Документы и папки, которые хранятся в OneDrive для работы или учебы, будут личными до тех пор, пока вы не решите поделиться ими. Аналогичным образом в библиотеке сайта может потребоваться предоставить доступ к отдельным документам или папкам пользователям, у которых нет доступа к сайту. Когда вы предоставляете общий доступ к документам и папкам, вы можете разрешить или запретить другим пользователям вносить изменения или только просматривать их.
Предоставление общего доступа к документу или папке
-
Перейдите в OneDrive для работы или учебы или библиотеку сайта, в которой есть документ или папку, к которой вы хотите предоставить общий доступ.
-
Щелкните многоточие (...) рядом с документом или папкой, чтобы открыть выноску документа, а затем выберите команду поделиться.
-
В диалоговом окне общий доступ на вкладке пригласить людей введите имена или адреса электронной почты пользователей, которым нужно предоставить доступ к документу или папке.
-
Выберите разрешение.
-
Если потребуется, введите текст, который будет добавлен к сообщению электронной почты, отправляемому всем приглашенным. В сообщение включается также ссылка на общий документ.
-
Если вы не хотите отправлять сообщение электронной почты, нажмите кнопку Показать параметры, а затем снять флажок Отправить приглашение по электронной почте.
Вопросы и ответы
Предоставление общего доступа к документу всем пользователям в Организации
В OneDrive для работы или учебы есть два способа предоставления общего доступа к документу всем пользователям:
-
Используйте диалоговое окно Общий доступ. Выполните описанные выше действия для предоставления общего доступа к документу или папке, но введите все в поле пригласить пользователей.
-
Создайте папку "доступно всем" (или ее имя) и поместите документы в эту папку по мере их создания. Чтобы создать папку, щелкните файлы > создать папку. Сразу после создания папки вы можете предоставить к ней доступ другим людям.
В диалоговом окне "общий доступ" можно выбрать "все, кроме внешних пользователей". Если ваша организация допускает внешний общий доступ, общий доступ включает в себя внешних пользователей: пользователей за пределами вашей организации, которые ранее были приглашены для предоставления общего доступа к документам в качестве гостей, либо другими пользователями в Организации.
Если вы предоставили общий доступ к папке "все", все пользователи получат разрешение на редактирование документов, которые вы поместили в папку "доступно всем", если только вы не измените параметры разрешения или не создавали OneDrive для работы или учебы до июня 2014. Если ваше OneDrive для работы или учебы создано до этой даты, папка "доступно всем" была запущена с разрешениями только для просмотра. Вы можете изменить параметр разрешения в любое время, следуя инструкциям по предоставлению общего доступа к папке, описанной выше в этой статье.
Как найти документы, к которым предоставлен общий доступ всем пользователям?
Документы, к которым предоставлен общий доступ, не отображаются в представлении "мне предоставлен доступ" в OneDrive для работы или учебы. Почему? Учтите, что в зависимости от размера организации могут возникнуть сотни документов, к которым предоставлен доступ всем пользователям. Кроме того, вы, возможно, не захотите отправлять приглашение по электронной почте всем пользователям в своей организации.
Вместо этого пользователи могут найти эти документы, выполнив указанные ниже действия.
-
Перейти по ссылке, которую вы отправили им непосредственно в сообщении электронной почты.
В выноске документа можно найти URL-адрес любого документа.
-
Воспользоваться полем поиска в OneDrive для работы или учебы.
В этом примере Регина Покровская осуществляет поиск по ключевому слову "судебные ситуации", чтобы найти документы, к которым предоставлен общий доступ в своей организации.
Как узнать, у кого есть доступ к документу?
-
Щелкните меню " Дополнительно " (...) рядом с нужным документом, чтобы открыть его меняющуюся карточку.
Имена людей, с которыми вы пытаетесь поделиться документом, отображаются на карточке наведения.
-
Если доступ к документу предоставлен большему количеству людей, чем умещается во всплывающем окне, выберите ссылку на меню дополнительных действия в конце списка имен. Список можно прокрутить, чтобы просмотреть все имена.
Советы:
-
Если библиотека, в которой вы работаете, содержит столбец Общий доступ, то можно открыть диалоговое окно Общий доступ, щелкнув значок "Люди".
-
-
Как отменить общий доступ к документу или папке?
Чтобы снова сделать документ или папку личными, вы можете отменить общий доступ к ней.
-
Щелкните значок "люди" для документа или папки, чтобы открыть диалоговое окно " общий доступ ".
-
В диалоговом окне общий доступ выберите можно просмотреть или изменить рядом с человеком, для которого вы хотите отменить общий доступ, а затем выберите команду прекратить общий доступ.
