Отправка сообщения электронной почты в рабочем процессе

Откройте SharePoint Designer 2013 и подключитесь к сайту SharePoint

SharePoint Designer 2013 устанавливается как приложение Office 2013. Чтобы открыть SharePoint Designer 2013 и подключиться к сайту SharePoint, выполните следующие действия.

1. Чтобы открыть SharePoint Designer 2013, выберите его в меню Пуск. Нажмите кнопку Пуск>Все программы>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. На начальной странице SharePoint Designer 2013 выберите Открыть сайт.

3. Введите сайт SharePoint, к которому вы хотите подключиться, например http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Чтобы открыть сайт, нажмите кнопку Открыть.

5. При появлении запроса введите свои учетные данные. (Если безопасность не интегрирована с компьютером, на который вы вошли, вам будет предложено ввести учетные данные.) Обязательно используйте учетные данные, имеющие доступ к сайту SharePoint.

Создание рабочего процесса списка на основе платформы рабочих процессов SharePoint

1. В области навигации выберите узел Рабочие процессы.

2. В разделе Создать на вкладке Рабочие процессы выберите раскрывающийся список Рабочий процесс списка.

3. Выберите список , который нужно связать с новым рабочим процессом.

4. В диалоговом окне Создание рабочего процесса списка введите имя и описание рабочего процесса, а затем задайте для параметра Тип платформы значениеРабочий процесс SharePoint 2013.

5. Чтобы создать рабочий процесс, нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда рабочий процесс создан, можно добавить действия, условия, этапы, шаги и циклы для создания рабочего процесса. Эти компоненты рабочего процесса доступны на ленте SharePoint Designer 2013.

Дополнительные сведения о доступном списке действий рабочего процесса см. в разделе Также.

Создание действия для отправки сообщения электронной почты

1. Выберите Действия, а затем — Отправить Email.

2. В действии выберите этих пользователей.

3. В диалоговом окне Определение сообщения Email выберите пользователей из существующих пользователей и Группы или введите собственный адрес электронной почты в поле Кому.

   Примечания: 

   • Для отправки сообщения электронной почты на внешний адрес электронной почты. Вы должны иметь возможность получать сведения с соответствующего сервера электронной почты.

   • В качестве адреса электронной почты может быть определенный статический адрес (например, NORTHWINDTRADERS\junmin или junmin@northwindtraders.com) или поиск сведений о переменных в рабочем процессе. Дополнительные сведения об использовании подстановок рабочих процессов для динамической адресации сообщений электронной почты, отправленных из рабочего процесса, а не статических адресов, см. в статье Динамический выбор пользователей или групп для получения сообщения.

   • Адрес отправителя отображаемого сообщения электронной почты всегда будет адресом электронной почты администратора сервера, если администратор сервера не изменит адрес отправителя для текущего веб-приложения или всех веб-приложений. Дополнительные сведения см. в статье Настройка исходящих Email для определенного веб-приложения.

4. В поле Тема введите тему сообщения электронной почты или, чтобы определить подстановку рабочего процесса для нужного текста, выберите Отображение привязки данных .

   Примечание: Чтобы рабочий процесс правильно скомпилировался, необходимо внести некоторые записи в поле Тема.

5. В большом поле под полем Тема введите или вставьте основной текст сообщения.

   

6. Выберите ОК.

7. Выберите Действие>Перейти к этапу.

8. Выберите Конец рабочего процесса.

9. Нажмите Опубликовать.

Дополнительные параметры изменения содержимого сообщения см. в следующих разделах.

К началу страницы

Хранение адресов получателей в настраиваемом списке

Если получатели периодически меняются, но не достаточно часто, чтобы их необходимо указывать в форме запуска при каждом запуске рабочего процесса, можно создать настраиваемый список получателей, содержащий по одному элементу списка для каждого рабочего процесса, который ссылается на него, а затем создать столбцы, в которых можно хранить адреса, на которые будет отправляться каждое сообщение электронной почты из каждого рабочего процесса. При изменении получателей для сообщения рабочего процесса достаточно изменить адреса в соответствующем поле элемента списка "Получатели" для этого рабочего процесса.

Использование подстановки в рабочем процессе, которая ссылается на настраиваемый список "Получатели"

1. В браузере создайте настраиваемый список "Получатели", который содержит три указанных ниже столбца.

   • Измените имя стандартного столбца Название на Имя рабочего процесса. Оставьте все остальные параметры как есть. Дополнительные сведения сведения об изменении столбца в списке или библиотеке см. в разделе См. также.

