Enviar um e-mail num fluxo de trabalho

Abrir o SharePoint Designer 2013 e ligar a um site do SharePoint

O SharePoint Designer 2013 é instalado como uma aplicação do Office 2013. Para abrir o SharePoint Designer 2013 e ligar a um site do SharePoint, siga estes passos:

1. Para abrir o SharePoint Designer 2013, selecione-o no menu Iniciar. Selecione Iniciar ícone>Todos os Programas>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Na página inicial do SharePoint Designer 2013, selecione Abrir Site.

3. Introduza o site do SharePoint ao qual pretende ligar, por exemplo, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Para abrir o site, selecione Abrir.

5. Se lhe for pedido, introduza as suas credenciais. (Se a segurança não estiver integrada no computador em que iniciou sessão, ser-lhe-á pedido que introduza as suas credenciais.) Certifique-se de que utiliza as credenciais que lhe dão acesso ao site do SharePoint.

Criar um fluxo de trabalho de Lista baseado na plataforma do Fluxo de Trabalho do SharePoint

1. No painel de navegação, selecione Nó Fluxos de Trabalho.

2. Na secção Novo do separador Fluxos de Trabalho, selecione a lista pendente Fluxo de Trabalho da Lista.

3. Selecione a lista que pretende associar ao novo fluxo de trabalho.

4. Na caixa de diálogo Criar Fluxo de Trabalho de Lista , introduza um nome e uma descrição para o fluxo de trabalho e, em seguida, certifique-se de que define o Tipo de Plataforma como Fluxo de Trabalho do SharePoint 2013.

5. Para criar o fluxo de trabalho, selecione OK.

Agora que criou o fluxo de trabalho, pode adicionar Ações, Condições, Fases, Passos e Ciclos para construir o seu fluxo de trabalho. Estes componentes de fluxo de trabalho estão disponíveis no friso do SharePoint Designer 2013.

Para obter mais informações sobre a lista de ações de fluxo de trabalho disponíveis, consulte Também.

Criar a ação para enviar um e-mail

1. Selecione Ações e, em seguida, selecione Enviar um Email.

2. Na ação, selecione estes utilizadores.

3. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, selecione utilizadores dos utilizadores e Grupos existentes ou introduza o seu próprio endereço de e-mail no campo Para.

   Notas: 

   • Para poder enviar um e-mail para um endereço externo, tem de conseguir obter informações do respetivo servidor de e-mail.

   • O endereço Para de um e-mail pode ser um endereço estático específico (por exemplo, NORTHWINDTRADERS\junmin ou junmin@northwindtraders.com) ou uma pesquisa de fluxo de trabalho para informações variáveis. Para obter mais informações sobre como utilizar pesquisas de fluxos de trabalho para endereçar dinamicamente os e-mails enviados a partir do fluxo de trabalho em vez de utilizar endereços estáticos, consulte o artigo Selecionar utilizadores ou grupos de forma dinâmica para receber a mensagem.

   • O endereço do remetente do e-mail composto será sempre o endereço de e-mail do administrador do servidor, a menos que o administrador do servidor altere o endereço do remetente da aplicação Web atual ou de todas as aplicações Web. Para saber mais, consulte Configurar o Correio Eletrónico A Enviar para uma aplicação web específica.

4. No campo Assunto, introduza um assunto para o e-mail ou, para definir uma pesquisa de fluxo de trabalho para o texto que pretende aqui, selecione Apresentar enlace de dados .

   Nota: Para que o fluxo de trabalho seja compilado corretamente, tem de fazer alguma entrada no campo Assunto.

5. Na caixa grande sob o campo Assunto, introduza ou cole o corpo de texto do e-mail.

   

6. Selecione OK.

7. Selecione Ação>Ir para uma fase.

8. Selecione Fim do Fluxo de Trabalho.

9. Selecione Publicar.

Para obter opções mais avançadas para modificar o conteúdo do e-mail, consulte as secções seguintes.

