Utilizar o Access ou o Excel para gerir os dados

Dados simples versus relacionais    Para ajudar a decidir qual o programa mais adequado para armazenar os seus dados, faça-se a seguinte pergunta: os dados são relacionais ou não? Os dados que podem ser contidos de forma eficiente numa única tabela ou folha de cálculo são denominados dados simples ou não relacionais . Por exemplo, se quiser criar uma lista simples de clientes, com apenas um endereço e contacto para cada cliente, o Excel poderá ser a melhor opção. No entanto, se quiser armazenar uma lista de clientes mais complexa que contenha endereços de faturação e envio para cada cliente ou várias pessoas de contacto para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Num base de dados relacional, organiza as suas informações em múltiplas tabelas. Numa base de dados relacional bem concebida, cada tabela é simples e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se criar uma base de dados de cliente, os nomes dos clientes devem ser armazenados numa tabela, enquanto os endereços de faturação e envio desses clientes devem ser armazenados numa tabela separada. Armazenar endereços separadamente dos nomes é uma boa ideia, uma vez que cada cliente pode ter mais do que um endereço e pretender introduzir múltiplos endereços para cada cliente sem ter de introduzir novamente o nome do cliente para cada endereço.

Dados locais versus externos    Pode utilizar o Access para ligar a dados de várias origens de dados externas para que possa ver, consultar e editar esses dados sem ter de os importar. Por exemplo, o Access fornece comandos para ligar a dados existentes numa base de dados do Microsoft SQL Server, num ficheiro dBASE ou numa pasta do Outlook, juntamente com muitas outras origens de dados. Pode utilizar o Excel para ligar a uma grande variedade de origens de dados, incluindo bases de dados do Access, SQL Server e Analysis Services, ficheiros XML e texto e origens de dados ODBC e OLE DB. No entanto, não pode editar os dados para alterar os dados de origem através da interface de utilizador do Excel.

Tanto o Access como o Excel fornecem comandos para ligar a dados em listas de Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma ligação só de leitura às listas do SharePoint; enquanto o Access lhe permite ler e escrever dados em listas do SharePoint.

Integridade dos dados versus flexibilidade    Os identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade dos seus dados e garantem que não existem duas linhas (ou registos) que contenham exatamente os mesmos dados. Os identificadores exclusivos também fornecem a forma mais rápida de obter dados quando pesquisa ou ordena os seus dados. No Access, pode utilizar o tipo de dados Numeração Automática para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registo. Em seguida, pode utilizar estes identificadores para relacionar registos numa tabela com um ou mais registos noutra tabela.

A estrutura que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos dados. O Access pode exigir que os novos registos numa tabela tenham um valor correspondente existente numa tabela diferente, para que não possa criar registos "órfãos". Por exemplo, não gostaria de ter uma encomenda que não incluísse as informações do cliente. O Access pode exigir que todos os novos registos na tabela Encomendas tenham um valor de cliente correspondente na tabela Clientes. Esta correspondência de valores necessária é denominada integridade referencial.

Também pode impor as suas próprias restrições e regras para garantir que os dados são introduzidos corretamente. O Excel permite-lhe introduzir dados de forma mais livre, mas como o Excel não suporta dados relacionais, não suporta integridade referencial. No entanto, pode utilizar o comando Validação de Dados para controlar a introdução de dados no Excel.

A consultar    Se muitas vezes tiver de ver os seus dados de várias formas, dependendo da alteração de condições ou eventos, o Access poderá ser a melhor opção para armazenar e trabalhar com os seus dados. O Access permite-lhe utilizar consultas sqL (Structured Query Language) para obter rapidamente apenas as linhas e colunas de dados que pretende, quer os dados estejam contidos numa tabela ou em muitas tabelas. Também pode utilizar expressões em consultas para criar campos calculados. Utilizar uma expressão no Access é semelhante ao processo de utilização de fórmulas no Excel para calcular valores. Também pode utilizar consultas do Access para resumir dados e apresentar valores agregados, como somas, médias e contagens.

Modelação    No Excel, pode utilizar ferramentas de análise de hipóteses para prever o resultado de um modelo de folha de cálculo. A análise de hipóteses permite-lhe executar diferentes cenários nos seus dados, como os melhores cenários e os piores cenários, e comparar os dados resultantes de vários cenários num relatório de resumo. Não existe nenhuma funcionalidade semelhante disponível no Access.