   • Добавьте столбец типа "Пользователь или группа" с именем Кому. Для этого столбца разрешите выбор пользователей и групп, но запретите выбор нескольких элементов. Оставьте все остальные параметры как есть. Дополнительные сведения о создании столбца в списке или библиотеке см. в разделе См. также.

   • Добавьте столбец типа "Однострочный текст" с именем Копия. Оставьте все остальные параметры как есть.

2. В списке Получатели создайте новый элемент, а затем выполните следующие действия.

   • В поле Имя рабочего процесса введите Проверку документов, которая является именем примера рабочего процесса, используемого здесь.

   • В поле Кому выберите Адресная книга , а затем в диалоговом окне Выбор Люди и Группы выберите одного человека или группу для адреса электронной почты.

   • В поле Копия введите адреса электронной почты получателей, на которые будут обращаться копии, разделив несколько адресов точкой с запятой.

3. Создайте рабочий процесс.

4. Выберите Действия, а затем — Отправить Email.

5. В окне Действие выберите этих пользователей.

6. В диалоговом окне Определение сообщения Email в конце поля К щелкните Адресная книга .

7. В диалоговом окне Выбор пользователей в списке Или выбрать из списка Существующие пользователи и Группы выберите Подстановка рабочего процесса для пользователя, а затем нажмите кнопку Добавить.

8. В диалоговом окне Поиск пользователя или группы выберите следующие параметры:

   • Источник данных: получатели или имя настраиваемого списка.

   • Поле из источника: Кому или поле, которое содержит нужный адрес в строке Кому.

   • Поле возвращаемого значения: Имя входа. Этот параметр определяет формат поля "Кому" в сообщении электронной почты.

   • Поле: Получатели: Имя рабочего процесса

   • Значение: введите проверку документа или имя текущего рабочего процесса.

     

     В этом запросе указано: "В списке Получатели выберите значение поля Кому, где имя рабочего процесса равно просмотру документов".

     В верхней половине диалогового окна указываются список и столбец; в нижней части диалогового окна указывается строка.

9. В диалоговом окне Поиск пользователя или группы нажмите кнопку ОК.

10. В сообщении электронной почты о поиске уникальных подстановок нажмите кнопку ОК.

11. Чтобы закрыть диалоговое окно Выбор пользователей , еще раз нажмите кнопку ОК .

12. В диалоговом окне Определение сообщения Email в конце поля копия выберите Адресная книга .

13. В диалоговом окне Выбор пользователей в списке Или выбрать из списка Существующие пользователи и Группы выберите Подстановка рабочего процесса для пользователя, а затем нажмите кнопку Добавить.

14. В диалоговом окне Определение подстановки рабочего процесса выберите следующие параметры:

    • Источник данных: получатели или имя настраиваемого списка.

    • Поле из источника: Копия или поле, которое содержит нужный адрес в строке Копия.

    • Поле возвращаемого значения: Имя входа. Этот параметр определяет формат поля "Кому" в сообщении электронной почты.

    • Поле: Получатели: Имя рабочего процесса

    • Значение: введите проверку документа или имя текущего рабочего процесса.

      

      В этом запросе указано: "В списке Получатели выберите значение поля Копия, где имя рабочего процесса равно просмотру документов".

15. Нажмите кнопку ОК и в предупреждающем сообщении снова нажмите кнопку ОК .

16. Чтобы закрыть диалоговое окно Выбор пользователей , нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда рабочий процесс отправляет это сообщение электронной почты, он отправляет его на адреса, указанные в полях Кому и Копия элемента проверки документов в пользовательском списке Получатели. Чтобы изменить получателей, внесите правки в этот элемент списка.

Один рабочий процесс может отправлять несколько сообщений электронной почты, и не все сообщения могут отправляться одним и тем же получателям. Чтобы сохранить другие адреса для дополнительных сообщений электронной почты, отправленных этим рабочим процессом, можно добавить столбцы в список, чтобы сохранить другие адреса. В таком случае можно изменить имена столбцов на "Получатель первого сообщения", "Получатель второго сообщения" и т. д.

Кроме того, можно создать список таким образом, чтобы создать по одному элементу для каждого сообщения электронной почты, которое отправляет рабочий процесс, а не по одному элементу для каждого рабочего процесса. В этом случае убедитесь, что имя, используемое для идентификации каждого сообщения электронной почты, является уникальным, чтобы подстановки, извлекающие адреса, возвращали нужное уникальное значение.

