Sumowanie danych przy użyciu kwerendy

Ręczne wprowadzanie danych przykładowych

1. Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij pozycję Tabela.

   W programie Access do bazy danych zostanie dodana nowa pusta tabela.

   Uwaga: Nie trzeba wykonywać tego kroku w przypadku otwierania nowej pustej bazy danych, ale jego wykonanie będzie konieczne podczas dodawania tabeli do istniejącej bazy danych.

2. Kliknij dwukrotnie pierwszą komórkę w wierszu nagłówka i wprowadź nazwę pola przykładowej tabeli.

   Domyślnie puste pola w wierszu nagłówka są oznaczane w programie Access tekstem Dodaj nowe pole:

   

3. Użyj klawiszy strzałek, aby przejść do następnej pustej komórki nagłówka, a następnie wpisz nazwę drugiego pola (możesz także nacisnąć klawisz TAB lub kliknąć dwukrotnie nową komórkę). Powtarzaj tę czynność do momentu wprowadzenia wszystkich nazw pól.

4. Wprowadź dane w tabeli przykładowej.

   Podczas wprowadzania danych program Access ustala typ danych dla poszczególnych pól. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem relacyjnych baz danych, warto ustawić określony typ danych, taki jak Liczba, Tekst lub Data/godzina, we wszystkich polach tworzonych tabel. Ustawienie typu danych pomaga zagwarantować prawidłowe wprowadzanie danych i uniknąć błędów, na przykład użycia numeru telefonu w obliczeniach. W tabelach przykładowych zezwól programowi Access na ustalenie typu danych.

5. Po zakończeniu wprowadzania danych kliknij przycisk Zapisz.

   Skrót klawiaturowy: naciśnij klawisze CTRL+S.

   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie jako.

6. W polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli przykładowej, a następnie kliknij przycisk OK.

   Użyj nazw tabel przykładowych, ponieważ są one używane w zapytaniach opisanych w sekcjach z instrukcjami.

7. Powtarzaj powyższe kroki do momentu utworzenia wszystkich tabel przykładowych wymienionych na początku tej sekcji.

Jeśli nie chcesz ręcznie wprowadzać danych, wykonaj poniższe kroki, aby skopiować dane do pliku arkusza kalkulacyjnego, a następnie zaimportować je z pliku arkusza kalkulacyjnego do programu Access.

Tworzenie arkuszy przykładowych

1. Uruchom program arkusza kalkulacyjnego i utwórz nowy pusty plik. Jeśli używasz programu Excel, nowy pusty skoroszyt zostanie utworzony domyślnie.

2. Skopiuj pierwszą z powyższych tabel przykładowych i wklej ją do pierwszego arkusza, rozpoczynając od pierwszej komórki.

3. Zmień nazwę arkusza w sposób odpowiedni do używanego programu arkusza kalkulacyjnego. Nadaj arkuszowi nazwę zgodną z nazwą przykładowej tabeli. Jeśli na przykład tabela ma nazwę Kategorie, nadaj taką nazwę arkuszowi.

4. Powtórz kroki 2 i 3, kopiując każdą kolejną tabelę przykładową do pustego arkusza i zmieniając nazwę arkusza.

   Uwaga: Może być konieczne dodanie arkuszy do pliku arkusza kalkulacyjnego. Aby uzyskać informacje dotyczące wykonywania tego zadania, zapoznaj się z pomocą używanego programu arkusza kalkulacyjnego.

5. Zapisz skoroszyt w dogodnej lokalizacji na komputerze lub w sieci i przejdź do następnej procedury.

Tworzenie tabel bazy danych z arkuszy

1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Nowe źródło danych > Z pliku > programie Excel.

   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pobieranie danych zewnętrznych — arkusz kalkulacyjny programu Excel .

2. Kliknij przycisk Przeglądaj, otwórz utworzony wcześniej plik arkusza kalkulacyjnego i kliknij przycisk OK.

   Zostanie uruchomiony Kreator importu arkuszy.

3. Domyślnie kreator wybierze pierwszy arkusz w skoroszycie (w przypadku wykonania kroków w poprzedniej sekcji — arkusz Klienci), a dane z tego arkusza zostaną wyświetlone w dolnej sekcji strony kreatora. Kliknij przycisk Dalej.

4. Na następnej stronie kreatora kliknij pozycję Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, a następnie kliknij przycisk Dalej.

5. Jeśli chcesz, na następnej stronie użyj pól tekstowych i list w obszarze Opcje pola, aby zmienić nazwy pól i typy danych lub pominąć określone pola podczas operacji importowania. W przeciwnym razie kliknij przycisk Dalej.

