Importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel

Scenarii comune ale importului datelor Excel în Access

• Sunteți un utilizator vechi al Excel, dar doriți să utilizați Access pentru a lucra cu aceste date. Doriți să mutați datele din foile de lucru Excel într-una sau mai multe baze de date Access noi.

• Departamentul sau grupul de lucru utilizează Access, dar primiți ocazional date în format Excel care trebuie îmbinate cu bazele de date Access. Doriți să importați aceste foi de lucru Excel în baza de date imediat ce le primiți.

• Utilizați Access pentru a administra datele, dar rapoartele săptămânale pe care le primiți de la restul echipei sunt registre de lucru Excel. Doriți să fluidizați procesul de import pentru a vă asigura că datele se importă în baza de date în fiecare săptămână la o anumită oră.

Dacă este prima dată când importați date din Excel

• Nu există nicio modalitate de a salva un registru de lucru Excel ca bază de date Access. Excel nu furnizează funcționalitățile pentru a crea o bază de date Access de la datele Excel.

• Când deschideți un registru de lucru Excel în Access (în caseta de dialog Deschidere fișier, modificați caseta listă Fișiere de tip în Fișiere Microsoft Office Excel și selectați fișierul dorit), Access creează o legătură la registrul de lucru în loc să importe datele acestuia. Legarea la un registru de lucru diferă fundamental de importul unui registru de lucru într-o bază de date. Pentru mai multe informații despre legare, consultați secțiunea Legarea la date în Excel, din cuprinsul ulterior al articolului.

Pregătirea foii de lucru

1. Găsiți fișierul sursă și selectați foaia de lucru care conține datele pe care doriți să le importați în Access. Dacă doriți să importați numai o porțiune a unei foi de lucru, puteți defini un interval de nume care să includă numai celulele pe care doriți să le importați.
   
   Definirea unui interval denumit (opțional)   

   1. Treceți la Excel și deschideți foaia de lucru care conține datele pe care doriți să le importați.

   2. Selectați intervalul de celule care conțin datele pe care intenționați să le importați.

   3. Faceți clic cu butonul din dreapta în interiorul intervalului selectat, apoi faceți clic pe Numire zonă sau pe Definire nume.

   4. În caseta de dialog Nume nou, specificați un nume pentru interval în caseta Nume și faceți clic pe OK.

      Rețineți că, în timpul unei operațiuni de import, este posibil să importați numai o foaie de lucru. Pentru a importa date din mai multe foi de lucru, repetați operațiunea de import pentru fiecare foaie de lucru.

