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Um dos primeiro passos para gerir um projeto é adicionar as tarefas que ajudam a concretizar o projeto. A lista de tarefas pode ser tão simples como uma lista de verificação de coisas que têm de ser feitas ou pode ser algo mais desenvolvido, com datas de início e de fim, relações com outras tarefas e outras informações de tarefas associadas. Uma lista de verificação de tarefas simples e uma lista de tarefas agendadas utilizam a mesma lista no site, por isso, pode começar com uma lista de verificação simples e, mais tarde, adicionar detalhes às tarefas para transformá-la numa lista de tarefas.
Adicionar uma lista de verificação de tarefas simples
Se estiver apenas a começar o planeamento do projeto ou se prevê que o projeto não será particularmente complicado, uma lista de verificação de tarefas simples pode ser suficiente para gerir eficazmente o projeto. A lista de verificação pode incluir datas de conclusão das tarefas do projeto e tarefas para os membros de equipa do projeto.
Para adicionar uma lista de verificação de tarefas simples:
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Na Iniciação Rápida do site, clique em Tarefas.
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Na página Tarefas, clique em Editar.
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Na coluna Nome da Tarefa, escreva um nome para cada tarefa que tem de ser concluída no projeto. Prima ENTER para ir para a linha seguinte após adicionar uma tarefa.
Sugestão: Pretende adicionar uma nova tarefa entre duas tarefas já listadas? Clique no espaço à esquerda da caixa de verificação de uma tarefa existente e, em seguida, prima Inserir. É adicionada uma nova linha acima da tarefa existente que selecionou. Também pode clicar em Inserir no grupo Hierarquia no separador Tarefas.
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Na coluna Data para Conclusão, escreva ou selecione uma data para quando cada tarefa na lista deve estar concluída. Se não tiver a certeza quando é que uma tarefa tem de estar concluída, deixe esta coluna em branco para essa tarefa.
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Na coluna Atribuído a, escreva ou selecione o nome de cada pessoa que irá trabalhar em cada tarefa da lista.
Sugestão: Um procedimento recomendado é atribuir uma pessoa a cada tarefa. Se precisar de atribuir mais do que uma pessoa, tal poderá levar a problemas como, por exemplo, marcar tarefas como concluídas. Se a Paula terminar a sua tarefa, fará sentido para ela marcá-la como concluída na página As Minhas Tarefas. Contudo, esta ação marca a tarefa como concluída para todas as pessoas atribuídas, não apenas para a Paula. Outra pessoa na mesma tarefa ainda poderá ter trabalho a fazer. Caso decida que, mesmo assim, precisa de adicionar mais do que uma pessoa a uma tarefa, pode separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
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Quando terminar a adição da lista de verificação de tarefas simples, clique em Parar.
Outra forma rápida de adicionar uma lista de verificação de tarefas simples é colar uma lista a partir de uma folha de cálculo do Excel. Desde que as colunas utilizadas na folha de cálculo estejam alinhadas com as colunas que são apresentadas na página Tarefas, pode simplesmente clicar na lista de tarefas e colar os dados da folha de cálculo. Se possível, os nomes serão emparelhados com as contas na coluna Atribuído a.
À medida que trabalha no projeto, pode selecionar a caixa de verificação ao lado de cada nome de tarefa quando a tarefa é concluída.
Se achar que precisa de ter mais controlo sobre as tarefas na lista de verificação simples, pode utilizar os passos descritos na secção seguinte para adicionar detalhes às tarefas, para fazer uma lista agendada mais robusta.
Adicionar uma lista agendada de tarefas
Se o projeto for de algum modo complexo, pode considerar que uma lista agendada de tarefas ajuda a controlar o trabalho de uma forma mais viável.
Para adicionar uma lista agendada de tarefas:
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Na Iniciação Rápida do site, clique em Tarefas.
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Na página Tarefas, clique em Nova Tarefa. Ou, no separador Tarefas do friso, clique em Novo Item.
