Если у вас много деловых или личных контактных данных, которые вы храните в электронной таблице, вы можете импортировать их непосредственно в Outlook с небольшой подготовкой. Существует три основных шага.
-
Сохраните книгу Excel как файл .csv.
-
Импортируйте контакты.
-
Сопоставьте столбцы электронной таблицы Excel с соответствующими полями Outlook.
Шаг 1. Сохранение книги Excel в виде файла .csv
Outlook может импортировать файлы с разделителями-запятыми (.csv), но не книги с несколькими листами, поэтому шаг 1 сохраняет книгу Excel в виде файла .csv. Ниже описано, как это сделать.
-
в книге нажмите лист с контактными данными, которые нужно импортировать;
-
в меню Файл выберите команду Сохранить как;
-
выберите расположение для сохранения файла;
-
В окне Тип файла выберите CSV (разделители — запятые) (*.csv) и нажмите кнопку Сохранить.
Появится сообщение Excel: "В файле выбранного типа может быть сохранен только текущий лист". Это относится к ограничениям CSV-файла; с исходной книгой (XLSX-файлом) ничего не случится.
-
Нажмите кнопку ОК.
Появится сообщение Excel: "Если сохранить книгу в формате CSV, некоторые возможности станут недоступными". Это относится к ограничениям CSV-файла, поэтому игнорируйте сообщение.
-
Нажмите кнопку Да , чтобы Excel сохранить текущий лист в виде CSV-файла. Исходная книга (XLSX-файл) закроется.
-
Закройте CSV-файл.
Вы закончили работу с Excel. Теперь можно запустить процесс импорта в Outlook.
Примечание: В некоторых языковых стандартах по умолчанию применяются другие разделители элементов списка. Например, для немецкого языка в качестве разделителя используется точка с запятой. Но Outlook не поддерживает точку с запятой в качестве разделителя полей. По этой причине перед переходом к следующему шагу вам может потребоваться заменить точки с запятой в CSV-файле запятыми.
Шаг 2. Импорт контактов в Outlook
Примечание: Если вы импортируете файл .csv в учетную запись Outlook.com (или другую учетную запись Exchange ActiveSync) в Outlook, см. статью Импорт контактов в учетную запись Outlook.com.
-
В верхней части ленты Outlook выберите Файл.
-
Выберите Открыть & Экспорт > Импорт и экспорт.
-
Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
Совет: Если вам будет предложено ввести пароль и вы еще не задали его, нажмите кнопку Отмена, чтобы перейти к следующему окну.
-
Выберите пункт Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее.
-
Перейдите к CSV-файлу, который нужно импортировать.
-
В разделе Параметры укажите, следует ли заменять дубликаты (существующие контакты), создавать дубликаты контактов или не импортировать их.
-
Нажмите кнопку Далее и выберите папку назначения для контактов. Контакты должны быть выбраны по умолчанию, но если это не так, прокрутите вверх или вниз, пока не найдете его. Вы также можете выбрать другую папку или создать новую.
-
Нажмите кнопку Далее.
-
Убедитесь, что установлен флажок Импорт MyContacts.csv (при условии, что это имя файла).
-
Не нажимайте кнопку Готово, поскольку нужно сопоставить некоторые столбцы в CSV-файле с полями контактов в Outlook. Сопоставление позволит отображать контакты в нужном виде.
Шаг 3. Сопоставление столбцов CSV-файла с полями контактов Outlook
-
Нажмите кнопку Соответствие полей. Откроется диалоговое окно Соответствие полей.
-
В разделе Из вы увидите окно с именами столбцов из импортируемого CSV-файла.
-
В разделе Для вы увидите стандартные поля, которые Outlook использовать для контактов. Если поле совпадает со столбцом в CSV-файле, столбец отобразится в разделе Сопоставлено из.
-
Поля Имя, Имя и Фамилия являются стандартными Outlook полями контакта, поэтому, если контактные данные в файле содержат какие-либо из этих имен контактов, вы можете перейти.
-
-
Вам, вероятно, потребуется выполнить некоторое сопоставление вручную. Например, в этом импортированном файле мобильный телефон контакта находится в столбце "Cell Ph". Точное совпадение в Outlook не будет. Но вы можете найти подходящее совпадение в Outlook, выполнив следующее:
-
прокрутите вниз список на панели справа, чтобы найти пункт Другой адрес и знак плюса (+) рядом с ним;
-
щелкнув знак плюса, чтобы развернуть его, вы увидите подходящее соответствие Мобильный телефон;
-
-
перетащите столбец Сот. тел. на панели слева в поле Мобильный телефон на панели справа.
Вы заметите, что столбец Сот. тел. теперь расположен рядом с полем Мобильный телефон в столбце Сопоставлено из.
-
Последовательно добавьте остальные значения с левой панели в соответствующие поля Outlook на правой панели. Например, значение Адрес можно перетянуть либо в Домашний адрес, либо в Рабочий адрес в зависимости от типа адреса в ваших контактах.
-
Нажмите кнопку Готово.
Ваши контакты импортируются в Outlook.
-
Чтобы просмотреть контакты в Outlook, в нижней части панели навигации щелкните значок Люди .
