Doriți să creați automat o schemă logică Visio detaliată, îngrijită, dintr-un registru de lucru Excel? Puteți face acest lucru utilizând Șabloanele Vizualizator date. Fiecare șablon are un registru de lucru Excel asociat, utilizat pentru a efectua conversia datelor de proces într-o schemă logică în Visio. Puteți, de asemenea, să utilizați propriul șablon Excel particularizat, să mapați datele Excel la forme în expertul Creați diagrame din date și să creați automat diagrama. Puteți adăuga chiar coloane suplimentare de date în Excel, care sunt convertite în date de forme Visio.
Visio acceptă și sincronizarea bidirecțională între diagrama Visio și registrul de lucru Excel. Nu doar că puteți crea schema logică, prin editarea datelor din Excel și reîmprospătarea diagramei din Visio, dar puteți, de asemenea, să efectuați modificări la diagrama Visio și apoi să actualizați datele din Excel din diagramă.
Capacitatea de a utiliza șabloane vizualizator date este disponibilă numai cu Visio Plan 2. Dacă nu sunteți sigur ce versiune de Visio utilizați, selectați Fișier > Cont > Despre Visio. Consultați Visio Plan 2 pentru a afla mai multe despre versiunea cu abonament de Visio.
Dacă nu vedeți șabloane Vizualizator de date sau dacă aveți alte întrebări despre noțiunile de bază, vizitați pagina Întrebări frecvente despre Vizualizatorul de date.
Notă: Pentru a utiliza această caracteristică, trebuie să aveți un abonament Microsoft 365. Dacă sunteți abonat Microsoft 365, asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune de Office. Dacă sunteți specialist IT și gestionați procesul de actualizare Microsoft 365, consultați pagina cu lansările canalului pentru a afla ce actualizări sunt furnizate în fiecare canal.
În acest articol
Crearea unei diagrame cu Vizualizator date
Înainte de a începe
Strângeți-vă ideile și treceți-le pe hârtie sub formă de schiță sau scrise în cerneală. Această schiță brută vă poate ajuta să începeți rapid lucrul și să parcurgeți mai ușor următorii pași.
Pentru a crea o diagramă Vizualizator date, puteți lucra simultan în Excel și Visio. Poate fi mai ușor să lucrați în două ferestre pe dispozitivul Windows sau într-un mediu cu mai multe monitoare. Compararea vizuală a lucrului între Excel și Visio vă ajută să confirmați că faceți ceea ce intenționați să faceți.
Recomandat Urmăriți acest videoclip Microsoft Office pentru cum funcționează: Vizualizator date: Demonstrație.
Etapa 1: Alegeți un șablon Vizualizator date
-
Deschideți Visio sau selectați Fișier > Nou dacă editați o diagramă.
-
Selectați ȘABLOANE.
-
Selectați Schemă logică.
-
Selectați Schemă logică elementară - Vizualizator date, Schemă interfuncțională - Vizualizator date sau Diagramă audit - Vizualizator date.
Un șablon Vizualizator date are o pictogramă Excel în colțul din stânga sus.
Pentru mai multe informații despre schemele logice și formele lor, consultați Crearea unei scheme logice elementare și Crearea unei scheme logice interfuncționale.
Etapa 2: Creați un registru de lucru Excel
-
În previzualizarea șablonului, selectați Șablon de date Excel.
Notă Dacă doriți să utilizați aceleași șabloane eșantion pentru Excel utilizate în acest articol pentru referință, le puteți descărca accesând următoarele linkuri:
-
Selectați Fișier > Salvare, specificați un computer, un server de rețea sau o bibliotecă de documente SharePoint, introduceți un nume de fișier și selectați Salvare.
-
Pentru a adăuga o foaie de lucru nouă, în partea de jos a registrului de lucru, selectați Foaie nouă
-
Creați un tabel Excel. Pentru mai multe informații despre utilizarea tabelelor Excel, consultați Prezentare generală a tabelelor Excel, Crearea sau ștergerea unui tabel Excel și Redimensionarea unui tabel prin adăugarea sau eliminarea rândurilor și coloanelor.
