Najvhodnejšie postupy pre organizácie pri používaní outlookového kalendára

Práca v rámci scenára manažér/delegát

Ak to vaša organizácia umožňuje, nakonfigurujte Outlook tak, aby sa k vašej poštovej schránke servera Exchange pripájal pomocou režimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou. Získate tak vyšší výkon.

Novšie verzie programov Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook pre iOS, Outlook pre Android a Microsoft Outlook pre Mac obsahujú mnoho vylepšení funkcie delegovania. Ďalšie informácie o týchto verziách nájdete v téme:

Funkcia delegovania Outlooku v zmiešaných verziách programov Microsoft Outlook a Entourage

V prípade nových scenárov zdieľania modelu (REST) sa odporúča používať zjednodušené úrovne povolení (môžete upravovať, zobrazovať názvy a umiestnenia atď.) namiesto prispôsobovať povolenia pre delegátov. Vlastné úrovne povolení nie sú podporované v zdieľaní nového modelu a môžu viesť k neočakávaným výsledkom.

Obmedzenie počtu delegátov

Outlook neobmedzuje počet delegátov, ktorých možno pridať. Povolenia na úrovni Vydavateľ však odporúčame udeliť len jednému (1) delegátovi. Získate tak možnosť sledovať čas a spôsob spracovania schôdze. Ak vezmeme do úvahy, že delegát môže na prístup k vašim údajom použiť viaceré zariadenia, určenie niekoľkých delegátov s povoleniami na úrovni Vydavateľ komplikuje možnosť zistiť, prečo sa schôdze stratili alebo prečo sú neaktuálne.

Aj keď povolenia Vydavateľ udelíte len jednému delegátovi, neudeľujte povolenia Recenzent alebo Prispievateľ veľkému počtu delegátov. Dôvod je ten, že pridanie veľkého počtu delegátov môže vyčerpať iné zdroje. Môže sa napríklad dosiahnuť limit veľkosti pre údaje pravidiel. Po pridaní delegáta sa vykonajú viaceré zmeny:

Outlook použije povolenia na príslušné priečinky.
Atribút PublicDelegates služby Active Directory sa aktualizuje na povolenia delegáta Odosielať v mene inej osoby.
Outlook pridá delegáta do pravidla preposielania poštovej schránky nadriadeného. Tým sa začnú žiadosti o schôdze preposielať delegátovi.
Outlook do poštovej schránky nadriadeného uloží ďalšie informácie o delegátovi.

Každá z týchto súčastí môže mať iné limity. Hodnoty blížiace sa k týmto limitom môžu mať vplyv na výkon a stabilitu.

Poznámky:

Počas vývoja a testovania produktu použila spoločnosť Microsoft maximálne štyroch (4) delegátov. Delegáti navyše používali len Outlook. Zariadenia neboli súčasťou testovania.
Ak treba dočasne alebo úplne nahradiť delegáta s povoleniami na úrovni Vydavateľ, zmeňte povolenia z úrovne Vydavateľ na Recenzent alebo Žiadne. Potom udeľte povolenia na úrovni Vydavateľ novému alebo záložnému delegátovi.

Práca s opakovanými schôdzami

Nastavenie dátumov ukončenia a obmedzenie počtu výskytov

Outlook zjednodušuje naplánovanie schôdze, ktorá sa pravidelne viackrát opakuje. Odporúča sa vždy nastaviť dátum ukončenia a obmedziť rad opakovaných výskytov na konkrétny počet výskytov. Opakované schôdze budú s najväčšou pravdepodobnosťou v určitom bode vyžadovať úpravy. Bude napríklad potrebné pridať účastníkov alebo ich odstrániť z jedného výskytu, prípadne sa zmení miesto alebo čas schôdze z dôvodu sviatkov alebo nepredvídateľných okolností. Outlook každú z týchto jedinečných zmien uloží ako výnimku schôdze. Schôdze s veľkým množstvom výnimiek majú za následok komplikované spravovanie daného radu schôdzí. Okrem toho sa môže vyskytnúť neočakávané správanie. V prípade, že aktuálny rad schôdzí sa skončí, môžete vždy vytvoriť nový. Pri zvažovaní počtu výskytov berte ohľad na frekvenciu. Pri frekvencii dvoch schôdzí týždenne to bude za jeden rok približne o 90 výskytov viac ako pri jednej schôdzi za mesiac.