Задание получателей с помощью формы запуска рабочего процесса

Чтобы указывать получателей при каждом запуске рабочего процесса вручную, можно настроить форму запуска рабочего процесса так, чтобы она собирала адреса, вводимые пользователем, который запускает рабочий процесс. Рабочий процесс может использовать введенные адреса напрямую или копировать их в поля текущего элемента, где они будут доступны и после завершения данного экземпляра рабочего процесса. Если рабочий процесс также настроен на автоматический запуск, можно указать адреса, которые будут использоваться по умолчанию при автоматическом запуске.

К началу страницы

Если текущий элемент является документом в библиотеке документов

При отправке уведомления о начале рабочего процесса может быть необходимо предоставить ссылку на сам новый документ.

1. Введите или вставьте статический текст, в котором будет отображаться ссылка.

2. Выделите текст и выберите Изменить гиперссылку.

3. В диалоговом окне Изменение гиперссылки выберите функцию (fx).

   Совет: После вставки подстановки вы не сможете перетащить его в новое место. (Тем не менее можно изменить ее положение путем перетаскивания текста вокруг нее.) Кроме того, невозможно вырезать, копировать и вставлять как подстановку, так и содержащий ее текст.

4. В диалоговом окне Поиск строки в поле Источникданных выберите Текущий элемент.

5. В поле Поле из источника выберите Закодированный абсолютный URL-адрес, а затем нажмите кнопку ОК.

   

Когда получатель сообщения электронной почты выбирает ссылку, документ открывается для просмотра или редактирования.

Если текущий элемент является элементом списка

При создании ссылки на элемент списка( например, объявление или событие календаря) можно открыть ссылку либо в форме отображения (DispForm.aspx), либо в форме редактирования (EditForm.aspx) элемента списка.

Чтобы создать ссылку, открывающую элемент списка, выполните следующие действия:

1. В браузере перейдите к списку, в котором вы хотите создать этот рабочий процесс.

2. Откройте элемент списка для любого существующего документа в библиотеке, используя команду Вид элемента , если вы хотите, чтобы ссылка открывла форму отображения, или Изменить элемент , если вы хотите, чтобы ссылка открыла форму редактирования.

3. Скопируйте адрес в адресной строке из начала http: или https: через первый знак равенства (=).

   

4. Текст ?ID= — это параметр строки запроса, который обеспечивает вывод формы для всех элементов текущего списка или библиотеки, за идентификатором списка которых следует знак равенства (=). В данном примере это идентификатор списка текущего элемента, который определяется подстановкой.

   Примечание: Если текущий элемент является задачей, созданной одним из трех действий задач рабочего процесса, и если вы хотите, чтобы ссылка открывла настраиваемую форму задачи (а не форму отображения или редактирования по умолчанию для списка Задач), см. статью Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи. Для задач, которые не были созданы действием задачи рабочего процесса, и для форм просмотра задач, созданных одним из таких действий, требуется использовать только описанную здесь процедуру.

5. В диалоговом окне Определение сообщения Email введите или вставьте статический текст, в котором будет отображаться ссылка. Например, чтобы просмотреть элемент списка, щелкните здесь.

6. Выделите текст и выберите Изменить гиперссылку.

7. В поле Изменить гиперссылку в поле адреса выберите Построитель строк.

8. В диалоговом окне Построитель строк вставьте адрес.

9. Поместите точку вставки непосредственно после знака равенства (=), а затем выберите Добавить или Изменить подстановку.

10. В диалоговом окне Поиск строки в поле Источник выберите Текущий элемент, а в поле Поле поле Полеиз источника выберите Идентификатор.

    

11. Нажмите кнопку ОК.

    Последняя строка в построителе строк должна начинаться с http:// или https:// и заканчиваться на [%Current Item:ID%].

    Важно: Хотя поиск идентификатора текущего элемента полезен при создании ссылок на текущий элемент списка, следующие подстановки могут содержать ошибки в отрисованном пути, и мы не рекомендуем включать их в ссылки электронной почты: Путь, Относительный URL-адрес сервера, Исходный URL-адрес и URL-путь.

12. Дважды нажмите кнопку ОК .

Ссылки будут отображаться синим текстом с подчеркиванием в сообщении электронной почты.

Если вы планируете использовать ссылку несколько раз, перейдите к следующему разделу.

Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса

URL-адрес формы просмотра или формы редактирования можно хранить в виде переменной рабочего процесса, чтобы использовать его в нескольких местах рабочего процесса.

1. В окне Designer рабочего процесса выберите Действия, а затем выберите Извлечь подстроку из индекса строки.

