Formula pentru site-uri de succes și utilizatori fericiți este o abordare bine planificată și durabilă pentru gestionarea site-urilor și a utilizatorilor. Iată câteva activități și concepte esențiale pe care le puteți utiliza pentru a planifica site-uri și a gestiona utilizatorii pentru organizația dvs.
Despre colecțiile de site-uri
Indiferent dacă sunteți începător în SharePoint sau ați utilizat mai multe versiuni, experiența SharePoint modernă oferă o mai mare flexibilitate, navigare mai ușoară și toate site-urile sunt prietenoase pentru mobil. Vă recomandăm să creați colecții de site-uri pentru fiecare volum de lucru din organizația dvs. Experiența SharePoint modernă face mai ușoară navigarea și menținerea, deoarece fiecare site este acum o colecție de site-uri. Aflați mai multe despre experiența modernă din SharePoint și despre avantajele utilizării site-urilor hub. Vă recomandăm să creați colecții de site-uri pentru fiecare volum de lucru, apoi să le asociați pe toate într-un site hub. Acest lucru oferă o flexibilitate mai mare și adoptă cu ușurință nevoile în schimbare ale organizației dvs. Pentru mai multe informații, consultați ce este un site hub SharePoint?.
Administratorul SharePoint deleagă gestionarea colecțiilor de site-uri la alte persoane din organizația dvs. Modelul de permisiuni SharePoint vă ajută, permițându-vă să atribuiți permisiuni pentru roluri diferite, cum ar fi administratorul colecției de site-uri, proprietarul site-ului și alte roluri. Consultați gestionarea administratorilor colecției de site-uri pentru a afla cum să adăugați și să eliminați administratorii colecției de site-uri
Administratorul colecției de site-uri are nivelul de permisiune control total la colecția de site-uri. Acest lucru înseamnă că puteți să adăugați sau să ștergeți site-uri sau să modificați setările pentru orice site dintr-o colecție de site-uri. În plus, puteți să vizualizați, să adăugați, să ștergeți sau să modificați tot conținutul din aceste site-uri. Administratorul de colecție de site-uri secundar poate fi desemnat de administratorul colecției de site-uri. Ca administrator al colecției de site-uri, puteți să adăugați un alt administrator de colecție de site-uri sau să modificați administratorul colecției de site-uri, prin pagina Setări. Pentru mai multe informații despre această activitate, consultați gestionarea administratorilor colecției de site-uri.
O colecție de site-uri tradițională este un grup de site-uri SharePoint care au același proprietar și setările de administrare a partajării, cum ar fi permisiunile. Subsite-urile moștenesc navigarea, permisiunile și designul site-ului din colecția de site-uri. Așadar, oricând se modifică membrii site-ului și proiectele dvs., site-urile trebuie să se modifice și
Alegerea site-urilor pentru fiecare volum de lucru
Este important să planificați tipul de colecție de site-uri SharePoint de care aveți nevoie pentru volumul de lucru. Apoi doriți să le faceți mai ușor utilizatorilor să navigheze și să găsească ceea ce au nevoie. Această secțiune oferă detalii despre unele dintre site-urile SharePoint moderne care sunt disponibile și, de asemenea, discută despre navigarea acestor site-uri. Un articol grozav despre planificarea navigării planifică navigarea pentru experiența SharePoint modernă.
Gândiți-vă la un site hub SharePoint ca cadru sau fundație care vă ajută să organizați diferite site-uri de echipă și comunicare. Atunci când creați colecții de site-uri pentru fiecare volum de lucru din organizație, un site hub conectează aceste colecții de site-uri în moduri logice care facilitează găsirea și gestionarea. Puteți apoi să mutați și să gestionați colecțiile de site-uri între site-urile hub oricând modificați volumul de lucru. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea site-urilor din Hubul SharePoint.
Un site de echipăSharePoint și toate paginile pe care le creați sub acesta sunt disponibile doar pentru utilizatorii pe care îi invitați, oferindu-le permisiunea de a site-ului. De asemenea, puteți conecta site-ul de echipă la un grup de Microsoft 365. Cu un site de echipă, organizația, echipa sau grupul se poate conecta unul cu altul și colabora la documente și alte fișiere, să posteze anunțuri, să planifice întâlniri, să mențină activități, să urmărească probleme sau elemente de acțiune și să stocheze informații în liste. Pentru mai multe informații, consultați ce este un site de echipă SharePoint?
Un site de comunicare SharePoint vă permite să partajați informații, cum ar fi știri, rapoarte și stare cu alte persoane. Un site de comunicare are, de obicei, câțiva colaboratori, dar mulți membri.
Guvernare
Guvernanța este un set de politici, roluri, responsabilități și procese care ghidează, direcționează și controlează modul în care diviziile de afaceri și echipele tehnice ale unei organizații cooperează pentru a atinge obiectivele de afaceri. În ceea ce privește colecția de site-uri SharePoint, un plan de guvernanță poate fi un ghid pentru a planifica rolurile, responsabilitățile și politicile necesare pentru a susține colecția de site-uri. Acestea pot include, dar nu se limitează la următoarele considerații:
-
Arhitectura informațiilor, inclusiv paginile web, documentele, listele și datele
-
Activități de întreținere, inclusiv gestionarea conturilor de utilizator
-
Politici de branding și personalizare
-
Instruire
Este important să pregătiți un plan de guvernanță pentru organizația dvs. Prin participarea la dezvoltarea unui plan de guvernanță, puteți contribui la identificarea dreptului de proprietate atât pentru echipele de Business, cât și pentru cele tehnice, definind cine este responsabil pentru zonele sistemului. Pentru mai multe informații despre dezvoltarea unui plan de guvernanță, consultați Prezentare generală: cele mai bune practici pentru gestionarea modului în care utilizatorii utilizează site-ul de echipă.