6. Pozostaw zaznaczoną opcję Pozwalaj programowi Access dodać klucz podstawowy i kliknij przycisk Dalej.

7. Domyślnie w programie Access nazwa arkusza zostanie zastosowana do nowej tabeli. Zaakceptuj tę nazwę lub wprowadź inną nazwę, a następnie kliknij przycisk Zakończ.

8. Powtarzaj kroki od 1 do 7 do momentu utworzenia tabel na podstawie wszystkich arkuszy w skoroszycie.

Zmienianie nazw pól klucza podstawowego

1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy każdą z tabel utworzonych w poprzednich krokach i kliknij polecenie Widok projektu.

2. W każdej z tabel znajdź pole klucza podstawowego. Domyślnie w programie Access każde z tych pól otrzymuje nazwę Identyfikator.

3. W kolumnie Nazwa pola każdego z pól klucza podstawowego dodaj nazwę tabeli.

   Na przykład nazwę pola Identyfikator w tabeli Kategorie zmień na „Identyfikator kategorii”, a w tabeli „Zamówienia” na „Identyfikator zamówienia”. W tabeli Szczegóły zamówień zmień nazwę tego pola na „Identyfikator szczegółów”. W tabeli Produkty zmień nazwę tego pola na „Identyfikator produktu”.

4. Zapisz zmiany.

W tym artykule tabele przykładowe zawsze są przedstawiane wraz z polem klucza podstawowego, z nazwą zmienioną zgodnie z opisem w powyższych krokach.

Początek strony

Tworzenie podstawowego zapytania wybierającego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabelę lub tabele, których chcesz użyć w zapytaniu.

   Wybrane tabele zostaną wyświetlone jako okna w górnej części projektanta zapytań.

3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu.

   Możesz wybrać pola zawierające dane opisowe, takie jak nazwiska i opisy, ale konieczne jest również wybranie pola zawierającego wartości liczbowe lub walutowe.

   Każde pole jest wyświetlane w komórce w siatce projektu.

4. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie.

   Zestaw wyników zapytania zostanie wyświetlony w widoku arkusza danych.

5. Opcjonalnie możesz przejść do widoku projektu i dostosować zapytanie. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania, a następnie kliknij polecenie Widok projektu. Następnie możesz odpowiednio dostosować zapytanie, dodając lub usuwając pola tabeli. Aby usunąć pole, zaznacz kolumnę w siatce projektu, a następnie naciśnij klawisz DELETE.

6. Zapisz zapytanie.

Dodawanie wiersza sumy

1. Upewnij się, że zapytanie jest otwarte w widoku arkusza danych. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania, a następnie kliknij polecenie Widok arkusza danych.

   — lub —

   W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie. To spowoduje uruchomienie zapytania, a następnie załadowanie wyników do arkusza danych.

2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy.

   Nowy wiersz Suma zostanie wyświetlony w arkuszu danych.

3. W wierszu Suma kliknij komórkę w polu, które chcesz zsumować, a następnie wybierz z listy pozycję Suma.

Ukrywanie wiersza sumy

• Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy.

Aby uzyskać więcej informacji o używaniu wiersza sumy, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.

Początek strony

Obliczanie prostej sumy końcowej

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabelę, która ma być użyta w zapytaniu.

   Jeśli korzystasz z danych przykładowych, kliknij dwukrotnie tabelę Zamówienia.

   Tabela zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań.

3. Kliknij dwukrotnie pole, które chcesz zsumować. Upewnij się, że pole ma ustawiony typ danych Liczba lub Waluta. W przypadku próby zsumowania wartości w polach nieliczbowych, na przykład typu Tekst, podczas uruchamiania zapytania w programie Access zostanie wyświetlony komunikat o błędzie Nieodpowiedni typ danych w wyrażeniu kryterium.

   Jeśli korzystasz z danych przykładowych, kliknij dwukrotnie kolumnę Opłata za wysyłkę.

   Możesz dodać do siatki dodatkowe pola liczbowe, jeśli chcesz obliczyć sumy końcowe dla tych pól. W zapytaniu podsumowującym można obliczyć sumy końcowe dla więcej niż jednego pola.

4. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.

   W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w komórce tego wiersza w kolumnie Opłata za wysyłkę zostanie wyświetlone polecenie Grupuj według.

5. Zmień wartość w tej komórce wiersza Suma na wartość Suma.

6. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   Porada: Zwróć uwagę, że w programie Access na początku nazwy sumowanego pola zostanie dodany ciąg „Suma”. Aby zmienić nagłówek kolumny na bardziej opisowy, na przykład Suma opłat za wysyłkę, wróć do widoku projektu i kliknij wiersz Pole w kolumnie Opłata za wysyłkę w siatce projektu. Umieść kursor obok tekstu Opłata za wysyłkę i wpisz słowa Suma opłat za wysyłkę z dwukropkiem, w następujący sposób: Suma opłat za wysyłkę: Opłata za wysyłkę.

