Criar uma tabela e adicionar campos

Criar uma tabela

Um base de dados simples, como uma lista de contactos, poderá utilizar uma só tabela. No entanto, muitas bases de dados utilizam várias tabelas. Quando cria uma nova base de dados, cria um novo ficheiro no seu computador que age como um contentor para todos os objetos na sua base de dados, incluindo as suas tabelas.

Pode criar uma tabela ao criar uma nova base de dados, ao inserir uma tabela numa base de dados existente ou ao incorporar ou ao ligar a uma tabela de outra origem de dados – tal como um livro do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, um ficheiro de texto ou outra base de dados. Quando cria uma nova base de dados em branco, é inserida automaticamente uma nova tabela vazia. Em seguida, pode introduzir dados na tabela para começar a definir os campos.

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Criar uma nova tabela numa nova base de dados

1. Clique em Ficheiro > Novo e, em seguida, selecione Base de dados em branco.

2. Na caixa Nome de Ficheiro, escreva um nome de ficheiro para a nova base de dados.

3. Para navegar para uma localização diferente e guardar a base de dados, clique no ícone da pasta.

4. Clique em Criar.

   A nova base de dados é aberta, é criada uma nova tabela denominada Tabela1, que é aberta na vista Folha de Dados.

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Criar uma nova tabela numa base de dados existente

1. Clique em Ficheiro > Abrir e clique na base de dados se a mesma estiver listada em Recente. Caso contrário selecione uma das opções de procura para localizar a base de dados.

2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione a base de dados que quer abrir e, em seguida, clique em Abrir.

3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

   É inserida uma nova tabela na base de dados e a tabela é aberta na vista Folha de Dados.

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Importar ou ligar para criar uma tabela

Pode criar uma tabela ao importar ou ligar a dados armazenados noutro local. Pode importar ou ligar a dados numa folha de cálculo do Excel, lista do SharePoint, ficheiro XML, outra base de dados do Access, pasta do Microsoft Outlook, etc.

Quando importar dados, cria uma cópia dos dados numa nova tabela na base de dados atual. As alterações subsequentes aos dados de origem não terão efeito nos dados importados e as alterações aos dados importados não afetarão os dados de origem. Depois de ligar a uma origem de dados e de importar os dados, poderá utilizar os dados importados sem ligar à origem. Pode alterar a estrutura de uma tabela importada.

Quando liga a dados, cria uma tabela ligada na base de dados atual que representa uma ligação direta às informações existentes armazenadas noutro local. Quando alterar dados numa tabela ligada, está a alterá-los na origem. Sempre que os dados são alterados na origem, essa alteração é apresentada na tabela ligada. Tem de poder ligar à origem de dados sempre que utilizar uma tabela ligada. Não pode alterar a estrutura de uma tabela ligada.

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Definir as propriedades de uma tabela

Além de definir os campos de propriedades, também pode definir propriedades que se aplicam a uma tabela inteira ou a registos inteiros.

1. Selecione a tabela cujas propriedades pretende definir.

2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

3. No separador Estrutura da Tabela , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Folha de Propriedades.

   

   A folha de propriedades da tabela é apresentada.

4. Na folha de propriedades, clique no separador Geral.

5. Clique na caixa à esquerda da propriedade que quer definir e, em seguida, introduza uma definição para a propriedade.

   Não se esqueça de premir Ctrl+G para guardar as alterações.

