При отправке писем в список рассылки можно настроить сообщение (например, добавить слова «просрочено» для некоторых получателей) на основе значений в некоторых полях источника данных. Настройка основывается на правилах, выполняющихся при слиянии.
В примере "просроченные" используется значение If... Затем... Условие "иначе", определяющее, следует ли включить текст "Просрочено" для получателей, в которых значение поля "Дата выполнения" уже прошло.
После выбора получателей для слияния и после вставки полей слияния в документ следует настроить правила...
Перейдите в раздел рассылки> правилои выберите правило, основанное на описании ниже.
Предположим, вы отправляете одно и то же приглашение для четвертого собрания. Источник данных не хранит даты собраний, а Дата собрания отображается в приглашении несколько раз.
Размещая закладки в документе и включая поле Ask, вы можете выполнить одно и то же слияние для каждого собрания. Единственное, что вам нужно ввести — это Дата собрания, и вы будете вводить ее только один раз.
-
В документе слияния нажмите клавиши CTRL + F9 и введите имя, чтобы создать закладку. Повторите эти действия, используя одно и то же имя в каждом месте документа, где должен появиться ответ на поле Ask.
-
Поместите курсор в документ, прежде чем создавать первую закладку.
-
На вкладке рассылки перейдите к разделу правила> Ask.
-
Выделите закладку, которую вы только что создали (или введите ее имя), и введите запрос в поле Prompt (например, "Дата события").
-
Нажмите кнопку ОК, а затем — ОК еще раз.
-
В конце процесса после нажатия кнопки готово & слияниемвыберите изменить отдельные документы. Вам будет предложено ответить каждому получателю. Этот ответ будет вставлен в заданные закладки в документах, полученных в результате слияния.
Дополнительные сведения: коды полей: поле ASK
Предположим, вы отправляете одно и то же приглашение для четвертого собрания. Источник данных не хранит даты собраний, а Дата собрания отображается только один раз в приглашении.
Если поместить в документ поле с заполнением, вы можете выполнить одно и то же слияние для каждого собрания. Единственное, что вам нужно ввести — это Дата собрания.
-
Поместите курсор в то место, куда вы хотите залить текст.
-
На вкладке " рассылки " перейдите к разделу правила ,> заполнить.
-
Введите запрос, например "Дата события", в поле " запрос ".
-
Нажмите кнопку ОК, а затем — ОК еще раз.
-
В конце процесса после нажатия кнопки Готово & слиянием выберите изменить отдельные документы. Вам будет предложено ответить каждому получателю. Этот ответ будет вставлен в поле FILLIN в документах, полученных в результате слияния.
Дополнительные сведения: «коды полей»: «заполнение поля»
Предположим, вы отправили корреспонденцию между списком участников конференции, которые находятся в сети и в международном формате. Поле страны или региона в источнике данных может быть пустым для внутренних участников. Вы можете использовать выражение если... Затем... Другие... правило для персонализации сообщения для всех получателей. Например, получатели, чье поле страны или региона пусты, могут видеть "ты полюбые на шлюзе по прибытии", а все остальные получатели могут видеть "ты любые на столе NEAR".
-
Поместите курсор в то место, куда нужно добавить условный текст.
-
На вкладке " рассылки " перейдите в раздел " правила>, Если... Затем... Другие.
-
В списке имя поля выберите поле из источника данных, которое будет определять условный текст.
-
В списке сравнения выберите способ сравнения значения данных.
-
В поле " сравнить с " введите значение сравнения (пропустите этот параметр, если вы выбрали вариант пусто или не является пустым для сравнения).
-
В текстовом поле Вставка введите текст, который помещается в документ, когда будет выполнено условие сравнения.
-
В противном случае вставьте это текстовое поле и введите текст, который помещается в документ, если не выполнены условия сравнения.
-
Нажмите кнопку ОК.
Дополнительные сведения: коды полей: Если поле
Предположим, вы хотите, чтобы в ваитлист отображалось соответствующее расположение каждого получателя. Вы можете отсортировать список получателей в хронологическом порядке, а затем использовать для отображения нумерованного расположения получателя в списке правило объединения записей #.
Номер записи отражает любую сортировку или фильтрацию, примененную к источнику данных перед слиянием.
Совет: Для создания уникальных номеров счетов используйте правило слияния # рядом с полем Дата печати.
-
Поместите курсор в то место, где должен находиться номер записи.
-
На вкладке рассылки перейдите к разделу правила> слияние записи #.