-
Adăugați la tabel coloanele și rândurile care sunt utilizate pentru a crea diagrama Visio. Există cerințe specifice pentru anteturile de coloană și valorile din tabelul Excel. Utilizați secțiunea Cum interacționează coloanele Excel cu componente de schemă logică Visio ca ghid vizual.
Etapa 3: Adăugați date de formă suplimentare la tabelul Excel (opțional)
-
Examinați fila Hartă proces din șablonul Excel. Coloanele din tabelul Excel sunt colorate cu albastru și verde. Culoarea oferă un indiciu vizual despre diferența dintre coloane.
Coloanele albastre sunt utilizate pentru a crea schema logică în diagrama Visio. Toate coloanele sunt adăugate, de asemenea, ca date de formă.
-
Pentru a adăuga date de formă suplimentare, adăugați una sau mai multe coloane la tabelul Excel.
Coloanele verzi indică datele de formă suplimentare pe care puteți să le adăugați la fiecare formă. Puteți adăuga oricâte coloane suplimentare. În mod implicit, aceste date nu sunt vizibile în diagramă, cu excepția cazului în care adăugați grafice de date. Pentru a vedea datele de formă din diagrama Visio, selectați Date > Fereastra Date formă. Pentru mai multe informații despre datele de formă și graficele de date, consultați Adăugarea datelor la forme și Grafice de date, o prezentare generală.
Etapa 4: Creați o diagramă Visio cu expertul
-
Comutați înapoi la Visio și, în previzualizarea șablonului, selectați unitatea de măsură, apoi Creare.
-
Pe prima pagină a expertului Creați diagrame din date, procedați astfel:
-
Sub Ce diagramă doriți să creați din date, selectați un șablon: Schemă logică elementară, Schemă logică interfuncțională (orizontală) sau Schemă logică interfuncțională (verticală).
-
Sub Selectați registrul de lucru Excel, selectați un registru de lucru din lista celor mai recent utilizate registre de lucru sau selectați Răsfoire pentru a găsi registrul de lucru pe care l-ați creat în Etapa 2.
-
Sub Selectați un tabel sau o serie particularizată din registrul de lucru, selectați tabelul care conține datele dvs. de proces din Excel.
-
Selectați Terminare. Astfel acceptați toate valorile implicite pe care Visio le completează pentru celelalte pagini din expert.
-
Prin urmare, diagrama este creată automat în interiorul unui container. Paginile suplimentare Visio sunt adăugate în funcție de dimensiunea schemei logice.
Etapa 5: Salvați diagrama Visio
-
Selectați Fișier > Salvare, găsiți o locație, introduceți un nume de fișier și selectați Salvare.
Este recomandat să păstrați fișierele Excel și Visio în aceeași locație, deoarece ele funcționează împreună.
Etapa 6: Sincronizarea datelor și diagramei
După ce creați o diagramă cu Vizualizator date, este posibil să doriți s-o modificați. Visio acceptă sincronizarea bidirecțională între datele sursă și diagramă.
Sfat Păstrați ambele fișierele sincronizate și actualizate după ce terminați lucrul cu acestea. Atunci când modificați datele din Excel, reîmprospătați diagrama, iar atunci când modificați conținutul diagramei, actualizați datele din Excel.
Pentru a modifica datele din Excel și a reîmprospăta apoi diagrama
-
Aduceți modificări datelor sursă în tabelul Excel. Puteți să adăugați, să actualizați sau să ștergeți rânduri.
-
Salvați registrul de lucru Excel.
-
În Visio, faceți clic în containerul diagramei pentru a activa fila Instrumente de date - Proiectare din panglică, apoi selectați Reîmprospătare diagramă.
În consecință, modificările pe care le-ați efectuat în registrul de lucru Excel sunt afișate în diagrama Visio. Rețineți următoarele:
-
Dacă ați efectuat modificări în diagramă care s-ar putea pierde după reîmprospătare, Visio afișează o casetă de dialog Reîmprospătare conflicte din diagramă.
-
Reîmprospătarea aduce modificări doar formelor și conexiunilor din interiorul containerului.
-
Toate modificările de formatare pe care le aduceți formelor sau conectorilor din interiorul containerului se păstrează.
