Editarea sau publicarea unei baze de date web în SharePoint 2010

În acest articol/ce doriți să faceți? /Doresc să

• Prezentare generală

  • Cum funcționează

    • Formularele și rapoartele rulează în browser

    • Datele sunt stocate în liste SharePoint

    • Interogările și macrocomenzile de date rulează pe server

    • Intranet sau Internet

• Editarea unei baze de date Web

Prezentare generală

Access Services (o componentă opțională din SharePoint) vă oferă o platformă pentru a crea baze de date pe care le puteți utiliza pe web. Proiectați și publicați o bază de date Web utilizând Access și SharePoint, iar persoanele care au conturi SharePoint utilizează baza de date Web într-un browser web.

Editarea unei baze de date Web

Această secțiune oferă pașii pentru activitățile de proiectare de bază pe care le puteți face într-o bază de date Web.

În această secțiune

• Înainte de a începe

  • Diferențele de proiectare între bazele de date desktop și web

  • Caracteristici doar pentru desktop fără un omolog de bază de date Web

• Deschiderea unei baze de date Web în Access

• Crearea unui tabel Web

• Adăugarea unui câmp

• Modificarea proprietăților câmpului

• Adăugarea unui câmp calculat

• Configurarea regulilor de validare a datelor

  • Configurarea unei reguli și a unui mesaj de validare pentru câmp

  • Configurarea unei reguli și a unui mesaj de validare a înregistrărilor

• Crearea unei relații între două tabele Web

  • Crearea unui câmp de căutare în vizualizarea foaie de date

• Modificarea unui câmp de căutare în vizualizarea foaie de date

• Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

• Crearea unei interogări Web

• Crearea unui formular Web

• Crearea unui raport web

• Crearea unui formular de navigare și setarea acestuia ca formular implicit de afișat la pornire

  • Setarea formularului de navigare ca formular de afișare Web implicit

• Publicarea unei baze de date Web

• Sincronizarea unei baze de date Web

Înainte de a începe

Există câteva activități pe care trebuie să le efectuați înainte de a începe să proiectați baza de date Web. În plus, există diferențe de proiectare între bazele de date Web și bazele de date desktop despre care ar trebui să știți, mai ales dacă sunteți un dezvoltator cu experiență Access.

• Determinarea scopului bazei de date    Aveți un plan limpede, astfel încât să puteți lua decizii bune atunci când lucrați la detalii de proiectare.

• Găsirea și organizarea informațiilor necesare    Nu puteți utiliza tabele legate într-o bază de date Web. Toate datele pe care doriți să le utilizați care nu vor fi originare din baza de date trebuie să fie importate înainte de publicare. Dacă aliniați datele înainte de a începe proiectarea, puteți evita necesitatea de a vă reface designul pentru a găzdui dificultăți neașteptate de date.

• Identificați site-ul SharePoint pe care îl veți utiliza pentru publicare    Nu puteți publica deloc fără SharePoint. Dacă doriți să vă testați designul într-un browser în timp ce îl proiectați (nu este o idee rea), trebuie să îl publicați mai întâi.

• Planificarea securității    Puteți profita de securitatea SharePoint pentru a controla accesul la baza de date Web. Planificați securitatea mai devreme, pentru a o putea construi în proiectarea dvs.

Deschiderea unei baze de date Web în Access

Există două modalități prin care puteți deschide o bază de date Web: dintr-un browser sau din Access.

Pentru a deschide dintr-un browser    Navigați la site-ul de bază de date Web și, în colțul din stânga sus al formularului de navigare principal (imediat sub zona barei de instrumente din browser), faceți clic pe Opțiuni, apoi faceți clic pe Deschidere în Access.

Pentru a deschide din Access    Deschideți fișierul ca și cum ați deschide orice fișier bază de date – apăsați Ctrl + O și utilizați caseta de dialog Deschidere .

Crearea unui tabel Web

Cu baza de date Web deschisă în Access, pe panglică, faceți clic pe Creare, apoi, în grupul tabele , faceți clic pe tabel.

Atunci când creați pentru prima dată un tabel, acesta are un câmp: un câmp ID numerotare automată. Puteți adăuga câmpuri noi pentru a stoca elementele de informații cerute de subiectul tabelului. De exemplu, se recomandă să adăugați un câmp care stochează data la care începeți să urmăriți ceva.

