Am fost cu totii acolo, nu? După o vacanță cu vârtej interesant, reveniți la lucru, deschideți Outlook și găsiți două mii de mesaje necitite care vă așteaptă. E de ajuns să te faci să vrei să te întorci în vacanță. Sau să nu-ți mai iei niciodată o vacanță.
Dar Outlook este un program puternic și vă poate ajuta să controlați rapid inboxul respectiv, probabil mult mai rapid decât v-ați fi imaginat.
Pregătirea pentru vacanță
Să urmăm împreună cu Rachel ca ea se pregătește să plece pentru o vacanță de zece zile.
Rachel se ocupă de comunicare și coordonare pentru cinci proiecte separate, este membră a douăzeci de liste de expediere poștală diferite și primește, de asemenea, un număr mic de mesaje de e-mail personale în fiecare zi.
În timp ce Rachel e absentă de la birou, Chester va fi principalul punct de contact pentru trei dintre proiectele ei, iar Cheryl se va ocupa de celelalte două.
Ultima dată când Rachel a plecat în vacanță, și-a setat Răspunsuri automate pentru a-i anunța pe toți că se va întoarce în zece zile, dar nu a făcut nimic altceva. Când s-a întors, inboxul ei a crescut de la 50 de mesaje la 500 de mesaje.
De data aceasta, Rachel petrece câteva minute cu o zi înainte de a pleca cu mai multe caracteristici cheie Outlook pentru a ajuta-o să se întoarcă de la concediu fără stres.
Rachel știe că configurarea unui Răspuns automat poate elimina multe întrebări și confuzii pentru colegii ei. Deoarece a Microsoft 365, ea selectează Fișier > Răspunsuri automate și tastează în textul următor.
Bună ziua,
Vă mulțumim pentru mesaj. Sunt absent de la birou între 1 mai 2019 și 10 mai 2019. Nu voi verifica e-mailul cât timp sunt plecat.
Pentru asistență cu proiectele Contoso, Fourth Coffee și Tailspin Toys, contactați Chester Beane.
Pentru ajutor cu proiectul Northwind, contactați-o pe Cheryl Jenkins.
- Rachel
Ea își poate seta răspunsurile automate să activeze ziua în care pleacă și să dezactiveze ziua în care se întoarce. Acesta este un pas mare 1. Cu toate acestea, Rachel știe că Outlook are alte caracteristici pe care le poate utiliza pentru a-și păstra inboxul sub control.
Pentru a vă configura propriile răspunsuri automate, consultați Trimiterea de răspunsuri automate "Absent de la birou" din Outlook.
Acum, Rachel poate trece la Pasul 2: Crearea de reguli.
Regulile sunt o modalitate foarte bună de a vă gestiona mesajele, atât atunci când sunteți la birou, cât și atunci când sunteți absent de la birou. Caracteristica Răspunsuri automate are propriile reguli încorporate care se vor activa doar atunci când sunteți absent de la birou.
Din caseta de dialog reguli din partea de jos a ferestrei Răspunsuri automate , Rachel selectează Adăugare regulă.
Apoi adaugă advertisements@contoso.com în câmpul De la . Ea primește un mesaj zilnic de la această adresă care conține informații sensibile la timp de care nu va avea nevoie atunci când se întoarce din vacanță.
În secțiunea Efectuați aceste acțiuni , Rachel verifică caseta pentru A șterge toate mesajele de la acea adresă de e-mail. Ea poate crea mai multe reguli care mută sau șterg sau chiar redirecționează mesaje către alte persoane din organizația sa, pe baza cuvintelor din subiect sau din corpul mesajului sau de la cine este trimis sau primit mesajul.
După ce termină de creat reguli, își poate salva răspunsul automat și poate pleca în vacanță știind că un număr mare de mesaje de e-mail vor fi redirecționate automat către persoana potrivită și un alt grup va fi șters complet.
Pentru mai multe informații despre adăugarea regulilor, consultați Gestionarea mesajelor de e-mail utilizând reguli.
După vacanță
Ce se întâmplă dacă nu au fost la fel de organizate ca Rachel înainte de a pleca în vacanță?
Să-l urmărim pe Nelson în timp ce încearcă să se ocupe de un inbox supraîncărcat după o vacanță de zece zile. Nelson a stabilit un răspuns automat, dar el nu a dat colegilor săi nici o instrucțiuni în timp ce el a fost plecat..
Când Nelson se întoarce din vacanță, are 1243 de mesaje în inbox. Din fericire, Nelson are Outlook ca parte a abonamentului său Microsoft 365, astfel încât el poate sorta rapid și ușor, de filtrare, și să se ocupe cu aceste mesaje, folosind câteva caracteristici cheie Outlook.
Mai întâi, Nelson își sortează mesajele în funcție de prioritate. Acest lucru plasează toate mesajele cu prioritate înaltă - cele cu care va trebui să se ocupe rapid - în partea de sus a inboxului.
Pentru a face acest lucru, el selectează lista verticală După dată din partea de sus a listei de mesaje și alege Importanță. Asta-i sortează inboxul pentru el.
Nelson poate petrece acum cincisprezece minute răspunzând la cele cinci mesaje de importanță maximă , le fișier în foldere, și apoi schimba ordinea de sortare făcând clic pe lista verticală din nou și selectând Low în partea de sus pentru a aduce mesaje de importanță scăzută în partea de sus a listei sale de mesaje. Aceste mesaje primesc doar o scanare rapidă, apoi le șterge pe toate, mai puțin pe una dintre ele. Invitațiile la prânz, notificarea de incendiu și avertismentul despre o pană de curent de acum trei zile nu sunt mesajele la care trebuie să răspundă.
Acum, că el a avut grijă de cele mai importante mesaje de e-mail, Nelson poate folosi un alt unul dintre Outlook built-in filtre, unul pentru @mentions. Utilizând lista verticală După dată din partea din dreapta sus a listei de mesaje, el selectează E-mail menționat.
Nelson știe dacă a fost menționat într-un anumit mesaj de e-mail, probabil că expeditorul are nevoie de ceva explicit de la el, mai degrabă decât de la unul dintre lucrătorii săi.
Există aproximativ cincizeci de aceste mesaje, și Nelson poate scana rapid prin intermediul listei, șterge cele care pot fi deja tratate de către unul dintre colegii săi, și apoi răspunde la altele.
Dacă aveți un număr mare de proiecte, unele pot fi mai sensibile la timp decât altele. Căutarea mai întâi a mesajelor legate de cele mai sensibile proiecte vă poate ajuta să vă monitorizați aceste proiecte, economisind în același timp proiectele mai puțin sensibile la timp, pentru o altă zi.
Pentru a căuta mesaje care conțin o anumită expresie, utilizați caseta Căutare din partea de sus a listei de mesaje Outlook. Utilizați ghilimele în jurul unei expresii cu mai multe cuvinte pentru a căuta doar acea expresie, nu fiecare cuvânt individual din acea expresie.
Gruparea mesajelor după expeditor vă permite să găsiți mesajele pe care le puteți șterge rapid, de exemplu, buletine informative sau mesaje automate din conturi nemonitortate sau mesaje la care trebuie să răspundeți în timp util, de exemplu, mesaje de la supervizorul dvs. direct.
Pentru a grupa mesajele după expeditor, faceți clic pe lista verticală După dată din colțul din dreapta sus al listei de mesaje și selectați De la.
