Acest articol se referă la procesul de bază al pornirii Access și creării unei baze de date care va fi utilizată pe computere desktop, nu pe web. Vă arată cum să creați o bază de date desktop utilizând un șablon și cum să construiți o bază de date de la zero, creând propriile tabele, formulare, rapoarte și alte obiecte ale bazei de date. De asemenea, prezintă câteva tehnici pe care le puteți utiliza pentru a aduce date existente în baza de date nouă.
În acest articol
Prezentare generală
Atunci când porniți pentru prima dată Access sau când închideți o bază de date fără a închide Access, se afișează vizualizarea Microsoft Office Backstage.
Vizualizarea Backstage este un punct de plecare din care puteți să creați o bază de date nouă, să deschideți o bază de date existentă, să vizualizați conținutul recomandat din Office.com, orice puteți utiliza Access pentru a face într-un fișier bază de date sau în afara unei baze de date, spre deosebire de o bază de date.
Crearea unei baze de date
Atunci când deschideți Access, vizualizarea Backstage afișează fila Nou. Fila Nou oferă mai multe moduri în care puteți crea o nouă bază de date:
-
O bază de date necompletată Puteți începe de la zero, dacă doriți. Aceasta este o opțiune bună dacă aveți cerințe de proiectare foarte specifice sau dacă aveți date existente pe care trebuie să le adoptați sau să le încorporați.
-
Un șablon care este instalat cu Access Luați în considerare utilizarea unui șablon dacă începeți un proiect nou și doriți un punct de pornire. Access include câteva șabloane instalate în mod implicit.
-
Un șablon din Office.com Pe lângă șabloanele care sunt oferite cu Access, puteți găsi mult mai multe șabloane în Office.com. Nici măcar nu este necesar să deschideți un browser, întrucât șabloanele sunt disponibile din fila Nou.
Adăugarea la o bază de date
După ce lucrați într-o bază de date, puteți adăuga câmpuri, tabele sau părți de aplicație.
Părțile de aplicație sunt o caracteristică ce vă permite să utilizați mai multe obiecte de bază de date asociate împreună, ca și când ar fi unul. De exemplu, o parte aplicație poate consta dintr-un tabel și un formular care se bazează pe tabel. Puteți adăuga tabelul și formularul în același timp, utilizând partea de aplicație.
De asemenea, puteți crea interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi - toate obiectele bazei de date cu care sunteți obișnuit să lucrați.
Crearea unei baze de date utilizând un șablon
Access este livrat cu o varietate de șabloane pe care le puteți utiliza ca atare sau ca punct de început. Un șablon este o bază de date gata de utilizat, care conține toate tabelele, interogările, formularele, macrocomenzile și rapoartele necesare pentru a efectua o anumită activitate. De exemplu, există șabloane pe care le puteți utiliza pentru a urmări probleme, pentru a gestiona persoane de contact sau pentru a păstra o evidență a cheltuielilor. Unele șabloane conțin câteva înregistrări eșantion pentru a ajuta la demonstrarea utilizării lor.
Dacă unul dintre aceste șabloane se potrivește nevoilor dvs., utilizarea lui se dovedește de obicei calea cea mai rapidă de a începe lucrul cu o bază de date. Cu toate acestea, dacă aveți date în alt program pe care doriți să le importați în Access, probabil că veți decide că este mai bine să creați o bază de date fără a utiliza un șablon. Șabloanele au o structură de date predefinită și poate fi nevoie de multă muncă pentru a adapta datele existente la structura șablonului.
-
Dacă aveți o bază de date deschisă, pe fila Fișier, faceți clic pe Închidere. Vizualizarea Backstage afișează fila Nou.
-
Mai multe seturi de șabloane sunt disponibile în fila Nou, unele dintre acestea fiind încorporate în Access. Puteți descărca șabloane suplimentare de la Office.com. Pentru detalii, consultați secțiunea următoare din acest articol.
-
Selectați șablonul pe care doriți să-l utilizați.
-
Access sugerează un nume de fișier pentru baza de date în caseta Nume fișier ; puteți modifica numele fișierului, dacă doriți. Pentru a salva baza de date într-un alt folder decât cel afișat sub caseta nume fișier, faceți clic pe
-
Faceți clic pe Creare.
Access creează o bază de date dintr-un șablon pe care l-ați ales și deschide apoi baza de date. Pentru multe șabloane, se afișează un formular în care puteți începe să introduceți date. Dacă șablonul conține date eșantion, puteți să ștergeți fiecare înregistrare făcând clic pe selectorul de înregistrare (caseta umbrită sau bara aflată imediat la stânga înregistrării), apoi procedați astfel:
În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Ștergere.