-
Păstrați toate formele de diagrame și liniile conectoare în interiorul containerului. Niciun alt obiect de pe pagină, dar aflat în afara containerului, nu este afectat. Pentru mai multe informații despre containere, consultați Clarificarea structurii diagramelor utilizând containere și liste.
Pentru a schimba conținutul din diagramă și a actualiza apoi datele din Excel
-
Modificați diagrama Visio. Puteți să adăugați, să actualizați sau să ștergeți forme și conectori.
-
Dacă registrul de lucru Excel este pe un computer desktop sau un server de fișiere din rețea, asigurați-vă că este salvat și închis.
-
Faceți clic în containerul diagramei pentru a activa fila Instrumente de date - Proiectare din panglică, apoi selectați Actualizați datele sursă.
În consecință, modificările pe care le-ați efectuat în diagrama Visio sunt actualizate în registrul de lucru Excel. Dacă datele se pot pierde în Excel, Visio afișează caseta de dialog Conflict la actualizarea datelor sursă. Pentru a evita problemele, utilizați următoarele exemple de bună practică:
-
Salvați o copie backup a datelor Excel înainte de a suprascrie modificările.
-
În registrul de lucru Excel, utilizați un tabel Excel ca sursă de date, nu un interval particularizat. După ce selectați Înlocuire în caseta de dialog Actualizați datele sursă, Visio efectuează conversia zonei particularizate într-un tabel Excel.
-
Nu utilizați formule în sursa de date Excel. După ce selectați Înlocuire în caseta de dialog Actualizați datele sursă, Visio efectuează conversia formulei în rezultatul acesteia.
-
Ați creat diagrama utilizând următoarea opțiune din expertul Creați diagrame din date, unde coloanele de date sunt mapate la funcții și faze: Maparea > Mai multe opțiuni > Păstrați ordinea valorilor de coloană din date pentru a crea > Selectați funcția sau culoarul sau Selectați faza sau cronologia. pentru a reprezenta conexiunea dintre forme. După ce selectați Suprascriere în caseta de dialog Actualizare date sursă , se adaugă coloana suplimentară.
-
Ați creat o diagramă de schemă logică interfuncțională, având atât culoarele, cât și fazele bazate pe ordinea valorilor de date din Excel. Ați creat diagrama utilizând următoarea opțiune din expertul Creați diagrame din date, în care coloanele de date sunt conectate la pașii de proces și activități: Asociere > Specificați cum să se conecteze pașii de proces/activitățile > Conectați secvențial În acest caz, Visio necesită o coloană suplimentară în datele dvs. pentru a reprezenta conexiunea dintre forme. Dacă modificați ordinea culoarelor sau a fazelor din diagramă, ordinea se modifică în sursa de date. După ce selectați Înlocuire în caseta de dialog Actualizați datele sursă, culoarele și fazele din diagramă nu mai urmează ordinea datelor din registrul de lucru Excel.
Etapa 7: Particularizați interacțiunea dintre tabelul Excel și diagrama Visio (opțional)
Există momente când poate doriți să particularizați crearea diagramelor cu Vizualizator date. De exemplu, poate doriți să utilizați forme diferite pentru a respecta standardele organizației sau să mapați la nume diferite de coloane din tabelul Excel.
-
Când selectați Creare pentru a accesa expertul Creați diagrame din date și după ce introduceți valori pe prima pagină (consultați Etapa 4), selectați Următorul sau Înapoi pentru a afișa fiecare pagină din expert.
-
Selectați Ajutor (?) pentru a obține mai multe informații despre particularizarea fiecărei opțiuni de pe pagină. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea expertului Creați diagrame din date.
Cum interacționează coloanele Excel cu componente de schemă logică Visio
Utilizați următoarea prezentare a imaginii pentru a înțelege cum se utilizează fiecare coloană Excel pentru a crea schema logică Visio.
Rețineți că mai jos se utilizează o serie de "file" ("ID", "Descriere", "ID următor" și așa mai departe) pentru a ilustra diferitele coloane ale unui tabel Excel. Faceți clic pe un nume de filă pentru a vedea ilustrația pentru acea coloană.
