Zamieňali ste niekedy fázu s procesom? Alebo portfólio s výstupom? Možno nie, ale terminológia riadenia projektov môže byť mätúco a tento článok vám pomôže vyriešiť ju.
Obsah tohto článku
Získanie ložísk: fázy, procesy, portfóliá a produkty
Projekt je jednoducho množina aktivít, ktoré sa vyskytujú podľa plánu a ktoré vytvárajú určitý druh výstupu. Niektoré projekty sú samostatné bez vzťahu k inej práci v organizácii. Na druhej strane sú niektoré projekty súčasťou väčšieho úsilia, ako sú fázy, procesy, programy a portfóliá.
Fázy
Projekty je možné naplánovať vo fázach, aby bolo možné spoločne spravovať viacero projektov súvisiacich s rovnakým cieľom. Charitatívna organizácia má napríklad každý rok zbierku. Ak chcete spravovať všetky projekty súvisiace s funkciou, zoskupujú projekty do troch fáz: Plánovanie, Deň udalosti a Spracovanie. Každá fáza obsahuje viacero projektov.
|
Fázy |
Projekty |
Výstup fázy |
|
Plánovanie |
|
Dokončený dokument plánu udalostí |
|
Deň udalosti |
|
Udalosť sa spúšťa podľa plánu |
|
Follow-Up |
|
Dokončený dokument post mortem |
Procesy
Aktivity v dvoch rôznych projektoch môžu byť vzájomne prepojené a vytvoriť proces. Povedzme napríklad, že máte dva projekty: jeden obsahuje aktivity potrebné na vytvorenie systému žiadostí o telefonické centrum a druhý projekt obsahuje činnosti potrebné na najímanie a trénovanie pracovníkov oddelenia podpory pre call centrum.
|
Projekt 1 |
Projekt 2 |
|
Činnosti:
|
Činnosti:
|
|
Výstup: Systém vydávania lístkov do telefonického centra |
Výstup: Pracovníci oddelenia podpory call centra |
Kombinovaná množina aktivít z oboch projektov tvorí proces nastavenia call centra. Proces má výstup plne funkčného call centra.
|
Proces |
|
Aktivity v Projecte 1:
|
|
Aktivity v Projecte 2:
|
|
Výstup procesu: Plne funkčné call centrum |
Programy
Program je skupina projektov, ktoré sa spravujú spoločne, aby sa čo najviac využíval ich vzájomný stav. Napríklad stavebná spoločnosť, ktorá pracuje na novom pododdelí, spravuje každý dom v pododdelí ako samostatný projekt. Zoskupením projektov do programu pre celé pododdelenie môže spoločnosť jednoducho vidieť priebeh delenia ako celku a plánovať uvedenie zdrojov tretích strán, ako sú betónové nákladné vozidlá alebo záhradníci.
|
Program |
Projekty |
|
Contoso Estates |
|
Portfólií
Niektorí projektoví manažéri môžu používať portfóliá na spárovanie projektov a programov s príslušnými strategickými obchodnými cieľmi. Napríklad spoločnosť na vývoj softvéru identifikovala tri strategické obchodné ciele: Inovácia v odvetví, Vývoj zabezpečeného softvéru a Poskytovanie špičkovej podpory zákazníkom. Organizácia nastavuje portfóliá pre každý z týchto cieľov (Inovácia, bezpečnosť a podpora) a zosúlaďuje aktuálne projekty a programy v rámci týchto portfólií.
|
Portfólio |
Projekty a programy |
|
Inovácie |
|
|
Zabezpečenie |
|
|
Podpora |
|
Výstup: výstupy projektu
Všetky projekty, fázy a procesy vytvárajú určitý druh výstupu, ktorý sa nazýva výstup. Výstupom je zvyčajne určitý druh hmatateľnej položky, napríklad dokument alebo dokončený produkt. Výstupmi môžu byť produkty alebo tovary, ale môžu to byť aj výsledky alebo služby. Nasledujúca tabuľka obsahuje niekoľko príkladov týchto typov výstupov.
|
Typ výstupu |
Popis |
Príklady |
|
Produkt |
Hmatateľná položka, ktorá je výstupom projektu, fázy alebo procesu. Produkty môžu byť samostatné výstupy alebo môžu byť súčasťou väčšieho výstupu. |
Dokument, softvérový program, dom |
|
Výsledok |
Výstup dokončeného projektu, fázy alebo procesu. |
Revidovaný proces triedenia chýb, nová organizačná štruktúra, pokyny pre zelenú výstavbu |
|
Služba |
Výstup projektu, fázy alebo procesu, ktorý umožňuje organizácii vykonávať obchodnú funkciu. |
Plne funkčné call centrum, personálny stôl na konferencii, rádio dispečerské služby |
Ako microsoft Project zapadá do vášho systému riadenia projektov?
Stupňuje sa ešte ďalej, "systém" riadenia projektov sa vzťahuje na integrovanú množinu procesov, techník, metodík a nástrojov, ktoré sa používajú na plánovanie a sledovanie projektov. Microsoft Project je nástroj v rámci väčšieho systému riadenia projektov. Projekty, nazývané aj projektové plány, sa ukladajú ako samostatné súbory v rámci Project 2010 a môžu byť zoskupené do väčšieho úsilia, ako sú fázy, procesy, programy a portfóliá.
