SharePoint ponúka škálovateľné funkcie bohaté na správu obsahu. Ak máte veľké množstvo súborov, ktoré môžete spravovať, zvážte použitie šablóny lokality centrum dokumentov. Táto šablóna je optimalizovaná pre správu dokumentov vo veľkom rozsahu. Môže ušetriť svoj časový úsek a pomôcť vám byť efektívnejší. K šablóne sú zahrnuté verzie, identifikácie dokumentov, množiny dokumentov, Navigácia metaúdajov a typy obsahu.
Lokalita centra dokumentov funguje v oboch týchto scenároch:
-
Vytváranie prostredia V prostredí vytvárania centra dokumentov používatelia vytvárajú a upravujú tisíce dokumentov alebo mediálnych zdrojov, ktoré sú uložené v centrálnom úložisku.
-
Archív obsahu V archíve obsahu, napríklad v databáze Knowledge Base, používatelia ukladajú alebo zobrazujú dokumenty.
V tomto článku sa dozviete o funkciách v šablóne lokality centra dokumentov.
Ak chcete vytvoriť centrum dokumentov, prečítajte si tému Používanie šablón na vytvorenie rôznych druhov lokalít SharePoint
Čo je na lokalite centra dokumentov?
Šablóna lokality centra dokumentov obsahuje funkcie, ktoré zjednodušujú a zefektívnia vytváranie a spravovanie veľkých množín dokumentov. Vlastník lokality môže vo väčšine prípadov pridať každú z týchto funkcií oddelene. Šablóna lokality centra dokumentov automaticky povoľuje Odporúčané funkcie správy dokumentov. Nasledujúce časti stručne opisujú tieto funkcie.
Lokalitu centra dokumentov môžete použiť ako prostredie na tvorbu obsahu alebo ako archív obsahu. V prostredí na tvorbu obsahu používatelia často berú súbory z projektu a vracajú ich do projektu a vytvárajú štruktúry priečinkov pre tieto súbory. Je zapnutá tvorba verzií a staršie verzie každého dokumentu sa uchovávajú. Pracovné postupy môžu okrem toho kontrolovať životné cykly dokumentov.
Naopak, veľmi málo tvorby sa vyskytuje v archíve obsahu. Používatelia iba zobrazujú alebo nahrávajú dokumenty. Šablóna lokality centra dokumentov podporuje vytvorenie typu archívu obsahu s názvom archívy vedomostnej databázy. Vedomostné základne zvyčajne obsahujú jednotlivé verzie dokumentov a lokalita môže zmeniť mierku na milióny súborov. V typickom scenári, ako je napríklad centrum technickej podpory pre veľkú organizáciu, môžu mať tisíce ľudí prístup k obsahu, a to najmä na jeho čítanie. Iba niektoré z nich by nahrať nový obsah na lokalitu.
Nasledujúce položky popisujú niektoré funkcie SharePointu, ktoré môžete zahrnúť do lokality centra dokumentov. Okrem týchto možností niektoré organizácie prispôsobujú vzhľad a navigáciu v centre dokumentov. Niektoré pridať vlastné webové časti.
Spravované metaúdaje sú systém, ktorý priraďuje určité výrazy k dokumentom v SharePointe. Tieto výrazy potom môžete použiť na klasifikáciu dokumentov. Pomocou metaúdajov tiež môžete vytvoriť mocný navigačný nástroj pre používateľov, ktorí im môžu pomôcť rýchlo nájsť to, čo chcú.
Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť obsahuje vedomostnú základňu, ktorá obsahuje články, ktoré pomáhajú ľuďom pri riešení problémov s produktmi. Môžete vytvoriť podmienky metaúdajov, ktoré používateľom umožnia filtrovať informácie podľa produktu, typu problému alebo iných vlastností.
Na lokalite centra dokumentov každá časť obsahu dostane jedinečnú identifikáciu, ktorá nesúvisí s umiestnením dokumentu, ako je napríklad prepojenie URL. To znamená, že ak presuniete alebo premenujete dokument, identifikácia zostane rovnaká. ID môžete použiť na vytvorenie trvalého prepojenia dokumentu a minimalizovanie nefunkčných prepojení.
Verzie sa automaticky zapnú na lokalite centra dokumentov. Znamená to, že budete mať automaticky históriu všetkých rôznych verzií súboru. Napríklad v procese revízie dokumentu to znamená, že máte záznam všetkých aktualizácií zadaných počas revízie. Môžete sledovať aktualizácie, odpovedať na kontakt a tak ďalej. Ak sa okrem toho vyskytne problém s aktuálnou verziou článku, môžete sa rýchlo vrátiť k poslednej známej verzii.
Typ obsahu je špecifický typ obsahu spolu so skupinou nastavení obsahu. Keď niekto vytvorí dokument definovaného typu obsahu, automaticky prijme všetky príslušné nastavenia daného typu obsahu. Centrum dokumentov môže mať kolekciu typov obsahu – rôzne typy dokumentov, videá, šablóny atď.
Organizátor obsahu nie je automaticky zahrnutý do lokality centra dokumentov, ale veľa používateľov ho pridá. Organizátor obsahu je funkcia SharePointu, ktorá umožňuje spravovať celkovú organizáciu a štruktúru položiek. Pomocou metaúdajov alebo typov obsahu môže organizátor obsahu automaticky smerovať dokumenty a iné položky do konkrétnych umiestnení. Vo vedomostnej databáze môžete napríklad organizátorovi obsahu automaticky smerovať všetky nové príspevky do špeciálnej knižnice, ktorá zhromažďuje články pre konkrétny produkt.
