Tudo sobre fluxos de trabalho de Aprovação

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Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Basta rolar para baixo até o segmento Concluir e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, poderá achar útil trabalhar seu caminho através deste artigo, segmento por segmento, na primeira vez que você projetar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de conhecer as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento de que precisa em qualquer visita de retorno.

Aprovação e aprovação de publicação de conteúdo    Você pode ter listas ou bibliotecas nas quais deseja que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a precisão de seu conteúdo ou para a adequação de seu formulário e estilo, antes de ficarem visíveis para todos que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo e você pode usar um fluxo de trabalho aprovação para controlar a aprovação de conteúdo em uma lista ou biblioteca. (Há também um fluxo de trabalho de Aprovação de Publicação muito semelhante, criado especialmente para uso em sites do SharePoint que publicam páginas da Web na Internet.)

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo longo. Se você quiser imprimir apenas segmentos selecionados, verifique se somente esses segmentos serão expandidos quando você imprimir. (Além disso, se você quiser incluir os gráficos completos em sua cópia impressa, imprima na orientação paisagística e não na orientação de retrato.)

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Um fluxo de trabalho de aprovação é um recurso do SharePoint que roteia um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para sua aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

O fluxo de trabalho básico de aprovação incluído com funções de produtos do SharePoint como modelo. Usando esse modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho de aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico de aprovação, cada um com sua própria maneira especializada de trabalho, com base nas configurações especificadas ao adicioná-lo.

Seções neste segmento

1. O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?

2. O que um fluxo de trabalho de aprovação não pode fazer?

3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?

• Quando você adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, você pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até decidir se deve dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados, bem como especificar uma data de vencimento final e/ou a hora permitida para que cada tarefa seja concluída. E sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, você pode modificar qualquer uma dessas configurações.

• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou cancelar ou excluir a tarefa.

• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) de uma única página de Status do Fluxo de Trabalho central.

• Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho ocorridos no curso dessa execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do fluxo de trabalho, para referência informal.

Você também pode usar um fluxo de trabalho aprovação para gerenciar um processo de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, confira o segmento Controle deste artigo.

2. O que um fluxo de trabalho de aprovação não pode fazer?

Os participantes de um fluxo de trabalho de aprovação geralmente não têm permissão para fazer alterações no item que está sendo revisado. Em vez disso, os participantes podem solicitar que as alterações sejam feitas no item no curso da instância de fluxo de trabalho. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes inseram comentários e acompanharam as alterações no item em si, consulte o artigo Todos sobre Coletar fluxos de trabalho de Comentários, na seção Ver Também .

Além disso, os fluxos de trabalho de aprovação não são projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo,Tudo sobre Coletar assinaturas de fluxos de trabalho, na seção Ver Também.

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3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalho   Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalho   Também por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, selecione a caixa Exigir Gerenciar Listas Permissões para iniciar esse fluxo de trabalho marcar, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

Estes são os estágios básicos:

• ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planeje, adicione, inicie)   
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em ambos os dois eventos de gatilho: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)   
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais completam suas tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados aos participantes que não cumprem os prazos da tarefa. Enquanto isso, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do fluxo de trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Os ajustes no fluxo de trabalho durante a execução podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

• APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)   
  Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho dessa versão do fluxo de trabalho. Por fim, se houver alguma coisa que você queira alterar sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, você poderá abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações necessárias para montar antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho aprovação.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e precisar apenas de um lembrete sobre as etapas específicas, poderá ir direto para o segmento Add apropriado (lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Seções neste segmento

1. Modelos e versões

2. Introdução ao formulário de associação

3. Doze perguntas a responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint funcionam como master modelos nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais que você adiciona às suas listas, bibliotecas e coleção de sites são baseados.

Sempre que você adiciona um fluxo de trabalho de aprovação, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo de fluxo de trabalho de aprovação geral. Você fornece a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo master de fluxo de trabalho de aprovação, mas cada uma das versões nomeadas e personalizadas para a maneira específica que você usará. As versões nomeadas também podem ser chamadas de instâncias de fluxo de trabalho.

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2. Introdução ao formulário de associação

Sempre que você adiciona uma nova versão de fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, você preenche um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova instância funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para concluir o formulário de associação. Primeiro, porém, leve um momento ou dois para olhar sobre o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado lá para essa execução única.

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3. Doze perguntas a serem respondidas

Assim que tiver a resposta para todas as perguntas desta seção, você estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

1. Esse é o tipo de fluxo de trabalho certo?

2. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

3. Qual é um bom nome?

4. Listas de tarefas e listas de histórico: existente ou novo?

5. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

6. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm esse fluxo de trabalho?

7. Participantes: Quais pessoas, em qual ordem?

8. Quais informações adicionais os participantes precisam?

9. Quando as tarefas devem ser executadas?

10. Quando esse fluxo de trabalho termina?

11. Quem precisa ser notificado?

12. Esse fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

01. Esse é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Há vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "Aprovação" em seus nomes. Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Aprovação – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na seção Ver Também .

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Você pode disponibilizar sua nova versão do fluxo de trabalho aprovação somente em uma única lista ou biblioteca ou disponibilizá-la em toda a coleção de sites.

• Se você adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, poderá configurá-lo para executar em todos os tipos de conteúdo ou apenas em um único tipo de conteúdo.

