As tabelas são objetos essenciais numa base de dados porque contêm todas as informações ou dados. Por exemplo, uma base de dados de uma empresa pode ter uma tabela de Contactos que armazena os nomes, endereços de correio eletrónico e números de telefone dos fornecedores. Uma vez que outros objetos de base de dados dependem de tabelas, deve começar sempre a estrutura de uma base de dados ao criar todas as suas tabelas e, em seguida, ao criar outros objetos. Antes de criar tabelas no Access, considere os seus requisitos e determine todas as tabelas de que poderá precisar. Para uma introdução ao planeamento e estruturação de uma base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.
Neste artigo
Descrição Geral
Uma base de dados relacional como o Access tem, normalmente, várias tabelas relacionadas. Numa base de dados bem concebida, cada tabela armazena dados acerca de um determinado assunto, como os funcionários ou produtos. Uma tabela tem registos (linhas) e campos (colunas). Os campos têm vários tipos de dados, como texto, números, datas e hiperligações.
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Um registo: contém dados específicos, como informações sobre um determinado funcionário ou produto.
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Um campo: contém dados sobre um aspeto do assunto da tabela, tal como o nome próprio ou o endereço de e-mail.
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Um valor de campo: cada registo tem um valor de campo. Por exemplo, Contoso, Ltd. ou alguem@example.com.
Propriedades da tabela e do campo
As tabelas e os campos também têm propriedades que pode definir para controlar as respetivas características ou comportamento.
1. Propriedades da tabela
2. Propriedades do campo
Numa base de dados do Access, as propriedades da tabela são atributos de uma tabela que afetam o aspeto ou o comportamento da tabela como um todo. As propriedades da tabela são definidas na folha de propriedades da tabela na vista de Estrutura. Por exemplo, pode definir a propriedade Vista Predefinida de uma tabela para especificar como a tabela é apresentada por predefinição.
Uma propriedade do campo aplica-se a um campo específico numa tabela e define uma das características do campo ou um aspeto do comportamento do campo. Pode definir algumas propriedades na vista de Folha de dados. Também pode definir uma propriedade do campo na vista de Estrutura ao utilizar o painel </c0>Propriedades do Campo.
Tipos de dados
Cada campo tem um tipo de dados. O tipo de dados de um campo indica o tipo de dados que o campo armazena, como grandes quantidades de texto ou ficheiros anexados.
Um tipo de dados é uma propriedade do campo, mas difere de outras propriedades do campo da seguinte forma:
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Define o tipo de dados de um campo na grelha de estrutura da tabela e não no painel Propriedades do Campo.
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O tipo de dados de um campo determina outras propriedades que o campo tem.
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Tem de definir o tipo de dados de um campo quando cria o campo.
Pode criar um novo campo no Access ao introduzir dados numa nova coluna na vista Folha de Dados. Quando cria um campo ao introduzir dados na vista Folha de Dados, o Access atribui automaticamente um tipo de dados ao campo com base no valor introduzido. Se nenhum outro tipo de dados estiver implícito, o Access define o tipo de dados como Texto. Se necessário, pode alterar o tipo de dados ao utilizar o Friso.
Exemplos de deteção automática de tipos de dados
A seguinte tabela mostra como funciona a deteção automática de tipos de dados na vista Folha de Dados.
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Relações da tabela
Apesar de cada tabela armazenar dados sobre um assunto diferente, normalmente as tabelas numa base de dados do Access armazenam dados sobre assuntos que estão relacionados entre si. Por exemplo, uma base de dados pode conter:
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Uma tabela de clientes que lista os clientes da sua empresa e respetivos endereços.
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Uma tabela de produtos que lista os produtos que vende, incluindo os preços e imagens de cada item.
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Uma tabela de encomendas que controla as encomendas dos clientes.
Uma vez que armazena dados sobre assuntos diferentes em tabelas separadas, precisa de uma forma de associar os dados para que possa combinar facilmente os dados relacionados dessas tabelas separadas. Para ligar os dados armazenados em tabelas diferentes, pode criar relações. Uma relação é uma ligação lógica entre duas tabelas que especificam campos que as tabelas têm em comum. Para obter mais informações, consulte o Guia para relações de tabelas.