2. Examinați datele sursei și acționați după cum se arată în acest tabel.

   Element	Descriere
   Număr de coloane	Numărul de coloane sursă importate nu pot fi mai multe de 255, deoarece Access nu acceptă mai mult de 255 de câmpuri într-un tabel.
   Ignorarea coloanelor și a rândurilor	Este o practică bună să includeți în foaia de lucru sursă sau în intervalul de nume doar rândurile și coloanele pe care intenționați să le importați. Rânduri    În timpul operațiunii de import, nu este posibil să filtrați sau să omiteți rânduri. Coloane    În timpul operațiunii de import, nu este posibil să omiteți coloane dacă intenționați să adăugați datele la un tabel existent.
   Format tabular	Asigurați-vă că toate celulele sunt în format tabular. Dacă foaia de lucru sau intervalul de nume include celule îmbinate, conținutul celulei este amplasat în câmpul care corespunde coloanei cea mai din stânga, iar restul celulelor rămân necompletate.
   Coloane, rânduri și celule necompletate	Ștergeți toate coloanele sau rândurile necompletate din foaia de lucru sau din interval care nu sunt necesare. Dacă foaia de lucru sau intervalul conține celule necompletate, încercați să adăugați datele lipsă. Dacă intenționați să adăugați înregistrările la un tabel existent, asigurați-vă că acel câmp corespunzător din tabel acceptă valori null (lipsă sau necunoscute). Un câmp acceptă valori null dacă proprietatea Obligatoriu a câmpului este setată la Nu, iar setarea ValidationRule a proprietății nu împiedică valorile null.
   Valori eroare	Dacă una sau mai multe celule din foaia de lucru sau din interval conțin valori de eroare, cum ar fi #NUM și #DIV, corectați-le înainte de a porni operațiunea de import. Dacă o foaie de lucru sau un interval sursă conține valori de eroare, Access amplasează o valoare null în câmpurile corespunzătoare din tabel. Pentru mai multe informații despre felul în care se remediază aceste erori, consultați secțiunea Depanarea valorilor lipsă sau incorecte, din cuprinsul ulterior al articolului.
   Tip de date	Pentru a evita erorile în timpul importului, asigurați-vă că fiecare coloană sursă conține același tip de date în fiecare rând. Access scanează primele opt rânduri sursă pentru a determina tipul de date al câmpurilor din tabel. Recomandăm ferm să vă asigurați că primele opt rânduri sursă nu amestecă în nicio coloană valori ale unor tipuri de date diferite. În caz contrar, este posibil ca Access nu atribuie tipul de date corect în coloană. De asemenea, este o practică bună să formatați fiecare coloană sursă în Excel și să-i atribuiți un anumit format de date înainte de a porni operațiunea de import. Formatarea se recomandă ferm dacă o coloană include valori ale unor tipuri de date diferite. De exemplu, coloana NrExped dintr-o foaie de lucru poate conține valori numerice și valori text, cum ar fi 871, AA90 și 171. Pentru a împiedica valorile lipsă sau incorecte, efectuați următoarele acțiuni: Faceți clic cu butonul din dreapta pe antetul coloanei, apoi pe Formatare celule. Pe fila Număr, sub Categorie, selectați un format. Pentru coloana NrExped, probabil că alegeți Text. Faceți clic pe OK. În cazul în care coloanele sursă sunt formatate, dar conțin încă valori îmbinate din rândurile care urmează celui de-al optulea rând, este posibil ca operațiunea de import să omită valori sau să convertească valorile incorect. Pentru informații despre depanare, consultați secțiunea Depanarea valorilor lipsă sau incorecte.
   Primul rând	Dacă primul rând din foaia de lucru sau din intervalul de nume conține numele coloanelor, aveți posibilitatea să specificați ca Access să trateze datele din primul rând ca nume de câmpuri în timpul operațiunii de import. Dacă foaia de lucru sau intervalul sursei nu include numele, este bine să le adăugați la sursă înainte de a porni operațiunea de import. Notă: Dacă intenționați să adăugați datele la un tabel existent, asigurați-vă că numele fiecărei coloane corespunde numelui câmpului asociat. Dacă numele coloanei diferă de numele câmpului corespunzător din tabel, operațiunea de import nu va reuși. Pentru a vedea numele câmpurilor, deschideți tabelul în Vizualizare proiect în Access.

3. Închideți registrul de lucru al sursei dacă acesta este deschis. Dacă fișierul sursă rămâne deschis în timpul operațiunii de import, pot avea loc erori la conversia datelor.

Pregătirea bazei de date de destinație

1. Deschideți baza de date Access unde stocați datele importate. Asigurați-vă că baza de date nu este doar în citire și că aveți permisiunile pentru a modifica baza de date.

   sau

   Dacă nu doriți să stocați datele în nicio bază de date existentă, creați o bază de date necompletată. Pentru aceasta:

   Faceți clic pe fila Fișier, pe Nou, apoi pe Bază de date necompletată.

2. Înainte de a porni operațiunea de import, hotărâți dacă stocați datele într-un tabel nou sau într-unul existent.

   Crearea unui tabel nou    Dacă alegeți să stocați datele într-un tabel nou, Access creează un tabel și adaugă datele importate la acel tabel. Dacă există deja un tabel cu numele specificat, Access suprascrie conținutul tabelului, adăugând datele importate.

   Adăugarea la un tabel existent    Dacă alegeți să adăugați datele la un tabel existent, rândurile din foaia de lucru Excel se adaugă la tabelul specificat.

   Rețineți că majoritatea erorilor din timpul operațiunilor de adăugare au lor deoarece datele sursei nu corespund structurii și setărilor câmpului tabelului destinație. Pentru a evita aceasta, deschideți tabelul destinație în Vizualizare proiect și examinați următoarele:

   • Primul rând    Dacă primul rând din foaia de lucru sau din intervalul de nume al sursei nu conține anteturi de coloană, asigurați-vă că poziția și tipul de date ale fiecărei coloane din foaia de lucru corespund acelora din câmpul corespunzător al tabelului. Dacă primul rând conține anteturi de coloană, ordinea coloanelor și a câmpurilor nu este obligatoriu să corespundă, dar numele și tipul de date ale fiecărei coloane trebuie să corespundă exact acelora din câmpul asociat.

