Tworzenie tabeli i dodawanie pól

Tworzenie tabeli

Prosta baza danych, zawierająca na przykład listę kontaktów, może zawierać tylko jedną tabelę. Jednak wiele baz danych zawiera większą liczbę tabel. Podczas tworzenia nowej bazy danych na komputerze jest tworzony nowy plik, działający jako kontener dla wszystkich obiektów w bazie danych, w tym także dla tabel.

Możesz utworzyć tabelę, tworząc nową bazę danych, wstawiając tabelę do istniejącej bazy danych, a także importując tabelę albo tworząc link do tabeli z innego źródła danych — skoroszytu programu Microsoft Excel, dokumentu programu Microsoft Word, pliku tekstowego, czy też innej bazy danych. Do utworzonej nowej, pustej bazy danych jest automatycznie wstawiana nowa, pusta tabela. Następnie można wprowadzić dane, aby rozpocząć definiowanie pól.

Początek strony

Tworzenie nowej tabeli w nowej bazie danych

1. Kliknij pozycję Plik > Nowy, a następnie wybierz pozycję Pusta baza danych dla komputerów stacjonarnych.

2. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę pliku nowej bazy danych.

3. Aby przejść do innej lokalizacji i zapisać bazę danych, kliknij ikonę folderu.

4. Kliknij przycisk Utwórz.

   Zostanie otwarta nowa baza danych, w której zostanie utworzona nowa tabela o nazwie Tabela1, wyświetlona w widoku arkusza danych.

Początek strony

Tworzenie tabeli w istniejącej bazie danych

1. Kliknij pozycję Plik > Otwórz, a następnie kliknij bazę danych, o ile znajduje się na liście Ostatnio używane. W innym przypadku możesz użyć jednej z opcji przeglądania, aby zlokalizować odpowiednią bazę danych.

2. W oknie dialogowym Otwieranie zaznacz bazę danych, którą chcesz otworzyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

3. Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij pozycję Tabela.

   Nowa tabela zostanie wstawiona w bazie danych i otwarta w widoku arkusza danych.

Początek strony

Importowanie lub łączenie w celu utworzenia tabeli

Tabelę można utworzyć przez zaimportowanie danych przechowywanych w innym miejscu lub utworzenie do nich linku. Dotyczy to danych znajdujących się między innymi w arkuszu programu Excel, na liście programu SharePoint, w pliku XML, w innej bazie danych programu Access lub w folderze programu Microsoft Outlook.

Podczas importowania danych jest tworzona ich kopia w nowej tabeli w bieżącej bazie danych. Kolejne zmiany danych źródłowych nie będą miały wpływu na zaimportowane dane, a zmiany dotyczące zaimportowanych danych nie będą miały wpływu na dane źródłowe. Po nawiązaniu połączenia ze źródłem danych i zaimportowaniu danych można z nich korzystać, nie mając połączenia ze źródłem. Projekt zaimportowanej tabeli można zmienić.

Utworzenie łącza z danymi powoduje, że w bieżącej bazie danych jest tworzona tabela połączona, reprezentująca aktualizowane na bieżąco łącze z informacjami przechowywanymi w innym miejscu. Zmiana danych w tabeli połączonej powoduje ich zmianę w źródle. Każda zmiana danych w źródle jest widoczna w tabeli połączonej. W przypadku korzystania z tabeli połączonej użytkownik musi mieć możliwość nawiązania połączenia ze źródłem danych. Projektu tabeli połączonej nie można zmienić.

Początek strony

Ustawianie właściwości tabeli

Oprócz właściwości pól możesz ustawić także właściwości stosowane do całej tabeli lub do całych rekordów.

1. Zaznacz tabelę, której właściwości chcesz ustawić.

2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok projektu.

3. Na karcie Projekt tabeli w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Arkusz właściwości.

   

   Zostanie wyświetlony arkusz właściwości tabeli.

