Partilha de calendários no Microsoft 365

Se um utilizador partilhar o respetivo calendário hoje, as pessoas com que partilhar verão a experiência de calendário partilhado melhorada após aceitação do convite. Contudo, se tiver partilhado o calendário antes de estas alterações estarem disponíveis, as pessoas não verão estas melhorias automaticamente.

Para atualizar os calendários partilhados existentes para a nova experiência de calendários partilhados, peça aos utilizadores que sigam as instruções na secção Atualizar um calendário partilhado existente para o novo modelo mais adiante neste artigo. Após os utilizadores atualizarem para o novo modelo, os calendários partilhados serão sincronizados com os respetivos telemóveis. No futuro, os calendários partilhados existentes serão atualizados automaticamente, mas ainda não existe uma agenda para este processo de atualização automático.

Com a sincronização instantânea ativada, um calendário partilhado reflete as alterações feitas por outras pessoas de imediato. Atualmente, a sincronização instantânea não é suportada por todos os tipos de calendários partilhados. As secções seguintes abrangem os tipos de calendários partilhados e aplicações de calendários que suportam a sincronização instantânea.

A sincronização instantânea é ativada apenas se ambos os utilizadores estiverem localizados no mesmo inquilino do Microsoft 365 ou se o calendário for partilhado por um utilizador do Outlook.com.

A tabela abaixo disponibiliza mais detalhes sobre os tipos de configurações que suportam a sincronização instantânea. No futuro, a sincronização instantânea será disponibilizada para todos os calendários partilhados entre os utilizadores do Microsoft 365 e do Outlook.com.

Proprietário do calendário	Destinatário do calendário partilhado	Sincronização instantânea ativada	Notas
Microsoft 365	Microsoft 365 (mesmo inquilino)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (inquilino diferente)	–	A sincronização ocorre aproximadamente a cada três horas. Se a partilha externa não for permitida pelo inquilino do proprietário do calendário, então a partilha é processada como se fosse partilhada com um utilizador de um serviço terceiro.
Microsoft 365	Outlook.com ou um serviço terceiro, como o Gmail.com	–	Esta configuração atualmente gera um URL de Subscrição do Calendário da Internet (ICS) O destinatário do calendário partilhado adiciona o calendário partilhado através do URL de ICS e o momento da sincronização é determinado pelo serviço de calendário do destinatário. Por exemplo, se o destinatário estiver no Outlook.com, o calendário será atualizado aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver no Gmail.com, o calendário poderá ser atualizado a cada 24–48 horas.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Serviço terceiro, como o Gmail.com.	–	Esta configuração atualmente gera um URL de ICS. O destinatário adiciona o calendário partilhado através do URL de ICS e o momento da sincronização é determinado pelo serviço de calendário do destinatário. Por exemplo, se o destinatário estiver no Outlook.com, o calendário será atualizado aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver no Gmail.com, o calendário poderá ser atualizado a cada 24–48 horas.

Aplicações que suportam sincronização instantânea:

• Outlook para Windows

• Outlook para Mac

• Outlook na Web (OWA)

• Outlook para iOS

• Outlook para Android

• Aplicações REST e Exchange ActiveSync

Outlook para Windows: os utilizadores podem verificar se as melhorias do calendário partilhado estão ativadas ou desativadas ao seguirem as instruções fornecidas neste artigo. 

Outlook para Mac: Se o utilizador visualizar o calendário partilhado no Outlook para Mac, verá a nova experiência de sincronização se o calendário foi adicionado aceitando um convite de partilha ou se o utilizador adicionou o calendário partilhado através de Ficheiro > Abrir pasta de outro utilizador. No entanto, se o utilizador adicionou a conta como uma conta de delegado, eles estarão na velha experiência de sincronização. As alterações poderão aparecer de forma mais rápida no Outlook na Web, Outlook para iOS e o Outlook para Android.

Outlook na Web, iOS e Android: Se o utilizador estiver a vê-lo em Outlook na Web, Outlook para iOSou Outlook para Android, a nova experiência de sincronização estará em utilização.

As melhorias aplicam-se apenas a calendários partilhados entre os utilizadores do Exchange Online. Não existem alterações aos calendários partilhados quando um dos utilizadores está alojado no Exchange no local.

Atributo	Modelo antigo	Novo modelo
Como o calendário partilhado é alojado	É armazenada uma entrada (semelhante a uma hiperligação) na caixa de correio do destinatário. A entrada aponta para a caixa de correio do proprietário, mas não armazena os dados do calendário na mesma.	É criado um novo calendário na caixa de correio do destinatário que contém uma cópia do calendário do proprietário (a começar um ano antes da data de aceitação).
Como o destinatário acede ao calendário partilhado	Lê e escreve diretamente a partir da caixa de correio do proprietário.	Leituras da cópia local do calendário partilhado armazenado na própria caixa de correio do destinatário. No entanto, escreve diretamente na caixa de correio do proprietário e sincroniza de volta com a cópia local do calendário partilhado na caixa de correio do destinatário.
Como o calendário partilhado sincroniza as alterações	A aplicação procura frequentemente alterações na caixa de correio do proprietário e sincroniza-as.	O serviço sincroniza alterações com a cópia local do destinatário instantaneamente. Este processo aciona uma notificação push para a aplicação, que sincroniza as alterações instantaneamente.
Aplicações que o destinatário pode utilizar para aceder ao calendário partilhado.	Outlook para Windows Outlook para Mac Outlook na Web	Outlook para Windows Outlook para Mac Outlook na Web Outlook para iOS Outlook para Android Todas as aplicações REST e EAS

Para obter mais detalhes, consulte a secção Diferenças de funcionalidades no novo modelo dos calendários partilhados mais adiante neste artigo.