   Utilize esta propriedade da tabela	Para
   Apresentar Vistas no Site do SharePoint	Especificar se as vistas baseadas na tabela podem ser apresentadas num site SharePoint. Nota: Os efeitos desta definição dependem da definição da propriedade da base de dados Apresentar Todas as Vistas no Site SharePoint.
   Subfolha de dados expandida	Expandir todas as subfolhas de dados quando abre a tabela.
   Altura da subfolha de dados	Efetue um dos seguintes procedimentos: Se quiser que a janela da subfolha de dados se expanda para apresentar todas as linhas, deixe esta propriedade definida como 0". Se pretender controlar a altura da subfolha de dados, introduza a altura pretendida em polegadas.
   Orientação	Definir a orientação da vista consoante o idioma seja de leitura da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.
   Descrição	Fornecer uma descrição da tabela. Esta descrição irá aparecer em descrições para a tabela.
   Regra de Validação	Introduzir uma expressão que tenha de ser verdadeira sempre que adicionar ou alterar um registo.
   Texto de validação	Introduzir uma mensagem que é apresentada quando um registo violar a expressão na propriedade Regra de validação.
   Filtro	Definir critérios para apresentar apenas linhas com correspondência na vista Folha de Dados.
   Ordenado por	Selecionar um ou mais campos para especificar a sequência de ordenação predefinida das linhas na vista Folha de Dados.
   Nome da subfolha de dados	Especificar se uma subfolha de dados deverá aparecer na vista Folha de Dados e, se for o caso, qual a tabela ou consulta que deve fornecer as linhas na subfolha de dados.
   Ligar campos subordinados	Listar os campos da tabela ou consulta utilizados para a subfolha de dados que correspondem à propriedade Ligar campos principais especificada para a tabela.
   Ligar campos principais	Listar os campos da tabela que correspondem à propriedade Ligar campos subordinados especificada para a tabela.
   Filtrar Ao Carregar	Aplicar automaticamente os critérios de filtragem na propriedade Filtro (definindo como Sim) quando a tabela for aberta na vista Folha de Dados.
   Ordenar Por Ao Carregar	Aplicar automaticamente os critérios de ordenação na propriedade Ordenar por (definindo como Sim) quando a tabela for aberta na vista Folha de Dados.

   Sugestão    Para ter mais espaço para introduzir ou editar uma definição na caixa de propriedade, prima Shift+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a definir a propriedade Regra de Validação com uma expressão e quiser ajuda sobre como criá-la, clique em junto à caixa da propriedade Regra de Validação para apresentar o Construtor de Expressões.

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Guardar uma tabela

Após criar ou modificar uma tabela, deve guardar a sua estrutura. Quando guardar uma tabela pela primeira vez, atribua-lhe um nome que descreva os dados que contém. Pode utilizar até 64 carateres alfanuméricos, incluindo espaços. Por exemplo, pode atribuir o nome Clientes, Inventário de Peças ou Produtos a uma tabela.

O Access fornece-lhe muita flexibilidade no que diz respeito a atribuir um nome às suas tabelas. No entanto, existem algumas restrições que deve ter em consideração. O nome de uma tabela pode ter até 64 carateres, pode incluir qualquer combinação de letras, números, espaços e carateres especiais, exceto um ponto final (.), um ponto de exclamação (!), parênteses retos ([]), espaço em branco, sinal de igual à esquerda (=), nem carateres não imprimíveis, como um símbolo de retorno. O nome também não pode conter os seguintes carateres: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Selecione Ficheiro > Guardar Como ou prima Ctrl+G.

2. Se estiver a guardar a tabela pela primeira vez, escreva um nome para a mesma e, em seguida, clique em OK.

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Definir uma chave primária

A menos que tenha uma razão específica para não o fazer, deve especificar uma chave primária para uma tabela. O Access cria automaticamente um índice para a chave primária, que pode ajudar a melhorar o desempenho da base de dados. O Access também garante que cada registo tem um valor no campo de chave primária e que esse valor é sempre exclusivo. Os valores exclusivos são cruciais, caso contrário não existe uma forma fiável de distinguir uma linha específica de outras linhas.

Quando cria uma nova tabela na vista de Folha de Dados, o Access cria automaticamente uma chave primária e atribui-lhe um nome do campo de ID e o tipo de dados Numeração Automática.

Na vista Estrutura, pode alterar ou remover a chave primária ou definir a chave primária para uma tabela que não tem uma.

