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É bom começar a planejar antes de abrir o Microsoft Project. Para registrar suas ideias iniciais sobre as metas do projeto, use um aplicativo como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook. Depois que todos tiverem concordado com suas ideias, você pode começar a planejar sua programação com o Project. Volte ao Mapa do Projeto para ver mais artigos que ensinam a gerenciar um projeto. |
Dicas de gerenciamento de projetos antes de você começar . . .
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Certifique-se de que tem um projeto Certifique-se de que o que você está pensando é realmente um projeto. Um projeto tem três características:
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É temporário e exclusivo A criação de uma fábrica de carros é um projeto porque trata-se de uma atividade única. A fabricação dos carros é uma série repetitiva de atividades e, portanto, não é um projeto.
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Ele tem entregas claramente definidas As entregas dão um propósito ao projeto. Os participantes pensarão que seus investimentos no projeto não são válidos se as entregas não forem claramente definidas.
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Tem um começo e um fim Sem uma data final de projeto, os participantes e investidores não poderão ver os resultados e benefícios que seu investimento tornou possível.
Eis alguns exemplos para ajudar você a decidir se você tem um projeto.
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Atividades que não são projetos |
Projetos claramente definidos |
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Fabricação de carros |
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Redução de riscos em relação à concorrência |
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Identificar restrições de projeto As restrições são fatores que limitam as opções de gerenciamento do projeto durante sua criação e administração. A maioria dos projetos tem três restrições:
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Intervalo de tempo limitado As datas de término das principais entregas geralmente ajustam o comprimento geral do projeto.
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Trabalhadores e outros recursos limitados Os gerentes de projeto geralmente têm uma quantidade limitada de pessoas para realizar o trabalho em um projeto, ou um orçamento limitado.
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Escopo pouco abrangente Um projeto normalmente é limitado pelo que a equipe pode realizar. Se o projeto tem muitas entregas ou recursos, pode não haver tempo suficiente na programação para que tudo seja feito.
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Uma mudança em uma limitação normalmente afeta a qualidade geral das outras duas. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gerente tome decisões sobre a quantidade de trabalhadores necessários para finalizar as entregas. Se não houver trabalhadores suficientes, reduzir a duração do projeto pode também reduzir o escopo do projeto.
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Identifique os participantes no início Nada prejudica mais um projeto do que não identificar que são os principais participantes e como melhor se comunicar com eles. Se você não identificá-los antes do projeto começar, poderá ficar com um projeto parado nas mãos, ou passar o limite orçamentário conforme novos objetivos e métodos são propostos para o projeto.
Etapa 1: Registrar as ideias iniciais
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Anote ideias com o OneNote quando pensar sobre o projeto e sobre o que você deseja realizar. Suas notas podem conter emails, links para sites, vídeos ou especificações. |
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Algumas vezes, os projetos começam apenas como listas no Excel. Mas quando crescem, é mais eficaz importá-las para o Project, onde você pode organizar e programar as tarefas. |
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Usar o Microsoft 365 em qualquer computador para capturar anotações do projeto em qualquer lugar |
Trabalhe com especificações de projeto iniciais usando Microsoft 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar. |
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Trabalhe com Office para a Web sem Microsoft 365. Desde que você tenha uma conta da Microsoft, poderá usar as versões da Web do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote para registrar as ideias iniciais do seu projeto. |
Etapa 2: Comunicar-se com os participantes
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Independente de onde estiver no planejamento do projeto, um relatório bem apresentado ajuda a obter a aceitação dos participantes em relação às entregas do projeto. |
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Se os participantes não estiverem presentes, use as reuniões online para comunicar-se com eles. Compartilhe slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou notas do OneNote para discutir planos iniciais do projeto. As pessoas podem participar de reuniões online do Microsoft Teams em seu escritório, na estrada ou em seu dispositivo móvel. |
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Quando surgirem perguntas enquanto você está trabalhando em uma agenda de projeto, converse com elas online usando o Teams. |
Etapa 3: Começar um projeto
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Copiar e colar do Word, Outlook ou PowerPoint para o Project |
Copie uma lista de tarefas no Word, Outlook ou PowerPoint e cole-a no Project para iniciar uma agenda rapidamente. O Project manterá a estrutura de tópicos e a formatação. |
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Criar um novo projeto com base em outro projeto ou em um modelo |
Crie um novo projeto com base em um modelo preenchido previamente com tarefas de projetos similares ao seu. Os especialistas do mercado criaram vários desses projetos para ajudá-lo a começar rapidamente. |
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Mova uma lista de tarefas criada no Excel para o Project. O Project manterá a estrutura de tópicos e a formatação. |
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Importar uma lista de tarefas do SharePoint como um projeto inicial |
Os projetos às vezes começam como listas de tarefas no SharePoint para compartilhar com pessoas sem Projeto. Quando a lista de tarefas aumentar, mova-a para o Project para continuar trabalhando nela. |
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Meta de gerenciamento de projeto: Criar uma nova programação de projeto |
Depois de iniciar seu projeto no Project, você pode começar a adicionar tarefas, organizá-las, vinculá-las, adicionar pessoas e assim por diante. |
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