7. Opcjonalnie możesz zapisać zapytanie i zamknąć je.

Obliczanie sumy końcowej z wyłączeniem określonych rekordów

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabelę Zamówienia i tabelę Szczegóły zamówień.

3. Dodaj pole Data zamówienia z tabeli Zamówienia do pierwszej kolumny w siatce projektu zapytania.

4. W wierszu Kryteria w pierwszej kolumnie wpisz Date() -1. To wyrażenie spowoduje wyłączenie z obliczonej sumy rekordów z bieżącego dnia.

5. Następnie utwórz kolumnę, w której zostanie obliczona kwota sprzedaży z poszczególnych transakcji. W wierszu Pole w drugiej kolumnie siatki wpisz następujące wyrażenie:

   Łączna wartość sprzedaży: (1-[Szczegóły zamówień].[Rabat]/100)*([Szczegóły zamówień].[Cena jednostkowa]*[Szczegóły zamówień].[Ilość])

   Upewnij się, że wyrażenie odwołuje się do pól o typie danych Liczba lub Waluta. Jeśli wyrażenie odwołuje się do pól mających inny typ danych, podczas uruchamiania zapytania w programie Access zostanie wyświetlony komunikat Nieodpowiedni typ danych w wyrażeniu kryterium.

6. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.

   W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w pierwszej i drugiej kolumnie zostanie wyświetlone polecenie Grupuj według.

7. W drugiej kolumnie zmień wartość w komórce wiersza Suma na wartość Suma. Funkcja Suma dodaje poszczególne wartości sprzedaży.

8. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

9. Zapisz zapytanie z nazwą Sprzedaż dzienna.

   Uwaga: Przy następnym otwarciu tego zapytania w widoku projektu możesz zauważyć niewielką zmianę w wartościach zapisanych w wierszach Pole i Suma w kolumnie Łączna wartość sprzedaży. Wyrażenie jest zawarte wewnątrz funkcji Suma, a w wierszu Suma jest wyświetlana wartość Wyrażenie zamiast wartości Suma.

   Na przykład w przypadku utworzenia zapytania (zgodnie z opisem w poprzedniej procedurze) na podstawie danych przykładowych zobaczysz:

   Łączna wartość sprzedaży: Suma((1-[Szczegóły zamówień].Rabat/100)*([Szczegóły zamówień].Cena jednostkowa*[Szczegóły zamówień].Ilość))

Początek strony

Tworzenie zapytania podsumowującego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Zaznacz tabele, z których chcesz pracować, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

   Każda z tabel zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań.

   Jeśli korzystasz z tabel przykładowych wymienionych powyżej, dodaj tabele Produkty i Szczegóły zamówień.

3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu.

   Z zasady do zapytania dodaje się wyłącznie pole grupy i pole wartości. Możesz jednak użyć obliczenia zamiast pola wartości — poniżej wyjaśniono, jak to zrobić.

   1. Dodaj pole Kategoria z tabeli Produkty do siatki projektu.

   2. Utwórz kolumnę, w której zostanie obliczona kwota sprzedaży z poszczególnych transakcji, wpisując następujące wyrażenie w drugiej kolumnie siatki:

      Łączna wartość sprzedaży: (1-[Szczegóły zamówień].[Rabat]/100)*([Szczegóły zamówień].[Cena jednostkowa]*[Szczegóły zamówień].[Ilość])

      Upewnij się, że pola, do których odwołuje się wyrażenie, mają typ danych Liczba lub Waluta. Jeśli wyrażenie odwołuje się do pól mających inny typ danych, podczas próby przełączenia do widoku arkusza danych w programie Access zostanie wyświetlony komunikat o błędzie Nieodpowiedni typ danych w wyrażeniu kryterium.

   3. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.

      W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w pierwszej i drugiej kolumnie tego wiersza zostanie wyświetlone polecenie Grupuj według.

   4. W drugiej kolumnie zmień wartość w wierszu Suma na wartość Suma. Funkcja Suma dodaje poszczególne wartości sprzedaży.

   5. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   6. Pozostaw to zapytanie otwarte, aby użyć go w kolejnej sekcji

      Używanie kryteriów z zapytaniem podsumowującym

      Zapytanie utworzone w poprzedniej sekcji obejmuje wszystkie rekordy w wybranych tabelach. Z obliczeń sum nie są wyłączane żadne zamówienia, a ponadto wyświetlane są sumy dla wszystkich kategorii.

