Stabilirea de reguli pentru o îmbinare de corespondență

Să presupunem că trimiteți aceeași invitație pentru o întâlnire trimestrială. Sursa de date nu stochează datele întâlnirii, iar data întâlnirii apare de mai multe ori în invitație.

Plasând marcajele în document și inclusiv un câmp ASK, puteți executa aceeași îmbinare pentru fiecare întâlnire. Singurul lucru pe care va trebui să îl tastați este data întâlnirii și o veți tasta doar o singură dată.

1. În documentul de îmbinare, apăsați Ctrl + F9, apoi tastați un nume pentru a crea un marcaj în document. Repetați acest lucru, utilizând același nume, în fiecare loc în care doriți ca răspunsul la câmpul ASK să apară în document.

2. Amplasați cursorul undeva în document, înainte de primul marcaj pe care tocmai l-ați creat.

3. În fila corespondență , accesați reguli> întrebați .

4. Selectați marcajul pe care tocmai l-ați creat (sau tastați numele acestuia) și introduceți o solicitare, cum ar fi "data evenimentului?" în caseta de Solicitare .

5. Selectați OK, apoi din nou OK .

6. La sfârșitul procesului, când ați lovit Terminare & îmbinare, selectați Editare documente individuale. Vi se va solicita un răspuns pentru fiecare destinatar. Acest răspuns va fi inserat în marcajele pe care le-ați specificat, în documentele care rezultă din îmbinare.

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul ASK

Să presupunem că trimiteți aceeași invitație pentru o întâlnire trimestrială. Sursa de date nu stochează datele întâlnirii, iar data întâlnirii apare o singură dată în invitație.

Prin plasarea unui câmp de completare în document, puteți executa aceeași îmbinare pentru fiecare întâlnire. Singurul lucru pe care va trebui să îl tastați este data întâlnirii.

1. Amplasați cursorul acolo unde doriți să fie trimis textul de umplere.

2. În fila corespondență , accesați reguli> completare.

3. Introduceți o solicitare, cum ar fi "data evenimentului?" în caseta de Solicitare .

4. Selectați OK, apoi din nou OK .

5. La sfârșitul procesului, când ați lovit Terminare & îmbinare, selectați Editare documente individuale. Vi se va solicita un răspuns pentru fiecare destinatar. Acest răspuns va fi inserat în câmpul Fill-in, în documentele care rezultă din îmbinare.

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul Fill-in

Să presupunem că trimiteți corespondență la o listă de participanți la conferință care călătoresc pe plan intern și internațional. Câmpul țară/regiune din sursa de date poate fi necompletat pentru participanții locali. Puteți utiliza un IF... Apoi... Else... regulă pentru a personaliza mesajul pentru toți destinatarii. De exemplu, destinatarii ale căror câmpuri de țară/regiune sunt necompletate pot vedea "veți fi salutat la poartă la sosire", în timp ce toți ceilalți destinatari pot vedea "veți fi salutat la biroul din apropierea vămilor".

1. Amplasați cursorul acolo unde doriți să fie trimis textul condițional.

2. În fila corespondență , accesați reguli> dacă... Apoi... Altfel.

3. În lista Nume câmp , alegeți câmpul din sursa de date care va determina textul condițional.

4. În lista comparație , alegeți o modalitate de a compara valoarea de date.

5. În caseta Comparare cu , introduceți valoarea de comparație (omiteți această problemă dacă ați ales este necompletat sau nu este necompletat ca comparație).

6. În caseta Inserare text , introduceți textul care intră în document atunci când sunt îndeplinite criteriile de comparație.

7. În caseta se inserează altfel textul , introduceți textul care intră în document atunci când nu este îndeplinit criteriile de comparație.

8. Selectați OK.

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul IF

Să presupunem că doriți ca corespondența să arate fiecărui destinatar poziția pe care o aşteptare. Doriți să sortați lista de destinatari în ordine cronologică a înscrierilor, apoi să utilizați o regulă de îmbinare înregistrare # pentru a afișa poziția numerotată a destinatarului în listă.

Numărul de înregistrare reflectă orice sortare sau filtrare aplicată la sursa de date înainte de îmbinare.

1. Amplasați cursorul acolo unde doriți să apară numărul de înregistrare.

2. În fila corespondență , accesați reguli> îmbinare înregistrare #.

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul MERGEREC

Să presupunem că doriți ca corespondența să arate fiecărui destinatar numărul total de persoane care s-au înscris pentru un eveniment. Regula îmbinare secvență # vă oferă o contorizare a înregistrărilor din documentul îmbinat.