Dinamizar e criar gráficos    Em ambos os programas, pode criar relatórios de tabela dinâmica e gráficos de tabela dinâmica. No entanto, o Excel fornece funcionalidades de gráfico e relatórios de tabela dinâmica mais avançadas do que o Access. Se planeia criar relatórios de tabela dinâmica extensos ou fornecer gráficos de aspeto profissional regularmente, deve utilizar relatórios de tabela dinâmica ou gráficos de tabela dinâmica no Excel em vez das mesmas funcionalidades no Access.

O Access e o Excel podem ser utilizados em ambientes de colaboração, como o Windows SharePoint Services e partilhas de ficheiros de rede, mas existem diferenças na forma como os dados podem ser acedidos por vários utilizadores.

Acesso de vários utilizadores aos dados    Em funcionamento normal, o Access permite que vários utilizadores abram uma base de dados individual ao mesmo tempo; isto funciona bem porque o Access bloqueia apenas os dados que estão a ser editados; Como resultado, os outros utilizadores podem editar registos diferentes sem conflitos. No Excel, pode partilhar um livro com outros utilizadores, mas a colaboração multiutilizador funciona melhor quando os utilizadores trabalham nos dados nesse livro em alturas diferentes em vez de em simultâneo. Com efeito, os utilizadores de uma base de dados do Access colaboram num conjunto de dados e os utilizadores de um livro do Excel colaboram num documento.

Utilizar o Windows SharePoint Services para colaboração    Ambos os programas integram-se com tecnologias do Microsoft Windows SharePoint Services, como listas do SharePoint e bibliotecas de documentos.

O Access fornece várias formas de colaborar com vários utilizadores num site do SharePoint. Por exemplo, pode carregar uma base de dados completa para uma biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services, disponibilizar formulários e relatórios como vistas do Windows SharePoint Services e ligar uma base de dados a dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma forma de colaborar com vários utilizadores num site do SharePoint Services. Pode carregar um livro para bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services, onde utilizadores individuais podem dar saída do livro para fazer alterações, impedindo que outros utilizadores modifiquem o livro ao mesmo tempo. Os utilizadores podem editar um livro sem dar saída da biblioteca de documentos, caso em que têm de se coordenar com outros utilizadores para evitar conflitos de dados.

Utilizar pastas de rede para colaboração    Se armazenar uma base de dados do Access numa pasta de rede partilhada, vários utilizadores podem abrir a base de dados e trabalhar com os respetivos dados em simultâneo. Os registos individuais são bloqueados quando um utilizador os edita. Se armazenar um livro do Excel numa pasta de rede partilhada, apenas um utilizador pode editar o livro de cada vez. Para fins de visualização, vários utilizadores podem abrir o livro enquanto outro utilizador o estiver a editar, mas esses utilizadores não podem efetuar alterações aos dados até que o utilizador que está a editar o livro o feche.

Ambos os programas fornecem funcionalidades semelhantes ( palavras-passe e encriptação) que podem ajudá-lo a evitar a perda de dados e a proteger os seus dados contra o acesso não autorizado. No entanto, existem algumas diferenças entre o Access e o Excel na forma como a proteção de dados ao nível do utilizador funciona.

Prevenção de perda de dados    No Access, o seu trabalho é continuamente guardado para que, em caso de falha inesperada, não perca muito trabalho (se existir). No entanto, como o Access guarda o seu trabalho continuamente, também é possível efetuar alterações que mais tarde decida que não pretende consolidar. Para garantir que consegue restaurar a base de dados da forma que pretende, deve criar uma cópia de segurança do ficheiro de base de dados com base numa agenda que se adeque às suas necessidades. Pode recuperar uma base de dados inteira a partir de uma cópia de segurança ou pode restaurar apenas a tabela ou outro objeto de base de dados de que precisa. Se utilizar um utilitário de cópia de segurança do sistema de ficheiros, também pode utilizar uma cópia de uma base de dados de uma cópia de segurança do sistema de ficheiros para restaurar os seus dados. No Excel, pode guardar informações de Recuperação Automática em intervalos definidos enquanto atualiza os seus dados.