Notă: Poate fi necesar să lucrați cu administratorul SharePoint pentru a gestiona utilizatorii. De exemplu, administratorul SharePoint gestionează profilurile de utilizator.
Conturi de utilizator în Microsoft 365
Administratorul global adaugă utilizatori noi pentru a Microsoft 365 utilizând Centrul de administrare Microsoft 365, care este portalul pentru gestionarea utilizatorilor și configurarea serviciilor. Pentru mai multe informații, consultați utilizatori și roluri. Atunci când adăugați un utilizator nou, administratorul global efectuează următoarele:
-
Specifică dacă acel utilizator poate accesa, de asemenea, centrul de administrare
-
Setează locația geografică pentru utilizator
-
Selectează tipul de licență de utilizator
-
Creează un nume de utilizator și o parolă pentru utilizator
Utilizatori ai site-ului de echipă
Puteți să adăugați utilizatori la site-ul de echipă și să ajustați permisiunile pentru utilizatori. Nivelurile de permisiune și apartenența la un grup SharePoint pot fi găsite sub Setări. Cu toate acestea, acum Microsoft 365 creează un grup de securitate denumit toată lumea, cu excepția utilizatorilor externi care îi conține pe toți în directorul Microsoft 365 (cu excepția persoanelor care sunt externe organizației și care sunt invitați prin caracteristica de partajare externă). Acestui grup de securitate i se acordă automat acces ca membru în SharePoint. Aceasta înseamnă că utilizatorii pe care îi adăugați în directorul Microsoft 365 pot edita în mod implicit site-uri, liste și biblioteci.
Nivelurile de permisiune și apartenența la grup
Nivelurile de permisiune sunt colecții de drepturi SharePoint care permit utilizatorilor să efectueze un set de activități asociate. De exemplu, nivelul de permisiune Citire include elementele vizualizare, elemente deschise, Vizualizare pagini și permisiuni de vizualizare versiuni (între altele), toate fiind necesare pentru a vizualiza pagini, documente și elemente dintr-un site SharePoint. Permisiunile pot fi incluse în mai mult de un nivel de permisiune. Pentru mai multe informații, consultați planificarea strategiei de permisiuni.
Nu recomandăm să atribuiți niveluri de permisiune direct utilizatorilor individuali, deoarece acest lucru poate face foarte dificilă urmărirea și gestionarea persoanelor care au acces la site-uri. Uneori este necesar, dar trebuie menținut la minimum pentru a evita complexitatea. În schimb, atribuiți permisiuni grupurilor, apoi atribuiți utilizatori individuali grupurilor corespunzătoare. Un grup este un set de utilizatori care sunt definiți la nivel de colecție de site-uri pentru a gestiona ușor permisiunile. Pentru mai multe informații, consultați grupurile SharePoint implicite și particularizați permisiunile site-ului. Fiecărui grup i se atribuie un nivel de permisiune implicit. De exemplu, unele dintre grupurile SharePoint implicite din nucleu includ următoarele niveluri de permisiune:
|
Grup |
Nivel de permisiune |
|---|---|
|
Proprietari |
Control total |
|
Vizitatori |
Citire |
|
Membri |
Contribuire |
Orice persoană cu permisiune control total poate crea grupuri particularizate.
Atunci când atribuiți niveluri de permisiune grupurilor SharePoint la nivel de colecție de site-uri, în mod implicit, toate site-urile și conținutul site-ului moștenesc acele niveluri de permisiune. Acest comportament implicit se numește moștenirea permisiunilor. Puteți specifica dacă să setați permisiuni unice atunci când creați un subsite sau să întrerupeți moștenirea permisiunilor pe un site, o listă sau o bibliotecă sau un element. Pentru mai multe informații, consultați ce este moștenirea permisiunilor?
Deoarece nivelul de permisiune al unui utilizator determină ceea ce poate vedea și accesa într-un site, trebuie să luați în considerare cu atenție apartenența la grup. De exemplu, un utilizator responsabil pentru crearea și particularizarea site-urilor trebuie să fie minim un membru al grupului designer. Pe de altă parte, un utilizator care are nevoie doar să citească și să descarce conținut și poate fi nevoit să fie membru al grupului de vizitatori. Pentru mai multe informații, consultați înțelegerea nivelurilor de permisiune în SharePoint.
Ca administrator de colecție de site-uri, poate fi necesar săSharePoint, să gestionați caracteristicile din colecția de site-uri și nivelurile de site. Aceste activități pot include activarea sau dezactivarea caracteristicilor conform planului de guvernanță. Pentru mai multe informații, consultați Activarea sau dezactivarea caracteristicilor colecției de site-uri. Consultați și gestionarea Coșului de reciclare al unei colecții de site-uri SharePoint.
