O Excel fornece-lhe a capacidade de proteger o seu trabalho, quer seja para impedir alguém de abrir um livro sem uma palavra-passe, para conceder acesso Só de Leitura a um livro ou até mesmo para proteger uma folha de cálculo para não eliminar nenhuma fórmula inadvertidamente. Neste tópico, iremos explicar as várias formas de utilizar as opções principais para proteger e distribuir os seus ficheiros do Excel.
Aviso:
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Caso se esqueça ou perca a sua palavra-passe, a Microsoft não poderá recuperá-la para si.
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Não deve partir do princípio de que um livro ou folha de cálculo estão seguros apenas porque os protegeu com uma palavra-passe. Deve pensar sempre duas vezes antes de distribuir livros do Excel que contenham informações confidenciais e pessoais, tais como números de cartões de crédito, Número da Segurança Social ou identificação de funcionários.
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A proteção de folhas de cálculo não foi concebida como uma funcionalidade de segurança. A proteção impede simplesmente os utilizadores de modificarem as células bloqueadas na folha de cálculo.
Seguem-se as diferentes opções disponíveis para proteger os seus dados do Excel:
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Ao nível do ficheiro: Isto refere-se à possibilidade de bloquear o seu ficheiro do Excel ao especificar uma palavra-passe para que os utilizadores não consigam abri-lo ou modificá-lo. Tem duas opções:
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Encriptação do ficheiro: Ao selecionar esta opção, pode especificar uma palavra-passe e bloquear o ficheiro do Excel. Isto impede outros utilizadores de abrirem o ficheiro. Para mais informações, consulte Proteger um ficheiro do Excel.
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Definir uma palavra-passe para abrir ou modificar um ficheiro: Neste caso, irá especificar uma palavra-passe para abrir ou modificar um ficheiro. Utilize esta opção quando precisar de dar acesso Só de Leitura ou de edição a diferentes utilizadores. Para mais informações, consulte Proteger um ficheiro do Excel.
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Marcar como Final: Utilize esta opção se pretender marcar o seu ficheiro do Excel como versão final e impedir quaisquer alterações futuras por parte de outros utilizadores. Para mais informações, consulte Adicionar ou remover proteção no seu documento, livro ou apresentação.
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Restringir o Acesso: Se a sua organização tiver permissões configuradas através da Gestão de Direitos de Informação (IRM), pode aplicar quaisquer permissões IRM disponíveis ao seu documento. Para mais informações, consulte Adicionar ou remover proteção no seu documento, livro ou apresentação.
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Assinatura digital: Pode adicionar assinaturas digitais ao seu ficheiro do Excel. Para mais informações, consulte Adicionar ou remover uma assinatura digital nos ficheiros do Office.
Nota: Para adicionar uma assinatura digital, necessita de um certificado válido emitido por uma autoridade de certificação (AC).
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Ao nível do livro: Pode bloquear a estrutura do seu livro ao especificar uma palavra-passe. Bloquear a estrutura do livro impede outros utilizadores de adicionar, mover, eliminar, ocultar e mudar o nome de folhas de cálculo. Para mais informações sobre a proteção de livros, consulte Proteger um livro.
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Ao nível da folha de cálculo: Através da proteção das folhas de cálculo, pode controlar a forma como um utilizador pode trabalhar nas mesmas. Pode especificar, de forma precisa, o que um utilizador pode fazer dentro de uma folha, para se certificar de que nenhum dos dados importantes na sua folha de cálculo são afetados. Por exemplo, poderá pretender que um utilizador apenas adicione linhas e colunas ou apenas possa ordenar e utilizar o Filtro Automático. Assim que a proteção da folha for ativada, pode proteger outros elementos, tais como células, intervalos, fórmulas e os controlos ActiveX ou de Formulário. Para mais informações sobre a proteção de folhas de cálculo, consulte Proteger uma folha de cálculo.
Que nível de proteção devo utilizar?
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Para controlar o nível de acesso que os utilizadores podem ter a um ficheiro do Excel, utilize a proteção ao nível do ficheiro. Imaginemos que tem um relatório de estado semanal sobre os membros da sua equipa num ficheiro do Excel. Não quer que nenhuma pessoa fora da sua equipa possa sequer abrir o ficheiro. Existem duas opções disponíveis:
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Se não quiser que outras pessoas abram o ficheiro: Pode encriptar o ficheiro do Excel, a técnica mais comum utilizada. Isto significa que pode bloqueá-lo através de uma palavra-passe e mais ninguém para além de si pode abri-lo.
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Se quiser ativar o acesso Só de Leitura ou edição para diferentes utilizadores: Talvez pretenda que os gestores na sua equipa possam editar o relatório de estado semanal, mas os membros de equipa apenas podem ter acesso Só de Leitura. Pode proteger o ficheiro do Excel ao especificar duas palavras-passe: uma para abri-lo e outra para modificá-lo. Mais tarde pode partilhar as palavras-passe adequadas com os membros da sua equipa, consoante o acesso que devem ter.
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Para controlar a forma como os utilizadores devem trabalhar com folhas de cálculo dentro da estrutura do seu livro, utilize a proteção ao nível do livro. Suponhamos que o seu livro do relatório de estado tem várias folhas de cálculo e que cada folha de cálculo tem o nome de um membro da equipa. Quer ter a certeza de que cada membro da equipa pode adicionar dados à sua própria folha de cálculo, mas não pode modificar nenhuma das folhas de cálculo do livro, quer seja ao adicionar uma nova folha de cálculo ou ao mover folhas de cálculo dentro do livro.
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Para controlar a forma como os utilizadores devem trabalhar numa folha de cálculo individual, utilize a proteção ao nível da folha de cálculo. Imaginemos que cada folha de cálculo no seu livro de relatório de estado contém dados que são comuns a todas as folhas de cálculo, como linhas de cabeçalho ou um esquema de relatório específico, e não quer que alguém os altere de forma alguma. Ao proteger a sua folha de cálculo, pode especificar que os utilizadores apenas podem efetuar funções específicas numa folha. Por exemplo, pode conceder aos utilizadores a possibilidade de introduzir dados (mas impedi-los de eliminar linhas ou colunas) ou apenas de inserir hiperligações ou ordenar os dados.
Pode utilizar um ou mais níveis de proteção para os seus dados do Excel consoante as suas necessidades ou da sua organização. Pode optar por utilizar todas as opções disponíveis ou uma combinação de opções — tudo depende do nível de segurança que pretende para os seus dados do Excel. Por exemplo, pode optar por encriptar um ficheiro partilhado do Excel, além de ativar a proteção do livro e da folha de cálculo, e utilizar apenas a proteção da folha de cálculo num livro pessoal para não eliminar acidentalmente nenhuma fórmula.
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Pode sempre colocar uma pergunta a um especialista da Comunidade Tecnológica do Excel ou obter suporte nas Comunidades.
