Uwaga: Program Microsoft Access nie obsługuje importowania danych programu Excel z zastosowaną etykietą poufności. Aby obejść ten problem, możesz usunąć etykietę przed zaimportowaniem, a następnie ponownie zastosować etykietę po zaimportowaniu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Stosowanie etykiet poufności do plików i wiadomości e-mail w pakiecie Office.
Programy Access i Microsoft Excel mają wiele podobieństw, co może utrudniać wybór programu, którego należy użyć. Na przykład oba programy mogą przechowywać duże ilości danych, uruchamiać zaawansowane zapytania i narzędzia analityczne w celu wycinka i kostkowania tych danych oraz wykonywać zaawansowane obliczenia zwracające potrzebne dane.
Jednak każdy program ma wyraźne zalety, w zależności od typu danych, które zarządzasz i co chcesz zrobić z danymi. Jeśli na przykład celem jest zachowanie integralności danych w formacie, do jakiego może uzyskiwać dostęp wielu użytkowników, najlepszym wyborem jest program Access, natomiast program Excel lepiej nadaje się do złożonych danych liczbowych, które mają zostać dogłębnie przeanalizowane.
W wielu przypadkach można korzystać z obu programów, stosując każdy z nich do celu, do którego jest on najlepiej dopasowany. Ogólnie rzecz biorąc, program Access lepiej zarządza danymi: ułatwia organizowanie danych, ułatwia wyszukiwanie i jest dostępny dla wielu użytkowników jednocześnie. Program Excel zazwyczaj lepiej nadaje się do analizowania danych: wykonywania złożonych obliczeń, analizowania możliwych wyników i tworzenia wykresów wysokiej jakości. Jeśli używasz programu Access do przechowywania danych, a program Excel je analizuje, możesz korzystać z zalet obu programów.
Przed podjęciem decyzji, którego programu użyć, warto porównać zalety każdego programu, dowiedzieć się, kiedy najlepiej jest korzystać z jednego lub drugiego programu, i dowiedzieć się, jak pracować z obu programów, aby osiągnąć dokładnie te wyniki, które chcesz.
Uwaga: Wszystkie pakiety Microsoft Office zawierają program Excel, ale nie wszystkie pakiety zawierają program Access.
Porównanie korzyści z poszczególnych programów
Wybór odpowiedniego programu ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz uzyskać dostęp do swoich informacji i zaktualizować je z maksymalną wydajnością i dokładnością. Aby dowiedzieć się, który program najlepiej nadaje się do zadań, które chcesz wykonać, warto porównać korzyści, jakie każdy program ma do zaoferowania w zakresie przechowywania danych, analizy danych, współpracy z wieloma użytkownikami i zabezpieczeń.
Dane płaskie i relacyjne Aby łatwiej zdecydować, który program najlepiej nadaje się do przechowywania danych, zadaj sobie następujące pytanie: czy dane są relacyjne, czy nie? Dane, które mogą być skutecznie zawarte w jednej tabeli lub arkuszu, są nazywane danymi płaskimi lub nierelacyjnymi . Jeśli na przykład chcesz utworzyć prostą listę klientów z tylko jednym adresem i osobą kontaktową dla każdego klienta, program Excel może być lepszym wyborem. Jednak jeśli chcesz przechowywać bardziej złożoną listę klientów zawierającą adresy rozliczeniowe i wysyłkowe dla każdego klienta lub wiele osób kontaktowych dla każdego klienta, program Access jest lepszym rozwiązaniem.
W relacyjna baza danych informacje są uporządkowane w wielu tabelach. W dobrze zaprojektowanej relacyjnej bazie danych każda tabela jest płaska i zawiera informacje dotyczące tylko jednego typu danych. Jeśli na przykład utworzysz bazę danych klientów, nazwy klientów powinny być przechowywane w jednej tabeli, natomiast adresy rozliczeniowe i wysyłkowe tych klientów powinny być przechowywane w osobnej tabeli. Przechowywanie adresów oddzielnie od imion i nazwisk to dobry pomysł, ponieważ każdy klient może mieć więcej niż jeden adres i chcesz mieć możliwość wprowadzania wielu adresów dla każdego klienta bez konieczności ponownego wprowadzania nazwy klienta dla każdego adresu.