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Utilize uma lista personalizada para armazenar os endereços dos destinatários

Se os destinatários forem alterados periodicamente, mas não o suficiente para que tenham de ser especificados num formulário de iniciação sempre que o fluxo de trabalho for iniciado, pode criar uma lista de Destinatários personalizada que contém um item de lista para cada fluxo de trabalho que o referencia e, em seguida, criar colunas nas quais pode armazenar os endereços para os quais cada e-mail de cada fluxo de trabalho será enviado. Quando os destinatários de cada mensagem de fluxo de trabalho mudarem, apenas terá de alterar os endereços no campo correspondente do item de lista dos Destinatários para esse fluxo de trabalho.

Para utilizar uma pesquisa de fluxo de trabalho para uma lista de destinatários personalizada:

1. No browser, crie uma lista personalizada denominada Destinatários com as três colunas seguintes:

   • Altere o nome da coluna predefinida do Título para Nome do Fluxo de Trabalho. Deixe todas as outras opções como estão. Para obter mais informações acerca da alteração da coluna numa lista ou biblioteca, consulte Consulte também.

   • Adicionar uma coluna de Pessoa ou Grupo denominada Para. Nesta coluna, permita a seleção de Pessoas e Grupos, mas não permita múltiplas seleções. Deixe todas as outras opções como estão. Para obter mais informações sobre como criar colunas numa lista ou biblioteca, consulte Consulte também.

   • Adicione uma coluna de Uma linha de texto denominada Cc. Deixe todas as outras opções como estão.

2. Na lista Destinatários, crie um novo item e, em seguida, faça o seguinte:

   • No campo Nome do Fluxo de Trabalho , introduza Revisão de Documentos, que é o nome do fluxo de trabalho de exemplo utilizado aqui.

   • No campo Para, selecione Livro de Endereços e, em seguida, na caixa de diálogo Selecionar Pessoas e Grupos, selecione uma única pessoa ou grupo para onde endereçar e-mails.

   • No campo Cc , introduza os endereços de e-mail dos destinatários para os qual pretende endereçar cópias, separando vários endereços com ponto e vírgula.

3. Criar um novo fluxo de trabalho.

4. Selecione Ações e, em seguida, selecione Enviar um Email.

5. Na Ação, selecione estes utilizadores.

6. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, no final da caixa Para, clique em Livro de Endereços .

7. Na caixa de diálogo Selecionar Utilizadores, na lista Ou selecione Utilizadores e Grupos existentes, selecione Pesquisa de Fluxo de Trabalho para um Utilizador e, em seguida, selecione Adicionar.

8. Na caixa de diálogo Procurar Pessoa ou Grupo , selecione as seguintes opções:

   • Origem de Dados: Destinatários, ou o nome da sua lista personalizada.

   • Campo da origem: Para ou o campo que contém o endereço que pretende na linha Para.

   • Campo de retorno como: Nome do Início de Sessão. Esta ação decide o formato de campo "Para" no e-mail.

   • Campo: Destinatários: Nome do Fluxo de Trabalho

   • Valor: introduza Revisão de Documentos ou o nome do fluxo de trabalho atual.

     

     Esta pesquisa indica "Na lista Destinatários, selecione o valor do campo Para em que o Nome do Fluxo de Trabalho é igual a Revisão do Documento".

     A metade superior da caixa de diálogo especifica a lista e a coluna; a metade inferior da caixa de diálogo especifica a linha.

9. Na caixa de diálogo Procurar Pessoa ou Grupo , selecione OK.

10. No e-mail sobre como garantir pesquisas exclusivas, selecione OK.

11. Para fechar a caixa de diálogo Selecionar Utilizadores , selecione OK novamente.

12. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, no final do campo CC, selecione Livro de Endereços .

13. Na caixa de diálogo Selecionar Utilizadores, na lista Ou selecione Utilizadores e Grupos existentes, selecione Pesquisa de Fluxo de Trabalho para um Utilizador e, em seguida, selecione Adicionar.