1. Amplasați cursorul acolo unde doriți să apară numărul de înregistrare.

2. În fila corespondență , accesați reguli> îmbinare secvență #.

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul MERGESEQ

Să presupunem că utilizați îmbinarea de corespondență pentru a imprima lista de persoane de contact pe o singură foaie de hârtie. Utilizați următoarea regulă de înregistrare pentru a spune Word să treacă la următoarea înregistrare fără a începe o pagină nouă.

1. Amplasați cursorul acolo unde doriți să apară datele din următoarea înregistrare.

2. În fila corespondență , accesați reguli> următoarea înregistrare.

3. Inserarea unui câmp de îmbinare pentru datele pe
   care le doriți în continuare De exemplu, o listă de nume de firme poate arăta astfel:

   «Company_Name»
   «Următoarea înregistrare» «Company_Name»
   «Următoarea înregistrare» «Company_Name»

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul următor

Să presupunem că doriți o listă cu participanții la conferință pe o foaie de hârtie și participanții internaționali de călătorie enumerați pe o altă foaie de hârtie. Câmpul țară/regiune din sursa de date poate fi necompletat pentru călătorii interni. Puteți utiliza o înregistrare următoare dacă regulă pentru a împiedica Word să înceapă o pagină nouă până când ajunge la destinatarii al căror câmp de țară/regiune nu este necompletat. Pentru a realiza acest lucru, doriți să sortați mai întâi sursa de date după țară/regiune.

1. Amplasați cursorul acolo unde doriți să apară datele din următoarea înregistrare.

2. În fila corespondență , accesați reguli> următoarea înregistrare dacă.

3. În lista Nume câmp , alegeți numele câmpului de îmbinare, cum ar fi City.

4. În lista comparație , alegeți o modalitate de a compara valoarea de date. De exemplu, pentru a alege destinatarii dintr-o anumită localitate, alegeți Egal cu.

5. În caseta Comparare cu , introduceți valoarea pe care doriți să o utilizați. De exemplu, pentru a elimina destinatarii din Tokyo, tastați Tokyo (ignorați-l dacă ați ales este necompletat sau nu este necompletat ca comparație).

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul NEXTIF

Să presupunem că pregătiți invitații la o conferință în care difuzorul keynote nu a fost finalizat încă. Puteți să lăsați substituenți pentru numele vorbitorului în tot documentul și să includeți o regulă de marcaj în document, unde să introduceți numele vorbitorului o dată și apare în toate substituenții.

Substituenții sunt câmpuri Ref; regula set Bookmark inserează un câmp care nu este afișat în document (dacă nu apăsați ALT + F9 pentru a afișa coduri de câmp).

1. Amplasați cursorul oriunde în document.

2. În fila corespondență , accesați reguli> Setați marcajul în documentși tastați un nume, apoi selectați OK.

3. Amplasați cursorul oriunde doriți să apară textul marcajului în document.

4. Pe fila Inserare , accesați câmpulpărți rapide > și alegeți Ref.

5. Alegeți numele marcajului în document pe care tocmai l-ați creat și selectați OK.

6. Inserați câmpul Ref oriunde doriți să apară textul marcajului în document.

7. Înainte de a executa îmbinarea, faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul set, selectați Editare câmpși introduceți textul dorit în caseta text .

8. Selectați OK.

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul set 

Să presupunem că dețineți un magazin de haine și veți găsi că aveți un inventar al unui anumit tricou, dar nu și în cea mai populară dimensiune. Atunci când sunteți gata să trimiteți un Flyer de vânzări, veți exclude clienți care poartă o anumită dimensiune. Utilizați regulă Ignorare înregistrare dacă pentru a compara conținutul datelor de dimensiune ale clienților la dimensiunea pe care doriți să o excludeți.

1. În fila corespondență , accesați reguli> Ignorare înregistrare dacă.

2. În lista Nume câmp , alegeți numele câmpului de îmbinare, cum ar fi Dimensiune.

3. În lista comparație , alegeți o modalitate de a compara valoarea de date. De exemplu, pentru a elimina clienți care poartă o anumită dimensiune, alegeți egal cu.

4. În caseta Comparare cu , introduceți valoarea pe care doriți să o utilizați. De exemplu, pentru a elimina clienți care poartă dimensiune extra-, alegeți XS (ignorați-l dacă ați ales este necompletat sau nu este necompletat ca comparație).

Mai multe informații: coduri de câmp: câmpul SKIPIF