• No entanto, se você adicionar o fluxo de trabalho para toda a coleção de sites, deverá configurá-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo do site.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico quanto Documento ou Planilha do Excel, ou tão altamente especializado quanto Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria. Para obter mais informações, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo do site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.

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03. Qual é um bom nome?

Dê à sua versão do fluxo de trabalho um nome que:

• Indica claramente para o que ele é usado.

• Claramente o distingue de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. Seu grupo deseja usar dois fluxos de trabalho de aprovação diferentes para gerenciar envios de documentos de colaboradores externos:

• Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado para decidir se o aceitará para o processo de edição.

• Depois de aceitar e editar um documento enviado, você executará o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se o aceita como final.

Você pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Aceitar Aprovação de Envio e o segundo aprovação final do rascunho.

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04. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

Você pode fazer com que seu fluxo de trabalho use a lista de tarefas padrão do site e a lista Histórico, use outras listas de Tarefas e Histórico existentes ou solicite novas listas apenas para esse fluxo de trabalho.

• Se seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverão várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (O gerenciamento de listas longas pode reduzir o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

• Se as tarefas e o histórico desse fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais ou confidenciais que você deseja manter separados da lista de tarefas gerais, você deverá indicar definitivamente que deseja novas listas separadas para esse fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas sejam definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente ou somente automaticamente ou de qualquer maneira:

• Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho aprovação em um documento ou item específico, outro formulário, o formulário de iniciação, é apresentado. O formulário de iniciação contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (somente para a instância atual), poderá fazê-lo antes de clicar em Iniciar. Vá para a lista > Menu de contexto item > Fluxos de trabalho > Selecione o fluxo de trabalho para iniciá-lo manualmente.

• Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, portanto, as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem alterações.

A ilustração a seguir mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Todas as alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações permanentes e padrão do fluxo de trabalho, você edita o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item qualificado a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se você optar por, e que cada vez que você executá-lo, você terá a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se você quiser executar seu fluxo de trabalho apenas em itens criados por um escritor de fora de sua equipe, iniciá-lo apenas manualmente impedirá que ele seja executado automaticamente em itens criados por você e seus companheiros de equipe. (Uma solução alternativa: manter uma lista ou biblioteca para itens de autores em sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas somente na lista de autores externos. Outra solução: adicione uma condição IF e defina Created By para a pessoa específica.

A principal desvantagem das partidas manuais é que alguém precisa lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Início automático

Você pode configurar o fluxo de trabalho a ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

• Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.

• Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

• Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém precisa lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado sempre que ocorre um evento de gatilho.

Um exemplo rápido    Se você for responsável pela precisão e adequação dos itens em uma lista, poderá adicionar um fluxo de trabalho De aprovação a essa lista e especificar-se como o único participante. Você pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um item na lista for alterado e sempre que um novo item for adicionado. Dessa forma, você sempre será mantido atualizado.

Duas desvantagens das partidas automáticas:

• Não é possível impedir que o fluxo de trabalho seja executado sempre que ocorrer um evento de gatilho.

• Você não pode alterar nenhuma configuração no início da instância individual.

Para obter mais informações sobre como executar seu fluxo de trabalho de aprovação automaticamente sempre que alguém tentar publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento Controle deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdo herdados deste também obtêm esse fluxo de trabalho?

Somente quando você adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de sites, você tem a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho.

Anotações

• A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.

• Se a herança tiver sido quebrada para quaisquer sites ou subsites em que você deseja que esse fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, verifique se você é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

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07. Participantes: quais pessoas, em qual ordem?

Você precisará fornecer o nome ou endereço de email para cada pessoa a quem as tarefas de revisão serão atribuídas.

Um estágio ou vários estágios?    Você pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados um após o outro.

Revisões paralelas ou revisões em série?    Para os participantes em qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes possam examinar os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas revisões.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de vários estágios e revisões serial:

Imagine que Frank adiciona um novo fluxo de trabalho de aprovação. Ele quer que seus colegas Anna e Sean revisem cada item primeiro, antes que ele mesmo revise. Ele também quer que o fluxo de trabalho termine antes de sua própria revisão se Anna ou Sean rejeitarem o item. Frank pode configurar isso de duas maneiras:

• Usando uma revisão serial   Frank cria uma revisão serial de estágio único na qual Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro; e ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição .
  Neste acordo, Anna deve aprovar o item antes que a tarefa de Sean seja atribuída e, em seguida, Sean deve aprovar o item antes que a tarefa de Frank seja atribuída. Se Anna rejeitar o item, nem Sean nem Frank receberão uma tarefa; e se Anna aprovar, mas Sean rejeitar, o fluxo de trabalho ainda terminará antes que a tarefa de revisão de Frank seja atribuída.
  Aqui está como Frank configura sua revisão serial de estágio único.
  
  

• Usando dois estágios   Se Frank quer que Anna e Sean sejam atribuídos suas críticas ao mesmo tempo, para que Sean não precise esperar que Anna termine antes que ela possa começar, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para as críticas de Anna e Sean, e o segundo um estágio separado apenas para sua própria revisão. Novamente, ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição . O segundo estágio não será iniciado até que a primeira etapa seja concluída; Então, novamente, se Anna ou Sean rejeitarem o item, a tarefa de revisão de Frank nunca será atribuída.
  Aqui está como Frank configura sua revisão paralela de dois estágios.
  