14. Na caixa de diálogo Definir Pesquisa de Fluxo de Trabalho , selecione as seguintes opções:

    • Origem de Dados: Destinatários, ou o nome da sua lista personalizada.

    • Campo da origem: Cc ou o campo que contém o endereço pretendido na linha Cc.

    • Campo de retorno como: Nome do Início de Sessão. Esta ação decide o formato de campo "Para" no e-mail.

    • Campo: Destinatários: Nome do Fluxo de Trabalho

    • Valor: introduza Revisão de Documentos ou o nome do fluxo de trabalho atual.

      

      Esta pesquisa indica "Na lista Destinatários, selecione o valor do campo Cc em que o Nome do Fluxo de Trabalho é igual a Revisão do Documento".

15. Selecione OK e, na mensagem de aviso, selecione OK novamente.

16. Para fechar a caixa de diálogo Selecionar Utilizadores , selecione OK.

Agora, quando o fluxo de trabalho envia este e-mail, envia-o para os endereços listados nos campos Para e Cc do item Revisão de Documentos na lista de Destinatários personalizados. Para alterar os destinatários, basta fazer as alterações que pretende no item de lista.

Um único fluxo de trabalho pode enviar vários e-mails e os e-mails podem não ser todos enviados para os mesmos destinatários. Para armazenar outros endereços para e-mails adicionais enviados por este fluxo de trabalho, pode adicionar colunas à lista para armazenar os outros endereços. Neste caso, é aconselhável atribuir um nome às colunas como "Primeira mensagem Para," "Segunda mensagem Para," e assim sucessivamente.

Em alternativa, pode estruturar a lista para criar um item para cada e-mail que o fluxo de trabalho envia, em vez de um item para cada fluxo de trabalho. Neste caso, certifique-se de que o nome utilizado para identificar cada e-mail é exclusivo, para que as pesquisas que obtêm os endereços devolvam o valor exclusivo pretendido.

Utilizar um formulário de iniciação do fluxo de trabalho para especificar os destinatários

Se quiser que os destinatários sejam especificados sempre que um fluxo de trabalho for iniciado manualmente, pode personalizar o formulário de iniciação do fluxo de trabalho para obter os endereços a partir da pessoa que inicia o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode simplesmente utilizar os endereços introduzidos diretamente ou copiá-los para os campos no item atual, onde permanecerão disponíveis para referência após o fluxo de trabalho ter concluído a sua instância atual. Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, pode especificar endereços predefinidos no formulário de iniciação sempre que ocorrer um início automático.

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Se o item atual for um documento numa biblioteca de documentos

No exemplo da notificação de início do fluxo de trabalho, é aconselhável fornecer uma ligação para o novo documento:

1. Introduza ou cole o texto estático no qual pretende que a ligação seja apresentada.

2. Selecione o texto e selecione Editar Hiperligação.

3. Na caixa de diálogo Editar Hiperligação , selecione função (fx).

   Sugestão: Depois de inserir uma pesquisa, não pode arrastá-la para uma nova localização. (É, no entanto, possível "reposicionar" uma pesquisa ao arrastar outro texto à volta da mesma.) Da mesma forma, não é possível cortar, copiar ou colar uma pesquisa ou qualquer texto que inclua uma pesquisa.

4. Na caixa de diálogo Procurar Cadeia, no campo Origem de Dados, selecione Item Atual.

5. No campo Campo da origem, selecione URL Absoluto Codificado e, em seguida, selecione OK.

   

Quando o destinatário do e-mail seleciona a ligação, o documento é aberto para visualização ou edição.

Se o item atual for um item de lista

Quando cria uma ligação para um item de lista , por exemplo, um anúncio ou um evento de calendário, pode optar por abrir a ligação, quer seja o formulário de apresentação (DispForm.aspx) ou o formulário de edição (EditForm.aspx) do item de lista.

