Familiarizar-se com as tabelas, formulários, consultas e outros objetos numa base de dados Access pode facilitar a execução de uma grande variedade de tarefas, como introduzir dados num formulário, adicionar ou remover tabelas, localizar e substituir dados e executar consultas.
Este artigo fornece uma descrição geral básica da estrutura de uma base de dados Access. Access fornece várias ferramentas que pode utilizar para se familiarizar com a estrutura de uma base de dados específica. Este artigo também aborda como, quando e porque deve utilizar cada ferramenta.
Neste artigo
Descrição geral
Uma base de dados é uma coleção de informações relacionadas com um objetivo ou assunto específico, como controlar encomendas de clientes ou manter uma coleção de música. Se a sua base de dados não estiver armazenada num computador ou se apenas partes da mesma estiverem armazenadas no computador, poderá estar a controlar informações de várias fontes que tem de coordenar e organizar.
Por exemplo, suponha que os números de telefone dos seus fornecedores estão armazenados em várias localizações: num ficheiro de cartões de visita com números de telefone de fornecedores, em ficheiros de informações de produto guardados num arquivo físico e numa folha de cálculo com informações de encomendas. Se o número de telefone de um fornecedor for alterado, poderá ter de atualizar essa informação nos três locais. Numa base de dados Access bem concebida, o número de telefone é armazenado apenas uma vez, pelo que só tem de atualizar essas informações num único local. Desse modo, quando atualiza o número de telefone de um fornecedor, este é automaticamente atualizado em toda a base de dados.
Access ficheiros de base de dados
Pode utilizar Access para gerir todas as suas informações num único ficheiro. Num ficheiro de base de dados Access, pode utilizar:
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Tabelas para armazenar os seus dados.
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Consultas para localizar e obter exatamente os dados que pretende.
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Formulários para ver, adicionar e atualizar dados em tabelas.
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Relatórios para analisar ou imprimir dados num esquema específico.
1. Guarde os dados numa tabela uma vez, mas veja-os a partir de múltiplas localizações. Quando atualiza os dados, estes são automaticamente atualizados em todos os locais onde são apresentados.
2. Obtenha os dados com uma consulta.
3. Veja ou introduza os dados através de um formulário.
4. Apresente ou imprima dados através de um relatório.
Todos estes itens — tabelas, consultas, formulários e relatórios — são objetos de base de dados.
Nota: Algumas bases de dados Access contêm ligações para tabelas armazenadas noutras bases de dados. Por exemplo, pode ter uma base de dados Access que só contém tabelas e outra base de dados Access que contém ligações para essas tabelas, bem como consultas, formulários e relatórios baseados nas tabelas ligadas. Na maioria dos casos, o facto de uma tabela ser ligada ou de estar efetivamente armazenada na base de dados não é importante.
Tabelas e relações
Para armazenar os seus dados, o utilizador cria uma tabela para cada tipo de informações que controla. Os tipos de informações podem incluir informações de clientes, produtos ou detalhes de encomendas. Para reunir os dados de múltiplas tabelas numa consulta, formulário ou relatório, tem de definir relações entre tabelas.
1. As informações de clientes, que outrora se encontravam numa lista de correio, encontram-se agora na tabela Clientes.
2. Outras informações, que outrora se encontravam numa folha de cálculo, encontram-se agora na tabela Encomendas.
3. Um ID exclusivo, como um ID de Cliente, distingue um registo de outro numa tabela. Ao adicionar o campo de ID exclusivo de uma tabela a outra tabela e definir uma relação entre os dois campos, Access pode corresponder registos relacionados de ambas as tabelas para que possa juntá-los num formulário, relatório ou consulta.
Consultas
Uma consulta pode ajudá-lo a obter os dados que correspondem às condições que especificou, incluindo dados de múltiplas tabelas. Também pode utilizar uma consulta para atualizar ou eliminar múltiplos registos de uma vez e para realizar cálculos predefinidos ou personalizados nos seus dados.
1. A tabela Clientes contém informações sobre clientes.
2. A tabela Encomendas contém informações sobre encomendas de clientes.
3. Esta consulta obtém os dados de ID de Encomenda e Data Necessária da tabela Encomendas e os dados Nome da Empresa e Cidade da tabela Clientes. A consulta devolve apenas encomendas que são necessárias em Abril e apenas para clientes sediados em Londres.
Formulários
Pode utilizar um formulário para ver, introduzir e alterar dados facilmente, uma linha de cada vez. Também pode utilizar um formulário para efetuar outras ações, como enviar dados para outra aplicação. Geralmente, os formulários contêm controlos que estão ligados a campos subjacentes em tabelas. Quando abre um formulário, Access obtém os dados de uma ou mais dessas tabelas e, em seguida, apresenta os dados no esquema que escolheu quando criou o formulário. Pode criar um formulário com um dos comandos formulário no Friso, o Assistente de Formulários ou criar um formulário na vista Estrutura.
1. Uma tabela apresenta muitos registos ao mesmo tempo, mas poderá ter de se deslocar na horizontal para ver todos os dados num único registo. Quando vê uma tabela, também não pode atualizar dados de mais do que uma tabela ao mesmo tempo.
2. Um formulário foca-se num registo de cada vez e pode apresentar campos de mais do que uma tabela. Também pode apresentar imagens e outros objetos.
3. Um formulário pode conter um botão no qual clica para imprimir um relatório, abrir outros objetos ou automatizar outras tarefas.
Relatórios
Pode utilizar um relatório para analisar rapidamente os seus dados ou para os apresentar de determinada forma no formato de impressão ou noutros formatos. Por exemplo, pode enviar um relatório que agrupe dados e faça o cálculo de totais a um colega. Em alternativa, pode criar um relatório com dados de endereços formatados para imprimir etiquetas de correio.