ID pas proces Un număr care identifică fiecare formă din schema logică. Această coloană este obligatorie și fiecare valoare din tabelul Excel trebuie să fie unică și să nu fie lăsată necompletată. Această valoare nu se afișează în schema logică.
Descriere pas proces Text adăugat la fiecare formă din schema logică.
ID pas următorul ID-ul pasului de proces al următoarei forme din secvență. O formă cu ramificare are doi pași următori și este reprezentată prin numere separate prin virgulă, cum ar fi 4,5. Puteți avea mai mult de doi pași următori.
Etichetă de conector Pentru formele cu ramificare, etichetele de conector sunt reprezentate prin text separat prin virgulă, cum ar fi Da,Nu. Da corespunde cifrei 4 și Nu corespunde cifrei 5 din exemplu.
Tip formă Tipul de formă pe care doriți să o reprezentați în diagrama Visio, de exemplu Proces sau Decizie. Microsoft recomandă utilizarea listelor verticale pentru a ajuta la validarea opțiunilor dvs.
Funcție și fază Funcția (sau culoarul) și faza (sau cronologia) de care aparține fiecare formă. Această coloană se aplică doar la o diagramă schemă inter-funcțională și este ignorată de o diagramă schemă logică elementară.
Utilizarea altor tipare pentru a crea o diagramă cu Vizualizator date
Pe lângă utilizarea șabloanelor Vizualizator date, puteți utiliza și tipare din alte șabloane atunci când creați o diagramă cu Vizualizator date. De exemplu, creați diagrame de proces pentru tranzacții financiare sau gestionarea inventarului. Există alte tipare orientate spre proces, inclusiv șabloane pentru Forme de bază BPMN și Obiecte flux de producție. Puteți chiar să adăugați forme particularizate utilizând tiparul Formele mele. Pentru mai multe informații, consultați Crearea, salvarea și partajarea tiparelor particularizate.
-
Deschideți o diagramă Vizualizator date (Schemă logică elementară sau Schemă logică interfuncțională) pe care ați creat-o deja.
-
Selectați Creare pentru a accesa expertul Creați diagrame din date și, după ce introduceți valorile pe prima pagină, selectați Următorul până când afișați pagina Mapare formă din expert.
-
Adăugați unul sau mai multe tipare utilizând opțiunea Mai multe forme.
-
Selectați orice formă și mapați-o prin glisare la valorile de date din coloana Tip formă.
Crearea și legarea la diagrame subproces
În prezent, caracteristica Vizualizator date nu acceptă crearea de subprocese dintr-un singur tabel Excel. Totuși, puteți să creați mai multe diagrame utilizând tabele diferite într-un fișier Visio, apoi să legați formele ca soluție alternativă.
-
În aplicația desktop Visio, selectați un șablon Vizualizator date, apoi selectați linkul Șablon de date Excel pentru a deschide Excel. Apoi selectați Creare pentru a deschide șablonul Vizualizator date Visio.
-
Utilizați șablonul de date Excel pentru a crea tabele pentru procesele și subprocesele dvs. Amplasați tabelul pentru fiecare subproces într-o altă foaie, apoi salvați fișierul Excel.
De exemplu, Foaia 1: Proces principal, Foaia 2: SubProces1, Foaia 3: SubProces2.
-
Comutați înapoi la aplicația desktop Visio și utilizați expertul pentru a importa tabelul Proces principal la Pagina 1 de pe pânza Visio.
-
Sub pânză, selectați pictograma + pentru a crea o Pagină 2. În fila Date, selectați Creare pentru a lansa din nou expertul de import. Alegeți să importați date din următoarea foaie din registrul de lucru Excel și parcurgeți pașii din expert.
-
Continuați să creați pagini noi în Visio și să utilizați expertul pentru fiecare dintre tabelele de date de subprocesare pe care le-ați creat.
-
În sfârșit, selectați pagina cu diagrama de proces principală și faceți clic dreapta pe o formă pentru a crea o legătură la un subproces. Selectați Hyperlink și legați-l la orice formă dintr-una dintre diagramele de subproces.