  

Aqui estão diagramas de ambas as soluções.

Participantes externos    Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.

Aqui está um diagrama desse processo:

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se você incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, poderá fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda envie uma notificação dessa tarefa única para cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa tarefa única. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

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08. Quais informações adicionais os participantes precisam?

Há um campo de texto no formulário de associação em que você pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos e assim por diante.

Duas coisas que você pode incluir:

• Entre em contato com informações, caso os participantes tenham dificuldades ou perguntas.

• Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, menção aqui que um único membro de cada grupo desse grupo deverá reivindicar a tarefa antes de completá-la. Dessa forma, outros membros do grupo não perdem tempo iniciando a mesma tarefa. Você encontrará os detalhes sobre como reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo

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09. Quando as tarefas devem ser executadas?

Você pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho devem ser executadas de duas maneiras:

Por data de calendário    Você pode especificar uma única data de calendário pela qual todas as tarefas devem ser realizadas.

• Se você configurar seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deverá usar essa opção. Isso ocorre porque o valor de data especificado não se ajustará automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Você pode especificar vários dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando essa tarefa é atribuída.

• Uma data de vencimento do calendário substitui uma duração de tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho, e eu receber uma tarefa hoje que tenha uma duração de três dias, mas que também tenha uma data de vencimento do calendário de 11 de junho, então a tarefa será vencida em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o fim da duração de três dias).

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10. Quando esse fluxo de trabalho termina?

Para evitar o tempo perdido gasto em revisões desnecessárias, você pode optar por fazer com que o fluxo de trabalho termine imediatamente (antes da data de vencimento especificada ou calculada) quando ocorrer um dos dois eventos:

• Qualquer participante rejeita o item.

• O item é alterado de qualquer maneira.

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11. Quem precisa ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que esse fluxo de trabalho for iniciado ou encerrado.

• Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho para essa pessoa.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de término sem precisar ser especificada neste campo.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que originalmente o adicionou recebe as notificações de início e de término sem a necessidade de ser especificada neste campo.

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12. Esse fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

Você pode ter listas ou bibliotecas nas quais deseja que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a precisão de seu conteúdo ou para a adequação de seu formulário e estilo, antes de ficarem visíveis para todos que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo.

Em produtos do SharePoint, você pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdo ainda mais fácil e eficiente. Para obter mais informações, consulte o segmento De controle de aprovação de conteúdo deste artigo.

O que vem em seguida?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, acesse o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Você pode ter listas e bibliotecas nas quais deseja que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a precisão de seu conteúdo ou a adequação de seu formulário e estilo antes que eles sejam visíveis para todos que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo.

Em produtos do SharePoint, você pode controlar a aprovação de conteúdo manualmente, sem um fluxo de trabalho; mas um fluxo de trabalho de aprovação do SharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.

Se você ainda não estiver familiarizado com os recursos de versão e aprovação de conteúdo em produtos do SharePoint, recomendamos que você comece com uma revisão dos seguintes artigos:

• Exigir aprovação de itens em uma biblioteca ou lista de sites

• Aprovar ou rejeitar itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca do site

• Ativar e configurar o controle de versões para uma lista ou biblioteca

Há duas maneiras pelas quais um fluxo de trabalho de aprovação pode controlar o processo de aprovação de conteúdo, cada maneira associada a um único controle nos formulários de associação que você preenche ao adicionar pela primeira vez o fluxo de trabalho. Você pode usar seu fluxo de trabalho para ambos ou para ambos.

Controle da publicação de versões principais

Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, há uma opção para iniciar esse fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Alguns aspectos a observar:

• Essa opção está disponível apenas para um fluxo de trabalho de aprovação que é executado em todos os tipos de conteúdo em uma única lista ou biblioteca, e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado apenas em itens de um único tipo de conteúdo.

• Para que essa opção esteja disponível, a aprovação de conteúdo deve ser habilitada para a lista ou biblioteca na página Configurações de Versão e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) deve ser selecionada nessa mesma página.

• Se selecionar esta opção, as duas opções que se seguem ficam indisponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando é criado um novo item e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item é alterado.

• Se selecionar esta opção, o fluxo de trabalho será executado automaticamente num item apenas quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.

• Em qualquer lista ou biblioteca, só pode existir um fluxo de trabalho aprovação utilizado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, ser-lhe-á pedido que escolha um ou outro.

Controlo não baseado no controlo de versões

Na área Ativar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, existe uma opção para Atualizar o status de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).

Esta opção está disponível no formulário, quer seja ou não necessária aprovação de conteúdo na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação do item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Com esta opção, pode:

• Executar sempre o fluxo de trabalho manualmente ou

• Selecione uma ou mais das opções de início automático na primeira página do formulário de associação ou

• Permitir inícios manuais e automáticos

Controlo de conteúdo para sites de publicação na Web

O controlo de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Assim, existe um fluxo de trabalho especializado de Aprovação de Publicação para utilização em sites de publicação, bem como um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizada para utilização na publicação na Web.

O que vem em seguida?

Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever o segmento LEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de avançar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ter duas questões por ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para Definição de Email de Saída.