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Determinar que campos utilizar como uma chave primária

Por vezes, poderá já ter dados que quer utilizar como uma chave primária. Por exemplo, poderá ter números de ID existentes para os seus funcionários. Se criar uma tabela para controlar as informações dos funcionários, pode optar por utilizar um ID de funcionário existente como a chave primária da tabela. Em alternativa, o ID de funcionário só é exclusivo em combinação com o ID do departamento, sendo necessário utilizar ambos os campo como a chave primária. Um bom candidato a chave primária tem as seguintes características:

• Cada registo tem um valor exclusivo para o campo ou combinação de campos.

• O campo ou combinação de campos nunca está vazio ou é nulo, tem sempre um valor.

• Os valores não são alterados.

Se não existirem dados adequados para utilizar como uma chave primária, pode criar um novo campo para utilizar como uma chave primária. Quando cria um novo campo para utilizar como uma chave primária, defina o tipo de dados do campo para Numeração Automática para ajudar a garantir que cumpre as três características na lista anterior.

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Definir ou alterar a chave primária

1. Selecione a tabela cuja chave primária quer definir ou alterar.

2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista Estrutura.

3. Na grelha de estrutura da tabela, selecione o campo ou campos que quer utilizar como a chave primária.

   Para selecionar um campo, clique no seletor de linha correspondente ao campo pretendido.

   Para selecionar mais do que um campo, mantenha a tecla Ctrl premida e, em seguida, clique no seletor de linha correspondente a cada campo.

4. No separador Estrutura da Tabela , no grupo Ferramentas , clique em Chave Primária.

   Um indicador de chave é apresentado à esquerda do campo ou campos que especificar como a chave primária.

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Remover a chave primária

1. Selecione a tabela cuja chave primária quer remover.

2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

3. Clique no seletor de linha correspondente à chave primária atual. Se a chave primária for constituída por múltiplos campos, mantenha a tecla Ctrl premida e, em seguida, clique no seletor de linha correspondente a cada campo.

4. No separador Estrutura da Tabela , no grupo Ferramentas , clique em Chave Primária.

   O indicador de chave é removido do campo ou campos que tenham sido especificados anteriormente como chave primária.

Quando guarda uma nova tabela sem definir uma chave primária, o Access pede-lhe para criar um novo campo para a chave primária. Se clicar em Sim, o Access criará um campo de ID que utiliza o tipo de dados Numeração Automática para fornecer um valor exclusivo para cada registo. Se a sua tabela já incluir um campo de Numeração Automática, o Access irá utilizá-lo como a chave primária. Se clicar em Não, o Access não adicionará um campo e não será definida uma chave primária.

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Adicionar campos

Para armazenar novos dados sobre algo para o qual já tem uma tabela do Access, pondere adicionar um campo à tabela. Por exemplo, imagine que tem uma tabela que armazena o apelido, o nome próprio, o endereço de e-mail, o número de telefone e a morada de correio postal de cada um dos seus clientes. Se quiser começar a controlar o meio de comunicação preferencial de cada cliente, adicione um campo para armazenar esses dados.

Cada dado que pretende controlar é armazenado num campo. Por exemplo, numa tabela de contactos, crie campos para o Apelido, Nome Próprio, Número de Telefone e Endereço. Numa tabela de produtos, crie campos para o Nome do Produto, ID do Produto e Preço.

Cada campo tem determinadas características essenciais, tais como um nome que o identifica de modo exclusivo numa tabela, um tipo de dados que define a natureza dos dados, as operações que podem ser efetuadas nos dados e a quantidade de espaço de armazenamento a reservar para cada valor.

Antes de criar campos, tente separar os dados em partes mais pequenas. É muito mais fácil combinar dados posteriormente do que dividi-los. Por exemplo, em vez de um campo Nome Completo, considere criar campos separados para Apelido e Nome Próprio. Em seguida, pode facilmente procurar ou ordenar por Nome Próprio, Apelido ou ambos. Se quiser criar um relatório, ordenar, procurar ou efetuar um cálculo com base num item de dados, coloque esse item individual num campo.

Depois de criar um campo, também pode definir propriedades do campo para controlar o seu aspeto e comportamento. Por exemplo, a propriedade Formato define o modo de apresentação dos dados numa folha de dados ou num formulário que contenha esse campo.

