Введение в использование выражений

В этом разделе...

• Общие сведения о выражениях

• Способы использования выражений

• Примеры выражений

• Компоненты выражений

• Сравнение выражений Access и формул Excel

Общие сведения о выражениях

Это можно представить себе следующим образом: если вы хотите, чтобы приложение Access сделало что-то, вам нужно обратиться к нему на его языке. Предположим, что вы хотите попросить Access проверить поле BirthDate в таблице Customers и сообщить год рождения заказчика. Вы можете записать эту просьбу в виде такого выражения:

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

Это выражение содержит функцию DatePart и два аргумента: "yyyy" и [Customers]![BirthDate].

Рассмотрим его более подробно.

1 DatePart — это функция, которая проверяет даты и возвращает определенный фрагмент. В этом случае используются первые два аргумента.

2 Аргумент интервала сообщает Access, какую часть даты нужно вернуть. В данном случае значение "yyyy" указывает на то, что требуется вернуть только год.

3 Аргумент даты говорит о том, где искать значение даты. В данном случае значение [Customers]![BirthDate] указывает, что дата находится в поле BirthDate таблицы Customers.

Способы использования выражений

С помощью выражений можно делать следующее:

• Вычислять значения, которые отсутствуют в данных. Можно вычислять значения в полях таблиц и запросов и в элементах управления форм и отчетов.

• Присваивать значения по умолчанию полям таблиц или элементам управления в формах и отчетах. Эти значения по умолчанию отображаются при каждом открытии таблицы, формы или отчета.

• Создавать правила проверки, чтобы определять значения, которые пользователь может вводить в поле или элемент управления.

• Определять условия запроса для ограничения результатов нужным подмножеством.

Вычисление значений

Один из наиболее распространенных способов использования выражений в Access — вычисление значений, которые присутствуют непосредственно в данных. Столбец в таблице или запросе, в котором сохраняются результаты таких вычислений, называется вычисляемым полем. Вы можете создать вычисляемое поле, в котором объединяются данные из двух или нескольких полей таблицы. Например, имена и фамилии часто хранятся в разных полях. Если вы хотите объединить имена и фамилии, а затем отобразить их в одном поле, можно создать вычисляемое поле в таблице или запросе:

[FirstName] & " " & [LastName].

Здесь амперсанд (&) используется для объединения значения в поле FirstName, символа пробела (он заключен в кавычки) и значения в поле LastName.

Определение значения по умолчанию

В Microsoft Access с помощью выражений можно установить значения по умолчанию для поля в таблице или элемента управления. Например, чтобы по умолчанию задать для поля даты текущую дату, в поле свойства DefaultValue (Значение по умолчанию) необходимо ввести такое выражение:

Date()

Создание правила проверки

Кроме того, выражения можно использовать для настройки правила проверки. Например, правило проверки можно использовать в элементе управления или поле таблицы, чтобы требовать ввода даты, которая не предшествует текущей. В этом случае в поле свойства ValidationRule (Правило проверки) нужно ввести выражение:

>= Date()

Определение условий запроса

Наконец, выражения можно использовать для определения условий запросов. Предположим, что необходимо получить данные о продажах для заказов, поставленных в определенный период времени. Можно ввести условия для определения диапазона данных, а Microsoft Access вернет только те строки, которые соответствуют им. Например, выражение может выглядеть следующим образом:

Between #1/1/2017# And #12/31/2017# 

При добавлении условий в запрос и выполнении этого запроса возвращаются только те значения, которые соответствуют указанным датам.

Примеры выражений

В приведенной ниже таблице представлены некоторые примеры выражений Access и типичные способы их использования.

Одни выражения начинаются с оператора равенства (=), а другие — нет. При вычислении значения для элемента управления в форме или отчете в начале выражения указывается оператор =. В других случаях, например при вводе выражения в запрос или в свойство DefaultValue либо ValidationRule поля или элемента управления оператор = использовать не нужно, если только выражение не добавляется в текстовое поле таблицы. В некоторых случаях, например при добавлении выражений в запросы, Access автоматически удаляет оператор =.

Компоненты выражений

Выражение представляет собой набор компонентов, используемых по одному или в сочетании друг с другом, который дает определенный результат. Вот эти компоненты:

• Идентификаторы    — имена полей таблицы или элементов управления в форме или отчете либо свойства этих полей или элементов управления;

• Операторы    — например: + (плюс) или - (минус);

• Функции    — например: SUM или AVG;

• Константы    — постоянные значения, например текстовые строки или числа, не вычисляемые выражением;

• Значения    — строки, например "Введите число от 1 до 10", или числа, такие как 1254, которые используются в операциях.

Эти компоненты описаны более подробно в разделах ниже.

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")

Сравнение выражений Access и формул Excel

Выражения Access напоминают формулы Excel, так как для получения результатов в них используются похожие элементы. И в формулах Excel, и в выражениях Access содержатся некоторые или все из указанных ниже элементов.

• Идентификаторы    В Excel идентификаторы — это имена отдельных ячеек или диапазонов ячеек в книге, например A1, B3:C6 или Лист2!C32. В Access идентификаторы — это имена полей таблиц (например, [Contacts]![First Name]), элементов управления в формах и отчетах (например, Forms![Task List]![Description]) или свойства этих полей или элементов управления (например, Forms![Task List]![Description].ColumnWidth).

• Операторы    Как в Access, так и в Excel операторы используются для сравнения данных или выполнения простых вычислений с ними. В качестве примеров можно привести операторы + (плюс) и - (минус).

• Функции    Как в Access, так и в Excel функции и аргументы используются для выполнения задач, которые невозможно выполнить с помощью одних только операторов. Например, можно найти среднее для значений в поле или преобразовать результаты вычислений в формат денежной единицы. Примерами функций могут служить SUM и STDEV (в Excel — СУМ и СТАНДОТКЛОН). Аргументы — это значения, используемые для передачи данных функциям. И в Access, и в Excel есть много функций, но имена схожих функций в этих приложениях различаются. Например, функция СРЗНАЧ в Excel соответствует функции AVG в Access.

• Константы    И в Access, и в Excel константы — это значения, которые не изменяются (например, числа, не вычисляемые с помощью выражений).

• Значения    Значения используются в Access и Excel одинаково.

В выражениях Access используются такие же операторы и константы, как и в формулах Excel, но другие идентификаторы и функции. В то время как формулы Excel, как правило, используется только в ячейках листа, выражения Access используются во многих частях приложения для решения широкого круга задач, включая следующие:

• создание вычисляемых элементов управления в формах и отчетах;

• создание вычисляемых полей в таблицах и запросах;

• составление условий в запросах;

• проверка данных, вводимых в поле, элемент управления или форму;

• группировка данных в отчетах.

Выражения Access и формулы Excel можно использовать для вычисления числовых значений или значений даты и времени с помощью математических операторов. Например, для вычисления цены со скидкой для клиента можно использовать формулу Excel =C2*(1-D2) или выражение Access = [Unit Price]*(1-[Discount]).

Выражение Access или формулу Excel можно использовать для объединения, разбиения или другой обработки строк с помощью строковых операторов. Например, для объединения имени и фамилии в одну строку можно использовать формулу Excel =D3 &" " & D4 или выражение Access = [First Name] & " " & [Last Name].

К началу страницы