   • Câmpuri lipsă sau suplimentare    Dacă unul sau mai multe câmpuri din foaia de lucru sursă nu există în tabelul destinație, adăugați-le înainte de a porni operațiunea de import. Cu toate acestea, dacă tabelul conține câmpuri care nu există în sursă, nu este necesar să ștergeți din tabel aceste câmpuri dacă ele acceptă valori null.

     Sfat: Un câmp acceptă valori null dacă proprietatea Obligatoriu a câmpului este setată la Nu, iar setarea ValidationRule a proprietății nu împiedică valorile null.

   • Cheie primară    Dacă tabelul conține un câmp de chei primare, foaia de lucru sau intervalul sursei trebuie să aibă o coloană care să cuprindă valorile compatibile cu acel câmp de chei primare, iar valorile cheilor importate trebuie să fie unice. Dacă o înregistrare importată conține o valoare cheie primară care există deja în tabelul de destinație, operațiunea de import afișează un mesaj de eroare.

   • Câmpuri indexate    Dacă proprietatea Indexat a unui câmp din tabel este setată la Da (fără dubluri), coloana corespunzătoare din foaia de lucru sau intervalul sursei trebuie să conțină valori unice.

     Urmați pașii din continuare pentru a efectua operațiunea de import.

Pornirea operațiunii de import

1. Locația expertului de import/legare diferă ușor, în funcție de versiunea dvs. de Access. Alegeți pașii care se potrivesc cu versiunea dvs. de Access:

   • Dacă utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft 365, Access 2021 sau Access 2019, pe fila Date externe , în grupul Import & Legătură , faceți clic pe Sursă de date nouă > Din fișier > Excel.

   • Dacă utilizați Access 2016, pe fila Date externe , în grupul Import & Legătură , faceți clic pe Excel.

   Notă: Fila Date externe nu este disponibilă decât dacă o bază de date este deschisă.

2. În caseta de dialog Preluare date externe - Foaie de date Excel, în caseta Nume fișier, specificați numele fișierului Excel care conține datele pe care intenționați să le importați.

   sau

   Faceți clic pe Răsfoire și utilizați caseta de dialog Deschidere fișier pentru a localiza fișierul pe care doriți să îl importați.

3. Specificați modul în care doriți să stocați datele importate.

   Pentru a stoca datele într-un tabel nou, selectați Se importă datele într-un tabel nou în baza de date curentă. Vi se va solicita să denumiți mai târziu acest tabel.

   Pentru a adăuga date la un tabel existent, selectați Se adaugă o copie a înregistrărilor la tabel, apoi selectați un tabel din lista verticală. Această opțiune nu este disponibilă dacă baza de date nu are niciun tabel.

   Pentru a vă lega la sursa de date prin crearea unui tabel legat, consultați secțiunea Legarea la date în Excel mai jos în articol.

4. Faceți clic pe OK.

   Expertul Import foaie de calcul pornește și vă ghidează în procesul de import. Parcurgeți setul de pași următor.

Utilizarea expertului Import foaie de calcul

1. Pe prima pagină a expertului, selectați foaia de lucru care conține datele pe care le importați, apoi faceți clic pe Următorul.

2. Pe a doua pagină a expertului, faceți clic pe Afișare foi de lucru sau pe Afișare zone denumite, selectați foaia de lucru sau intervalul de nume pe care o/îl importați, apoi faceți clic pe Următorul.

3. Dacă primul rând al foii de lucru sau al intervalului sursei conține numele câmpurilor, selectați Primul rând conține titluri de coloană și faceți clic pe Următorul.

   Dacă importați datele într-un tabel nou, Access utilizează aceste anteturi de coloană pentru a numi câmpurile din tabel. Aveți posibilitatea modificați aceste nume în timpul operațiunii de import sau după aceasta. Dacă adăugați datele la un tabel existent, asigurați-vă că anteturile de coloană din foaia de lucru a sursei corespund exact numelor câmpurilor din tabelul destinație.

   Dacă adăugați datele la un tabel existent, treceți direct la pasul 6. Dacă adăugați datele la un tabel nou, parcurgeți pașii rămași.

4. Expertul vă solicită să examinați proprietățile câmpului. Faceți clic pe o coloană din jumătatea de jos a paginii pentru a afișa proprietățile corespunzătoare ale câmpului. Opțional, alegeți una dintre variantele:

   • Examinați și modificați, dacă doriți, numele și tipul de date ale câmpului de destinație.