Adăugarea unui câmp

Puteți alege dintr-o varietate de câmpuri gata făcute pentru a le adăuga la tabel. Există două modalități la fel de simple:

• Pe panglică, faceți clic pe câmpuri, apoi, în grupul Adăugare & Ștergere , faceți clic pe tipul de câmp dorit;

• Sau, pe foaia de date tabel, faceți clic pe Faceți clic pentru Adăugare, apoi selectați un tip de câmp.

Modificarea proprietăților câmpului

Formatarea și proprietățile determină modul în care se comportă un câmp, cum ar fi ce tip de date poate stoca. Puteți modifica aceste setări, astfel încât câmpul să se comporte așa cum doriți.

1. Selectați câmpul care are formatarea și proprietățile pe care doriți să le modificați.

2. Pe panglică, faceți clic pe fila câmpuri .

3. Utilizați comenzile din grupurile Formatare și Proprietăți pentru a modifica setările.

Adăugarea unui câmp calculat

Aveți posibilitatea să adăugați un câmp care afișează o valoare calculată din alte date din același tabel. Datele din alte tabele nu pot fi utilizate ca sursă pentru datele calculate. Unele expresii nu sunt acceptate de câmpurile calculate.

1. Cu tabelul deschis, faceți clic pe faceți clic pentru Adăugare.

2. Indicați spre câmp calculat, apoi faceți clic pe tipul de date dorit pentru câmp.

   Se deschide Generatorul de expresii.

3. Utilizați Generatorul de expresii pentru a crea calculul pentru câmp. Rețineți că puteți utiliza doar alte câmpuri din același tabel ca surse de date pentru calcul. Pentru ajutor utilizând generatorul de expresii, consultați articolul crearea unei expresii.

Configurarea regulilor de validare a datelor

Puteți utiliza o expresie pentru a valida intrarea pentru majoritatea câmpurilor. De asemenea, puteți utiliza o expresie pentru a valida intrarea pentru un tabel, care poate fi utilă dacă doriți să validați intrarea pentru un câmp care nu acceptă validarea sau dacă doriți să validați intrarea de câmp în funcție de valoarea altor câmpuri din tabel. Pentru o explicație mai detaliată a validării, consultați articolul restricționarea introducerii datelor, utilizând o regulă de validare.

De asemenea, puteți specifica mesajul care se afișează atunci când o regulă de validare previne intrarea, denumită mesaj de validare.

Crearea unei relații între două tabele Web

Relațiile între tabele sunt modul în care se indică faptul că două tabele au date în comun – că una dintre ele utilizează date din cealaltă și, poate, de asemenea, invers. Spuneți, de exemplu, că fiecare activitate are un angajat responsabil, iar acest lucru este reprezentat în tabelul activități de câmpul IDAngajat-cheia primară a tabelului angajat. Atunci când vă uitați la date despre o activitate, puteți să includeți date despre angajatul responsabil, căutându-le în tabelul angajați, utilizând IDAngajat-sau, mai degrabă, Access face acest lucru pentru dvs.

Pentru a crea o relație într-o bază de date Web, utilizați Expertul căutare pentru a crea un câmp de căutare. Câmpul de căutare intră în tabelul care se află în partea de sus a relației și indică tabelul care se află pe o parte a relației.

Modificarea unui câmp de căutare în vizualizarea foaie de date

1. Deschideți tabelul care are câmpul de căutare pe care doriți să-l modificați.

2. Alegeți una dintre următoarele variante:

   • În fila Câmpuri, în grupul Proprietăți, faceți clic pe Modificare căutare.

   • Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul de căutare, apoi faceți clic pe modificare căutări.

3. Urmați pașii din Expertul căutare.

Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

Puteți implementa actualizări în cascadă și șterge utilizând macrocomenzi de date. Puteți utiliza comenzile de pe fila tabel pentru a crea macrocomenzi încorporate care modifică date.

Crearea unei interogări Web

Puteți utiliza o interogare ca sursă de date pentru formulare și rapoarte. Interogările rulează pe server, contribuind la minimizarea traficului în rețea.

De exemplu, să presupunem că utilizați o bază de date Web pentru a urmări contribuții caritabile. Doriți să vedeți cine a donat bani în timp ce avea loc un eveniment. Puteți utiliza o interogare pentru a selecta datele și a-l pregăti pentru utilizare în formulare și rapoarte.