-
Pentru a începe să introduceți date, faceți clic pe prima celulă necompletată din formular și începeți să tastați. Utilizați Panou de navigare pentru a răsfoi pentru alte formulare sau rapoarte pe care doriți să le utilizați. Unele șabloane includ un formular de navigare care vă permite să vă deplasați între diferitele obiecte ale bazei de date.
Pentru mai multe informații despre lucrul cu șabloane, consultați articolul Utilizarea unui șablon pentru a crea o bază de date desktop Access.
Crearea unei baze de date fără a utiliza un șablon
Dacă nu sunteți interesat să utilizați un șablon, puteți crea o bază de date construind propriile tabele, formulare, rapoarte și alte obiecte de bază de date. În majoritatea cazurilor, acest lucru implică una dintre următoarele acțiuni sau ambele:
-
Introducerea, lipirea sau importul datelor în tabelul care este creat atunci când creați o nouă bază de date și apoi repetarea procesului cu noile tabele pe care le creați utilizând comanda Tabel din fila Creare.
-
Importul datelor din alte surse și crearea de noi tabele în proces.
Crearea unei baze de date necompletate
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou, apoi pe Bază de date necompletată.
-
Tastați un nume de fișier în caseta Nume fișier. Pentru a modifica locația fișierului din setarea implicită, faceți clic pe Răsfoire după o locație în care să amplasați baza de date
-
Faceți clic pe Creare.
Access creează baza de date cu un tabel necompletat denumit Tabel1, apoi deschide Tabel1 în Vizualizare foaie de date. Cursorul este plasat în prima celulă necompletată din coloana Faceți clic pentru adăugare.
-
Începeți să tastați pentru a adăuga date sau puteți să lipiți date din altă sursă, după cum este descris în secțiunea Copierea datelor din altă sursă într-un tabel Access.
Introducerea datelor în Vizualizare foaie de date este proiectată pentru a fi foarte asemănătoare cu lucrul într-o foaie de lucru Excel. Structura tabelului este creată în timp ce introduceți datele. Atunci când adăugați o coloană nouă în foaia de date, un câmp nou este definit în tabel. Access setează automat tipul de date al fiecărui câmp pe baza datelor pe care le introduceți.
Dacă nu doriți să introduceți date în Tabel1 în acest moment, faceți clic pe Închidere 
Sfat: Access caută un fișier denumit Blank.accdb în folderul aflat la [unitate de instalare]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Dacă există, Blank.accdb este șablonul pentru toate bazele de date necompletate noi. Orice conținut pe care îl conține este moștenit de toate bazele de date noi necompletate. Aceasta este o bună modalitate de a distribui conținut implicit, cum ar fi coduri ale pieselor sau exonerări de răspundere și politici ale firmei.
Important: Dacă închideți Tabel1 fără a-l salva cel puțin o dată, Access șterge întregul tabel, chiar dacă ați introdus date în acesta.
Adăugarea unui tabel
Puteți să adăugați tabele noi la o bază de date existentă, utilizând comenzile din grupul Tabele de pe fila Creare.
Crearea unui tabel începând din Vizualizare foaie de date În Vizualizare foaie de date, puteți să introduceți date imediat și să permiteți ca Access să construiască structura tabelului în culise. Numele câmpurilor sunt atribuite numeric (Câmp1, Câmp2 și așa mai departe), iar Access setează automat tipul de date al fiecărui câmp pe baza datelor pe care le introduceți.
-
Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Tabel.
Access creează tabelul și selectează prima celulă necompletată din coloana Faceți clic pentru adăugare.
-
Pe fila Câmpuri tabel , în grupul Adăugare & Ștergere , faceți clic pe tipul de câmp pe care doriți să-l adăugați. Dacă nu vedeți tipul dorit, faceți clic pe Mai multe câmpuri
-
Access afișează o listă de tipuri de câmp utilizate frecvent. Faceți clic pe tipul de câmp dorit, iar Access adaugă câmpul nou în foaia de date, la punctul de inserare.
Puteți să mutați câmpul glisându-l. Atunci când glisați un câmp într-o foaie de date, apare o bară verticală de inserare unde va fi plasat câmpul.
-
Pentru a adăuga date, începeți să tastați în prima celulă necompletată sau să lipiți date din altă sursă, după cum este descris în secțiunea Copierea datelor din altă sursă într-un tabel Access.
-
Pentru a redenumi o coloană (câmp), faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele nou.
Trebuie să dați un nume semnificativ fiecărui câmp, astfel încât să vă puteți da seama ce conține acesta atunci când îl vedeți în panoul Listă de câmpuri.