     Access examinează primele opt rânduri din fiecare coloană pentru a sugera tipul de date al câmpului corespunzător. În cazul în care coloana din foaia de lucru conține tipuri diferite de valori, cum ar fi text și numere în primele opt rânduri ale unei coloane, expertul sugerează un tip de date compatibile cu toate valorile din coloană, cel mai adesea, tipul de date text. Cu toate că este posibil să alegeți alt tip de date, rețineți că valorile care sunt incompatibile cu tipul de date pe care l-ați ales vor fi ignorate sau convertite incorect în timpul procesului de import. Pentru informații suplimentare despre corectarea valorilor lipsă sau incorecte, consultați secțiunea Depanarea valorilor lipsă sau incorecte, mai jos în acest articol.

   • Pentru a crea un index în câmp, setați Indexat la Da.

   • Pentru a ignora complet o coloană sursă, bifați caseta de selectare Nu se importă câmpul (Se ignoră).

     Faceți clic pe Următorul după ce ați terminat de selectat opțiunile.

5. În ecranul următor, specificați o cheie primară pentru tabel. Dacă selectați Access adaugă o cheie primară, Access adaugă un câmp Numerotare automată ca primul câmp din tabelul destinație și îl completează automat cu valori ID unice, pornind de la 1. Faceți clic pe Următorul.

6. În ultimul ecran al expertului, specificați un nume pentru tabelul destinație. În caseta Import în tabelul, tastați un nume pentru tabel. Dacă tabelul există deja, Access afișează un mesaj, întrebându-vă dacă suprascrieți conținutul existent al tabelului. Faceți clic pe Da pentru a continua sau faceți clic pe Nu pentru a specifica alt nume pentru tabelul destinație, apoi faceți clic pe Terminare pentru a importa datele.

   Dacă Access a importat parțial sau integral datele, expertul afișează o pagină care vă arată starea operațiunii de import. În plus, puteți salva detaliile operațiunii ca specificație, pentru utilizări viitoare. În caz contrar, dacă operațiunea nu a reușit deloc, Access afișează mesajul Eroare la încercarea de a importa fișierul.

7. Faceți clic pe Da pentru a salva detaliile operațiunii pentru utilizări viitoare. Salvarea detaliilor vă permite să repetați operațiunea în alt moment fără a fi necesară apelarea la expert.

Consultați Salvarea detaliilor unei operațiuni de import sau export ca specificație pentru a afla cum să salvați detaliile specificației.

Consultați Rularea unei specificații de import sau de export salvate pentru a afla cum să rulați specificațiile salvate despre import sau legare.

Consultați Planificarea unei specificații de import sau de export pentru a afla cum să planificați activitățile de import și de legare pentru a rula în anumite momente.

Șiruri de erori și indicii de depanare

Începutul paginii

Scenarii comune pentru legarea la o foaie de lucru Excel din interiorul Access

În mod obișnuit, se face legătura la o foaie de lucru Excel (în loc de import) din motivele următoare:

• Doriți să păstrați datele în foile de lucru Excel, dar să aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile de interogare și raportare din Access.

• Departamentul sau grupul de lucru utilizează Access, dar datele din sursele externe cu care lucrați sunt în foi de lucru Excel. Nu doriți să păstrați copii ale datelor externe, dar doriți să aveți posibilitatea să lucrați cu acestea în Access.

Dacă aceasta este prima dată când faceți o legătură la o foaie de lucru Excel

• Nu aveți posibilitatea să creați un link la o bază de date Access din interiorul Excel.

• Atunci când faceți legătura la un fișier Excel, Access creează un tabel nou, denumit de obicei tabel legat. Tabelul afișează datele în foaia de lucru sursă sau în intervalul denumit, dar nu stochează datele în baza de date.

• Nu aveți posibilitatea să legați date Excel la un tabel existent din baza de date. Aceasta înseamnă că nu aveți posibilitatea să adăugați date la un tabel existent efectuând o operațiune de legare.

• O bază de date poate conține mai multe tabele legate.

• Toate modificările făcute datelor în Excel se reflectă automat în tabelul legat. Cu toate acestea, conținutul și structura unui tabel legat din Access sunt doar în citire.

• Atunci când deschideți un registru de lucru Excel în Access (în caseta de dialog Deschidere fișier, modificați caseta listă Fișiere de tip la Microsoft Excel și selectați fișierul dorit), Access creează o bază de date necompletată și pornește automat Expertul Legare foaie de calcul.