Po uruchomieniu Kreatora importu lub eksportu w programie Access można zapisać ustawienia używane jako specyfikacja, tak aby można było powtórzyć operację w dowolnym momencie. Specyfikacja zawiera wszystkie informacje wymagane przez program Access do powtórzenia operacji bez konieczności wprowadzania jakichkolwiek danych. Na przykład specyfikacja importująca dane ze skoroszytu programu Excel przechowuje nazwę źródłowego pliku programu Excel, nazwę docelowej bazy danych i inne szczegółowe informacje, na przykład czy dane dołączono do istniejącej tabeli, czy zaimportowano je do nowej tabeli, informacje o kluczu podstawowym i nazwy pól.
Operacje importowania i eksportowania można zapisać w dowolnym formacie plików obsługiwanym w programie Access. Nie można zapisać szczegółów operacji łączenia ani operacji, podczas której eksportowana jest tylko część arkusza danych.
Mimo że głównym zadaniem specyfikacji jest zapisanie wszystkich najważniejszych informacji, dzięki czemu można powtarzać importowanie i eksportowanie bez wprowadzania danych przez użytkownika, specyfikacja jest bardzo elastyczną strukturą. Na przykład można zmienić nazwę pliku źródłowego lub docelowego przed ponownym uruchomieniem specyfikacji. W ten sposób można używać jednej specyfikacji z kilkoma różnymi plikami źródłowymi i docelowymi.
Specyfikacja umożliwiająca wyeksportowanie sformatowanych danych do programu Excel lub Word będzie działać z bieżącymi ustawieniami filtrów i kolumn obiektu źródłowego w programie Access. Jeśli obiekt źródłowy (tabela, zapytanie, formularz lub raport) zostanie otwarty podczas wykonywania specyfikacji, program Access wyeksportuje tylko te dane, które są aktualnie wyświetlane w widoku. Jeśli obiekt źródłowy nie jest otwarty, ustawienia, które zostały zapisane jako ostatnie dla tego obiektu, określają rodzaj eksportowanych danych.
Tworzenie specyfikacji importu lub eksportu
-
Rozpocznij operację importowania lub eksportowania z poziomu programu Access.
Kreatorzy importu i eksportu są dostępni na karcie Dane zewnętrzne. Kreatorzy importu znajdują się w grupie Importowanie i łączenie, a kreatorzy eksportu znajdują się w grupie Eksportowanie.
-
Wykonaj instrukcje kreatora. Po kliknięciu przycisku OK lub Zakończ i pomyślnym ukończeniu operacji w programie Access w kreatorze jest wyświetlana strona Zapisz kroki importowania lub Zapisz kroki eksportowania.
-
Na stronie kreatora kliknij pozycję Zapisz kroki importowania lub Zapisz kroki eksportowania, aby zapisać szczegóły operacji jako specyfikację.
W programie Access zostanie wyświetlony dodatkowy zestaw kontrolek. Na tej ilustracji przedstawiono okno dialogowe z dostępnymi kontrolkami.
-
W oknie Zapisz jako wpisz nazwę specyfikacji.
-
W polu Opis wpisz opis ułatwiający Tobie lub innym użytkownikom zidentyfikowanie operacji w późniejszym czasie.
-
Aby utworzyć zadanie programu Outlook przypominające o czasie powtórzenia tej operacji, kliknij pozycję Utwórz zadanie programu Outlook.
-
Kliknij pozycję Zapisz importowanie lub Zapisz eksportowanie, aby zapisać specyfikację. Program Access tworzy i przechowuje specyfikację w bieżącej bazie danych.
-
Jeśli na stronie Zapisz kroki importowania lub Zapisz kroki eksportowania kreatora kliknięto pozycję Utwórz zadanie programu Outlook, zostanie wyświetlone okno Zadanie programu Outlook. Wypełnij szczegóły zadania, a następnie kliknij pozycję Zapisz i zamknij.
Co jeszcze należy wiedzieć?
-
Aby uzyskać informacje dotyczące uruchamiania zapisanych specyfikacji, zobacz artykuł Uruchamianie zapisanych operacji importowania i eksportowania.
-
Aby uzyskać informacje dotyczące planowania uruchamiania specyfikacji w określonych godzinach, zobacz artykuł Planowanie operacji importu i eksportu.
-
Aby uzyskać informacje dotyczące zmiany nazwy specyfikacji, usuwania specyfikacji lub aktualizowania nazw plików źródłowych w specyfikacjach, zobacz artykuł Zarządzanie zadaniami danych.
Klip wideo: zapisywanie szczegółów operacji importowania lub eksportowania
Oto klip wideo, który można watch, w którym przedstawiono przykład zapisywania szczegółów operacji importowania lub eksportowania. W tym klipie wideo pokazano również, jak utworzyć makro, które uruchomi zapisaną specyfikację importu lub eksportu.
Uwaga: Ten klip wideo został nagrany przy użyciu programu Access 2010, ale te same podstawowe kroki dotyczą również nowszych wersji.
