Os projetos podem ficar disponíveis rapidamente. Antes de o conhecer, um projeto de construção simples torna-se uma colagem de projetos mais pequenos, como design, escavação, trabalho de fundação e marketing. Pode ter mais controlo sobre o seu projeto ao criar projetos mais pequenos no Project e, em seguida, ligá-los a um único ficheiro do Project para mostrar onde se encaixam no projeto principal.
Neste artigo
Descrição geral dos projetos principais
Pense numa projeto principal como uma coleção de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Os projetos inseridos num projeto principal são denominados subprojetos.
Quando insere um subprojeto no projeto principal, os dois projetos são ligados e pode ver todas as informações no subprojeto do projeto principal.
Quando atualiza um subprojeto do projeto principal, este também é atualizado no respetivo ficheiro de origem. Se apenas tiver de combinar ficheiros para criar um relatório ou imprimir uma vista de informações de projeto combinado, também pode consolidá-los temporariamente numa vista.
Criar um projeto principal e subprojetos permite-lhe dividir um projeto grande e delegar as respetivas partes às pessoas necessárias. Em termos de gestão de projetos, atribuir subprojetos desta forma dá responsabilidade a quem faz o trabalho e corresponde à autoridade com responsabilidade. Em termos do Project, a criação de subprojetos num projeto principal ajuda os gestores de projetos a obterem acesso e a controlarem as respetivas partes da agenda.
Para determinar se deve dividir um projeto grande num projeto principal e subprojetos, considere o seguinte:
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O seu projeto é muito grande e detalhado. Se o seu projeto contiver mais de algumas centenas de tarefas, dividi-lo em subprojetos pode facilitar a gestão. Se algumas partes do projeto contiverem trabalho dividido em mais detalhe do que outras, poderá fazer sentido transformar essas partes em subprojetos para que a maioria dos utilizadores veja apenas uma descrição agregada do subprojeto, mas as partes interessadas podem vê-lo mais detalhadamente. Um único ficheiro é quase sempre a alternativa mais rápida, mas poder concentrar-se apenas numa parte do projeto pode valer a pena a troca.
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A sua organização não está centralizada. Numa organização descentralizada ou distribuída, um projeto principal e subprojetos dão aos trabalhadores mais controlo sobre o seu próprio trabalho do que um ficheiro de projeto centralizado.
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Quer aumentar a eficácia dos métodos de planeamento da sua organização. Se os gestores de nível inferior forem responsáveis e souberem que tarefas são necessárias no projeto, poderá fazer mais sentido permitir-lhes planear o trabalho das suas equipas e, em seguida, consolidar os respetivos ficheiros de projeto num projeto principal. Se o planeamento de cima para baixo for a norma, poderá querer reorganizar o plano inicial em subprojetos quando este é implementado para que os gestores ou equipas de projeto individuais tenham acesso e controlem as suas próprias agendas.
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Trabalha em vários projetos. Os gestores de projetos podem ter sempre um conjunto de projetos em que trabalham, quer os projetos estejam interligados ou não. Em vez de os abrir um a um, pode abrir todos os subprojetos ao mesmo tempo quando abre o projeto principal. Esta abordagem também facilita a geração de relatórios em vários projetos. Se os projetos estiverem interligados, o gestor de projetos pode criar dependências de tarefas entre tarefas em projetos diferentes. A criação de dependências entre projetos torna mais fácil para os diferentes gestores de projetos ver como o trabalho de outros gestores de projetos afeta as respetivas agendas.
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Alguns projetos são subordinados a outros. Pode refletir com precisão a hierarquia de vários projetos ao inserir vários projetos noutros ficheiros. A estrutura resultante dos subprojetos deve refletir as prioridades e responsabilidades dos membros da sua equipa, bem como as inter-disputas entre tarefas em diferentes áreas e o prazo geral.
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Várias pessoas podem modificar o seu projeto. Idealmente, um ficheiro de projeto é propriedade, gerido e modificado por um único gestor de projetos. Mas, muitas vezes, um projeto faz parte de um programa maior que os gestores de nível superior podem precisar de gerir. Os membros da equipa do Project podem manter o foco no respetivo trabalho ao vê-lo como um ficheiro separado e o gestor de projetos que controla o projeto principal pode coordenar a agenda de cada equipa de subprojeto.
Pode fazer sentido que os marcos do projeto principal impulsionem os marcos de cada equipa de subprojeto para manter as agendas coordenadas para um prazo. Pode coordenar marcos ao criar uma dependência entre os marcos ou ao copiar e colar as tarefas de marco do projeto principal para cada subprojeto.
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O seu projeto tem vários intervenientes que se preocupam com diferentes partes do projeto. Quando as pessoas querem ver detalhes diferentes, os gestores de projetos podem colocar todos os ficheiros do projeto num servidor e personalizar diferentes vistas para vários intervenientes. O mesmo ficheiro de projeto pode ser utilizado como um subprojeto em diferentes projetos principais para personalizar as informações apresentadas.