Permissões    As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário, o separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo, especifique se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   

   	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção predefinida como Tudo ou selecione um tipo de conteúdo específico.
   	Modelo Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber mais sobre como a ativar para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for administrador, aceda a Definições do Site >Funcionalidades da Coleção de Sites > funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho .
   	Nome Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome irá identificar este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca. Para obter sugestões sobre a atribuição de nomes ao seu fluxo de trabalho, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista de histórico Selecione uma lista do histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Opções de Início Especifique a forma ou formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo. Para obter informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo. Tenha em atenção que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um itemnão é apresentada se estiver a adicionar o fluxo de trabalho apenas para um único tipo de conteúdo. Tenha também em atenção que se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item, as duas caixas de marcar seguintes ficam indisponíveis.

6. Quando todas as definições deste formulário estiverem como pretende, clique em Seguinte.

7. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Observação: Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação ( números um a sete na ilustração seguinte, desde Aprovadores a CC) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

   

   	Atribuir a Introduza nomes ou endereçados para as pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
   	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione as fases pretendidas para além da primeira que acabou de configurar. Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Expandir grupos Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	solicitação Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informação de Contacto. Se apropriado, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações das tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão para Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão exata no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para conclusão e quando utilizar durações de tarefas, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.
   	Terminar o fluxo de trabalho Selecione nenhuma destas opções ou ambas. Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.
   	Ativar aprovação de conteúdo Selecione esta caixa de marcar se estiver a utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo. Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo.

8. Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever o segmento LEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de avançar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ter duas questões por ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint. Veja também SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para Definição de Email de Saída.

Permissões    As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Aceda à home page da coleção de sites (não à home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias de Designer Web, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação: Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites tem de ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Definições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
      

   2. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar um fluxo de trabalho .
      

   3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

   

   	Modelo Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber mais sobre como a ativar para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for um administrador, aceda a Definições do Site > Funcionalidades da Coleção de Sites > funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho.
   	Nome Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção de sites. Para obter sugestões sobre a atribuição de nomes ao seu fluxo de trabalho, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista de histórico Selecione uma lista do histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Opções de Início Especifique a forma ou formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdo subordinados? Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo. A operação que realiza todas as ações adicionais pode demorar muito tempo a concluir. Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

5. Quando todas as definições nesta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.

6. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Observação:  Microsoft Office SharePoint Online produtos apresenta-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação ( números um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

   

   	Atribuir a Introduza nomes ou endereços para as pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
   	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione as fases que pretende além da primeira que acabou de configurar. Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Expandir grupos Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a um grupo inteiro que introduz no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	solicitação Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informação de Contacto. Se apropriado, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações das tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão para Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão exata no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para conclusão e quando utilizar durações de tarefas, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.
   	Terminando o fluxo de trabalho Selecione nenhuma, ou ambas as opções. Para obter mais informações sobre essas opções, consulte o segmento PLAN deste artigo.
   	Habilitar a aprovação de conteúdo Selecione esta caixa marcar se você usará esse fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação do conteúdo. Para obter mais informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controle deste artigo.

7. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira desejada, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

O que vem em seguida?

Se você estiver pronto, acesse o segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, somente automaticamente ou de qualquer maneira:

• Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

• Automaticamente sempre que ocorrer um evento de gatilho especificado. Ou seja, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou quando um item na lista é alterado de qualquer maneira e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
  (O evento ou eventos de gatilho são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, confira o segmento PLAN deste artigo.)

Seções neste segmento

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

3. Iniciar manualmente na lista ou biblioteca

4. Iniciar manualmente de dentro de um programa do Microsoft Office

1. Inicie o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento de gatilho, o fluxo de trabalho será executado no item que o acionou.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, ele atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada atribuído. Enquanto isso, ele também envia notificações iniciais (distintas das notificações de tarefa) para a pessoa que originalmente adicionou o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Topo do segmento

2. Inicie o fluxo de trabalho manualmente

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, em uma base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, exigir a permissão Gerenciar Listas para pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, os proprietários podem essencialmente especificar que somente eles e outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, confira o segmento Learn deste artigo.)

Dois lugares para começar

Você pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente de qualquer um dos dois locais:

• Na lista ou biblioteca em que o item é armazenado

• De dentro do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que este deve ser o programa instalado e não uma versão do aplicativo Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Topo do segmento

3. Comece manualmente na lista ou biblioteca

1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item no qual você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

2. Clique nas reticências ao lado do nome do item e, na caixa de diálogo, clique nas reticências para abrir o menu do item e clique em Fluxos de trabalho no menu suspenso.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que você deseja executar.
   

4. Na página Alterar um fluxo de trabalho, no formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

   

   	Atribuir a Faça alterações na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, confira o segmento Completo deste artigo
   	Ordem Verifique se as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em serial) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja. Para obter mais informações sobre como usar a ordem serial e a ordem paralela, consulte o segmento PLAN deste artigo.
   	Adicionar um novo estágio Adicione ou quaisquer estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
   	Expandir Grupos Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir ao campo, selecione esta marcar caixa. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que você inserir no campo Atribuir ao campo, desmarque esta caixa marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única em nome de todo o grupo. Você encontrará as instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	solicitação Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo: Entrar em contato com informações para perguntas e problemas Se aplicável, uma observação sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição (você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas de vencimento e durações da tarefa Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída. Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar as durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.
   	CC Faça as adições ou remoções desejadas. Lembre-se disso: Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Como você está iniciando o fluxo de trabalho manualmente, você receberá as notificações de início e interrupção se você está ou não listado neste campo.

5. Quando você tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

Topo do segmento

1. Abra o item no programa do Office instalado em seu computador.

2. No item aberto, clique na guia Arquivo , clique em Salvar & Enviar e clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

3. Se você vir a mensagem a seguir, informando que o fluxo de trabalho precisa que o arquivo seja verificado, clique no botão Check In.

4. Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.

5. Na página Alterar um fluxo de trabalho, no formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

   

	Atribuir a Faça alterações na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em serial)    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
	Ordem Verifique se as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em serial) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja. Para obter mais informações sobre como usar a ordem serial e a ordem paralela, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Adicionar um novo estágio Adicione ou quaisquer estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Expandir grupos Para ter uma tarefa atribuída acada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir ao campo, selecione esta marcar caixa. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que você inserir no campo Atribuir ao campo, desmarque esta caixa marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única em nome de todo o grupo. Você encontrará as instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
	solicitação Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo: Entre em contato com informações para obter perguntas e problemas. Se aplicável, uma observação sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Você encontrará as instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
	Datas de vencimento e durações da tarefa Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída. Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar as durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	CC Faça as adições ou remoções desejadas. Lembre-se disso: Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Como você está iniciando o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de inicialização e interrupção se você está ou não listado neste campo.

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem em seguida?

• Se essa for a primeira vez que esse fluxo de trabalho é executado, os outros participantes poderão precisar de informações e assistência para concluir suas tarefas atribuídas. (Eles podem achar útil o segmento Completo deste artigo.)

• Além disso, é uma boa ideia marcar se os participantes estão recebendo seus notificações por email, e particularmente que as notificações não estão sendo mal tratadas por filtros de lixo eletrônico.

• E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir a si mesmo. Acesse o segmento Completo deste artigo para obter os detalhes sobre como completá-los.

• Enquanto isso, para obter informações sobre como você pode acompanhar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, acesse o segmento MONITOR deste artigo.

Se essa for a primeira vez que você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho de aprovação, talvez seja útil examinar este segmento do artigo na íntegra antes de concluir sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar abertas a você.

Primeiro, verifique se você tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.

Portanto, antes de começar, verifique se a tarefa atribuída é de fato uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Aprovar em qualquer um dos seguintes locais:

• Na linha Assunto do de notificação
  de tarefa

• Na barra de mensagens no item a ser revisado
  

• No título da tarefa na página
  Status do Fluxo de Trabalho

Se você não vir o texto Por favor, aprove o texto nesses locais, marcar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint na seção Ver Também deste artigo.

No entanto, se sua tarefa for uma tarefa de aprovação, continue lendo!

Seções neste segmento

1. Uma visão geral do processo

2. Acessar o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

3. Acessar o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca

4. Examinar o item

5. Concluir e enviar o formulário de tarefa

6. Notificações atrasadas

7. Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

9. Reatribua sua tarefa de Aprovação para outra pessoa (opcional)

10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, você geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:

• Você recebe uma notificação de tarefa por email.

• Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que informa que você recebeu uma tarefa relacionada.

• Você marcar o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas atualmente a você.

Quando você descobre que recebeu uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, você geralmente faz duas coisas:

• Examinar o item    Descubra se você pode ou não aprovar o item em seu estado atual.

• Concluir sua tarefa    Use o formulário de tarefa para enviar os resultados de sua revisão.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que você recebe como email)

• O item enviado para sua aprovação (que você abre e revisa)

• O formulário de tarefa (que você abre, conclui e envia)

Veja como são esses três itens.

Topo do segmento

2. Acesse o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

Siga as seguintes etapas:

1. Na mensagem de notificação de tarefa, no Para concluir esta tarefa , clique no link para o item.

2. No item aberto, clique no botão Abrir essa tarefa na barra de mensagens.

Topo do segmento

3. Acesse o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca

Siga as seguintes etapas:

1. Na lista ou biblioteca em que o item a ser revisado é armazenado, clique no link Em Andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.

2. Na página Status do fluxo de trabalho, clique no título da tarefa.

3. No formulário de tarefa, na tarefa Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica à barra de mensagens , clique no link para o item.

Topo do segmento

4. Examine o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Observe as duas barras de mensagem amarelas na parte superior do documento:

• Somente leitura do servidor   Este documento está aberto no modo somente leitura, ou seja, você pode ler o documento, mas não pode fazer nenhuma alteração nele.
  (Observe que, ao concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, você não costuma fazer alterações diretamente no item em si. Em vez disso, você usa o formulário de tarefa para registrar todas as respostas.)

• Tarefa de fluxo de trabalho   Quando estiver pronto para registrar sua resposta no formulário de tarefa, clique no botão Abrir essa tarefa .

Topo do segmento

5. Conclua e envie o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação se parece com isso.

Observe que os dois primeiros itens (Excluir Item e Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplicam ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do item para revisão.