Nota: Se criou inicialmente uma lista de verificação de tarefas simples, mas o projeto se tornou um pouco mais complexo, pode facilmente adicionar mais detalhes às tarefas existentes. Para selecionar uma tarefa, clique no espaço à esquerda da respetiva caixa de verificação e, em seguida, no separador Tarefas do friso, clique em Editar Item. Este procedimento abre a tarefa para que possa adicionar mais detalhes de agendamento.
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Escreva um nome para a tarefa na caixa Nome da Tarefa.
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Escreva ou selecione uma data de início e de conclusão para a tarefa nas caixas Data de Início e Data de Conclusão. Se não tiver a certeza sobre nenhuma destas datas, deixe esta informação em branco por agora. Pode sempre voltar mais tarde e adicionar informações editando a tarefa.
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Escreva o nome ou o endereço de e-mail da pessoa que pretende que trabalhe na tarefa na caixa Atribuído a.
Sugestão: Um procedimento recomendado é atribuir uma pessoa a cada tarefa. Se precisar de atribuir mais do que uma pessoa, tal poderá levar a problemas como, por exemplo, marcar tarefas como concluídas. Se a Paula terminar a sua tarefa, fará sentido para ela marcá-la como concluída na página As Minhas Tarefas. Contudo, esta ação marca a tarefa como concluída para todas as pessoas atribuídas, não apenas para a Paula. Outra pessoa na mesma tarefa ainda poderá ter trabalho a fazer. Caso decida que, mesmo assim, precisa de adicionar mais do que uma pessoa a uma tarefa, pode separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
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Se o trabalho já começou numa determinada tarefa, introduza uma percentagem na caixa % Concluída para indicar aproximadamente quanto trabalho já foi feito, e o que falta fazer.
Sugestão: Este é um excelente campo para os membros de equipa do projeto atualizarem regularmente. Pode ajudá-lo a compreender de que forma o trabalho está a progredir e se o projeto está dentro do prazo de conclusão previsto.
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Escreva uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição, se pretender fornecer mais detalhes sobre o trabalho que está envolvido. Isto pode ser útil para executivos ou outros participantes que estejam a tentar compreender o projeto.
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Utilize as caixas e os botões junto a Antecessoras para indicar as tarefas do projeto que têm de ser concluídas antes de a tarefa atual poder começar.
Por exemplo, digamos que cria uma tarefa denominada “Publicar comunicado de imprensa”, que não pode começar até a tarefa “Escrever comunicado de imprensa” estar concluída. Selecione a tarefa “Escrever comunicado de imprensa” na caixa à esquerda e, em seguida, clique em Adicionar para movê-la para a caixa à direita. Isto indica que a tarefa “Escrever comunicado de imprensa” é antecessora (ou seja, antecede) da tarefa “Publicar comunicado de imprensa”.
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Selecione o nível de prioridade adequado na lista Prioridade.
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Selecione o nível de estado adequado na lista Estado da Tarefa.
Sugestão: Este é outro campo que é útil para os membros de equipa do projeto atualizarem regularmente. Pode ajudá-lo a manter-se informado sobre os bloqueios, atrasos e outros problema críticos de agendamento.
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Clique em Guardar.
Trabalhar com a lista de tarefas
À medida que trabalha com as listas de tarefas, as que tiverem as datas de conclusão assinaladas a vermelho estão atrasadas. Assim que marcar uma tarefa atrasada com concluída selecionando a caixa de verificação junto à tarefa, a data de conclusão deixa de ser apresentada a texto vermelho.
Além disso, pode alternar entre vistas diferentes da sua lista de tarefas, clicando nas ligações de vista acima da lista. Pode escolher a partir de Todas as tarefas, calendário, concluído, gráfico Gantt, Tarefas atrasadas, As minhas tarefas e futuras, ou pode modificar uma vista existente ou criar a sua própria vista de lista de tarefas. Se a vista que pretende utilizar não estiver listada acima da lista de tarefas, clique em clique para obter opções adicionais (…) junto às ligações de vista e selecione a vista que pretende utilizar. Para mais informações sobre como criar a sua própria vista, consulte o artigo criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.
Após adicionar tarefas detalhadas ao projeto, é possível que queira:
