Чем больше сообщений электронной почты вы отправляете и получаете, тем больше размер почтового ящика Outlook может увеличиваться. Открытие и поиск больших почтовых ящиков может занять больше времени, а многие поставщики электронной почты, включая Microsoft 365, ограничивают максимальный размер почтового ящика. Если вы получаете сообщение о превышении размера почтового ящика, удаление сообщений и папок может помочь, но если вы храните данные в файле данных Outlook (PST) или автономном файле данных Outlook (OST), размер файла данных может не уменьшаться автоматически.
Примечание. Если вы используете учетную запись POP, все сведения учетной записи электронной почты, включая папки, сообщения электронной почты, контакты, календарь и сведения о задачах, хранятся в файле данных Outlook (PST). При использовании учетной записи Microsoft 365, Exchange, IMAP или Outlook.com копия почтового ящика хранится в автономном файле данных Outlook (OST).
Чтобы уменьшить размер файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST), можно вручную сжать файл данных. Выберите свою версию Outlook ниже, чтобы просмотреть инструкции по уменьшению размера PST- или OST-файла.
Существует несколько способов уменьшить размер почтового ящика.
С помощью средства очистки почтового ящика можно просмотреть размер почтового ящика и отдельных папок. Это средство также может помочь в поиске старых или очень больших сообщений, которые может потребоваться удалить или переместить в файл данных Outlook (PST).
Часто причиной большого почтового ящика является большая папка "Удаленные". Средство предоставляет кнопку для просмотра размера папки "Удаленные" и очистки папки "Удаленные".
Иногда Outlook сохраняет конфликтующие элементы в папке с именем Conflict. Конфликты возникают, когда копия элемента, хранящейся на сервере электронной почты, не синхронизирована с копией элемента, хранящейся на локальном компьютере. Средство очистки почтового ящика может удалить эти конфликты за вас.
Запуск средства очистки почтового ящика
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните Сервис > Очистка почтового ящика.
-
Выберите Просмотреть размер почтового ящика, Найти элементы старше, Найти элементы больше, Просмотреть размер удаленных элементов, Папку "Пустые удаленные" , "Просмотреть конфликты" или "Пустые конфликты " для выполнения требуемой задачи.
Использование очистки беседы для удаления избыточных сообщений
В длинном потоке электронной почты часто есть множество сообщений, содержащих все те же сведения, что и предыдущие сообщения. Очистка беседы может автоматически удалить эти избыточные сообщения. Дополнительные сведения см. в статье Использование очистки беседы для удаления избыточных сообщений.
Поиск больших сообщений
Вы можете найти все сообщения размером больше определенного размера в поле Поиска Outlook. Щелкните поле Поиск и введите: messagesize:>5 МБ. Это позволит найти все сообщения размером более 5 МБ. Вы можете удалить некоторые или все эти сообщения или переместить их в другой файл данных Outlook (PST). Дополнительные сведения о перемещении элементов см. в разделе Перемещение или копирование сообщения между папками.
При удалении элементов из файла данных Outlook (PST- файл) или автономный файл данных Outlook (OST-файл) Outlook автоматически сжимает файл в фоновом режиме во время простоя, когда вы не используете компьютер, но Outlook по-прежнему работает.
Примечание. Outlook сжимает файл только в том случае, если в файле содержится более 20 % пустого пространства (неиспользуемого пространства).
Вы также можете использовать следующие действия, чтобы вручную запустить процесс сжатия немедленно, что может занять несколько минут.
-
Удалите все элементы, которые не нужно хранить, и очистите папку Удаленные .
-
Щелкните Файл > Параметры учетной записи > Параметры учетной записи.
-
На вкладке Файлы данных щелкните файл данных, который требуется сжать, и нажмите кнопку Параметры.Примечание. Если вы используете учетную запись электронной почты Exchange или Outlook.com, необходимо дополнительно щелкнуть вкладку Дополнительно > Параметры файла данных Outlook.
-
В диалоговом окне Файл данных Outlook нажмите кнопку Сжать, а затем нажмите кнопку ОК.
Примечание: Вам не нужно выходить из Outlook после сжатия файла данных Outlook.
