

Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.

Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.

Vyhľadajte riešenia bežných problémov alebo získajte pomoc od agenta podpory.