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Adicionar um campo ao introduzir dados

Ao criar uma nova tabela ou abrir uma tabela existente na vista Folha de Dados, pode adicionar um campo à tabela ao introduzir dados na coluna Adicionar Novo Campo da folha de dados (1). O Access atribui automaticamente um tipo de dados ao campo com base no valor que introduziu. Se nenhum outro tipo de dados estiver implícito, o Access define o tipo de dados como Texto, mas o utilizador pode alterar o tipo de dados.

Para introduzir dados na coluna Adicionar Novo Campo:

1. Crie ou abra uma tabela na vista Folha de Dados ao clicar com o botão direito do rato na tabela que quer no Painel de Navegação e, em seguida, ao clicar em Vista Folha de Dados no menu de atalho.

2. Na coluna Adicionar Novo Campo, introduza o nome do campo que quer criar.

   Utilize um nome descritivo para que o campo seja mais fácil de identificar.

3. Introduza dados no novo campo.

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Adicionar um campo através de um modelo de campo

Por vezes, é mais fácil escolher a partir de uma lista de campos predefinida que corresponde às suas necessidades do que criar manualmente um campo. Pode utilizar a lista Mais Campos para escolher a partir de uma lista de modelos de campo. Um modelo de campo é um conjunto predefinido de características e propriedades que descreve um campo. A definição do modelo de campo inclui um nome de campo, um tipo de dados, uma definição para a propriedade Formato do campo e outras propriedades do campo.

1. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista Folha de Dados.

2. No separador Campos da Tabela , no grupo Adicionar & Eliminar , clique em Mais Campos.

   

3. Selecione um campo na lista Mais Campos para inserir a nova coluna. O Access coloca o campo à direita da coluna onde o cursor se encontra atualmente. Se escolher uma das opções de campo no cabeçalho Acesso Rápido, tais como Endereço, o Access cria múltiplos campos na tabela para incluir as várias partes de um endereço.

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Definir as propriedades do campo

Depois de criar um campo, pode definir propriedades do campo para controlar o aspeto e o comportamento.

Por exemplo, ao definir as propriedades do campo, pode:

• Controlar o aspeto dos dados num campo

• Ajudar a evitar a introdução de dados incorreta num campo

• Especificar valores predefinidos para um campo

• Ajudar a acelerar a pesquisa e a ordenação num campo

Pode definir algumas das propriedades do campo disponíveis enquanto trabalha na vista Folha de Dados. Contudo, para ter acesso e definir a lista completa de propriedades do campo, tem de utilizar a vista Estrutura.

As propriedades que pode definir dependem do tipo de dados do campo.

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Definir as propriedades do campo na vista Folha de Dados

Pode mudar um nome de um campo, alterar o tipo de dados, alterar a propriedade Formato e alterar algumas das restantes propriedades enquanto trabalha na vista Folha de Dados.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende abrir.

2. No menu de atalho, clique em vista Folha de Dados.

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Definir as propriedades do campo na vista Estrutura

Pode definir uma propriedade do campo enquanto trabalha com uma tabela na vista de Estrutura. Na vista Estrutura, define o tipo de dados de um campo na grelha de estrutura da tabela e define outras propriedades no painel Propriedades do Campo.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela.

2. No menu de atalho, clique em Vista Estrutura.

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Mover um campo

Para mover um campo, arraste-o para a posição pretendida. Para selecionar vários campos contíguos para mover, clique no primeiro campo, prima continuamente a tecla Shift e clique no último campo. Em seguida, poderá arrastar o grupo de campos selecionado para uma nova posição.

Ao arrastar um campo está a alterar a sua posição na Folha de Dados, mas não a ordem dos campos na estrutura de tabela. Se aceder aos campos de forma programática, aplica-se a ordem original. Por exemplo, se arrastar um campo para uma nova posição na Folha de Dados e, em seguida, criar um formulário a partir da tabela utilizando o botão Formulário, o campo ficará na posição original.

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Consulte Também

Adicionar um campo calculado a uma tabela

Adicionar um campo a um formulário ou relatório