1. Utilize um relatório para criar etiquetas de correio.
2. Utilize um relatório para apresentar totais num gráfico.
3. Utilize um relatório para apresentar totais calculados.
Agora que já conhece a estrutura básica das bases de dados Access, continue a ler para saber como utilizar as ferramentas incorporadas para explorar uma base de dados Access específica.
Ver detalhes sobre os objetos numa base de dados
Uma das melhores formas de saber mais acerca de uma base de dados específica é utilizar o Documentador da Base de Dados. Utilize o Documentador da Base de Dados para criar um relatório com informações detalhadas acerca dos objetos numa base de dados. Primeiro tem de escolher quais os objetos a apresentar detalhadamente no relatório. Quando executa o Documentador da Base de Dados, o respetivo relatório contém todos os dados acerca dos objetos de base de dados que selecionou.
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Abra a base de dados que pretende documentar.
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No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Analisar, clique em Documentador da Base de Dados.
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Na caixa de diálogo do Documentador, clique no separador que representa o tipo de objeto de base de dados que pretende documentar. Para criar um relatório sobre todos os objetos numa base de dados, clique no separador Todos os Tipos de Objeto.
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Selecione um ou mais objetos listados no separador. Para selecionar todos os objetos de um separador, clique em Selecionar Tudo.
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Clique em OK.
O Documentador da Base de Dados cria um relatório que contém dados detalhados para cada objeto selecionado e, em seguida, abre o relatório na Pré-Visualização. Por exemplo, se executar o Documentador da Base de Dados num formulário de introdução de dados, o relatório criado pelo Documentador irá listar as propriedades do formulário como um todo, as propriedades de cada uma das secções do formulário e as propriedades de quaisquer botões, etiquetas, caixas de texto e outros controlos no formulário, bem como quaisquer módulos de código e permissões de utilizador associados ao formulário.
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Para imprimir o relatório, no separador Pré-visualizar, no grupo Imprimir, clique em Imprimir.
Explorar uma tabela na Vista de Estrutura
Abrir uma tabela na Vista de Estrutura dá-lhe uma perspetiva detalhada da estrutura da tabela. Por exemplo, pode localizar a definição de tipo de dados para cada campo, localizar máscaras de entrada ou ver se a tabela utilizar campos de pesquisa, campos que utilizam consultas para extrair dados de outras tabelas. Estas informações são úteis porque os tipos de dados e as máscaras de entrada podem afetar a capacidade do utilizador de localizar dados e executar consultas de atualização. Por exemplo, suponha que pretende utilizar uma consulta de atualização para atualizar campos específicos numa tabela ao copiar dados em campos semelhantes de outra tabela. A consulta não será executada se os tipos de dados em cada campo nas tabelas de origem e de destino não corresponderem.
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Abra a base de dados que pretende analisar.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende explorar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.
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Conforme necessário, anote o nome de cada campo de tabela e o tipo de dados atribuído a cada campo.
O tipo de dados atribuído a um campo pode limitar o tamanho e tipo de dados que os utilizadores podem introduzir num campo. Por exemplo, os utilizadores podem ter um limite de 20 carateres num campo de texto e não conseguirem introduzir dados de texto num campo configurado para o tipo de dados Número.
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Para determinar se um campo é um campo de pesquisa, clique no separador Pesquisa na secção inferior da grelha de estrutura da tabela, em Propriedades do Campo.
Um campo de pesquisa apresenta um conjunto de valores (um ou mais campos, como nome próprio e apelido), mas geralmente guarda um conjunto de valores diferente (um campo, como um ID numérico). Por exemplo, um campo de pesquisa pode guardar o número de ID de um funcionário (o valor guardado), mas apresentar o nome do funcionário (o valor apresentado). Quando utiliza um campo de pesquisa em expressões ou em operações localizar e substituir, utiliza o valor guardado e não o valor apresentado. Familiarizar-se com os valores guardados e apresentados de um campo de pesquisa é a melhor forma de assegurar que uma expressão ou uma operação localizar e substituir que utilize o campo de pesquisa funciona da forma que espera.
A seguinte ilustração apresenta um campo de pesquisa típico. Lembre-se de que as definições que vê na propriedade Origem da Linha do campo irão variar.
O campo de pesquisa aqui apresentado utiliza uma consulta para obter dados de outra tabela. Também poderá ver outro tipo de campo de pesquisa, designado lista de valores, que utiliza uma lista de opções codificadas. Esta figura apresenta uma lista de valores comum.
Por predefinição, as listas de valores utilizam o tipo de dados Texto.
A melhor forma de localizar listas de pesquisa e de valores é apresentando o separador Pesquisa e, em seguida, clicar nas entradas na coluna Tipo de Dados de cada campo na tabela. Para obter mais informações sobre como criar campos de pesquisa e listas de valores, consulte as ligações na secção Consulte também.
Ver as relações entre tabelas
Para ver uma representação gráfica das tabelas numa base de dados, dos campos em cada tabela e das relações entre essas tabelas, utilize o separador de objeto Relações. O separador de objeto Relações fornece uma imagem geral da tabela e da estrutura de relações de uma base de dados — trata-se de informações importantes quando precisa de criar ou alterar as relações entre tabelas.
Nota: Também pode utilizar o separador de objeto Relações para adicionar, alterar ou eliminar relações.
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Abra a base de dados que pretende analisar.
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No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Relações, clique em Relações.
O separador de objeto Relações é apresentado e mostra-lhe as relações entre todas as tabelas na base de dados aberta.
Consulte Também
Utilizar o painel Dependências de Objetos para ver como os objetos se relacionam
