Usando o Assistente de Agendamento no Outlook na Web

1. Entre no Outlook na Web.

2. Na parte inferior da página, selecione para ir para o calendário.

3. No início da página, selecione Novo evento.

4. Na caixa Convidar pessoas, digite os nomes ou endereços de email das pessoas que deseja convidar.

   Selecione opcional para adicionar participantes opcionais.

5. No lado do formulário de evento, exiba as informações de disponibilidade de seus eventos e outros participantes do modo de exibição dia. As informações de disponibilidade dos participantes aparecem em vermelho sobre os eventos do calendário.

   

6. Clique em qualquer lugar na grade para selecionar um novo horário para o evento.

O assistente de agendamento pode ser usado antes ou depois de você fornecer detalhes do evento. Se você fornecer a data, a hora e a duração do seu evento e adicionar participantes antes de abrir o assistente de agendamento, esses detalhes serão transferidos e você poderá alterá-los conforme necessário.

Ao usar o assistente de agendamento, você pode ver imediatamente o calendário de um participante e determinar a disponibilidade deles — disponível ou ocupado — para a data e a hora do evento.

Abrir o Assistente de Agendamento

1. Entre no Outlook na Web.

2. Na parte inferior da página, selecione para ir para o calendário.

3. No início da página, selecione Novo evento.

4. Na parte superior do formulário de evento, selecione Assistente de agendamento.

No assistente de agendamento, você pode adicionar participantes e uma sala e alterar a data e a hora do evento, mas não pode alterar o título do evento.

Adicionar participantes

1. No assistente de agendamento, selecione Adicionar participante obrigatório ou Adicionar participante opcional.

2. Digite o nome ou o endereço de email da pessoa que você deseja adicionar e pressione Enter.

Adicionar uma sala

1. No assistente de agendamento, selecione Adicionar uma sala.

2. Escolha uma sala na lista. Você pode mudar de prédios selecionando o menu suspenso na parte superior da lista.

   Quando você seleciona uma lista de salas, o assistente de agendamento mostra as salas de conferência e a disponibilidade delas.

Exibir calendários

À medida que você adiciona participantes e um local, as respectivas informações de calendário são mostradas na grade do calendário.

• Selecione a data na parte superior do assistente de agendamento para escolher uma nova data para a reunião. No calendário, selecione o mês ou use as setas para cima ou para baixo para alterar o mês.

• Selecione a hora de início ou a hora de término a ser alterada quando a reunião começar ou terminar.

• Use a barra de rolagem na parte inferior do assistente de agendamento para ver a disponibilidade dos participantes antes ou depois do horário selecionado.

• Como alternativa, você pode selecionar uma data e hora diretamente na grade e redimensionar a seleção na grade para alterar a duração do evento.

Enviar o convite para a reunião

1. Selecione concluído para salvar as alterações e fechar o assistente de agendamento.

2. Selecione Enviar para enviar o convite da reunião.

O assistente de agendamento pode ser usado antes ou depois de você fornecer detalhes do evento. Se você fornecer a data, a hora e a duração do seu evento e adicionar participantes antes de abrir o assistente de agendamento, esses detalhes serão transferidos e você poderá alterá-los conforme necessário.

Ao usar o assistente de agendamento, você pode ver imediatamente o calendário de um participante e determinar a disponibilidade deles — disponível ou ocupado — para a data e a hora do evento.

1. Na barra de ferramentas email ou calendário , selecione novo > evento de calendário.

2. Na página detalhes do novo evento, siga um destes procedimentos:

   • Adicione detalhes do evento, por exemplo, título e local, data e hora de início e término e outras informações, conforme necessário, adicione pessoas e, em seguida, selecione Assistente de agendamento .

   • Selecione Assistente de agendamento e, se necessário, adicione participantes e adicione uma sala.

No painel de detalhes do assistente de agendamento, você pode alterar a data e a hora em que um evento ocorre, mas não é possível alterar o título do evento. A página de detalhes do evento oferece opções que não estão disponíveis com o assistente de agendamento. Essas opções incluem, por exemplo, definir um lembrete de reunião, adicionar um lembrete de email para enviar e fornecer uma descrição ou outros detalhes sobre o evento.

Os participantes podem ser adicionados para um evento antes ou depois de você selecionar o assistente de agendamento. Se você adicionou participantes na página de detalhes do evento, ao abrir o assistente de agendamento, verá os calendários desses participantes em uma grade à direita do painel de detalhes. As etapas fornecidas nesta seção são exclusivamente para adicionar um participante depois de abrir o assistente de agendamento.

1. Na caixa participantes no painel detalhes, digite o nome de uma pessoa que você deseja convidar para o evento.

   

   Observação: Começando com o primeiro caractere que você digita, Outlook corresponde à sua entrada e oferece os nomes das pessoas que estão na sua organização ou pessoas com quem você correspondeu.

2. Escolha um nome na lista de sugestões exibida abaixo da caixa participantes ou escolha diretório de pesquisa.

   Observação: Cada pessoa que você adicionar será adicionada automaticamente como Necessária. E o calendário de cada pessoa é exibido (na ordem em que foram escolhidas) à direita do seu calendário no painel calendário, criando uma grade. À medida que adicionar pessoas, você verá uma contagem do número total de pessoas convidadas e quantos conflitos existem.

   

3. Para alterar o status de um participante, clique com o botão direito do mouse no nome do participante ou, se você estiver usando um dispositivo sensível ao toque, toque e segure o nome e siga um destes procedimentos:

   • Escolha remover para excluir o participante. Ou escolha remover ao lado do nome do participante.

   • Escolha participação opcional.

Se você não adicionou uma sala ao local do evento antes de abrir o assistente de agendamento, você pode adicionar um aqui. Há um botão Adicionar sala na parte inferior do painel de detalhes do assistente de agendamento que permite que você veja salas de conferência na lista de endereços da sua organização. O Assistente de Agendamento mostra automaticamente apenas as salas que estão disponíveis na hora que você definiu, mas você pode ver outras salas, se desejar.

Se a sua organização tiver várias salas, o administrador de sua organização pode ter organizado as salas em listas de salas. As listas de salas são conjuntos de salas que, em geral, possuem características similares, como quartos que estão no mesmo prédio.

1. Escolha Adicionar sala.

2. Escolha uma sala ou escolha uma lista de salas e, em seguida, selecione uma das salas disponíveis na lista.

   

Depois de selecionar uma sala, ela é adicionada à grade do calendário. Você pode alterar a sala de conferência escolhendo alterar sala. Para remover a sala de conferências, clique nela com o botão direito do mouse ou, se você estiver usando um dispositivo sensível ao toque, toque-a e segure-a e selecione Remover.

À medida que você adiciona participantes e um local, as respectivas informações de calendário são mostradas na grade do calendário.

Você pode selecionar a exibição de dia ou semana na parte superior do calendário. Se você selecionar a exibição de semana, a grade do calendário mostrará uma exibição mesclada dos calendários dos participantes.

Quando terminar de trabalhar no assistente de agendamento, siga um destes procedimentos:

• Selecione OK para salvar as alterações.

• Selecione descartar para cancelar.

Você voltará para a nova página de detalhes do evento, onde poderá terminar de adicionar mais detalhes sobre a reunião, se necessário. Quando terminar, siga um destes procedimentos:

• Selecione Enviar para enviar o convite para o evento.

• Selecione descartar para cancelar todas as suas alterações.