Dane lokalne i zewnętrzne Program Access umożliwia łączenie się z danymi pochodzącymi z różnych zewnętrznych źródeł danych, dzięki czemu można wyświetlać, wykonywać zapytania i edytować te dane bez konieczności ich importowania. Na przykład program Access udostępnia polecenia służące do łączenia się z istniejącymi danymi w bazie danych programu Microsoft SQL Server, pliku dBASE lub folderze programu Outlook, wraz z wieloma innymi źródłami danych. Program Excel umożliwia łączenie się z różnymi źródłami danych, takimi jak bazy danych programu Access, programu SQL Server i usług Analysis Services, pliki tekstowe i XML oraz źródła danych ODBC i bazy danych OLE. Nie można jednak edytować danych w celu zmiany danych źródłowych za pośrednictwem interfejsu użytkownika programu Excel.
Zarówno program Access, jak i program Excel udostępniają polecenia służące do łączenia się z danymi na listach Windows SharePoint Services. Jednak program Excel zapewnia tylko połączenie tylko do odczytu z listami programu SharePoint. natomiast program Access umożliwia odczytywanie i zapisywanie danych na listach programu SharePoint.
Integralność danych a elastyczność Unikatowe identyfikatory pomagają zachować integralność danych i zapewniają, że dwa wiersze (rekordy) nie zawierają dokładnie tych samych danych. Unikatowe identyfikatory umożliwiają również najszybsze pobieranie danych podczas wyszukiwania lub sortowania danych. W programie Access typ danych Autonumerowanie umożliwia automatyczne generowanie unikatowego identyfikatora dla każdego rekordu. Następnie możesz użyć tych identyfikatorów, aby powiązać rekordy w jednej tabeli z jednym lub większą liczby rekordów w innej tabeli.
Struktura stosowana przez program Access do danych zapewnia integralność danych. Program Access może wymagać, aby nowe rekordy w jednej tabeli miały istniejącą odpowiadającą jej wartość w innej tabeli, aby nie można było tworzyć rekordów odłączonych. Na przykład nie chcesz mieć zamówienia, które nie zawierało informacji o klientach. Program Access może wymagać, aby każdy nowy rekord w tabeli Zamówienia miał odpowiadającą mu wartość klienta w tabeli Klienci. Taka wymagana korespondencja wartości nazywa się więzy integralności.
Możesz również nałożyć własne ograniczenia i reguły, aby dodatkowo zagwarantować poprawne wprowadzanie danych. Program Excel umożliwia wprowadzanie danych w bardziej dowolny sposób, ale ponieważ program Excel nie obsługuje danych relacyjnych, nie obsługuje więzów integralności. Za pomocą polecenia Sprawdzanie poprawności danych można jednak sterować wprowadzanie danych w programie Excel.
Badanie Jeśli często musisz wyświetlać dane na różne sposoby, w zależności od zmieniających się warunków lub zdarzeń, program Access może być lepszym wyborem do przechowywania danych i pracy z nimi. Program Access umożliwia szybkie pobieranie tylko tych wierszy i kolumn danych, niezależnie od tego, czy dane znajdują się w jednej tabeli, czy w wielu tabelach, za pomocą zapytań sql. Wyrażenia w zapytaniach można także używać do tworzenia pól obliczeniowych. Używanie wyrażenia w programie Access jest podobne do procesu obliczania wartości za pomocą formuł w programie Excel. Za pomocą zapytań programu Access można również podsumowywać dane i przedstawiać wartości agregujące, takie jak sumy, średnie i zliczenia.
Modelowania W programie Excel można za pomocą narzędzi analiza warunkowa prognozować wyniki modelu arkusza. Analiza warunkowa umożliwia uruchamianie różnych scenariuszy dotyczących danych, na przykład scenariuszy najlepszego przypadku i najgorszego przypadku, oraz porównywanie danych wynikowych z kilku scenariuszy w raporcie podsumowującym. Podobna funkcja nie jest dostępna w programie Access.
Przestawianie i wykresy W obu programach można tworzyć raporty w formie tabeli przestawnej i wykresy tabel przestawnych. Jednak program Excel oferuje bardziej zaawansowane funkcje raportowania i wykresów w formie tabeli przestawnej niż program Access. Jeśli zamierzasz tworzyć rozbudowane raporty w formie tabel przestawnych lub regularnie udostępniać profesjonalnie wyglądające wykresy, zamiast tych samych funkcji w programie Access należy używać raportów w formie tabel przestawnych lub wykresów w formie tabel przestawnych.
Zarówno program Access, jak i program Excel mogą być używane w środowiskach współpracy, takich jak usługi Windows SharePoint Services i udziały plików sieciowych, ale istnieją różnice w sposobie uzyskiwania dostępu do danych przez wielu użytkowników.