Os utilizadores que aceitarem um novo convite de calendário partilhado utilizando a versão mais recente de um cliente do Outlook começam automaticamente a utilizar o novo modelo de partilha de calendários.

A forma mais fácil de um utilizador verificar que tem as melhorias (ou seja, o novo modelo da partilha de calendários) é verificar se o calendário partilhado é apresentado no telemóvel. Se for, significa que o calendário partilhado já foi atualizado para o novo modelo. Os utilizadores no Outlook para Windows podem verificar se os melhoramentos do calendário partilhado estão ativados ao seguirem as instruções fornecidas neste artigo.

Ao utilizar a versão mais recente de um cliente do Outlook, um calendário partilhado com um utilizador deve mudar automaticamente para utilizar as novas melhorias de partilha do Calendário. No entanto, se isto não ocorrer, um utilizador pode voltar a criar o calendário partilhado utilizando uma das duas opções abaixo:

• O proprietário do calendário partilha o seu calendário novamente. O proprietário do calendário pode fazer isto a partir de qualquer aplicação do Outlook, incluindo Outlook para iOS ou Outlook para Android. Em seguida, o utilizador deve aceitar o convite de calendário partilhado com uma versão mais recente de um cliente do Outlook (se o utilizador aceitar o convite com uma versão mais antiga do Outlook, o calendário partilhado não será ativado com as melhorias atualizadas). Os calendários partilhados existentes não precisam de ser removidos antes de uma nova aceitação.

• O utilizador elimina e abre o calendário novamente. Esta opção não requer o pedido ao proprietário para voltar a partilhar o calendário. O utilizador só tem de utilizar uma versão mais recente de um cliente do Outlook para eliminar e voltar a abrir o calendário partilhado. Isto faz com que o calendário seja atualizado automaticamente se o utilizador tiver sido explicitamente concedido acesso ao calendário do proprietário. Se o utilizador obteve acesso através do grupo Predefinido (A minha organização) ou através de um Grupo de Segurança, a cópia do calendário não será atualizada. Se o utilizador estiver a efetuar esta ação no Outlook para Windows, o cliente do Outlook deve estar ativado para as melhorias, conforme descrito neste artigo.

A sincronização instantânea para partilhas fora do inquilino não é atualmente suportada. Apesar de poder partilhar com estas configurações, a sincronização ocorrerá periodicamente. Existem dois tipos de partilha entre inquilinos:

• Entre utilizadores do Microsoft 365 (se a partilha externa estiver ativada).

  É criado um calendário partilhado completo, mas a sincronização irá ocorrer aproximadamente a cada três horas. A sincronização instantânea será eventualmente disponibilizada para esta configuração.

• Um utilizador do Microsoft 365 com um utilizador do Outlook.com. Se a partilha externa estiver desativada, partilhar com outro utilizador do Microsoft 365 também está incluído neste grupo.

  Um URL de ICS é gerado ao partilhar e o destinatário pode utilizá-lo para adicionar o calendário a qualquer serviço de calendário. Com uma subscrição de ICS, o serviço de calendário do destinatário decide quando sincronizar a subscrição de ICS para receber novas atualizações. Se um destinatário for um utilizador do Outlook.com ou do Microsoft 365, a sincronização ocorrerá aproximadamente a cada três horas.

Partilhar com um utilizador num serviço externo como o Gmail é um tipo diferente de partilha de calendário. Nestes cenários, é gerado um URL de Subscrição de Calendário da Internet (ICS) que liga ao calendário do proprietário. Os destinatários podem utilizar este URL para ver o calendário num browser ou adicioná-lo ao respetivo serviço de calendário ao adicionar um calendário da Internet através do URL de ICS. Com as subscrições de ICS, o serviço de calendário do destinatário decide quando sincronizar a subscrição de ICS para receber novas atualizações. Se um destinatário for um utilizador do Outlook.com, a sincronização ocorrerá aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver a utilizar outro serviço de calendário, como Gmail.com, a sincronização poderá não ocorrer com tanta frequência.

Anteriormente, não existia um conjunto consistente de opções ao nível de permissões nos clientes do Outlook. Como parte destas melhorias, os clientes do Outlook atualizados mostrarão um conjunto consistente e simplificado de níveis de permissão de partilha.