4. W arkuszu właściwości kliknij kartę Ogólne.

5. Kliknij pole po lewej stronie właściwości, którą chcesz ustawić, a następnie wprowadź ustawienie tej właściwości.

   Pamiętaj o konieczności naciśnięcia klawiszy CTRL+S, aby zapisać zmiany.

   Właściwość tabeli	Zastosowanie
   Wyświetl widoki w witrynie programu SharePoint	Określenie, czy widoki utworzone na podstawie tabeli mogą być wyświetlane w witrynie programu SharePoint. Uwaga: Skutki użycia tego ustawienia zależą od ustawienia właściwości bazy danych Wyświetl wszystkie widoki w witrynie programu SharePoint.
   Rozwinięty podarkusz danych	Rozwijanie wszystkich podarkuszy danych po otwarciu tabeli.
   Wysokość podarkusza danych	Wykonaj jedną z następujących czynności: Jeśli chcesz, aby okno podarkusza danych było rozwijane w celu wyświetlenia wszystkich wierszy, pozostaw dla tej właściwości ustawienie 0 cm. Jeśli chcesz sterować wysokością podarkusza danych, wprowadź żądaną wysokość w centymetrach.
   Orientacja	Ustawienie orientacji widoku zgodnie ze sposobem czytania używanego języka — od lewej do prawej lub od prawej do lewej.
   Opis	Podanie opisu tabeli. Ten opis będzie wyświetlany w etykietkach narzędzi danej tabeli.
   Reguła poprawności	Wprowadzenie wyrażenia, które musi być spełnione przy dodawaniu lub zmienianiu rekordu.
   Tekst reguły sprawdzania poprawności	Wprowadzenie tekstu komunikatu wyświetlanego w sytuacji, gdy rekord jest niezgodny z wyrażeniem we właściwości Reguła poprawności.
   Filtr	Zdefiniowanie kryteriów służących do wyświetlania tylko dopasowanych wierszy w widoku arkusza danych.
   Uporządkuj według	Określenie domyślnego porządku sortowania wierszy w widoku arkusza danych przez wybranie co najmniej jednego pola.
   Nazwa podarkusza danych	Określenie, czy podarkusz danych powinien być wyświetlany w widoku arkusza danych, a jeśli tak, określenie, z której tabeli lub kwerendy mają pochodzić wiersze podarkusza.
   Podrzędne pola łączące	Określenie listy pól w tabeli lub kwerendzie, które są używane w podarkuszu danych i są zgodne z właściwością Nadrzędne pola łączące określoną dla danej tabeli.
   Nadrzędne pola łączące	Określenie listy pól w tabeli, które są zgodne z właściwością Podrzędne pola łączące określoną dla danej tabeli.
   Filtruj przy ładowaniu	Automatyczne stosowanie kryteriów filtrowania określonych we właściwości Filtr po otwarciu tabeli w widoku arkusza danych (przez ustawienie tej właściwości na wartość Tak).
   Porządkuj przy ładowaniu	Automatyczne stosowanie kryteriów sortowania określonych we właściwości Uporządkuj według po otwarciu tabeli w widoku arkusza danych (przez ustawienie tej właściwości na wartość Tak).

   Porada    Aby uzyskać więcej miejsca na wprowadzanie lub edytowanie ustawienia w polu właściwości, należy nacisnąć klawisze SHIFT+F2 w celu wyświetlenia okna Powiększenie. Jeśli we właściwości Reguła poprawności jest ustawiane wyrażenie i jest potrzebna pomoc przy jego konstruowaniu, należy kliknąć przycisk obok pola właściwości RegułaPoprawności w celu wyświetlenia Konstruktora wyrażeń.

Początek strony

Zapisywanie tabeli

Po utworzeniu lub zmodyfikowaniu tabeli należy zapisać jej projekt. Podczas zapisywania tabeli po raz pierwszy nadaj jej nazwę opisującą zawarte w niej dane. Możesz użyć maksymalnie 64 znaków alfanumerycznych ze spacjami. Możesz na przykład nazwać tabelę Klienci, Katalog części lub Produkty.

