Čo je tím v aplikácii Microsoft Teams?
Príručka na zvýšenie produktivity s množstvom tipov a trikov na používanie aplikácie Microsoft Teams od ľudí, ktorí vytvárajú a používajú Teams vo svojej práci, každý deň.
Prvá vec, ktorú sa niektorí ľudia pýtajú pri aplikácii Teams, je „čo je to tím?“. Najjednoduchšie povedané, tím je akákoľvek skupina ľudí, ktorí na niečom spoločne pracujú: predajný tím spoločne pracuje na tom, aby niečo predal, stavebný tím spoločne pracuje na tom, aby niečo postavil, a výskumný tím spoločne pracuje testovaní niečoho.
Tu v aplikácii Teams máme tendenciu vytvárať tímy, ktoré sa zameriavajú na jednu z dvoch vecí: typ práce, ktorú vykonávame alebo projekty, na ktorých pracujeme.
Zoznam tímov od návrhára, ktorý pracuje na schôdzach.
Náš tím návrhárov je napríklad súčasťou veľkého tímu s názvom Teams Design. Na tomto mieste sa rozprávame o bežných vzoroch návrhu, vizuálnych pokynoch, štýloch ilustrácií – potrebách návrhov, ktoré sa vzťahujú na celú aplikáciu Teams – ako aj o veciach, ako sú školenia a udalosti špecifické pre navrhovanie. Každý člen tímu pre návrh je zároveň členom tímov pre funkcie, na ktorých pracuje. Napríklad Calling/Meeting/Devices (Volania/schôdze/zariadenia) je tím, v ktorom návrhári, programoví manažéri, softvéroví inžinieri, produktoví marketéri a ďalší spoločne pracujú na volaniach, schôdzach a zariadeniach.
Takže väčšina z nás sme v niekoľkých rôznych tímoch. Naše pracovné životy sa točia okolo spoločnej práce s týmito skupinami ľudí. Takýmto spôsobom naozaj neustále pracujeme. Aplikácia Teams nám to len pomáha robiť ešte lepšie.
Tu v aplikácii Teams vytvárame tímy, ktoré sa zameriavajú na jednu z dvoch vecí: typ práce, ktorú vykonávame alebo projekty, na ktorých pracujeme.
Tímy si môžete organizovať aj inými spôsobmi. Videli sme konzultačné skupiny vytvárať si tím pre každého klienta a projektových manažérov vytvárať si tímy pre každý projekt. Rovnako ako my, pri prihlásení do aplikácie Teams vidia odrazy svojich pracovných životov. Ďalšej nájdete niekoľko našich tipov týkajúcich sa tímov.
1. Neexistuje žiaden „správny počet“ tímov.
Ak sa popýtate v našej kancelárii, nájdete niekoľkých ľudí v štyroch tímoch a niekoľkých v 40 (čo je veľa, dokonca aj pre nás – určite nie norma). Neexistuje žiaden „správny počet“ tímov, v ktorých by mal človek byť. Zistili sme však, že existuje optimálny počet. Väčšina z nás sa aktívne zúčastňuje len v 5 – 10 tímoch súčasne.
Ako sme už spomínali, všetci sme v niekoľkých veľkých a širokých tímoch (napríklad Design alebo v našom celkovom tíme pre celý produkt, Microsoft Teams). A všetci sme niekoľkých menších tímoch zameraných na konkrétne veci. Každý typ tímu slúži svojmu účelu. Väčšie tímy slúžia na to, aby sme boli neustále v kontakte s veľkými vecami: oznámenia, orientačné body, tímové udalosti. Menšie tímy sú miesta, kde sa ponárame do každodennej práce na skúmaní, tvorení, zlepšovaní, marketingu a predaji aplikácie Teams.
Typy tímov, ktoré si vytvorí vaša organizácia, vytvorí, budú odrazom typu práce vašej organizácie, rolí, ktoré máte, spôsobu organizovania projektov a pracovnej kultúry. Aplikácia Teams je flexibilná.
