Introdução à criação, gestão e partilha de ficheiros no OneDrive e no SharePoint

Ver: Quando utilizar o OneDrive vs. SharePoint

O OneDrive é uma plataforma de armazenamento na cloud onde pode armazenar os seus ficheiros pessoais ou individuais. O OneDrive está totalmente integrado em aplicações como Word, Excel e PowerPoint, o que torna conveniente armazenar e aceder aos seus documentos confidenciais de forma segura.

Utilize o OneDrive quando quiser criar um documento que seja apenas seu, por exemplo, quando trabalhar em informações altamente confidenciais ou privadas.

Para começar a utilizar o One Drive, inicie sessão na sua conta Microsoft ou inscreva-se numa, transfira e instale a aplicação oneDrive de ambiente de trabalho e, em seguida, siga as instruções para iniciar sessão e selecionar as pastas que pretende sincronizar com a nuvem. 

• Para criar um novo ficheiro no OneDrive, basta clicar no botão Novo e selecionar o tipo de ficheiro que pretende criar, como um Word documento ou folha de cálculo do Excel.

• Para gerir ficheiros no OneDrive, clique com o botão direito do rato num ficheiro e selecione Mudar o Nome para lhe atribuir um nome mais descritivo ou arraste e largue ficheiros para pastas diferentes para uma melhor organização.

• Para partilhar ficheiros com o OneDrive , clique no botão Partilhar e introduza os endereços de e-mail das pessoas com quem pretende partilhar o ficheiro. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no OneDrive.

O SharePoint é uma ferramenta de colaboração utilizada para gerir e partilhar ficheiros e informações numa organização. O SharePoint permite que vários utilizadores colaborem numa localização central.

Utilize o SharePoint quando precisar de criar um documento que será escrito e gerido por uma equipa de pessoas ou quando precisar de ser partilhado amplamente. Por exemplo, utilize-a como uma localização centralizada para os membros da equipa verem linhas cronológicas, tarefas e marcos do projeto. Isto permite que as equipas acompanhem o progresso, se mantenham dentro do prazo e colaborem de forma mais eficiente.

• Para criar um novo ficheiro no SharePoint, navegue para a biblioteca de documentos onde pretende criar o ficheiro e clique no botão Novo .

• Para gerir ficheiros, consulte um ficheiro para efetuar alterações ao mesmo e, em seguida, volte a dar entrada do ficheiro quando terminar.

• Para partilhar ficheiros, clique no ficheiro e selecione Partilhar. Também pode colaborar em tempo real ao abrir o ficheiro na aplicação adequada, como o Word ou o Excel, e ao ativar a cocriação. Para ver versões anteriores de um ficheiro, clique no ficheiro e selecione Histórico de Versões. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no SharePoint.

Regular o acesso de entidades internas, fornecedores, contratantes e externas  

Para garantir que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a ficheiros e dados confidenciais no OneDrive e no SharePoint:

• Defina políticas de acesso para diferentes tipos de utilizadores, tais como internos, fornecedores, contratantes e entidades externas. Por exemplo, pode criar uma política de acesso que permite que apenas determinados funcionários acedam a informações confidenciais, como dados financeiros ou informações de clientes. Também pode especificar o tipo de dados a que podem aceder, como podem aceder aos mesmos e durante quanto tempo. Isto garante que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a ficheiros e dados confidenciais.

• Utilize permissões e funções para controlar o acesso a ficheiros ou pastas específicos. Por exemplo, conceda acesso só de leitura a um membro da equipa que precise de ver ficheiros, mas não faça alterações, como alguém que não esteja diretamente envolvido no projeto, mas que precise de se manter informado. Ao definir estas permissões e funções, pode garantir que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a informações confidenciais e que só podem ver e editar ficheiros aos quais lhes foi concedido acesso.

• Utilize a autenticação multifator para garantir que apenas os utilizadores autorizados podem aceder a dados confidenciais. Isto pode incluir exigir que os utilizadores forneçam uma palavra-passe e um código enviado para o respetivo dispositivo móvel ou e-mail.

• Monitorize o acesso e a utilização do seu ambiente do OneDrive e do SharePoint para detetar e impedir o acesso ou utilização não autorizados. Por exemplo, ao rever os registos de atividades do utilizador, pode identificar qualquer atividade invulgar, como tentativas de acesso não autorizado, e tomar medidas para evitar falhas de segurança de dados.

• Implemente a encriptação de dados confidenciais para garantir que, mesmo que alguém obtenha acesso não autorizado aos dados, não os consegue ler sem a chave de desencriptação. Isto pode ajudar a evitar violações de dados, proteger os dados dos clientes e garantir a conformidade com as normas de privacidade dos dados.

• Defina datas de expiração para ligações partilhadas para garantir que o acesso é revogado automaticamente após um determinado período. Por exemplo, se partilhar um contrato com um fornecedor ou empreiteiro e pretender garantir que o fornecedor ou empreiteiro só tem acesso ao documento por um período de tempo limitado, pode definir uma data de expiração e o acesso ao documento será automaticamente revogado após o período definido. Isto reduz o risco de o documento ser acedido por entidades não autorizadas.

Ao implementar estas medidas, pode regular o acesso de entidades internas, fornecedores, contratantes e externas no OneDrive e no SharePoint e manter os seus dados seguros. Saiba mais sobre como salvaguardar os seus dados.

Reduzir vulnerabilidades do OneDrive e do SharePoint  

Embora o OneDrive e o SharePoint ofereçam muitas funcionalidades de segurança para proteger contra violações de dados, ainda existem várias vulnerabilidades importantes que podem afetar a segurança destas entidades:

• Os ataques de phishing podem levar os utilizadores a dar as respetivas credenciais de início de sessão, que podem ser utilizadas para aceder ao OneDrive ou ao SharePoint.

• As palavras-passe fracas também podem ser facilmente adivinhadas ou desativadas, o que leva a um acesso não autorizado.

• O software maligno pode ser utilizado para roubar credenciais de início de sessão, capturar dados confidenciais ou assumir o controlo do dispositivo de um utilizador, o que pode comprometer o OneDrive ou o SharePoint.

• As ameaças internas, como funcionários que partilham dados confidenciais intencionalmente ou acidentalmente com entidades não autorizadas, também podem representar um risco para o OneDrive ou o SharePoint. Saiba mais sobre como gerir riscos internos.

Para mitigar estas vulnerabilidades, é importante implementar as melhores práticas de segurança, educar os utilizadores e rever e auditar regularmente as permissões dos utilizadores. Também é crucial ter um plano abrangente de resposta a incidentes em vigor para responder rapidamente a quaisquer incidentes de segurança que possam ocorrer.