Proteção de dados ao nível do utilizador    No Excel, pode remover dados críticos ou privados da vista ao ocultar colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger toda a folha de cálculo para controlar o acesso dos utilizadores aos dados ocultos. Além de proteger uma folha de cálculo e os respetivos elementos, também pode bloquear e desbloquear células numa folha de cálculo para impedir que outros utilizadores modifiquem involuntariamente dados importantes.

Segurança ao nível do ficheiro    Ao nível do ficheiro, pode utilizar encriptação em ambos os programas para impedir que utilizadores não autorizados vejam os dados. Também pode exigir que seja introduzido um palavra-passe para abrir um ficheiro ou livro de base de dados. Além disso, pode ajudar a proteger um ficheiro de base de dados ou livro ao utilizar um assinatura digital.

Acesso restrito aos dados    No Excel, pode especificar permissões baseadas no utilizador para aceder aos dados ou definir direitos só de leitura que impedem outros utilizadores de efetuar alterações aos dados aos quais têm acesso. O Access não fornece funcionalidades de segurança ao nível do utilizador, mas o Access suporta o modelo de segurança de utilizador de qualquer servidor de base de dados ao qual se ligue. Por exemplo, se ligar a uma lista do SharePoint, o Access tem em atenção as permissões de utilizador para a lista do SharePoint. Se quiser manter os utilizadores não autorizados fora dos seus dados do Access, pode encriptar a base de dados ao definir uma palavra-passe. Os utilizadores têm de introduzir a palavra-passe para ler dados da base de dados, mesmo que acedam à mesma através de outro programa, como o Excel.

Para obter mais informações sobre como ajudar a proteger os seus dados, consulte Definir ou alterar a segurança ao nível do utilizador do Access 2003 no Access 2007 ou superior e Proteção e segurança no Excel.

• Gerir contactos    Pode gerir os seus contactos e endereços de correio e, em seguida, criar relatórios no Access ou intercalar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas de formulário, envelopes ou etiquetas de correio.

• Inventário e Controlo de ativos    Pode criar um inventário de itens na sua casa ou empresa e armazenar fotografias ou outros documentos relacionados juntamente com os dados.

• Controlo de encomendas    Pode introduzir informações sobre produtos, clientes e encomendas e, em seguida, criar relatórios que mostrem vendas por colaborador, região, período de tempo ou outro valor.

• Controlo de tarefas    Pode controlar tarefas de um grupo de pessoas e introduzir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão a atualizar as tarefas existentes na mesma base de dados.

• Organizar bibliotecas de empréstimos    Pode utilizar o Access para armazenar dados sobre os seus livros e CDs e controlar a quem os emprestou.

• Planeamento de Eventos    Pode introduzir informações sobre datas de eventos, localizações e participantes e, em seguida, imprimir agendas ou resumos sobre os eventos.

• Controlo de nutrição    Controle as receitas e as atividades de dieta e exercício.

• Contabilidade    Pode utilizar as poderosas funcionalidades de cálculo do Excel em muitas demonstrações contabilísticas financeiras , por exemplo, uma declaração de fluxo de caixa, declaração de resultados ou extrato de lucros e perdas.

• Orçamentação    Quer as suas necessidades sejam pessoais ou empresariais, pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel , por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de reforma.

• Faturação e vendas    O Excel também é útil para gerir dados de faturação e vendas e pode criar facilmente os formulários de que precisa, por exemplo, faturas de vendas, notas de embalagem ou notas de compra.

• Relatórios    Pode criar vários tipos de relatórios no Excel que refletem a sua análise de dados ou resumem os seus dados, por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, prevêem dados, resumem dados ou apresentam dados de variância.

• Planeamento    O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planeadores úteis , por exemplo, um plano de aula semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planeadores que o ajudam a planear refeições semanais, festas ou férias.

• Controlo    Pode utilizar o Excel para controlar os dados numa folha de horas ou lista , por exemplo, uma folha de horas para controlar o trabalho ou uma lista de inventário que controla o equipamento.

• Utilizar calendários    Devido à sua natureza semelhante à grelha, o Excel presta-se bem à criação de qualquer tipo de calendário , por exemplo, um calendário académico para acompanhar as atividades durante o ano letivo ou um calendário do ano fiscal para controlar os eventos e marcos empresariais.

Para modelos úteis do Excel em qualquer uma destas categorias, consulte Modelos do Excel no Microsoft Office Online.