-
Pentru a muta o coloană, faceți clic pe titlul ei pentru a selecta coloana, apoi glisați coloana în locația dorită. Puteți, de asemenea, să selectați mai multe coloane adiacente și apoi să le glisați într-o locație nouă, toate odată. Pentru a selecta mai multe coloane adiacente, faceți clic pe antetul primei coloane, apoi, în timp ce țineți apăsată tasta SHIFT, faceți clic pe antetul ultimei coloane.
Crearea unui tabel începând din Vizualizare proiect În Vizualizare proiect, creați mai întâi structura tabelului. Puteți apoi să comutați la Vizualizare foaie de date sau să introduceți date utilizând alte metode, cum ar fi lipirea sau importul.
-
Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Proiectare tabel.
-
Pentru fiecare câmp din tabel, tastați un nume în coloana Nume câmp, apoi selectați un tip de date din lista Tip de date.
-
Dacă doriți, puteți să tastați o descriere pentru fiecare câmp în coloana Descriere. Descrierea se afișează apoi pe bara de stare, când cursorul se află în acel câmp în Vizualizare foaie de date. Descrierea este utilizată, de asemenea, ca text pe bara de stare pentru orice controale dintr-un formular sau raport pe care îl creați prin glisarea câmpului din panoul Listă de câmpuri și pentru orice controale care sunt create pentru câmpul respectiv atunci când utilizați Expertul formular sau Expertul raport.
-
După ce ați adăugat toate câmpurile, salvați tabelul:
-
În fila Fișier, faceți clic pe Salvare.
-
-
Puteți începe să tastați date în tabel în orice moment, comutând la Vizualizare foaie de date și făcând clic pe prima celulă necompletată. Puteți, de asemenea, să lipiți date din altă sursă, după cum este descris în secțiunea Copierea datelor din altă sursă într-un tabel Access.
Setarea proprietăților de câmp în Vizualizare proiect Indiferent de modul în care ați creat tabelul, se recomandă să examinați și să setați proprietățile câmpului. În timp ce unele proprietăți sunt disponibile în Vizualizare foaie de date, unele proprietăți pot fi setate doar în Vizualizare proiect. Pentru a comuta la Vizualizare proiect, faceți clic dreapta pe tabel în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect. Pentru a vedea proprietățile unui câmp, faceți clic pe câmp în grila de proiectare. Proprietățile sunt afișate sub grila de proiectare, sub Proprietăți câmp.
Pentru a vedea o descriere a fiecărei proprietăți de câmp, faceți clic pe proprietate și citiți descrierea din caseta de lângă lista de proprietăți sub Proprietăți câmp. Puteți obține informații mai detaliate, făcând clic pe butonul Ajutor.
Următorul tabel descrie câteva dintre proprietățile de câmp care sunt ajustate de obicei.
|
Proprietate |
Descriere |
|---|---|
|
Dimensiune de câmp |
Pentru câmpurile Text, această proprietate setează numărul maxim de caractere care pot fi stocate în câmp. Numărul maxim este 255. Pentru câmpurile Număr, această proprietate setează tipul de număr care va fi stocat (Întreg lung, Dublu și așa mai departe). Pentru cea mai eficientă stocare a datelor, se recomandă să alocați cel mai mic spațiu de care credeți că veți avea nevoie pentru date. Puteți ajusta valoarea în sus mai târziu, dacă nevoile dvs. se modifică. |
|
Format |
Această proprietate setează modul în care se afișează datele. Aceasta nu afectează datele reale așa cum sunt stocate în câmp. Puteți să selectați un format predefinit sau să introduceți un format particularizat. |
|
Mască intrare |
Utilizați această proprietate pentru a specifica un model pentru toate datele care vor fi introduse în acest câmp. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toate datele sunt introduse corect și conțin numărul de caractere necesar. Pentru ajutor privind crearea unei măști de intrare, faceți clic pe |
|
Valoare implicită |
Utilizați această proprietate pentru a specifica valoarea implicită care va apărea în acest câmp de fiecare dată când se adaugă o înregistrare nouă. De exemplu, dacă aveți un câmp Dată/Oră în care doriți întotdeauna să înregistrați data la care s-a adăugat înregistrarea, puteți introduce „Date()” (fără ghilimele) ca valoare implicită. |
|
Obligatoriu |
Această proprietate stabilește dacă este necesară o valoare în acest câmp. Dacă setați această proprietate la Da, Access nu vă permite să adăugați o înregistrare nouă decât dacă este introdusă o valoare pentru acest câmp. |
Copierea datelor din altă sursă într-un tabel Access
Dacă datele dvs. sunt stocate în prezent în alt program, cum ar fi Excel, puteți să le copiați și să le lipiți într-un tabel Access. În general, aceasta funcționează cel mai bine dacă datele sunt deja separate în coloane, așa cum se află într-o foaie de lucru Excel. Dacă datele se află într-un program de procesare a textului, cel mai bine este să separați coloanele de date utilizând file sau să efectuați conversia datelor într-un tabel din programul de procesare a textului înainte de a copia datele. Dacă datele dvs. necesită orice editare sau manipulare (de exemplu, separarea numelor complete în prenume și nume), se recomandă să faceți acest lucru înainte de a copia datele, mai ales dacă nu sunteți familiarizat cu Access.