Aplicarea Graficelor de date la o diagramă
Puteți îmbunătăți diagrama adăugând grafice de date, care vă ajută să vizualizați datele de formă în diagramă. De fapt, puteți să transformați diagrama într-un tablou de bord de proces în care graficele de date afișează informații despre indicatorii de performanță cheie (KPI) utilizând pictograme grafice de date bazate pe datele de formă.
-
Deschideți diagrama cu Vizualizator date.
Selectați containerul pentru care doriți să aplicați Grafice de date.
-
Selectați Date > Câmpuri de grafice de date.
-
Selectați câmpurile de grafice de date pe care doriți să le adăugați în diagramă.
Graficele de date se aplică la întreaga diagramă. Pentru a ascunde grafice de date pentru anumite forme, lăsați valorile din coloanele de date necompletate în registrul de lucru Excel pentru acele rânduri.
-
Dacă doriți, puteți seta opțiuni suplimentare în fila Date. Pentru mai multe informații, consultați Grafice de date, o prezentare generală.
Gestionarea registrului de lucru Excel legat la diagramă
Ocazional, poate fi necesar să legați din nou sau să actualizați registrul de lucru Excel asociat. Puteți face acest lucru convenabil din Visio.
Legați din nou registrul de lucru Excel cu diagrama Visio
Dacă registrul de lucru Excel legat la o diagramă Vizualizator date este redenumit sau mutat într-o altă locație, atunci legătura dintre diagrama Visio și registrul de lucru Excel este întreruptă. Această problemă poate apărea și dacă redenumiți tabelul Excel.
-
Selectați containerul pentru diagrama Vizualizator date. Acest lucru activează fila Instrumente de date - Proiectare din panglică.
-
Selectați Proiectare instrumente de date > Relegare date sursă.
-
Răsfoiți la registrul de lucru Excel redenumit sau mutat.
-
Selectați un tabel sau o zonă particularizată din registrul de lucru.
-
Pentru a remedia linkul întrerupt, selectați Relegare.
Atunci când încercați să reîmprospătați diagrama sau să actualizați datele sursă și legătura este întreruptă, Visio vă solicită, de asemenea, să faceți din nou legătura.
Important Nu modificați numele coloanelor din tabelul Excel legat la diagramă. În caz contrar, operațiunea de relegare nu reușește.
Deschiderea registrului de lucru Excel legat la diagramă
Puteți modifica conținutul legat din Excel direct din Visio. De exemplu, poate doriți să adăugați mult conținut și să vă fie mai ușor să editați datele dintr-o foaie de calcul.
-
În Visio, selectați containerul pentru diagrama Vizualizator date. Acest lucru activează fila Instrumente de date - Proiectare din panglică.
-
Selectați Proiectare instrumente de date > Deschidere date sursă.
-
Efectuați modificările în Excel, apoi salvați și închideți registrul de lucru.
-
Pentru a vedea modificările din diagramă, selectați Instrumente de date, Proiectare > Reîmprospătare diagramă.
Pașii următori
Iată câteva activități pe care este recomandat să le efectuați după ce creați o diagramă cu Vizualizator date.
-
Teme O temă din Visio este un set de culori și efecte pe care le puteți aplica la un desen cu un singur clic. Temele sunt o modalitate rapidă de a oferi desenelor dvs. un aspect proiectat profesionist. Pentru mai multe informații, consultați Aplicarea unui aspect profesionist desenelor cu teme.
-
Aspect Visio are ghiduri manuale și instrumente automate care vă ajută să vă asigurați că formele din diagramă sunt aliniate și spațiate bine. Acest lucru vă ajută să faceți desenul cât mai clar posibil și să îi dați un aspect profesionist. Pentru mai multe informații, consultați Alinierea și poziționarea formelor într-o diagramă.
-
Export Exportați o diagramă Vizualizator date și registrul de lucru Excel asociat la un pachet de șabloane Visio (.vtpx). Un pachet de șabloane Visio salvează setările de diagramă, tiparele și datele pentru a fi utilizate de alte persoane ca punct de pornire rapidă pentru a-și crea propria diagramă Vizualizator date. Alți utilizatori pot instala pachetul de șabloane pe computerele lor. Pentru mai multe informații, consultați Exportul și instalarea unui pachet de șabloane Vizualizator date.