	Excluir Item Para excluir essa tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão. Excluir a tarefa não exclui o item a ser revisado. Se você excluir a tarefa, essa ação funcionará como (e é registrada no histórico como) uma rejeição do documento. Portanto, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar na primeira rejeição, a exclusão da tarefa terminará o fluxo de trabalho. Uma tarefa que foi excluída não aparece mais na área Tarefas da página Status do fluxo de trabalho. (No entanto, a exclusão e a consequente rejeição automática ainda são registradas na área Histórico da página.) Observação: Se você não iniciou essa instância do fluxo de trabalho, talvez queira marcar com a pessoa que a iniciou antes de excluir a tarefa.
	Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Item Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.
	Status, solicitado por comentários consolidados, data de vencimento Você não pode editar ou alterar entradas nesses quatro campos, mas pode achar as informações nelas úteis. Observe que a caixa Comentários Consolidados contém não apenas instruções adicionais sobre como concluir sua tarefa, mas também todos os comentários enviados pelos participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Da mesma forma, depois de enviar seu próprio formulário, todos os comentários que você incluir na caixa Comentários (4) também serão exibidos na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.
	Comentários Qualquer texto inserido aqui será registrado no Histórico de Fluxo de Trabalho e também será exibido no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.
	Aprovar Para aprovar o item, primeiro digite os comentários que você deseja contribuir no campo Comentários (4) e clique neste botão.
	Rejeitar Para rejeitar o item, primeiro digite os comentários que você deseja contribuir no campoComentários (4) e clique neste botão.
	Cancelar Para fechar o formulário de tarefa sem salvar nenhuma alteração ou resposta, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a você.
	Solicitação de Alteração Para solicitar uma alteração no item que você está revisando, clique neste botão. Para obter uma ilustração do formulário em que você inserirá os detalhes de sua solicitação e, para obter mais instruções, acesse a seção 8 neste segmento, solicite uma alteração no item. Observação: Essa opção pode ser desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.
	Tarefa reatribuir Para reatribuir a tarefa Aprovação para outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página em que você inserirá os detalhes da reatribuição e, para obter instruções adicionais, vá para a seção 7 neste segmento, reatribua a tarefa Aprovação para outra pessoa. Observação: Essa opção pode ser desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Topo do segmento

6. Notificações atrasadas

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho inteira estiver atrasada para conclusão, as notificações serão enviadas automaticamente para:

• A pessoa a quem a tarefa é atribuída

• A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se a inicialização foi automática, para a pessoa que originalmente adicionou o fluxo de trabalho)

Topo do segmento

7. Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de examinar o item. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá completá-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Status do fluxo de trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até que uma seta seja exibida

2. Clique na seta, clique em Editar Item e, no formulário de tarefa, clique no botão Tarefa de Declaração .
   

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho é atualizada, você pode ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas especificamente a você.

Posteriormente, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem completá-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Tarefa de Liberação .

Topo do segmento

8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

Antes de iniciar esse processo, observe que o fluxo de trabalho pode ser configurado para terminar imediatamente se alguma alteração for feita no item. Pode ser uma boa ideia marcar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho, para ter certeza de que está tudo bem para que uma alteração seja feita e que o fluxo de trabalho termine nesse ponto.

Demonstraremos a opção de solicitação de alteração colocando-a em um cenário:

Primeiro, imagine que seu nome seja Frank.

Então, imagine que um colega de trabalho chamado Anna iniciou um fluxo de trabalho de aprovação em um documento que ela criou.

Ao examinar o novo documento de Anna, você sente que a Introdução é muito longa.

Clique no botão Alterar Solicitação na parte inferior do formulário de tarefa do fluxo de trabalho e conclua esse formulário.

	Solicitar alteração de Insira o nome ou o endereço de email da pessoa da qual você está solicitando a alteração. (Para enviar sua solicitação para a pessoa que iniciou essa execução do fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, para a pessoa que originalmente adicionou esse fluxo de trabalho de Aprovação, você também poderá deixar esse campo em branco.)
	Nova Solicitação Descreva a alteração que você deseja fazer e forneça todas as informações de que a pessoa que está fazendo a alteração precisará. (Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área Comentários Consolidados .)
	Nova duração Faça uma destas três coisas: Para manter a data de vencimento existente    Deixe este campo em branco. Para remover a data de vencimento inteiramente    Digite o número 0. Para especificar uma nova data de vencimento    Digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da tarefa de alteração.
	Novas unidades de duração Se você estiver especificando uma nova duração da tarefa, use esse campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes do término da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando você tiver todas as entradas do formulário da maneira que desejar, clique em Enviar e sua tarefa atual é marcadacomo Concluir. (Mas você ainda não terminou. Você receberá uma tarefa de aprovação novamente depois que Anna concluir a tarefa de alteração).

Enquanto isso, Anna recebe a seguinte notificação por email:

Anna pode dizer após apenas uma olhada na linha Assunto (número 1 na ilustração) que esta não é uma notificação de aprovação comum, mas sim uma solicitação para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica que foi solicitada na alteração solicitada de texto (número 2).

Anna verifica o item, faz as alterações solicitadas, salva suas alterações e verifica o item de volta.

Em seguida, ela vai para a página Status do Fluxo de Trabalho e abre sua tarefa de solicitação de alteração da área Tarefas lá.

Anna adiciona qualquer informação que deseja no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

• Ele marca a tarefa de solicitação de alteração de Anna como Concluída.

• Ele atribui uma nova tarefa de aprovação a você (com os comentários de Anna adicionados no campo Comentários Consolidados ) e envia uma notificação sobre essa tarefa.

Agora você pode ir em frente e concluir sua revisão do item alterado.

Enquanto isso, todas essas ações são rastreadas e visíveis na seção Histórico do fluxo de trabalho da página Status do fluxo de trabalho, conforme mostrado na ilustração a seguir.

Aqui está um diagrama de todo o processo.