Când lipiți date într-un tabel gol, Access setează tipul de date al fiecărui câmp în funcție de tipul de date găsit acolo. De exemplu, dacă un câmp lipit nu conține decât valori de dată, Access aplică tipul de date Dată/Oră la acel câmp. În cazul în care câmpul lipit conține doar cuvintele „da” și „nu”, Access aplică tipul de date Da/Nu la câmp.
Acces denumește câmpurile în funcție de ceea ce găsește pe primul rând al datelor lipite. Dacă primul rând din datele lipite are un tip similar cu al rândurilor care urmează, Access stabilește că primul rând face parte din date și atribuie nume generice câmpurilor (F1, F2, etc.). Dacă primul rând din datele lipite nu este asemănător cu rândurile care urmează, Access stabilește că primul rând constă din numele câmpurilor. Acces denumește câmpurile în consecință și nu include primul rând în date.
Dacă Access atribuie nume generice de câmp, se recomandă să redenumiți câmpurile cât mai repede posibil pentru a se evita orice confuzie. Utilizați următoarea procedură:
-
Apăsați CTRL+S pentru a salva tabelul.
-
În Vizualizare foaie de date, faceți dublu clic pe fiecare titlu de coloană și tastați un nume de câmp descriptiv pentru fiecare coloană.
-
Salvați din nou tabelul.
Notă: De asemenea, puteți redenumi câmpurile comutând la Vizualizare proiect și editând numele de câmpuri acolo. Pentru a comuta la Vizualizare proiect, faceți clic dreapta pe tabel în Panoul de navigare și faceți clic pe Vizualizare proiect. Pentru a comuta înapoi la Vizualizare foaie de date, faceți dublu clic pe tabel în Panoul de navigare.
Importul, adăugarea sau legarea la date din altă sursă
Este posibil să aveți date care sunt stocate în alt program și doriți să importați datele respective într-un tabel nou sau să le adăugați la un tabel existent în Access. Sau poate lucrați cu persoane care își păstrează datele în alte programe și doriți să lucrați cu ele în Access prin legarea la acestea. În orice caz, Access înlesnește lucrul cu date din alte surse. Puteți să importați date dintr-o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel din altă bază de date Access, dintr-o listă SharePoint sau dintr-o varietate de alte surse. Procesul utilizat diferă ușor, în funcție de sursa dvs., dar procedura următoare vă va ajuta să începeți.
-
În Access, pe fila Date externe , în grupul Import & legătură , selectați Sursă de date nouă, apoi selectați comanda pentru tipul de fișier pe care îl importați.
De exemplu, dacă importați date dintr-o foaie de lucru Excel, faceți clic pe Sursă de date nouă > Din fișier > Excel.
Notă: Dacă nu găsiți tipul de format corect în grupul Import și legare, poate fi necesar să porniți programul în care ați creat inițial datele, apoi să utilizați acel program pentru a salva datele într-un format de fișier comun (cum ar fi un fișier text delimitat) înainte de a importa datele în Access.
-
În caseta de dialog Preluare date externe, faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi fișierul de date sursă sau tastați calea completă a fișierului de date sursă în caseta Nume fișier.
-
Faceți clic pe opțiunea dorită (toate programele vă permit să importați, iar unele vă permit să adăugați sau să legați) sub Specificați cum și unde se stochează datele în baza de date curentă. Puteți să creați un tabel nou care utilizează datele importate sau (în cazul unor programe) puteți să adăugați datele la un tabel existent sau să creați un tabel legat care păstrează o legătură la datele din programul sursă.
-
În cazul în care pornește un expert, urmați instrucțiunile de pe următoarele pagini ale expertului. Pe ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.
Dacă importați obiecte sau legați tabele dintr-o bază de date Access, se afișează fie caseta de dialog Import obiecte, fie Legare tabele. Alegeți elementele dorite, apoi faceți clic pe OK.