Dostęp wielu użytkowników do danych Podczas normalnego działania program Access umożliwia wielu użytkownikom jednoczesne otwieranie jednej bazy danych. Działa to dobrze, ponieważ program Access blokuje tylko edytowane dane. w związku z tym inni użytkownicy mogą edytować różne rekordy bez konfliktów. W programie Excel można udostępnić skoroszyt innym użytkownikom, ale współpraca wielu użytkowników działa najlepiej, gdy użytkownicy pracują nad danymi w tym skoroszycie w różnych godzinach, a nie jednocześnie. W efekcie użytkownicy bazy danych programu Access współpracują nad zestawem danych, a nad dokumentem współpracują użytkownicy skoroszytu programu Excel.
Współpraca za pomocą programu Windows SharePoint Services Oba programy są zintegrowane z technologiami programu Microsoft Windows SharePoint Services, takimi jak listy programu SharePoint i biblioteki dokumentów.
Program Access oferuje różne sposoby współpracy z wieloma użytkownikami w witrynie programu SharePoint. Można na przykład przekazać pełną bazę danych do biblioteki dokumentów programu Windows SharePoint Services, udostępnić formularze i raporty jako widoki programu Windows SharePoint Services oraz połączyć bazę danych z danymi przechowywaną na listach programu SharePoint.
Program Excel udostępnia tylko jeden sposób współpracy z wieloma użytkownikami w witrynie usług programu SharePoint. Skoroszyt można przekazać do bibliotek dokumentów programu Windows SharePoint Services, gdzie poszczególni użytkownicy mogą wyewidencjonować skoroszyt w celu wprowadzania zmian, uniemożliwiając innym użytkownikom jednoczesne modyfikowanie skoroszytu. Użytkownicy mogą edytować skoroszyt bez wyewidencjonowywania go z biblioteki dokumentów, w którym to przypadku muszą skoordynować skoroszyt z innymi użytkownikami, aby uniknąć konfliktów danych.
Współpraca przy użyciu folderów sieciowych Jeśli baza danych programu Access jest zapisana w udostępnionym folderze sieciowym, wielu użytkowników może otworzyć bazę danych i pracować z jej danymi jednocześnie. Poszczególne rekordy są blokowane, gdy użytkownik je edytuje. Jeśli skoroszyt programu Excel jest przechowywany w udostępnionym folderze sieciowym, tylko jeden użytkownik może edytować skoroszyt jednocześnie. Na potrzeby wyświetlania wielu użytkowników może otworzyć skoroszyt, gdy inny użytkownik go edytuje, ale ci użytkownicy nie mogą wprowadzać żadnych zmian w danych, dopóki użytkownik edytujących skoroszyt nie zamknie go.
Oba programy udostępniają podobne funkcje — hasła i szyfrowanie — które pomagają zapobiegać utracie danych i chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem. Istnieją jednak pewne różnice między programami Access i Excel w sposobie działania ochrony danych na poziomie użytkownika.
Ochrona przed utratą danych W programie Access praca jest stale zapisywana, dzięki czemu w razie nieoczekiwanej awarii prawdopodobnie nie utracisz dużej ilości pracy (jeśli w ogóle). Jednak ponieważ program Access zapisuje twoją pracę w sposób ciągły, możesz również wprowadzić zmiany, które później zdecydujesz, że nie chcesz zatwierdzać. Aby mieć pewność, że możesz przywrócić bazę danych zgodnie z potrzebami, utwórz kopię zapasową pliku bazy danych zgodnie z harmonogramem, który spełnia Twoje potrzeby. Możesz odzyskać całą bazę danych z kopii zapasowej lub przywrócić tylko tabelę lub inny potrzebny obiekt bazy danych. Jeśli korzystasz z narzędzia do tworzenia kopii zapasowych systemu plików, możesz również użyć kopii bazy danych z kopii zapasowej systemu plików, aby przywrócić dane. W programie Excel możesz zapisywać informacje Autoodzyskiwanie w określonych interwałach podczas aktualizowania danych.
Ochrona danych na poziomie użytkownika W programie Excel możesz usunąć krytyczne lub prywatne dane z widoku, ukrywając kolumny i wiersze danych, a następnie chronić cały arkusz, aby kontrolować dostęp użytkowników do ukrytych danych. Oprócz ochrony arkusza i jego elementów można też blokować i odblokowywać komórki w arkuszu, aby uniemożliwić innym użytkownikom przypadkowe modyfikowanie ważnych danych.
Zabezpieczenia na poziomie pliku Na poziomie pliku możesz użyć szyfrowanie w obu programach, aby uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom wyświetlanie danych. Można również wymagać wprowadzenia hasło w celu otwarcia pliku bazy danych lub skoroszytu. Ponadto można zabezpieczyć plik bazy danych lub skoroszyt, stosując podpis cyfrowy.