   

2. На этапе выберите строку и нажмите кнопку с многоточием [...].

3. В диалоговом окне Построитель строк вставьте статическую текстовую часть URL-адреса (но не подстановку для текущего идентификатора элемента).

   

4. Поместите точку вставки после знака равенства (=), а затем выберите Добавить или Изменить подстановку.

5. В диалоговом окне Поиск строки в поле Источникданных выберите Текущий элемент, а в поле Поле поле Поле из источника выберите Идентификатор.

   

6. Нажмите кнопку ОК.

   Подстановка добавляется в текст в диалоговом окне.

   

7. Чтобы закрыть диалоговое окно построителя строк , нажмите кнопку ОК.

8. Выберите 0 в поле Начиная с 0 и замените его на 1.

   Примечание: Если значение в начинается с больше 1, в конечной строке удалены символы.

9. Выберите Переменная: подстрока или Переменная: подстрока1 в поле Вывод в Переменная: подстрока.

10. В списке выберите Создать новую переменную , а затем в диалоговом окне Изменение переменной введите имя новой переменной.

11. Убедитесь, что для параметра Тип задано значение Строка, а затем нажмите кнопку ОК.

12. Выберите под только что созданным действием и добавьте действие Отправить сообщение электронной почты в действие Действия, а затем выберите этих пользователей в действии.

13. Чтобы использовать новую переменную в диалоговом окне Определение сообщения Email, введите или вставьте текст, в котором вы хотите, чтобы ссылка отображалась в тексте сообщения. Выделите текст и в меню форматирования выберите Изменить гиперссылку. Нажмите кнопку [fx] или нажмите кнопку с многоточием [...], а затем выберите Добавить или изменить уточняющий запрос.

14. В диалоговом окне Поиск строки в списке Источникданных выберите Переменные рабочего процесса и параметры.

15. В списке Полеиз источника выберите Переменная: имя переменной, а затем нажмите кнопку ОК и нажмите кнопку ОКв следующем поле.

    

После этого переменную можно вставить в любое место текущего рабочего процесса.

К началу страницы

Основные советы по устранению неполадок 

Следующий список вопросов может помочь определить причину проблемы с созданием рабочего процесса:

1. Вы можете создать любой другой тип рабочего процесса в том же списке? Например, попробуйте создать рабочий процесс утверждения.

2. Вы можете создать тот же рабочий процесс:

   • в другом списке на том же сайте?

   • на другом сайте в том же семействе веб-сайтов?

   • в другом семействе веб-сайтов в том же веб-приложении?

   • в другом веб-приложении?

   • вошли в систему с другой учетной записью?

   • использовать другой компьютер?

 Расширенные советы по устранению неполадок

Если ни один из основных советов по устранению неполадок не поможет определить причину проблемы с рабочим процессом, выполните следующие действия.

1. Убедитесь, что у вас есть необходимые разрешения на уровне сайта и рабочего процесса. Перейдите в раздел Параметры сайта>Разрешения сайта>Проверка разрешений и параметров списка>разрешения для этого списка и убедитесь, что результаты проверки разрешений соответствуют следующим:

   1. Минимальные разрешения для разработки рабочего процесса (сохранение и публикация):

      1. на сайте SharePoint: Конструктор

      2. в списке SharePoint: Изменить

   2. Минимальные разрешения для запуска рабочего процесса:

      1. на сайте SharePoint: только просмотр и чтение

      2. в списке SharePoint: Участие

2. Убедитесь, что для параметров исходящей электронной почты задано правильное Exchange сервере.

   1. Откройте командную строку от имени администратора

   2. Выполните nslookup <Exchange адрес сервера>. Например: nslookup exch.contoso.com

   3. В выходных данных должен отображаться разрешенный IP-адрес сервера Exchange. В противном случае обратитесь к администратору Exchange и попросите правильное Exchange полное доменное имя (FDQN).

3. Отправьте сообщение электронной почты тому же пользователю с помощью функции SendEmail класса SPUtility с SharePoint командной оболочкой, выполнив следующие действия.

   1. Откройте SharePoint командную консоль с правами администратора. (Щелкните правой кнопкой мыши SharePoint Management Shell>Запуск от имени администратора)

   2. Выполните следующий скрипт. Если скрипт отвечает значением True, а пользователь получает сообщение электронной почты от SharePoint, SMTP правильно настроен в SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Используя функцию SMTP, отправьте сообщение электронной почты тому же пользователю с SharePoint сервера. Выполните действия, описанные в разделе Проверка связи SMTP с помощью Telnet.