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9. Reatribua sua tarefa de aprovação para outra pessoa (opcional)

Se você quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Tarefa reatribuir no formulário de tarefa do fluxo de trabalho.

Esse formulário é exibido.

	Reatribuir tarefa para Insira o nome ou o endereço da pessoa a quem você deseja atribuir essa tarefa. Para atribuir essa tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho começou automaticamente, à pessoa que originalmente adicionou esse fluxo de trabalho, deixe esse campo em branco.
	Nova Solicitação Forneça qualquer informação de que a pessoa a quem você está atribuindo a tarefa precisará concluir a tarefa. (Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área Comentários Consolidados .)
	Nova duração Faça uma destas três coisas: Para manter a data de vencimento existente    Deixe este campo em branco. Para remover a data de vencimento inteiramente    Digite o número 0. Para especificar uma nova data de vencimento    Digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da tarefa de alteração.
	Novas unidades de duração Se você estiver especificando uma nova duração da tarefa, use esse campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes do término da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa está marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas estão incluídas no Texto Delegado na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Enquanto isso, todas essas alterações são rastreadas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.

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10. Conclua uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:

1. Inclua o endereço de email do participante externo no estágio Atribuir ao apropriado na segunda página do formulário de associação.

2. O fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que originalmente adicionou o fluxo de trabalho. Essa pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída atua como o proxy do participante externo.

3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou aviso útil.)

4. O membro do site ao qual a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.

5. O participante externo examina o item e envia de volta sua resposta ao membro do site.

6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.

Aqui está um diagrama do processo.

O local central do qual você pode monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Status do fluxo de trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro mostraremos como chegar a essa página, depois mostraremos como usar as opções e as informações que você encontrar lá. Por fim, mostraremos outras duas páginas em que você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Seções neste segmento

1. Acessar a página Status do fluxo de trabalho

2. Usar a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

5. Cancelar ou encerrar essa execução do fluxo de trabalho

6. Descubra quais fluxos de trabalho estão em execução em um item

7. Monitorar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites

1. Acesse a página Status do fluxo de trabalho

Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e o fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

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2. Use a página Status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, você encontrará as perguntas de monitoramento que a seção responde.

Seção Informações do fluxo de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou essa instância do fluxo de trabalho?

• Quando essa instância foi iniciada?

• Quando ocorreu a última ação nesta instância?

• Em qual item essa instância está em execução?

• Qual é o status atual dessa instância?

Seção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é a status atual?

• Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?

• Qual é a data de vencimento para cada tarefa que já foi criada e atribuída?

Tarefas que foram excluídas e tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do fluxo de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quais eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

• Observe que tarefas atrasadas e notificações de tarefas atrasadas não aparecem nessa área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Há duas maneiras de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas ainda não concluídas:

• Alterar uma única tarefa ativa

• Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões   Para fazer qualquer alteração em uma única tarefa atribuída a alguém diferente de si mesmo, você deve ter a permissão Gerenciar Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Portanto, é possível, por exemplo, ter permissões que permitem iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações na tarefa de outro participante.)

Se você tiver as permissões necessárias:

1. Clique no título da tarefa na lista Tarefas .
   

2. Use o formulário de tarefa para concluir, excluir ou reatribuir a tarefa.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefa, consulte o segmento Completo deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões    Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

1. Na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas de Aprovação .

2. Faça suas alterações no formulário aberto e clique em OK.

   • As mensagens que refletem suas alterações são enviadas para as pessoas que atualmente recebem tarefas nesta execução.

   • As tarefas já concluídas ou excluídas e as tarefas ainda não atribuídas não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

   • Se você quiser fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, confira a seção a seguir, Alterar tarefas futuras.

Duração por tarefa, unidades de duração Para manter a data de vencimento existente    Deixe a duração por tarefa em branco e não faça nenhuma alteração em Unidades de Duração. Para remover a data de vencimento para que não haja nenhuma    Digite o número 0 em Duração por Tarefa. Para mover a data de vencimento para fora estendendo a duração da tarefa    Use ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelos quais você deseja estender a duração.

solicitação Para alterar o texto da solicitação    Faça as alterações desejadas na caixa de texto.

1. Quando você tiver todos os campos no formulário da maneira desejada, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões    Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalho agoranão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar aprovadores de Aprovação .

2. Faça suas alterações no formulário aberto e clique em ATUALIZAR.

   Observação: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

	Participantes, ordem, expandir Grupos Para adicionar ou remover participantes ou alterar a ordem das tarefas    Adicione, remova e/ou reorganize a ordem de nomes ou endereços do participante no campoParticipantes . Para remover um estágio inteiro    , clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione Ctrl+Delete. Observação: Você pode usar a caixa Expandir Grupos marcar para especificar se os grupos de distribuição listados devem receber apenas uma tarefa para todo o grupo ou uma tarefa por membro. Para obter mais informações sobre como usar esses campos, consulte o segmento PLAN e o segmento Add apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de Sites) deste artigo.
	solicitação Para alterar o texto da solicitação    Faça todas as alterações desejadas para o texto na caixa.
	Data de vencimento para todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração Para alterar ou remover a data de vencimento do calendário    Exclua a data existente e forneça uma nova ou, para remover completamente a data de vencimento específica, deixe o campo em branco. (Não digite um zero neste campo. Esse campo deve conter um valor de data de calendário ou estar vazio.) Para manter a duração existente    Deixe a duração por tarefa em branco e não faça nenhuma alteração em Unidades de Duração. Para remover a duração para que não haja nenhuma    Digite o número 0 em Duração por Tarefa. Para estender a duração da tarefa    Use os dois campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelos quais você deseja estender a duração. (Para obter mais informações sobre como definir datas e durações de vencimento, consulte o segmento PLAN deste artigo.)