Procesul exact depinde de ceea ce ați ales: să importați, să adăugați sau să legați datele.
-
Access vă întreabă dacă doriți să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați finalizat-o. Dacă credeți că veți mai efectua aceeași operațiune de import în viitor, faceți clic pe Salvare pași de import, apoi introduceți detaliile. Apoi puteți să repetați cu ușurință operațiunea în viitor, făcând clic pe Importuri salvate
Dacă ați ales să importați un tabel, Access importă datele într-un tabel nou și apoi afișează tabelul sub grupul Tabele din Panoul de navigare. Dacă alegeți să adăugați date la un tabel existent, datele se adaugă la acel tabel. Dacă ați ales să creați o legătură la date, Access creează un tabel legat sub grupul Tabele din Panoul de navigare.
Adăugarea unei părți de aplicație
Puteți utiliza o parte de aplicație pentru a adăuga funcționalitate la o bază de date existentă. Partea de aplicație poate fi la fel de simplă ca un singur tabel sau poate cuprinde mai multe obiecte corelate, cum ar fi un tabel și un formular legat.
De exemplu, partea de aplicație Comentarii constă dintr-un tabel cu un câmp ID Numerotare automată, un câmp dată și un câmp Memo. Puteți să o adăugați la orice bază de date și să o utilizați ca atare sau cu particularizare minimă.
-
Deschideți baza de date la care doriți să adăugați o parte de aplicație.
-
Faceți clic pe fila Creare.
-
În grupul Șabloane, faceți clic pe Părți aplicație. Se deschide o listă de părți disponibile.
-
Faceți clic pe partea de aplicație pe care doriți să o adăugați.
Deschiderea unei baze de date Access existente
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Deschidere, navigați la baza de date pe care doriți să o deschideți.
-
Alegeți una dintre următoarele:
-
Faceți dublu clic pe baza de date pentru a o deschide în modul implicit specificat în caseta de dialog Opțiuni Access sau în modul care s-a stabilit printr-o politică administrativă.
-
Faceți clic pe Deschidere pentru a deschide baza de date pentru acces partajat într-un mediu multiutilizator, astfel încât dvs. și alți utilizatori puteți citi și scrie în baza de date.
-
Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi faceți clic pe Deschidere doar în citire pentru a deschide baza de date doar în citire, astfel încât puteți să o vizualizați, dar nu să o editați. Alți utilizatori pot încă citi și scrie în baza de date.
-
Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi faceți clic pe Deschidere exclusivă pentru a deschide baza de date utilizând accesul exclusiv. Atunci când aveți o bază de date deschisă cu acces exclusiv, toate celelalte persoane care încearcă să deschidă baza de date primesc un mesaj „Fișier deja în uz”.
-
Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi faceți clic pe Deschidere exclusiv doar în citire pentru a deschide baza de date pentru acces doar în citire. Alți utilizatori pot încă să deschidă baza de date, însă sunt limitați la modul doar în citire.
-
Notă: Puteți deschide direct un fișier de date într-un format de fișier extern, cum ar fi dBASE, Microsoft Exchange sau Excel. De asemenea, puteți deschide direct orice sursă de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server. Acces creează automat o nouă bază de date Access în același folder ca fișierul de date și adaugă legături la fiecare tabel din baza de date externă.
Sfaturi
-
Pentru a deschide una dintre datele de bază deschise cel mai recent, pe fila Fișier, faceți clic pe Recente, apoi faceți clic pe numele de fișier pentru acea bază de date. Access deschide baza de date utilizând aceleași setări de opțiuni pe care le-a avut ultima dată când ați deschis-o. Dacă lista de fișiere recent utilizate nu este afișată, pe fila Fișier, faceți clic pe Opțiuni. În caseta de dialog Opțiuni Access, faceți clic pe Setări client. Sub Afișare, introduceți numărul de documente care să fie afișate în lista Documente recente, până la maximum 50.
De asemenea, puteți afișa bazele de date recente în bara de navigare din Vizualizarea Backstage, pentru a le accesa cu două clicuri: 1) fila Fișier, 2) baza de date recentă pe care doriți să o deschideți. Lângă partea de jos a filei Recent, bifați caseta de selectare Accesați rapid acest număr de baze de date recente și ajustați numărul de baze de date de afișat.
-
Dacă deschideți o bază de date făcând clic pe comanda Deschidere de pe fila Fișier, puteți vizualiza o listă de comenzi rapide către baze de date pe care le-ați deschis anterior, făcând clic pe Documente recente în caseta de dialog Deschidere.