Chaves
Os campos que fazem parte de uma relação de tabelas denominam-se chaves. Normalmente, uma chave consiste num campo, mas pode consistir em mais de um campo. Existem dois tipos de chaves:
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Chave primária Uma tabela só pode ter uma chave primária. Uma chave primária consiste num ou mais campos que identificam exclusivamente cada registo armazenado na tabela. Muitas vezes, existe um número de identificação exclusivo, como um número de ID, um número de série ou um código, que serve como uma chave primária. Por exemplo, pode ter uma tabela Clientes onde cada cliente tem um número de ID de cliente exclusivo. O campo de ID do cliente é a chave primária da tabela Clientes. Quando a chave primária contém mais do que um campo, normalmente é composta por campos pré-existentes que, em conjunto, fornecem valores exclusivos. Por exemplo, pode utilizar uma combinação do apelido, nome próprio e data de nascimento como a chave primária de uma tabela sobre pessoas. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou alterar a chave primária de uma tabela.
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Chave externa Uma tabela também pode ter uma ou mais chaves externas. Uma chave externa contém valores que correspondem a valores da chave primária de outra tabela. Por exemplo, poderá ter uma tabela Encomendas, na qual cada encomenda tem um número de ID de cliente que corresponde a um registo numa tabela Clientes. O campo de ID do cliente é uma chave externa da tabela Encomendas
A correspondência de valores entre campos de chave constitui a base de uma relação de tabelas. Utilize uma relação de tabelas para combinar dados de tabelas relacionadas. Por exemplo, suponha que tem uma tabela Clientes e uma tabela Encomendas. Na tabela Clientes, cada registo é identificado pelo campo de chave primária ID.
Para associar cada encomenda a um cliente, adicione um campo de chave externa à tabela Encomendas que corresponda ao campo de ID da tabela Clientes e, em seguida, crie uma relação entre as duas chaves. Quando adicionar um registo à tabela Encomendas, utilize um valor para o ID de cliente que provenha da tabela Clientes. Sempre que quiser ver quaisquer informações sobre o cliente de uma encomenda, utilize a relação para identificar os dados da tabela Clientes que correspondem aos registos na tabela Encomendas.
1. Uma chave primária, identificada pelo ícone de chave junto ao nome do campo.
2. Uma chave externa – note a ausência do ícone de chave.
Não adicione um campo se presumir que cada entidade exclusiva representada na tabela poderá necessitar de mais de um valor para o campo. Na continuação do exemplo anterior, se pretender começar a controlar as encomendas efetuadas pelos seus clientes, não adicione um campo à tabela, uma vez que cada cliente terá mais de uma encomenda. Em alternativa, crie uma nova tabela para armazenar encomendas e, em seguida, crie uma relação entre as duas tabelas.
Vantagens da utilização de relações
Manter os dados separados em tabelas relacionadas produz as seguintes vantagens:
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Consistência Uma vez que cada item de dados é registado apenas uma vez, numa tabela, existe uma menor possibilidade de ambiguidade ou inconsistência. Por exemplo, o utilizador armazena o nome de um cliente só uma vez, numa tabela sobre clientes, em vez de o armazenar várias vezes (e, potencialmente, de forma inconsistente) numa tabela que contém dados de encomendas.
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Eficiência Registar os dados num só local significa que utiliza menos espaço no disco. Além disso, as tabelas mais pequenas tendem a fornecer dados mais rapidamente do que as tabelas maiores. Finalmente, se não utilizar tabelas separadas para assuntos separados, irá introduzir valores nulos (a ausência de dados) e redundância nas tabelas, sendo que ambos podem desperdiçar espaço e dificultar o desempenho.
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Compreensão A estrutura de uma base de dados é mais fácil de compreender se os assuntos estiverem adequadamente separados em tabelas.
Planeie as suas tabelas tendo as relações em mente. Pode utilizar o Assistente de Pesquisas para criar um campo de chave externa se a tabela que contém a chave primária correspondente já existir. O Assistente de Pesquisas cria a relação automaticamente. Para mais informações, consulte Criar ou eliminar um campo de pesquisa.