Ukončenie opakovanej schôdze pred pôvodným dátumom ukončenia

Opakovanú schôdzu možno zrušiť, vhodnejšie však je zmeniť dátum ukončenia príslušného radu. Vďaka tomu vám aj ostatným účastníkom zostane záznam o uplynulých schôdzach. Ak opakovanú schôdzu zrušíte úplne, stratí sa aj história. Najlepšie je nastaviť nový dátum ukončenia a aktualizáciu odoslať všetkým účastníkom. Rad schôdzí sa tak ukončí skôr a zároveň sa zachovajú aj záznamy o predchádzajúcich schôdzach.

Poznámky:

Pri predčasnom ukončení radu schôdzí sa výnimky priradené k tejto opakovanej schôdzi stratia. Ďalšie informácie o výnimkách nájdete v časti Nastavenie dátumov ukončenia a obmedzenie počtu výskytov vyššie.
Tento najvhodnejší postup platí aj vtedy, keď potrebujete zmeniť predmet existujúceho radu schôdzí. Ukončite rad schôdzí skôr a vytvorte novú opakovanú schôdzu pomocou iného predmetu.

Ďalšie informácie o možnostiach zrušenia všetkých ďalších schôdzí v rade nájdete v téme Zrušenie všetkých budúcich schôdzí v rade

Zmena organizátora

Outlook neposkytuje možnosť zmeny organizátora schôdze. Ak chcete zmeniť organizátora opakovanej schôdze, ukončite celú opakovanú schôdzu. To znamená, že je potrebné nastaviť skorší dátum ukončenia a aktualizáciu odoslať všetkým účastníkom. Po tomto kroku môže nový organizátor vytvoriť novú opakovanú schôdzu.

Ďalšie informácie o nastavení skoršieho dátumu ukončenia nájdete v téme Zrušenie schôdze.

Zabránenie použitiu opakovanej schôdze na zdieľanie príloh

Prílohy prispievajú k zložitosti výnimiek opakovaných schôdzí. Každá výnimka obsahuje vlastnú kópiu prílohy. Pridávaním výnimiek k opakovaným schôdzam sa vytvárajú nové kópie príloh. Ak vykonáte zmeny v jednej skupine príloh, tieto zmeny sa nerozšíria aj na ostatné výnimky. Ak požadujete, aby mali všetci účastníci najnovšiu kópiu zmien pre danú schôdzu, vždy, keď je to možné, sa odporúča uložiť prílohy do SharePointu alebo do OneDrivu a zdieľať ich s prepojením.

Poznámka: Akcie pridávania a odstraňovania príloh k samostatným, neopakujúcim sa schôdzam sú plne podporované.

Spracovanie všetkých žiadostí o schôdzu a zrušení schôdzí

Hoci môžete odstrániť žiadosť o schôdzu priamo z priečinka doručenej pošty, mali by ste riadne spracovať žiadosť o schôdzu tak, že ju prijmete alebo zamietnete. Na spracovanie zrušení schôdzí z priečinka Doručená pošta vždy použite príkaz Odstrániť z kalendára. Nespracúvajte schôdze priamo z modulu Kalendár.

Zabránenie kopírovaniu schôdzí

Predvolene Outlook odstráni všetky prepojenia medzi skopírovanou schôdzou a pôvodnou schôdzou. Pomáha to zabrániť nekonzistentnostiam. Novšie verzie Outlook pridať textový reťazec "Copy:" do predmetu. Môžete tak jednoducho identifikovať kópie schôdzí.

Začíname s kopírovaním schôdzí vo Outlook verzii 2311 už nie je podporovaná. Toto je zámerná zmena, ktorá zabraňuje kopírovaniu schôdzí. Akcie súvisiace so skopírovanými schôdzami môžu viesť k neočakávaným výsledkom, preto odporúčame vyhýbať sa kopírovaniu schôdzí. Toto bol dlhodobý zdokumentovaný osvedčený postup. Ak chcete obmedziť neočakávané výsledky, tím Outlook implementoval blokovanie kopírovania schôdzí.

Ďalšie informácie o najnovšej aktualizácii blokovania kopírovania schôdzí nájdete v témach:

Outlook blokuje kopírovanie schôdzí pomocou možnosti Kopírovanie schôdzí nie je podporované.

Preposlanie žiadostí o schôdzu

Ak na preposielanie schôdze osobe, ktorá pôvodne nebola pozvaná na schôdzu, použijete Outlook, Outlook organizátorovi schôdze odošle oznámenie o preposlaní schôdze. Keď organizátor dostane oznámenie o schôdzi, nový účastník sa pridá do schôdze organizátora. Ak je potrebné oznámiť existujúcim účastníkom, že sa k schôdzi pridal ďalší účastník, organizátor musí otvoriť schôdzu a odoslať všetkým účastníkom aktualizáciu schôdze.

