Często wykonywane operacje importowania i eksportowania można usprawnić, tworząc specyfikację operacji w programie Access, a następnie tworząc w programie Microsoft Outlook zadanie, które przypomni o uruchomieniu specyfikacji. Dla wygody użytkownika zadanie programu Outlook zawiera przycisk umożliwiający uruchomienie operacji bez otwierania bazy danych programu Access. Aby skorzystać z tej funkcji, musisz zainstalować na komputerze program Outlook i skonfigurować go.
Najpierw należy wykonać operację importowania lub eksportowania, aby zapisać ją jako specyfikację w programie Access, aby można było zaplanować ją jako zadanie programu Outlook. Aby uzyskać informacje na temat zapisywania specyfikacji importu lub eksportu w programie Access, zobacz artykuł Zapisywanie szczegółów operacji importu lub eksportu jako specyfikacji.
Planowanie istniejącej specyfikacji importu lub eksportu
Jeśli specyfikacja importu lub eksportu już istnieje, można dla niej utworzyć zadanie programu Outlook, postępując według poniższej procedury.
-
Otwórz bazę danych programu Access zawierającą specyfikację, jeśli nie została ona jeszcze otwarta. Jeśli pracujesz ze specyfikacją importu, będzie to docelowa baza danych. Jeśli pracujesz ze specyfikacją eksportu, będzie to źródłowa baza danych.
-
Na karcie Dane zewnętrzne kliknij pozycję Zapisane operacje importowania lub Zapisane operacje eksportowania, aby wybrać specyfikację.
-
W oknie dialogowym Zarządzanie zadaniami danych na karcie Zapisane operacje importowania lub Zapisane operacje eksportowania kliknij specyfikację, aby ją wybrać.
-
Kliknij pozycję Utwórz zadanie programu Outlook. Program Access uruchomi program Outlook, jeśli został on zainstalowany.
Uwaga: Jeśli program Outlook nie został zainstalowany, program Access wyświetli komunikat o błędzie. Jeśli program Outlook nie został prawidłowo skonfigurowany, zostanie uruchomiony Kreator uruchamiania programu Outlook. Postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora, aby skonfigurować program Outlook.
-
W oknie programu Outlook Zadanie Nazwa operacji sprawdź i zmodyfikuj ustawienia zadania, takie jak Data ukończenia i Przypomnienie.
-
Jeśli chcesz, aby zadanie zostało wykonane tylko raz, określ datę w polu Data rozpoczęcia.
-
Jeśli chcesz, aby zadanie było wykonywane w określonych przedziałach czasowych, kliknij pozycję Cykl. W oknie dialogowym Cykl zadania określ przedziały czasowe, w których ma być uruchamiana specyfikacja, a następnie kliknij przycisk OK. Aby uzyskać pomoc dotyczącą konfigurowania zadań cyklicznych, zobacz Pomoc programu Outlook.
-
W oknie Zadanie programu Outlook na karcie Zadanie w grupie Akcje kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Program Outlook utworzy nowe zadanie.
-
Aby uruchomić specyfikację w późniejszym terminie, otwórz zadanie w programie Outlook. Na karcie Zadanie w grupie Microsoft Office Access kliknij pozycję Uruchom importowanie lub Uruchom eksportowanie, a następnie kliknij przycisk OK, aby wykonać operację.
Uruchamianie zaplanowanej specyfikacji importu lub eksportu
W zaplanowanym momencie program Outlook wyświetli przypomnienie. Wykonaj następujące czynności, aby uruchomić operację:
-
Aby otworzyć zadanie w programie Outlook, kliknij przycisk Otwórz element w oknie dialogowym Przypomnienie.
-
Na karcie Zadanie w grupie Microsoft Office Access kliknij pozycję Uruchom importowanie lub Uruchom eksportowanie.
-
Kliknij przycisk OK, aby wykonać operację.
Zadanie można również uruchomić w dowolnym momencie, wykonując poniższe czynności.
-
Otwórz zadanie w programie Outlook. Aby to zrobić, w okienku nawigacji programu Outlook kliknij przycisk Zadania, a następnie kliknij zadanie, które chcesz uruchomić.
-
Na karcie Zadanie w grupie Microsoft Office Access kliknij pozycję Uruchom importowanie lub Uruchom eksportowanie.
-
Kliknij przycisk OK, aby wykonać operację.
Co jeszcze należy wiedzieć?
-
Aby uzyskać informacje dotyczące zapisywania specyfikacji importu lub eksportu, zobacz artykuł Zapisywanie szczegółów operacji importu lub eksportu jako specyfikacji.
-
Aby uzyskać informacje dotyczące zmiany nazwy specyfikacji, usuwania specyfikacji lub aktualizowania nazw plików źródłowych w specyfikacjach, zobacz artykuł Zarządzanie zadaniami danych.