      Jeśli chcesz wyłączyć z obliczeń określone rekordy, możesz dodać do zapytania kryteria. Na przykład możesz zignorować transakcje poniżej 100 zł lub obliczyć sumy tylko dla wybranych kategorii produktów. Procedury w tej sekcji ilustrują sposób korzystania z trzech rodzajów kryteriów:

   7. Kryteria ignorujące określone grupy podczas obliczania sum.    Możesz na przykład obliczyć sumy tylko dla kategorii Gry komputerowe, Dekoracje i ramki oraz Sport.

   8. <c0>Kryteria ukrywające określone sumy po ich obliczeniu</c0>.    Możesz na przykład wyświetlać wyłącznie sumy powyżej 150 000 zł.

   9. Kryteria wyłączające określone rekordy z sumy.    Możesz na przykład wyłączyć z obliczeń transakcje sprzedaży, dla których wartość (Cena jednostkowa * Ilość) jest niższa niż 100 zł.

      Poniższe procedury ilustrują sposób dodawania kryteriów, jedno po drugim, i ich wpływ na wynik zapytania.

      Dodawanie kryteriów do zapytania

   10. Otwórz zapytanie z poprzedniej sekcji w widoku projektu. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

       — lub —

       W okienku nawigacji kliknij zapytanie prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

   11. W wierszu Kryteria w kolumnie Identyfikator kategorii wpisz wyrażenie =Lalki lub Sport lub Dekoracje i ramki.

   12. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   13. Wróć do widoku projektu i w wierszu Kryteria w kolumnie Łączna wartość sprzedaży wpisz >100.

   14. Uruchom zapytanie, aby wyświetlić wyniki, a następnie wróć do widoku projektu.

   15. Teraz dodaj kryteria umożliwiające wyłączenie poszczególnych transakcji sprzedaży o wartości poniżej 100 zł. W tym celu konieczne będzie dodanie nowej kolumny.

       Uwaga: Trzeciego z kryteriów nie można dodać w kolumnie Łączna wartość sprzedaży. Wszelkie kryteria określone w tej kolumnie będą stosowane do sumy, a nie do poszczególnych wartości.

   16. Skopiuj wyrażenie z drugiej kolumny do trzeciej kolumny.

   17. W wierszu Suma nowej kolumny wybierz pozycję Gdzie, a następnie w wierszu Kryteria wpisz >20.

   18. Uruchom zapytanie, aby wyświetlić wyniki, a następnie zapisz zapytanie.

       Uwaga: Przy następnym otwarciu zapytania w widoku projektu możesz zauważyć niewielkie zmiany w siatce projektu. W drugiej kolumnie wyrażenie w wierszu Pole będzie zawarte wewnątrz funkcji Suma, a w wierszu Suma będzie widoczna wartość Wyrażenie zamiast wartości Suma.

       Łączna wartość sprzedaży: Suma((1-[Szczegóły zamówień].Rabat/100)*([Szczegóły zamówień].Cena jednostkowa*[Szczegóły zamówień].Ilość))

       Zobaczysz również czwartą kolumnę. Ta kolumna jest kopią drugiej kolumny, ale kryteria wprowadzone wcześniej w drugiej kolumnie są wyświetlane jako część tej nowej kolumny.

Początek strony

Tworzenie zapytania krzyżowego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabele, których chcesz użyć w zapytaniu.

   Każda z tabel zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań.

   Jeśli korzystasz z tabel przykładowych, kliknij dwukrotnie tabelę Zamówienia i tabelę Szczegóły zamówień.

3. Kliknij dwukrotnie pola, których chcesz użyć w zapytaniu.

   Nazwa każdego z pól zostanie wyświetlona w pustej komórce w wierszu Pole w siatce projektu.

   Jeśli korzystasz z tabel przykładowych, dodaj pola Miasto odbiorcy i Data wysyłki z tabeli Zamówienia.

4. W następnej pustej komórce w wierszu Pole wpisz lub skopiuj i wklej następujące wyrażenie: Łączna sprzedaż: Suma(CCur([Szczegóły zamówień].[Cena jednostkowa]*[Ilość]*(1-[Rabat])/100)*100)

5. Na karcie Projekt zapytania w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Krzyżowa.

   W siatce projektu zostaną wyświetlone wiersze Suma i Krzyżowe.

6. Kliknij komórkę w wierszu Suma w polu Miasto i wybierz pozycję Grupuj według. Wykonaj tę samą czynność w polu Data wysyłki. Zmień wartość w komórce Suma w polu Łączna sprzedaż na Wyrażenie.

7. W wierszu Krzyżowe ustaw wartość komórki w polu Miasto na Nagłówek wiersza, wartość w polu Data wysyłki na Nagłówek kolumny, a w polu Łączna sprzedaż na Wartość.

8. Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom.

   Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.

Początek strony