Poznámka: Ak chcete niekomu oznámiť schôdzu, no nechcete ju pozvať, jednoducho presuňte žiadosť o schôdzu z kalendára na ikonu Pošta v ľavej dolnej časti Outlook. Otvorí sa e-mail s vloženými informáciami o schôdzi, ktorý môžete poslať. Všimnite si, že tento e-mail nepridá k schôdzi príjemcov a obsahuje len informácie o dátume, čase, predmete a agende schôdze.

Používatelia servera Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 takisto zaviedol oznámenia o preposlaní schôdze ako súčasť funkcie Automatické plánovanie. Ak používate Outlook na pripojenie k poštovej schránke v organizácii používajúcej Exchange Server, správanie oznámení o preposlaní schôdze môže podliehať nastaveniam servera Exchange, ak ich nakonfiguruje správca servera Exchange. Správca servera Exchange môže napríklad zakázať odosielanie oznámení o preposlaní schôdze na vzdialené domény.

Vo všeobecnosti sa účastníkom odporúča schôdzu nepreposielať, ak nie sú členmi rovnakej organizácie používajúcej Exchange ako organizátor. Jedine za predpokladu, že sú splnené všetky tieto podmienky:

účastník používa Microsoft Outlook 2010 alebo novší,
správca servera Exchange účastníkovi umožnil odosielať oznámenia o preposlaní schôdze na vzdialené domény,
Organizátor používa klienta Microsoft Outlook.

V prípade účastníka, ktorý používa iný poštový systém ako Exchange, sa vo všeobecnosti odporúča nepreposielať schôdze, ak nie sú splnené všetky tieto podmienky:

účastník používa Microsoft Outlook 2010 alebo novší,
Organizátor používa klienta Microsoft Outlook.

Ak z nejakého dôvodu organizátor nedostane oznámenie o preposlaní schôdze, účastníci schôdze sa k jeho schôdzi nepridajú. Ak organizátor následne zmení schôdzu a pošle aktualizáciu, aktualizácia sa odošle len pôvodne pozvaným používateľom. Účastníci, ktorí predtým dostali preposlanú kópiu schôdze, aktualizáciu nedostanú.

Ak vyššie uvedené obmedzenia zabraňujú úspešnému a dôslednému preposielaniu pozvánok na schôdze, najvhodnejšie je požiadať organizátora schôdze o pridanie požadovaných účastníkov. Je dôležité požiadať organizátora schôdze o pridanie požadovaných účastníkov, ak si nie ste istí, či vaše prostredie aj prostredie požadovaného účastníka spĺňajú vyššie uvedené podmienky.

Poznámka: Delegáti Outlooku neprijímajú oznámenia o preposlaní schôdze.

Ďalšie odporúčania pre používateľov servera Microsoft Exchange

Údržba zariadení pripájaných ku kalendáru

Zabezpečte, aby boli v zariadeniach pripájaných ku kalendáru nainštalované všetky najnovšie aktualizácie. Niektoré zariadenia používajú na synchronizáciu kalendára a ostatných priečinkov protokol Exchange ActiveSync. Tieto zariadenia zahŕňajú Outlook pre iOS, Outlook pre Android, Apple iOS a zariadenia s Androidom. S kalendárom tiež možno synchronizovať aj zariadenia BlackBerry spoločnosti Research In Motion (RIM) a ďalšie.

Ďalšie informácie o niektorých známych problémoch nájdete v témach: Aktuálne problémy s protokolom Microsoft Exchange ActiveSync a zariadeniami tretích strán.

Poznámka: V niektorých prípadoch môžu viacerí klienti a zariadenia Outlooku upraviť položky súčasne, čo môže viesť ku konfliktom. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nepracujte v rámci krátkeho časového úseku s jednou položkou v dvoch či viacerých klientoch alebo zariadeniach.

Údržba doplnkov, ktoré sa integrujú s Outlook

Väčšina, ak nie všetky, Outlook doplnky pristupujú k Outlook údajom. Doplnok môže zmeniť Outlook položku, ktorú upravujete v rovnakom čase, či už v Outlook alebo v inom zariadení. To môže spôsobiť konflikty. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, nainštalujte najnovšie aktualizácie pre všetky doplnky alebo programy, ktoré sa integrujú s Outlook. Odinštalujte alebo zakážte niektoré z týchto programov a doplnkov, ktoré nepoužívate alebo ktoré sa nemusia integrovať s Outlook.