Program Access zapewnia dużą elastyczność, jeśli chodzi o nazewnictwo tabel, jednak istnieją pewne ograniczenia, o których należy pamiętać. Maksymalna długość nazwy tabeli to 64 znaki. Może ona zawierać dowolne połączenie liter, liczb, spacji i znaków specjalnych za wyjątkiem kropki (.), wykrzyknika (!), nawiasów kwadratowych ([]), spacji początkowej, początkowego znaku równości (=) i znaków niedrukowanych, takich jak powrót karetki. Nazwa nie może też zawierać żadnego z następujących znaków:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Wybierz pozycję Plik > Zapisz lub naciśnij klawisze CTRL+S.

2. Jeśli zapisujesz tabelę po raz pierwszy, wpisz nazwę tabeli, a następnie kliknij przycisk OK.

Początek strony

Ustawianie klucza podstawowego

O ile nie ma konkretnych przesłanek, aby tego nie robić, należy określić klucz podstawowy tabeli. W programie Access klucz podstawowy jest automatycznie indeksowany, co może poprawić wydajność bazy danych. Program Access sprawdza również, czy każdy rekord zawiera wartość w polu klucza podstawowego i czy ta wartość jest unikatowa. Wartości te muszą być unikatowe, ponieważ w przeciwnym razie nie będzie możliwe prawidłowe rozróżnienie poszczególnych wierszy.

Podczas tworzenia nowej tabeli w widoku arkusza danych w programie Access jest automatycznie tworzony klucz podstawowy z przypisaną nazwą pola Identyfikator i typem danych Autonumerowanie.

W widoku projektu możesz zmienić lub usunąć klucz podstawowy, a także ustawić klucz podstawowy tabeli, która jeszcze go nie ma.

Początek strony

Określanie pól używanych jako kluczy podstawowych

W niektórych przypadkach dane, których chcesz użyć jako klucza podstawowego, są już dostępne. Na przykład możesz mieć już numery identyfikacyjne swoich pracowników. Tworząc tabelę do przechowywania informacji o pracownikach, możesz wybrać istniejące identyfikatory użytkowników jako klucz podstawowy tabeli. Być może jednak identyfikator pracownika jest unikatowy wyłącznie w kombinacji z identyfikatorem działu, w związku z czym klucz podstawowy musi zawierać oba te pola. Potencjalny klucz podstawowy powinien spełniać następujące warunki:

• Każdy rekord zawiera unikatową wartość w tym polu lub w tej kombinacji pól.

• Dane pole lub dana kombinacja pól zawsze zawiera wartości — nie występują pola puste ani wartości null.

• Wartości nie zmieniają się.

Jeśli nie zostały jeszcze wprowadzone dane odpowiednie do użycia jako klucz podstawowy, możesz utworzyć w tym celu nowe pole. Tworząc nowe pole, które będzie używane jako klucz podstawowy, ustaw typ danych Autonumerowanie, aby mieć pewność, że pole to będzie spełniało trzy warunki wymienione powyżej.

Początek strony

Ustawianie lub zmienianie klucza podstawowego

1. Zaznacz tabelę, w której chcesz ustawić lub zmienić klucz podstawowy.

2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok projektu.

3. W siatce projektu tabeli zaznacz pole lub pola, których chcesz użyć jako klucza podstawowego.

   Aby zaznaczyć jedno pole, kliknij selektor wiersza odpowiedniego pola.

   Aby zaznaczyć więcej niż jedno pole, naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL, a następnie kliknij selektory wiersza poszczególnych pól.

4. Na karcie Projekt tabeli w grupie Narzędzia kliknij pozycję Klucz podstawowy.

   Po lewej stronie pól określanych jako klucz podstawowy jest wyświetlany znacznik klucza.