Para criar uma ligação que abre o item de lista:

1. No browser, navegue para a lista na qual pretende criar este fluxo de trabalho.

2. Abra o item de lista de qualquer documento existente na biblioteca, utilizando Ver Item se quiser que a ligação abra o formulário de apresentação ou Editar Item se quiser que a ligação abra o formulário de edição.

3. Copie o endereço na barra de endereço a partir do http: ou https inicial: através do primeiro sinal de igual (=).

   

4. O texto ?ID= é um parâmetro da cadeia de consulta que fornece uma instrução à página para apresentar o formulário para o item da lista ou biblioteca atual que tenha o ID de Lista que aparece a seguir ao sinal de igual (=). Neste exemplo, será o ID de Lista do item atual, conforme identificado pela pesquisa de fluxo de trabalho.

   Nota: Se o item atual for uma tarefa criada por uma das três ações de tarefas de fluxo de trabalho e se quiser que a ligação abra o formulário de tarefa personalizado (e não o formulário de apresentação ou edição predefinido para a lista tarefas), consulte Se o item atual é um formulário de tarefa personalizado. O procedimento atual é suficiente no caso das tarefas que não tenham sido criadas por uma ação de tarefa de fluxo de trabalho e dos formulários de apresentação das tarefas, mesmo que estas tenham sido criadas por uma das ações de tarefa de fluxo de trabalho.

5. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, introduza ou cole o texto estático no qual pretende que a ligação seja apresentada, por exemplo - Para ver o item de lista, clique aqui.

6. Selecione o texto e selecione Editar Hiperligação.

7. Na caixa Editar Hiperligação, para o campo de endereço , selecione Construtor de Cadeias.

8. Na caixa de diálogo Construtor de Cadeias , cole o endereço.

9. Posicione o ponto de inserção imediatamente após o sinal de igual (=) e, em seguida, selecione Adicionar ou Alterar Pesquisa.

10. Na caixa de diálogo Procurar Cadeia , no campo Origem, selecione Item Atual e, no campo Campoda origem, selecione ID.

    

11. Selecione OK.

    A cadeia final no Construtor de Cadeias deve começar com http:// ou https:// e terminar com [%Current Item:ID%].

    Importante: Embora a pesquisa do ID do item atual seja útil na criação de ligações para o item de lista atual, as pesquisas seguintes podem apresentar erros no caminho composto e não os recomendamos para inclusão em ligações de e-mail: Caminho, URL Relativo do Servidor, URL de Origem e caminho do URL.

12. Selecione OK duas vezes.

As suas ligações aparecerão em texto azul com um sublinhado no e-mail.

Se planeia utilizar a ligação mais do que uma vez, avance para a secção seguinte.

Armazenar o endereço de um item de lista como uma variável de fluxo de trabalho

Pode armazenar o URL do formulário de apresentação ou do formulário de edição de um item de lista numa variável de fluxo de trabalho, para utilizá-lo em várias localizações do mesmo fluxo de trabalho.

1. Na janela Designer fluxo de trabalho, selecione Ações e, em seguida, selecione Extrair Subcadeia do Índice de Cadeia.

   

2. Na fase, selecione cadeia e selecione o botão de reticências [...].

3. Na caixa de diálogo Construtor de Cadeias , cole a parte de texto estático do URL (mas não a pesquisa do ID do item atual).

   

4. Posicione o ponto de inserção após o sinal de igual (=) e, em seguida, selecione Adicionar ou Alterar Pesquisa.

5. Na caixa de diálogo Procurar Cadeia, no campo Origem de Dados, selecione Item Atual e, no campo Campo da origem, selecione ID.

   

6. Selecione OK.

   A pesquisa é adicionada ao texto na caixa de diálogo.

   

7. Para fechar a caixa de diálogo Construtor de Cadeias , selecione OK.

8. Selecione 0 em A partir de 0 e substitua-o por 1.

   Nota: Quando Iniciar em tem um valor superior a 1, a cadeia final tem carateres removidos.

