Cunoașterea persoanelor disponibile pentru a lucra la proiect poate deveni o provocare atunci când lucrați în mai multe proiecte.
Dacă atribuiți aceleași persoane mai multor proiecte sau utilizați resurse partajate în proiect, este util să combinați toate informațiile despre resurse într-un singur fișier central, numit fond comun de resurse. Rezervorul de resurse este util și pentru identificarea conflictelor de atribuire și pentru vizualizarea alocării de timp pentru fiecare proiect.
Crearea unui rezervor de resurse
Notă: Dacă utilizați Project Professional și există resurse în rezervorul de resurse de întreprindere al organizației dvs., nu trebuie să creați un alt rezervor de resurse. Consultați Adăugarea resurselor la rezervorul de resurse de întreprindere pentru mai multe informații.
-
Deschideți Project, faceți clic pe Proiect necompletat > fila Resursă .
-
Faceți clic pe săgeata de lângă Echipa Planner și faceți clic pe Foaie resurse.
-
Faceți clic pe Adăugare resurse și importați informațiile existente despre resurse.
Pentru a tasta informații despre persoane noi, faceți clic pe Resursă de lucru și adăugați Nume resursă și detalii.
Notă: Dacă utilizați Project Professional cu Project Server, veți avea acces la resursele de întreprindere. Pentru a afla mai multe despre versiunile Project, consultați Compararea versiunilor de proiect. Lista de resurse de întreprindere este gestionată de obicei de un administrator și fiecare manager de proiect poate adăuga din aceste resurse la proiectele lor.
După ce creați un rezervor de resurse partajate, informațiile pentru fiecare proiect partajat provin din acest rezervor de resurse și toate informațiile, cum ar fi atribuirile, tarifele de cost și disponibilitatea se află în această locație centrală.
Utilizarea rezervorului de resurse
-
Deschideți proiectul rezervorului de resurse.
-
Deschideți proiectul care va partaja resurse din rezervor și faceți clic pe Resurse > Rezervor de resurse > Partajare resurse.
-
Faceți clic pe Utilizare resurse, apoi, în caseta De la , faceți clic pe proiectul rezervor de resurse pe care l-ați deschis la pasul 1.
-
Faceți clic pe Rezervor are prioritate dacă doriți ca informațiile din rezervorul de resurse să înlocuiască toate informațiile conflictuale din proiectul dvs. (care partajează).
Sau
Faceți clic pe Persoana care partajează are prioritate dacă doriți ca informațiile din proiect să înlocuiască toate informațiile conflictuale din rezervorul de resurse.
-
Faceți clic pe OK.
Acum puteți utiliza resursele pentru proiectul dvs. Toate resursele din proiect sunt adăugate automat în rezervor.
-
Pentru a vedea lista de resurse partajate, faceți clic pe Activitate> Diagramă Gantt > Foaie resurse.
Lucrul cu informații despre utilizarea resurselor
Puteți să vizualizați și să actualizați fișierul rezervor de resurse din proiectul curent (fișier care partajează ). Este o practică bună să actualizați și să vizualizați periodic resurse pentru a obține cele mai recente informații despre alocări și impactul său asupra proiectelor dvs.
Notă: Pentru a edita direct un fișier rezervor de resurse, veți avea nevoie de acces în citire/scriere la acel fișier. În caz contrar, puteți doar să vizualizați utilizarea resurselor și să efectuați modificări la resursele proiectului.
-
Deschideți-vă fișier care partajează de proiect .
-
În caseta care apare, faceți clic pe Deschideți rezervorul de resurse pentru a vedea atribuirile din toate fișierele care partajează. Acest lucru deschide rezervorul de resurse ca fișier doar în citire.
-
Pentru a vedea atribuirile din proiecte care partajează rezervorul de resurse, faceți clic pe Activitate > Diagramă Gantt > Utilizare resurse.
Sfat: Numele de resurse care apar cu roșu indică resursa peste alocare.
Puteți să actualizați cu noi resurse, să actualizați totalul planificat și informațiile de lucru. Aflați mai multe despre atribuirea persoanelor la activități.
-
După ce efectuați actualizări, faceți clic pe Rezervorul de resurse > >Actualizați rezervorul de resurse.
Sfat: Dacă rezervorul de resurse de actualizare nu este disponibil din proiect, este posibil să fi deschis fișierul rezervor de resurse în modul citire/scriere. Închideți și redeschideți rezervorul de resurse în modul citire.
Oprirea partajării resurselor
Dacă proiectul dvs. partajează resurse dintr-un rezervor de resurse sau dintr-un alt fișier de proiect, îl puteți deconecta de la acel alt fișier. Resursele cu atribuiri în fișierul de proiect rămân în proiect după ce fișierul este deconectat de la rezervorul de resurse sau de la alt fișier de proiect, dar celelalte resurse din rezervorul de resurse sau din alt fișier nu mai sunt disponibile.
Notă: De obicei, nu doriți ca atribuirile de activitate să fie păstrate în fond comun de resurse după ce deconectați fișier care partajează. Cu toate acestea, atribuirile vor fi reținute dacă deconectați fișierul care partajează de la rezervorul de resurse atunci când rezervorul de resurse nu este deschis sau dacă nu salvați rezervorul de resurse după ce deconectați fișierul care partajează. Pentru a elimina atribuirile reținute din rezervor, deconectați fișierul care partajează din fișierul rezervor de resurse și toate informațiile de atribuire a activităților sunt șterse din rezervorul de resurse fără a afecta fișierul care partajează anterior. Dacă există deja activități rămase în rezervorul de resurse, reconectați fișierul care partajează la rezervorul de resurse și deconectați-l din nou.
Deconectați fișierul de partajare activ de la rezervorul său de resurse
Puteți deconecta fișierul de proiect activ de la rezervorul de resurse sau de la alt fișier la care este conectat și cu care se partajează resurse.
-
Deschideți rezervorul de resurse care conține resursele pe care le partajați.
-
În caseta de dialog Deschidere rezervor de resurse , faceți clic pe Deschidere listă de resurse în citire/scriere, astfel încât să puteți modifica informațiile despre resurse. Rețineți că deschiderea rezervorului cu permisiuni de citire/scriere împiedică alte persoane să actualizeze rezervorul cu informații noi.
-
Deschideți proiectul.
-
Alegeți Resurse > Rezervor de resurse > Partajare resurse.
-
Faceți clic pe Utilizare resurse proprii, apoi faceți clic pe OK.
-
Salvați ambele fișiere de proiect.
Aflați mai multe despre fondurile comune de resurse
Un rezervor de resurse vă ajută să administrați mai ușor persoanele sau echipamentele atribuite activităților din mai multe fișiere de proiect. Rezervorul de resurse centralizează informațiile despre resurse, cum ar fi numele resursei, calendarul utilizat, unitățile de resurse și tabelele cu rate de cost.
Fiecare proiect care utilizează resurse din rezervorul de resurse se numește fișier care partajează.
Sfat: Creați un fișier de proiect nou (separat) doar pentru informații despre resurse. Acest lucru vă va ajuta să gestionați mai ușor informațiile despre resurse și atribuirile de activități între fișierele care partajează și rezervorul de resurse.
Câțiva pași următori
-
V-ar putea interesa să aflați cum să adăugați persoane și să le atribuiți activităților.
-
Lucrați la menținerea unui proiect mare organizat? Încercați să creați un proiect principal pentru a lega mai multe proiecte.
-
Dacă v-ați întrebat de impactul alocării resurselor asupra proiectului dvs., consultați secțiunea despre modul în care atribuirile de resurse determină planificarea.