1. Quando você tiver todos os campos no formulário da maneira desejada, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão suas alterações.

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5. Cancelar ou encerrar essa execução do fluxo de trabalho

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de ser concluída:

• Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

• Encerrar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são excluídas da área Tarefas da página Status do fluxo de trabalho. (No entanto, elas ainda são refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho.)

As instruções para ambos os métodos seguem.

Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas retidas na lista tarefas e no histórico)

Permissões    Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o link Encerrar o fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária, ela poderá ser interrompida.

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas de aprovação .

• Clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com uma status de Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxo de Trabalho .

Encerrar (todas as tarefas excluídas da lista Tarefas, mas retidas no Histórico)

Permissões    Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas o link Encerrar esse fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

Na página Status do fluxo de trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Encerrar esse fluxo de trabalho e clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e excluídas da área Tarefas na página Status do fluxo de trabalho, embora ainda sejam refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com um status de fluxo de trabalho cancelado.

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6. Descubra quais fluxos de trabalho estão em execução em um item

Na página Fluxos de trabalho para qualquer item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho em execução no momento nesse item.

1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item é armazenado.

2. Aponte para o nome do item, clique na seta exibida e clique em Fluxos de trabalho no menu suspenso.

3. Na página Fluxos de trabalho: Nome do item , em Executar fluxos de trabalho, você encontrará uma lista de instâncias em execução no item.

Topo do segmento

7. Monitorar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites

Os administradores da coleção de sites podem exibir rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.

• Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está ativo ou inativo no conjunto de sites.

• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Veja como:

1. Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do site.

3. Na página Configurações do site, em Administração de Site, clique em Fluxos de trabalho.

A página Fluxos de trabalho é aberta, exibindo as informações.

O que vem em seguida?

Se essa for a primeira vez que essa versão do fluxo de trabalho for executada, você poderá usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você deseja.

Depois que sua instância de fluxo de trabalho for concluída, você poderá examinar os eventos registrados em seu histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho entre instâncias.

Seções neste segmento

1. Revisar eventos na instância mais recente

2. Histórico de instâncias de acesso por até 60 dias

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Rever eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acedido a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho, execute em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação status para o item e fluxo de trabalho pretendidos.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho de sessão principal e o fluxo de trabalho é Nova Aprovação do Documento.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico de Fluxos de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

Parte superior do segmento

2. Aceder ao histórico de instâncias até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar novamente o mesmo fluxo de trabalho no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

A partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Aponte para o nome do item, clique na seta que é apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou status da instância do fluxo de trabalho que pretende rever.
   
   É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico de fluxos de trabalho .

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

Para manter todas as notificações de conclusão, poderá querer criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas que tenham o texto concluído na linha Assunto para a sua própria pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.)

Parte superior do segmento

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a funcionar geralmente, ao longo do tempo e em várias instâncias, pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Utilize este relatório para ver as médias do tempo que cada atividade demora a concluir num fluxo de trabalho, bem como quanto tempo demora a conclusão de cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho.

• Cancelamento e Relatório de Erros    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho é frequentemente cancelado ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação status informações.
   

2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Histórico de Fluxos de Trabalho, clique em Ver relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   

4. Na página Personalizar, mantenha ou altere a localização onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.

5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que vem em seguida?

Se o fluxo de trabalho funcionar da forma que pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se quiser alterar alguma coisa sobre como funciona, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Depois de executar a primeira instância do novo fluxo de trabalho Aprovação e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho é configurado.

Além disso, poderá querer, em vários momentos no futuro, fazer mais alterações à configuração.

Por fim, poderá, em algum momento, querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo ou poderá, de facto, querer removê-lo completamente.

Secções neste segmento

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes às definições de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que utilizou originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário, o separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.

   Observação: Se o fluxo de trabalho Aprovação que pretende não aparecer na lista, poderá estar associado apenas a um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho apresentados nesta lista são controlados pelos fluxos de trabalho Estes estão configurados para serem executados em itens deste tipo de controlo, localizados imediatamente abaixo da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir qual delas apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho que pretende aparecer na lista, clique no respetivo nome.

5. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações pretendidas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias de Designer Web, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Definições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
   

6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.
   

7. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações pretendidas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Parte superior do segmento

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário, o separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .

5. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Existem cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

• acesso    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

• Sem Novas Instâncias    Opção que permite a conclusão de quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emDefinições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
   

6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .

7. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Existem cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

• acesso    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

• Sem Novas Instâncias    Opção que permite a conclusão de quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

O que vem em seguida?

Se tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para fazer duplo marcar os efeitos das alterações.

Personalizar ainda mais

Existem várias formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Pode até criar fluxos de trabalho personalizados a partir do zero.

Pode utilizar qualquer um ou todos os seguintes programas:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar formulários, ações e comportamentos do fluxo de trabalho.

• Microsoft Visual Studio    Crie as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, veja o sistema de Ajuda da Microsoft Software Developer Network (MSDN).