Această procedură utilizează șablonul contribuții caritabile ca exemplu. Puteți să urmăriți dacă creați o bază de date nouă utilizând șablonul de bază de date contribuții caritabile.

1. Pe fila Creare , în grupul interogări , faceți clic pe interogare.

2. În caseta de dialog Afișare tabel , faceți dublu clic pe fiecare tabel pe care doriți să-l includeți, apoi faceți clic pe Închidere.

   În acest exemplu, faceți dublu clic pe constituenți, donații, evenimente și Participanțilaeveniment.

3. Creați toate asocierile necesare glisând câmpuri de la un obiect la altul în fereastra proiectare interogare.

   În acest exemplu, glisați câmpul ID din componente în câmpul Idparticipantdonator din donații, apoi glisați câmpul Idparticipantdonator din donații în câmpul Idparticipant din Participanțilaeveniment.

4. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați. Puteți glisa câmpurile în grilă sau puteți face dublu clic pe un câmp pentru a-l adăuga.

   În acest exemplu, adăugați evenimentul din evenimentele de tabel, Datadonației din donațiile de tabel și salut, Prenume și nume din constituenții de tabel.

5. Adăugați toate criteriile pe care doriți să le aplicați.

   În acest exemplu, doriți să limitați Datadonației astfel încât să se încadreze între Datăînceput și Datăsfârșit evenimentului. În grila de proiectare a interogării, în rândul criterii de sub datadonației, tastați >= [datăînceput] și <= [datăsfârșit].

Crearea unui formular Web

Formularele sunt modalitatea principală de a introduce și a edita date în baza de date Web și sunt utile, de asemenea, pentru revizuirea datelor. Formularele rulează în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un formular, browserul preia datele necesare din SharePoint Server. Puteți să filtrați și să sortați datele din formular fără a fi necesar să regăsiți date din server.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

   Notă: Dacă doriți să creați un formular nelegat, ignorați acest pas.

2. Pe fila Creare , în grupul formulare , faceți clic pe unul dintre butoanele următoare:

   • Formular    Creați un formular simplu care afișează câte o înregistrare o dată, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Mai multe elemente    Creați un formular care afișează mai multe înregistrări o dată, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Formular necompletat    Creați un formular care nu conține nimic.

   • Foaie    Creați un formular care arată și se comportă ca o foaie de date, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

Crearea unui raport web

Rapoartele sunt modalitatea principală de a revizui sau a imprima date din baza de date Web. Rapoartele rulează în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un raport, browserul preia datele necesare din SharePoint Server. Puteți să filtrați și să sortați datele din raport fără a fi necesar să regăsiți date din server.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

2. Pe fila Creare , în grupul rapoarte , faceți clic pe unul dintre butoanele următoare:

   • Raport    Creați un raport de bază utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

   • Raport necompletat    Creați un raport care nu conține nimic.

Crearea unui formular de navigare și setarea acestuia ca formular implicit de afișat la pornire

Persoanele au nevoie de o modalitate de a naviga în aplicația dvs. Rețineți: panoul de navigare nu este disponibil într-un browser web. Pentru ca persoanele să utilizeze obiectele bazei de date, trebuie să le furnizați un mijloc. Puteți să creați un formular de navigare și să specificați faptul că acesta se afișează de fiecare dată când cineva deschide aplicația într-un browser web. Mai mult, dacă nu specificați un formular care să se afișeze atunci când pornește aplicația, nu se va deschide niciun formular, ceea ce îi face dificil pentru oricine să utilizeze aplicația.

Poate că doriți să așteptați până la ultimul pentru a crea formularul de navigare, astfel încât să puteți adăuga toate obiectele la formular atunci când îl creați.

1. Pe panglică, faceți clic pe fila Creare .

2. În grupul formulare , faceți clic pe Navigare, apoi selectați un aspect de navigare din listă.

3. Pentru a adăuga un element, glisați-l din panoul de navigare în controlul de navigare.

   Notă: Puteți să adăugați formulare și rapoarte la un control de navigare.

4. Adăugați orice alte controale pe care le doriți în corpul formularului de navigare. De exemplu, se recomandă să furnizați funcționalități de căutare pe toate formele, adăugând câteva controale la formularul de navigare.

Publicarea și sincronizarea modificărilor în aplicație