9. Selecione Variável: subcadeia ou Variável: subcadeia1 em Saída para Variável: subcadeia.

10. Na lista, selecione Criar uma nova variável e, em seguida, na caixa de diálogo Editar Variável , introduza um nome para a nova variável.

11. Certifique-se de que Tipo está definido como Cadeia e, em seguida, selecione OK.

12. Selecione abaixo da ação que acabou de criar e Adicione a ação Enviar um e-mail às Ações e, em seguida, selecione estes utilizadores na ação.

13. Para utilizar a nova variável na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, introduza ou cole o texto no qual pretende que a ligação seja apresentada no corpo do e-mail. Selecione o texto e, no menu de formatação, selecione Editar Hiperligação. Selecione o botão [fx] ou selecione o botão de reticências [...] e, em seguida, selecione Adicionar ou Alterar Pesquisa.

14. Na caixa de diálogo Procurar Cadeia, na lista de caixas Origem de Dados, selecione Variáveis e Parâmetros do Fluxo de Trabalho.

15. Na lista Campoda origem , selecione Variável: nome da variável e, em seguida, selecione OK e selecione OK in na caixa seguinte.

    

Agora pode inserir esta variável onde quiser no fluxo de trabalho atual.

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Sugestões Básicas para Resolução de Problemas 

A seguinte lista de perguntas poderá ajudá-lo a determinar a causa de problemas relacionados com a criação de um fluxo de trabalho:

1. Consegue criar qualquer outro tipo de fluxo de trabalho na mesma lista? Por exemplo, tente criar um fluxo de trabalho de aprovação.

2. Consegue criar o mesmo fluxo de trabalho:

   • numa lista diferente no mesmo site?

   • num site diferente na mesma coleção de sites?

   • numa coleção de sites diferentes na mesma aplicação web?

   • numa aplicação web diferente?

   • com sessão iniciada numa conta diferente?

   • ao utilizar um computador diferente?

 Sugestões Avançadas para Resolução de Problemas

Se nenhuma das sugestões básicas de resolução de problemas ajudar a determinar a causa de um problema de fluxo de trabalho, utilize estes passos:

1. Certifique-se de que tem as permissões necessárias ao nível do site e fluxo de trabalho. Aceda a Definições do Site>Permissões do Site>Verificar Permissões/Definições de Lista>Permissões para esta lista e verifique se os resultados da Verificação de Permissões correspondem ao seguinte:

   1. Permissões mínimas para estruturar um fluxo de trabalho (guardar e publicar):

      1. no site do SharePoint: Estrutura

      2. na lista do SharePoint: Editar

   2. Permissões mínimas para iniciar um fluxo de trabalho:

      1. no site do SharePoint: Apenas Visualização/Leitura

      2. na lista do SharePoint: Contribuir

2. Certifique-se de que as definições de correio electrónico a enviar estão configuradas no servidor correto do Exchange

   1. Abra a Linha de Comandos como administrador.

   2. Execute nslookup <Exchange server address>. Por exemplo: nslookup exch.contoso.com

   3. Deverá ver o endereço IP resolvido do servidor do Exchange nos resultados. Caso contrário, contacte o seu administrador do Exchange e peça-lhe o nome de domínio completamente qualificado (FDQN) correto do Exchange.

3. Envie um e-mail para a mesma pessoa através da função SendEmail da classe SPUtility com o SharePoint Management Shell através dos seguintes passos.

   1. Abra a Shell de Gestão do SharePoint como administrador. (Clique com o botão direito do rato emSharePoint Gestão Shell>Executar como administrador)

   2. Execute o seguinte script. Se o script responder com Verdadeiro e o utilizador receber um e-mail de SharePoint, o SMTP está configurado corretamente no SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Com a funcionalidade SMTP, envie um e-mail para o mesmo utilizador a partir do servidor SharePoint. Siga os passos em Utilizar o Telnet para testar a comunicação SMTP.