Ograniczony dostęp do danych W programie Excel możesz określić uprawnienia dostępu do danych oparte na użytkownikach lub ustawić prawa tylko do odczytu, które uniemożliwiają innym użytkownikom wprowadzanie zmian w danych, do których mają dostęp. Program Access nie udostępnia funkcji zabezpieczeń na poziomie użytkownika, ale program Access obsługuje model zabezpieczeń użytkowników dowolnego serwera bazy danych, z którym nawiązuje połączenie. Jeśli na przykład łączysz się z listą programu SharePoint, program Access ma uprawnienia użytkowników do tej listy. Jeśli chcesz uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do danych programu Access, możesz zaszyfrować bazę danych, ustawiając hasło. Użytkownicy muszą wprowadzić hasło, aby odczytywać dane z bazy danych, nawet jeśli uzyskują do nich dostęp za pomocą innego programu, takiego jak Program Excel.
Aby uzyskać więcej informacji na temat ochrony danych, zobacz Ustawianie lub zmienianie zabezpieczeń na poziomie użytkownika programu Access 2003 w programie Access 2007 lub nowszym oraz Ochrona i zabezpieczenia w programie Excel.
Kiedy używać programu Access
Ogólnie rzecz biorąc, program Access jest najlepszym wyborem, gdy trzeba regularnie śledzić i rejestrować dane, a następnie wyświetlać, eksportować lub drukować podzbiory tych danych. Formularze programu Access zapewniają wygodniejszy interfejs niż arkusz programu Excel do pracy z danymi. Program Access umożliwia automatyzowanie często wykonywanych akcji, a raporty programu Access umożliwiają podsumowywanie danych w formie drukowanej lub elektronicznej. Program Access zapewnia większą strukturę danych; Można na przykład kontrolować, jakie typy danych można wprowadzać, jakie wartości można wprowadzać, oraz określić, w jaki sposób dane w jednej tabeli są powiązane z danymi w innych tabelach. Ta struktura pozwala zapewnić wprowadzanie tylko prawidłowych typów danych.
Program Access przechowuje dane w tabelach, które wyglądają tak samo jak w arkuszach, ale tabele programu Access są przeznaczone do wykonywania złożonych zapytań w odniesieniu do danych przechowywanych w innych tabelach.
Użyj programu Access, gdy:
-
Przewiduj wiele osób pracujących w bazie danych i potrzebujesz niezawodnych opcji, które bezpiecznie obsługują aktualizacje danych, takie jak blokowanie rekordów i rozwiązywanie konfliktów.
-
Przewiduj potrzebę dodania kolejnych tabel do zestawu danych utworzonego jako tabela płaska lub nierelacyjna.
-
Chcesz uruchamiać złożone zapytania.
-
Chcesz utworzyć różne raporty lub etykiety wysyłkowe.
-
Zarządzanie kontaktami Możesz zarządzać kontaktami i adresami wysyłkowymi, a następnie tworzyć raporty w programie Access lub scalać dane z programem Microsoft Office Word, aby drukować listy seryjne, koperty lub etykiety wysyłkowe.
-
Śledzenie zasobów i zasobów Umożliwia utworzenie spisu elementów w domu lub firmie oraz przechowywanie fotografii lub innych powiązanych dokumentów razem z danymi.
-
Śledzenie zamówień Pozwala wprowadzać informacje dotyczące produktów, klientów i zamówień, a następnie tworzyć raporty przedstawiające dane sprzedaży według pracownika, regionu, przedziału czasu lub innej wartości.
-
Śledzenie zadań Pozwala śledzić zadania dotyczące grupy osób oraz wprowadzać nowe zadania, gdy inne osoby aktualizują istniejące zadania w tej samej bazie danych.
-
Organizowanie pożyczek bibliotek Za pomocą programu Access możesz przechowywać dane dotyczące twoich książek i dysków CD oraz śledzić, komu je pożyczyłeś.
-
Planowanie zdarzeń Umożliwia wprowadzanie informacji dotyczących terminów zdarzeń, lokalizacji i uczestników, a następnie drukowanie harmonogramów lub podsumowań zdarzeń.
-
Śledzenie odżywiania Śledź przepisy, i rejestrować diety i ćwiczeń fizycznych.