Como parte das melhorias do calendário partilhado, os clientes atualizados do Outlook mostram agora um conjunto simplificado de níveis de permissão de partilha, conforme descrito na tabela seguinte. Os níveis de permissão entre "só de leitura" e "editar" ainda são configuráveis, mas apenas por um administrador através dos cmdlets Add-MailboxFolderPermission ou Set-MailboxFolderPermission . Todas as permissões intermédias são descritas como "Personalizadas" quando o proprietário do calendário vê as respetivas permissões de partilha.
 
A lógica complexa e propensa a erros do lado do cliente para avaliar estas permissões intermédias também foi removida pelas melhorias do calendário partilhado. Os clientes são informados apenas se o utilizador pode ver ou editar o calendário partilhado. As permissões intermédias não são impostas pelos clientes. Por exemplo, os Autores não são impedidos de tentar editar eventos no calendário partilhado. O serviço avalia todos os níveis de permissão e impede o Autor de editar eventos no calendário. Quando forem concedidas permissões avançadas, recomendamos que informe os utilizadores sobre o que podem ou não fazer aos eventos no calendário.

Níveis de permissão legados	Níveis de permissão simplificados
Não partilhado	Não partilhado
Nenhum	Nenhum
Tempo de disponibilidade Disponibilidade apenas	Pode ver quando estou ocupado
Tempo de disponibilidade, assunto, localização Detalhes limitados	Pode ver títulos e localizações
Revisor Detalhes completos	Pode ver todos os detalhes
Editor	Pode editar
Proprietário Editor de Publicação Autor de Publicação Autor Autor Sem Edição Contribuinte Personalizado	Personalizado
Delegado	Delegado

Se o proprietário utilizar o Outlook na Web, Outlook para iOS, Outlook para Android ou Outlook para Mac para alterar permissões, a cópia do calendário do destinatário é novamente sincronizada de imediato com o novo nível de permissão.

Se o proprietário utilizar outra aplicação para alterar as permissões, o calendário voltará a ser sincronizado nas próximas horas, mas tal não ocorrerá imediatamente.

Se o proprietário remover as permissões de uma pessoa no calendário, esta ação será detetada dentro de algumas horas e ocorrerá uma de entre três situações:

• Se o destinatário estiver na mesma organização e o proprietário do calendário tiver o utilizador A Minha Organização (predefinição) definido para qualquer permissão que não Nenhum, o calendário do destinatário será atualizado para refletir o nível de permissão do utilizador predefinido. O calendário partilhado irá permanecer no novo modelo, mas poderá ter um nível de permissão diferente.

• Se o destinatário estiver na mesma organização e o proprietário do calendário não estiver a partilhar o respetivo calendário com o utilizador A Minha Organização (predefinição), o calendário partilhado será removido da caixa de correio do destinatário. O destinatário deixará de ver o calendário partilhado na respetiva lista de calendários.

• Se o destinatário estiver noutra organização, o calendário partilhado deixa de sincronizar, mas não é removido.

Os delegados sempre puderam ver mensagens de reuniões delegadas no telemóvel pois recebem os convites na caixa de entrada. Contudo, anteriormente, os delegados não tinham qualquer indicação se o convite para a reunião se destinava a eles ou à pessoa para quem são delegados.

Para melhor suportar este cenário, o Outlook para iOS e o Outlook para Android adicionaram IU para tornar claro a quem se destina o convite para a reunião. Por exemplo, repare na mensagem "Recebida em nome de Diogo Cunha" nas seguintes capturas de ecrã, que indica que o convite e o e-mail se destinam ao Diogo e não ao delegado.

O novo modelo da partilha de calendário difere nos clientes de correio terceiros em alguns cenários, que são descritos abaixo.

• Em clientes do EAS, os destinatários com permissões só de leitura verão a opção para criar uma reunião ou responder a uma reunião nesse calendário apenas de leitura. Ao fazê-lo irá guardar na cache do cliente localmente, mas as alterações são rejeitadas pelo servidor. As alterações do destinatário não serão refletidas no calendário do proprietário porque não tem permissões de edição. Este problema ocorre porque os clientes EAS não diferenciam entre permissões só de leitura versus permissões de leitura/escrita em calendários partilhados e tratam todos os calendários como editáveis.

• Alguns clientes terceiros têm a lógica do lado do cliente para adicionar sempre o utilizador atual como um participante nas reuniões. Assim, se o utilizador estiver a usar aplicações de calendário nativas no telemóvel e a ver uma reunião no calendário de outra pessoa, poderá ver o respetivo nome na lista de participantes. Isto só acontece se estiver a ver o calendário em aplicações de calendário terceiras – ao ver a mesma reunião no Outlook para iOS ou no Outlook para Android, não verá o respetivo nome na lista de participantes.

• Não suportamos as melhorias dos calendários partilhados para clientes baseados no EWS, pelo que as melhorias não estão disponíveis em aplicações de calendário que utilizem o EWS, como o Mac OS X.

  Notas: 

  • As versões antigas do Outlook para Mac utilizam EWS e mostram calendários partilhados legados que não incluem estas melhorias.

  • A aplicação Calendário no Mac OS X utiliza atualmente o EWS e mostra calendários partilhados legados que não incluem estas melhorias.