Początek strony

Usuwanie klucza podstawowego

1. Zaznacz tabelę, której klucz podstawowy chcesz usunąć.

2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok projektu.

3. Kliknij selektor wiersza bieżącego klucza podstawowego. Jeśli klucz podstawowy obejmuje wiele pól, przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL, a następnie kliknij selektory wierszy poszczególnych pól.

4. Na karcie Projekt tabeli w grupie Narzędzia kliknij pozycję Klucz podstawowy.

   Wskaźnik klucza zostanie usunięty z pól, które zostały wcześniej określone jako klucz podstawowy.

Podczas zapisywania nowej tabeli bez uprzedniego ustawienia klucza podstawowego w programie Access zostanie wyświetlony monit o utworzenie nowego pola klucza podstawowego. Jeśli klikniesz przycisk Tak, w programie Access zostanie utworzone pole Identyfikator z typem danych Autonumerowanie w celu zapewnienia unikatowej wartości w każdym rekordzie. Jeśli tabela zawiera już pole z typem danych Autonumerowanie, to pole zostanie użyte jako klucz podstawowy. Jeśli klikniesz przycisk Nie, w programie Access nie zostanie utworzone nowe pole i klucz podstawowy nie zostanie ustawiony.

Początek strony

Dodawanie pól

Jeśli zachodzi potrzeba przechowywania nowych danych związanych z zagadnieniem, dla którego już istnieje tabela w programie Access, warto rozważyć dodanie pola do tabeli. Przypuśćmy na przykład, że istnieje tabela, w której jest przechowywane imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres wysyłkowy każdego klienta. Aby rozpocząć śledzenie preferowanych metod komunikacji poszczególnych klientów, można dodać pole, w którym te dane będą przechowywane.

Każdy element danych, który ma być śledzony, jest przechowywany w polu. Na przykład w tabeli kontaktów można utworzyć pola Nazwisko, Imię, Numer telefonu i Adres. W tabeli produktów można utworzyć pola Nazwa produktu, Identyfikator produktu i Cena.

Każde pole ma określone cechy podstawowe, takie jak nazwa unikatowo identyfikująca pole w tabeli, typ danych definiujący specyfikę danych, operacje, które można wykonywać na danych, oraz ilość miejsca do magazynowania, jaką należy przeznaczyć na każdą wartość.

Przed utworzeniem pól warto rozdzielić dane na najmniejsze użyteczne elementy. O wiele łatwiej jest później połączyć te dane, niż je rozdzielać. Na przykład zamiast pola Imię i nazwisko warto rozważyć utworzenie osobnych pól dla nazwiska i dla imienia. Dzięki temu będzie można łatwo przeprowadzać wyszukiwanie lub sortowanie według pola Imię, według pola Nazwisko lub według obu tych pól jednocześnie. Jeśli w przypadku określonego elementu danych są planowane operacje raportowania, sortowania, wyszukiwania lub obliczania, należy umieścić ten element w osobnym polu.

Po utworzeniu pola można również ustawić właściwości pola w celu sterowania jego wyglądem i zachowaniem. Na przykład właściwość Format definiuje sposób wyświetlania danych w arkuszu danych lub w formularzu zawierającym określone pole.

Początek strony

Dodawanie pola przez wprowadzenie danych

Po utworzeniu nowej tabeli lub otwarciu istniejącej tabeli w widoku arkusza danych można dodać pole do tabeli, wprowadzając dane w kolumnie Dodaj nowe pole w arkuszu danych (1). Program Access automatycznie przypisuje typ danych do pola na podstawie wprowadzonych wartości. Jeśli z wprowadzonych danych nie wynika żaden inny typ danych, program Access ustawia typ danych Tekst, ale możesz zmienić typ danych.