Kiedy używać programu Excel
Jako program arkusza kalkulacyjnego program Excel może przechowywać duże ilości danych w skoroszytach zawierających co najmniej jeden arkusz. Jednak zamiast pełnić funkcję systemu zarządzania bazami danych, takiego jak program Access, program Excel jest zoptymalizowany pod kątem analizy i obliczania danych. Za pomocą tego elastycznego programu można tworzyć modele analizowania danych, pisać proste i złożone formuły do wykonywania obliczeń na tych danych, przestawiać dane w dowolny sposób i przedstawiać dane na różnych wykresach o profesjonalnym wyglądzie. Aplikacja Microsoft Create zawiera kilka szablonów projektów programu Excel do wyboru
Używaj programu Excel, gdy:
-
Wymagaj płaskiego lub nierelacyjnego widoku danych zamiast relacyjna baza danych korzystającego z wielu tabel i gdy dane są przeważnie liczbowe.
-
Często uruchamiaj obliczenia i porównania statystyczne na danych.
-
Chcesz używać raportów w formie tabeli przestawnej do wyświetlania danych hierarchicznych w kompaktowym i elastycznym układzie.
-
Zaplanuj regularne tworzenie wykresów i zechcesz używać nowych formatów wykresów dostępnych w programie Excel.
-
Chcesz wyróżnić dane za pomocą ikon formatowania warunkowego, pasków danych i skali kolorów.
-
Chcesz wykonywać zaawansowane operacje analizy warunkowej na danych, takie jak analizy statystyczne, inżynierskie i regresja.
-
Chcesz śledzić elementy na prostej liście do użytku osobistego lub do celów ograniczonej współpracy.
-
Księgowe Zaawansowanych funkcji obliczeniowych programu Excel można używać w wielu sprawozdaniach finansowych — na przykład w zestawieniu przepływów gotówkowych, zestawieniu dochodów lub zestawieniu zysków i strat.
-
Budżetowanie Niezależnie od tego, czy twoje potrzeby są osobiste, czy biznesowe, możesz utworzyć dowolny rodzaj budżetu w programie Excel — na przykład plan budżetu marketingowego, budżet imprezy lub budżet emerytalny.
-
Rozliczenia i sprzedaż Program Excel przydaje się również do zarządzania danymi rozliczeniowymi i danymi sprzedaży. Możesz też łatwo tworzyć formularze, których potrzebujesz — na przykład faktury sprzedaży, dokumenty dostawy lub zamówienia zakupu.
-
Raportowanie W programie Excel można tworzyć różne typy raportów, które odzwierciedlają analizę danych lub podsumowują dane — na przykład raporty mierzące wydajność projektu, dane prognozy, podsumowywanie danych lub prezentowanie danych wariancji.
-
Planowanie Program Excel to doskonałe narzędzie do tworzenia profesjonalnych planów lub przydatnych planów — na przykład tygodniowego planu zajęć, planu badań marketingowych, rocznego planu podatkowego lub planów ułatwiających planowanie tygodniowych posiłków, imprez lub urlopów.
-
Śledzenia Za pomocą programu Excel można śledzić dane z grafiku lub listy — na przykład grafik do śledzenia pracy lub listę zapasów, która przechowuje informacje o wyposażeniu.
-
Korzystanie z kalendarzy Ze względu na charakter siatki program Excel nadaje się dobrze do tworzenia dowolnego typu kalendarza — na przykład kalendarza akademickiego do śledzenia działań w roku szkolnym lub kalendarza roku obrachunkowego do śledzenia wydarzeń biznesowych i punktów kontrolnych.
Aby uzyskać przydatne szablony programu Excel w dowolnej z tych kategorii, zobacz Szablony dla programu Excel w witrynie Microsoft Office Online.
Wspólne korzystanie z programu Access i programu Excel
Może się zdarzyć, że zechcesz skorzystać z korzyści oferowanych przez oba programy. Na przykład utworzono arkusz w programie Excel, w którym można obliczać i analizować dane, ale arkusz stał się zbyt duży i złożony, a wielu innych użytkowników musi mieć dostęp do danych. Na tym etapie możesz chcieć zaimportować lub połączyć arkusz z programem Access i użyć go jako bazy danych, zamiast pracować z nim w programie Excel. Być może masz dane w bazie danych programu Access, dla której chcesz utworzyć szczegółowe raporty w formie tabeli przestawnej programu Excel i profesjonalnie wyglądające wykresy programu Excel.
Niezależnie od tego, którego programu używasz w pierwszej kolejności, zawsze możesz przenieść dane z jednego programu do drugiego, gdzie możesz nadal z nim pracować. Za pomocą połączenia danych lub bez niego można przenosić dane do programu Access z programu Excel (i odwrotnie), kopiując je, importując lub eksportując.
Aby uzyskać więcej informacji na temat wymiany danych między tymi programami, zobacz Przenoszenie danych z programu Excel do programu Access.