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Quer que os subprojetos sejam só de leitura. Pode manter controlo adicional sobre partes de um projeto ao mover tarefas para um subprojeto e restringir o acesso a pessoas-chave.
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Quer analisar o caminho crítico para cada fase, além do projeto geral. Cada projeto individual contém um caminho crítico. Consolidar vários projetos num projeto principal torna mais fácil ver a imagem geral como múltiplos caminhos críticos no projeto principal, mantendo caminhos críticos separados para cada subprojeto.
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Trabalhar com subprojetos num projeto principal
Quando insere um subprojeto num projeto principal, o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas e é apresentado um indicador de ícone de Projeto no campo Indicadores . O subprojeto é avançado no nível hierárquico da linha onde o insere, mas pode avançar ou diminuir o avanço, tal como faria com qualquer outra tarefa. Uma vez que o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo, não pode editar as respetivas informações de resumo, mas pode expandir o destaque para mostrar as tarefas do subprojeto e editar as informações do projeto no ficheiro de projeto principal.
Nota: Qualquer formatação que tenha aplicado a tarefas de resumo ou barras Gantt num subprojeto não é apresentada no projeto principal. As informações de formatação são armazenadas em cada ficheiro e têm de ser aplicadas separadamente ao projeto principal.
Quando guarda o projeto principal, as alterações ao subprojeto também são guardadas no ficheiro de origem do subprojeto. Se quiser trabalhar diretamente no ficheiro de origem sem abrir o ficheiro de projeto principal, as alterações ao ficheiro de origem do subprojeto são atualizadas automaticamente no ficheiro de projeto principal.
Nota: Se já não precisar de manter o projeto principal e o subprojeto sincronizados, pode desassociá-los. Em seguida, se forem efetuadas alterações ao subprojeto ou ao projeto principal, o outro ficheiro permanecerá inalterado.
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Como os recursos são afetados ao combinar ficheiros
Depois de consolidar ficheiros num ficheiro de projeto principal, os recursos de ambos os ficheiros permanecem separados, tal como as tarefas num subprojeto permanecem no subprojeto. Pode alterar as informações dos recursos no projeto principal e as alterações serão replicadas no ficheiro de origem do subprojeto. Pode ver todos os recursos no projeto principal e subprojetos em conjunto na vista Folha de Recursos , mas não pode atribuir um recurso a nenhum projeto diferente do subprojeto de origem.
Nota: Se os mesmos recursos forem utilizados em vários subprojetos, verá nomes de recursos duplicados porque os recursos não são combinados. No entanto, se quiser atribuir os recursos em subprojetos diferentes e resolver nomes de recursos duplicados, pode combiná-los num agrupamento de recursos e disponibilizá-los aos outros ficheiros.
Outras formas de combinar ficheiros
Os projetos principais e os subprojetos permitem-lhe criar uma hierarquia de projetos que refletem a relação entre eles e, em alguns casos, a estrutura da sua organização. No entanto, pode ter outras razões para consolidar ficheiros de projeto. Por exemplo, poderá querer combiná-los temporariamente para uma revisão rápida ou para impressão.
Consolidar ficheiros não relacionados
Utilize ficheiros consolidados se tiver vários ficheiros que gostaria de combinar numa janela, quer os ficheiros estejam ou não relacionados. Combinar ficheiros não relacionados num projeto consolidado torna mais fácil ver informações de vários projetos em várias vistas e imprimi-los. Poderá consolidar ficheiros de projeto se tiver de controlar muitos projetos em curso, como quando está a desenvolver diferentes produtos ao mesmo tempo. Pode ordenar e agrupar por nomes de produtos, prazos de projeto e gestores para encontrar e avaliar as informações específicas de que precisa. Por exemplo, pode imprimir uma vista Gráfico Gantt que inclua todos os seus projetos.
Criar uma área de trabalho
Uma alternativa à consolidação de projetos é criar uma área de trabalho que contenha ficheiros de projeto individuais, cada um aberto na sua própria janela. Utilize uma área de trabalho se trabalhar com os mesmos ficheiros de projeto com frequência e não quiser consolidá-los num grande projeto.
Quando abre os ficheiros e, em seguida, os guarda como uma área de trabalho, o Project guarda os ficheiros e as definições atuais num único ficheiro de área de trabalho. Em seguida, quando abre o ficheiro da área de trabalho, abre todos os ficheiros incluídos ao mesmo tempo. Cada projeto tem o seu próprio botão na barra de tarefas, facilitando a mudança de um projeto para outro.
Para criar uma área de trabalho, selecione ou abra os ficheiros do projeto e, em seguida, selecione Ficheiro >Guardar Área de Trabalho.