Aby wprowadzić dane w kolumnie Dodaj nowe pole:

1. Utwórz lub otwórz tabelę w widoku arkusza danych, klikając prawym przyciskiem myszy odpowiednią tabelę w okienku nawigacji, a następnie klikając w menu skrótów pozycję Widok arkusza danych.

2. W kolumnie Dodaj nowe pole wprowadź nazwę pola, które chcesz utworzyć.

   Użyj nazwy opisowej, aby można było łatwiej zidentyfikować to pole.

3. Wprowadź dane w nowym polu.

Początek strony

Dodawanie pola za pomocą szablonu pola

Czasem łatwiej jest wybrać pole odpowiednie do potrzeb z listy wstępnie zdefiniowanych pól, niż tworzyć je ręcznie. Możesz użyć listy Więcej pól, aby wybrać z listy szablonów pól. Szablon pola to wstępnie zdefiniowany zbiór cech i właściwości opisujących pole. Definicja szablonu pola obejmuje jego nazwę, typ danych, ustawienie właściwości Format i inne właściwości pola.

1. Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok arkusza danych.

2. Na karcie Pola tabeli w grupie Dodawanie & Usuń kliknij pozycję Więcej pól.

   

3. Z listy Więcej pól wybierz pole, aby wstawić nową kolumnę. Program Access umieści pole z prawej strony kolumny, w której jest obecnie umieszczony kursor. Jeśli wybierzesz jedną z opcji pola pod nagłówkiem Szybki start, na przykład Adres, program Access utworzy w tabeli kilka pól zawierających różne składniki adresu.

Początek strony

Ustawianie właściwości pola

Po utworzeniu pola można ustawić właściwości pola w celu sterowania jego wyglądem i zachowaniem.

Ustawiając właściwości pola, można na przykład:

• sterować wyglądem danych w polu,

• zapobiec wprowadzaniu niepoprawnych danych w polu,

• określić wartości domyślne pola,

• przyspieszyć wyszukiwanie i sortowanie w polu.

Niektóre z dostępnych właściwości można ustawić podczas pracy w widoku arkusza danych. Aby jednak uzyskać dostęp do pełnej listy właściwości pola i móc je ustawiać, należy korzystać z widoku projektu.

Od typu danych pola zależy, jakie właściwości można ustawiać.

Początek strony

Ustawianie właściwości pola w widoku arkusza danych

Podczas pracy w widoku arkusza danych można zmienić nazwę pola, typ danych pola, właściwość Format i kilka innych właściwości pola.

1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, którą chcesz otworzyć.

2. W menu skrótów kliknij polecenie Widok arkusza danych.

Początek strony

Ustawianie właściwości pola w widoku projektu

Możesz ustawić dowolną właściwość pola podczas pracy z tabelą w widoku projektu. W widoku projektu możesz ustawić typ danych pola w siatce projektu tabeli, a pozostałe właściwości w okienku Właściwości pola.

1. W okienku nawigacji kliknij tabelę prawym przyciskiem myszy.

2. W menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

Początek strony

Przenoszenie pola

Aby przenieść pole, przeciągnij je w odpowiednie miejsce. W celu zaznaczenia wielu sąsiadujących pól do przeniesienia kliknij pierwsze pole, przytrzymaj naciśnięty klawisz SHIFT i kliknij ostatnie pole. Tak zaznaczoną grupę pól można następnie przeciągnąć w nowe miejsce.

Przeciągnięcie pola powoduje zmianę jego położenia w arkuszu danych, ale nie zmienia kolejności pól w projekcie tabeli. W przypadku uzyskiwania programowego dostępu do pól stosowana jest kolejność oryginalna. Na przykład po przeciągnięciu pola do nowego położenia w arkuszu danych, a następnie utworzeniu formularza na podstawie tabeli za pomocą przycisku Formularz, to pole znajdzie się w swoim pierwotnym położeniu.

Początek strony

Zobacz też

Dodawanie pola obliczeniowego do tabeli

Dodawanie pola do formularza lub raportu