Дополнительные сведения: коды полей: поле MergeRec
Предположим, вы хотите, чтобы в корреспонденции каждому получателю выводиться общее количество пользователей, которые зарегистрировали событие. Правило "слияние: #" позволяет получить количество записей в объединенном документе.
-
Поместите курсор в то место, где должен находиться номер записи.
-
На вкладке " рассылки " перейдите к разделу правила> объединить последовательность #.
Дополнительные сведения: коды полей: Поле MERGESEQ
Предположим, что вы используете слияние для печати списка контактов на одном листе бумаги. Используйте правило следующей записи, чтобы перейти к следующей записи, не закрывая новую страницу.
Примечание: На листе почтовых наклеек есть таблица в Word. Чтобы поместить следующий адрес в надписи, Word использует правило следующей записи в каждой ячейке таблицы.
-
Поместите курсор в то место, где должны отображаться данные из следующей записи.
-
На вкладке " рассылки " перейдите к разделу правила> следующей записи.
-
Вставка поля слияния для данных, которые вы хотите далее Например, список названий компаний может выглядеть так:
«Company_Name» "Следующая запись" «Company_Name» "Следующая запись" «Company_Name»
Дополнительные сведения: коды полей: следующее поле
Предположим, вам нужно, чтобы на одном листе бумаги и на другом листе были указаны участники Конференции с участием внутренних командировок. Поле страны или региона в источнике данных может быть пустым для внутренних путешественниками. Вы можете использовать следующую запись, если не удается начать новую страницу в Word, пока не дойдете до получателя, чье поле Страна или регион не пустое. Чтобы добиться этого, сначала нужно отсортировать источник данных по стране или региону.
-
Поместите курсор в то место, где должны отображаться данные из следующей записи.
-
На вкладке " рассылки " перейдите к разделу правила> следующей записи.
-
В списке имя поля выберите имя поля слияния, например City.
-
В списке сравнения выберите способ сравнения значения данных. Например, чтобы выбрать получателей в определенном городе, выберите Равно.
-
В поле сравнить с введите значение, которое вы хотите использовать. Например, чтобы отказаться от использующих получателей в Токио, введите Токио (пропустите этот флажок, если вы выбрали параметр пусто или не является пустым для сравнения).
Дополнительные сведения: коды полей: поле NEXTIF
Предположим, вы разрешили приглашение на конференцию, в которой динамики выступлений еще не были завершены. Вы можете оставить заполнители для названия динамика в документе и включить в него правило закладку, в котором вы вводите название динамика, и оно отображается во всех заполнителях.
Заполнители — это поля REF; правило закладки Set вставляет поле, которое не отображается в документе (если только вы не нажмете сочетание клавиш ALT + F9, чтобы показать коды полей).
-
Поместите курсор в любое место документа.
-
На вкладке рассылки перейдите к разделу правила> установитьзакладку, введите имя и нажмите кнопку ОК.
-
Поместите курсор туда, где вы хотите вставить текст закладки.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс- блоки > поле, а затем выберите пункт ссылка.
-
Выберите имя закладки, которое вы только что создали, и нажмите кнопку ОК.
-
Вставьте поле REF везде, где должен отображаться текст закладки.
-
Прежде чем выполнить слияние, щелкните поле Set правой кнопкой мыши, выберите команду изменить полеи введите нужный текст в текстовом поле.
-
Нажмите кнопку ОК.
Дополнительные сведения: коды полей: Set Field
Предположим, вы владеете магазином одежды и нашлие, что у вас есть пополнение на бумаге определенного футболка, но не самый популярный размер. Когда вы будете готовы к отправке рекламных объявлений о продажах, вы собираетесь исключить пользователей, которые произносимют определенный размер. Используйте правило пропуска записи, если нужно сравнить содержимое данных о размере пользователей с размером, который вы хотите исключить.
-
На вкладке " рассылки " перейдите к разделу правила> пропустить запись, если.
-
В списке имя поля выберите имя поля слияния, например Размер.
-
В списке сравнения выберите способ сравнения значения данных. Например, чтобы вычислить отдельных пользователей, которые выизност определенный размер, выберите значение равно.
-
В поле сравнить с введите значение, которое вы хотите использовать. Например, чтобы получить доступ к отдельным пользователям, которые произсаллся с увеличением размера Extra, выберите xs (пропустить, если вы выбрали пустое значение или не является пустым для сравнения).
Дополнительные сведения: коды полей: поле SkipIf