Hneď ako začnete používať Teams, už možno budete súčasťou niekoľkých tímov. To je skvelé! Znamená to, že vás niekto k sebe pridal a môžete sa ihneď pustiť do práce. Ak chcete vyhľadať ďalšie tímy, v ktorých by ste mohli byť, alebo si chcete vytvoriť vlastný tím, prejdite do dolnej časti zoznamu tímov a vyberte možnosť 
2. Názov nového tímu si dobre premyslite.
Bez ohľadu na to, či ste len v niekoľkých alebo vo viacerých tímoch, dobre premyslený, opisný názov je dôležitý. Dobrý názov tímu rýchlo privedie ľudí na správne miesto, zatiaľ čo nejednoznačný názov vytvára zmätok. A čo je horšie, mohlo by to znamenať, že váš tím sa nebude používať.
Keďže vo svojom svete máme veľa tímov, ako jednu z prvých vecí, ktorú robíme, si pozrieme, aké tímy už existujú. Týmto spôsobom sa vyhneme zdvojeniu názvu alebo vytvoreniu veľmi podobného tímu, čo by spôsobilo, že ľudia by nevedeli, ktorý tím používať. (Názvy tímov, ktoré sú si veľmi podobné, sú znakom toho, že to, čo pravdepodobne potrebujete, je jeden tím s niekoľkými odlišnými kanálmi.)
Pri pomenúvaní tímov používame ako súčastí názvu nasledovné:
-
Názov alebo opis projektu („Teams @ Ignite 2019“)
-
Poradové číslo („V1“, „V2“ atď.)
-
Dátum („Plánovanie na 3. štvrťrok“)
Videli sme zákazníkov, ktorí používajú všetky uvedené možnosti, ako aj ďalšie veci, ako napríklad:
-
Meno klienta
-
Číslo prípadu
-
Fakturačný kód
Snažíme sa tiež zahrnúť obrázok tímu – niekedy zábavný, inokedy seriózny – ako vizuálny orientačný bod, ktorý ľuďom pomôže rozpoznať daný tím vo svojom zozname. Podobne ako v prípade názvov sa snažíme, aby boli odlišné, teda aby nikto nemal zoznam tímov plný mačiatok (bez ohľadu na to, aké sú podľa nás rozkošné).
3. Zmeňte poradie tímov, aby vám dávalo zmysel.
Teams zoraďuje vaše tímy na základe svojich znalostí vašich vzťahov k nim, napríklad kedy ste sa stali člnom a ako často ich používate. Väčšina z nás si chce urobiť aj kúsok vlastnej práce – napríklad umiestniť si tímy s najvyššou prioritou alebo najaktívnejšie tímy na začiatok zoznamu – výberom a presunutím tímov myšou do požadovaného poradia.
Takisto presúvame tímy, ktoré nepoužívame tak často, mimo dohľadu výberom tímu a výberom možnosti Skryť. Môžu to byť tímy, ktoré majú užitočné informácie, ale stačí nám ich skontrolovať raz za pár dní alebo týždňov. Stále sa k nim dá dostať jednoducho. Stačí prejsť na koniec zoznamu tímov a vybrať položku Skryté tímy.
Ak sme nejaký tím dlhší čas nepoužili, Teams sa nám pokúsi pomôcť a dá nám vedieť, že ho skryl. Znamená to, že len presunie neaktívny tím do zoznamu Skryté tímy, kde bude spolu s ostatnými tímami, ktoré sme skryli. Ak chcete, aby tím už nehol skrytý, vyberte ho a potom kliknite na položku Zobraziť.
Nie ste si istí, ako organizovať svoje tímy? Ak chcete začať, pozrite si toto video.
4. Vyraďte tímy, ktoré už nepotrebujete.
Súčasťou prírodného životného cyklu vecí v Teams je vyradenie tímov, ktoré majú svoj čas už za sebou. Keď prestaneme aktívne používať tím pre konkrétny projekt, podujatie alebo oblasť funkcií, archivujeme ho.
Archivácia je viac než len skrytie tímu. Tímy sa uvedú do špeciálneho neaktívneho stavu. Všetko máme naďalej k dispozícii na vyhľadávanie a prehľadávanie, ale nemôžeme napríklad odpovedať na správy. Archivácia nám odprace tímy z cesty, ale máme ich naďalej k dispozícii. A vlastníci tímu ich môžu znova vrátiť do aktívneho stavu, ak by sme ich potrebovali. Postup nájdete v téme Archivovanie alebo obnovenie tímu.
Ďalej: Demystifikácia kanálov
Súvisiace témy
Vytvorenie tímu úplne od začiatku
Vytvorenie tímu z existujúceho tímu
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Chcete ďalšie možnosti?
Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.
Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.
