Wprowadzenie do tworzenia i udostępniania plików oraz zarządzania nimi w usłudze OneDrive i programie SharePoint

Obejrzyj: Kiedy używać usługi OneDrive w porównaniu z programem SharePoint

OneDrive to platforma magazynu w chmurze, na której można przechowywać pliki indywidualne lub osobiste. Usługa OneDrive jest ściśle zintegrowana z aplikacjami, takimi jak Word, Excel i PowerPoint, co sprawia, że jest to wygodne miejsce do bezpiecznego przechowywania poufnych dokumentów i uzyskiwania do nich dostępu.

Usługa OneDrive służy do tworzenia dokumentu, który jest tylko Twój, na przykład podczas pracy nad bardzo poufnymi lub prywatnymi informacjami.

Aby rozpocząć pracę z usługą OneDrive, zaloguj się do swojego konta Microsoft lub utwórz konto, pobierz i zainstaluj aplikację klasyczną OneDrive, a następnie postępuj zgodnie z monitami, aby się zalogować i wybrać foldery, które chcesz zsynchronizować z chmurą. 

• Aby utworzyć nowy plik w usłudze OneDrive, po prostu kliknij przycisk Nowy i wybierz typ pliku, który chcesz utworzyć, na przykład dokument Word lub arkusz kalkulacyjny programu Excel.

• Aby zarządzać plikami w usłudze OneDrive, kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz pozycję Zmień nazwę , aby nadać mu bardziej opisową nazwę, lub przeciągnij i upuść pliki do różnych folderów w celu zapewnienia lepszej organizacji.

• Aby udostępnić pliki w usłudze OneDrive — kliknij przycisk Udostępnij i wprowadź adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić plik. Dowiedz się więcej na temat zarządzania plikami w usłudze OneDrive.

SharePoint to narzędzie do współpracy służące do zarządzania plikami i informacjami oraz udostępniania ich w całej organizacji. Program SharePoint umożliwia wielu użytkownikom współpracę w jednej centralnej lokalizacji.

W programie SharePoint możesz utworzyć dokument, który będzie pisany i zarządzany przez zespół osób lub gdy trzeba go udostępnić w szerokim zakresie. Można go na przykład użyć jako scentralizowanej lokalizacji dla członków zespołu w celu wyświetlania osi czasu, zadań i punktów kontrolnych projektu. Dzięki temu zespoły mogą śledzić postęp, być zgodnie z harmonogramem i wydajniej współpracować.

• Aby utworzyć nowy plik w programie SharePoint, przejdź do biblioteki dokumentów, w której chcesz utworzyć plik, i kliknij przycisk Nowy .

• Aby zarządzać plikami, wyewidencjonuj plik w celu wprowadzenia w nim zmian, a następnie zaewidencjonuj go ponownie po zakończeniu.

• Aby udostępnić pliki, kliknij plik i wybierz pozycję Udostępnij. Możesz również współpracować w czasie rzeczywistym, otwierając plik w odpowiedniej aplikacji, takiej jak Word lub Excel, i włączając funkcję współtworzenia. Aby wyświetlić poprzednie wersje pliku, kliknij plik i wybierz pozycję Historia wersji. Dowiedz się więcej na temat zarządzania plikami w programie SharePoint.

Regulowanie dostępu do stron wewnętrznych, dostawców, wykonawców i stron zewnętrznych  

Aby zapewnić dostęp tylko autoryzowanym użytkownikom do poufnych plików i danych w usłudze OneDrive i programie SharePoint:

• Zdefiniuj zasady dostępu dla różnych typów użytkowników, takich jak wewnętrzni, dostawcy, wykonawcy i strony zewnętrzne. Można na przykład utworzyć zasady dostępu umożliwiające tylko określonym pracownikom dostęp do informacji poufnych, takich jak dane finansowe lub informacje o klientach. Możesz również określić typ danych, do których mogą uzyskiwać dostęp, jak mogą uzyskać do nich dostęp i jak długo. Dzięki temu tylko autoryzowani użytkownicy będą mieli dostęp do poufnych plików i danych.

• Użyj uprawnień i ról, aby kontrolować dostęp do określonych plików lub folderów. Na przykład udziel dostępu tylko do odczytu członkowi zespołu, który musi wyświetlać pliki, ale nie wprowadzać zmian, na przykład osobie, która nie jest bezpośrednio zaangażowana w projekt, ale musi być na bieżąco poinformowana. Definiując te uprawnienia i role, możesz zapewnić, że tylko autoryzowani użytkownicy mają dostęp do informacji poufnych oraz że mogą oni tylko wyświetlać i edytować pliki, do których im udzielono dostępu.

• Korzystaj z uwierzytelniania wieloskładnikowego , aby zapewnić dostęp do poufnych danych tylko autoryzowanym użytkownikom. Może to obejmować wymaganie od użytkowników podania hasła i kodu wysłanego na ich urządzenie przenośne lub do poczty e-mail.

• Monitoruj dostęp do środowiska usługi OneDrive i programu SharePoint i korzystaj z nich, aby wykrywać i zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi lub użyciu. Na przykład przeglądając dzienniki aktywności użytkowników, możesz zidentyfikować dowolną nietypową aktywność, taką jak nieautoryzowane próby dostępu, i podjąć działania w celu zapobiegania naruszeniom danych.

• Zaimplementuj szyfrowanie danych poufnych, aby upewnić się, że nawet jeśli ktoś uzyska nieautoryzowany dostęp do danych, nie będzie mógł ich odczytać bez klucza odszyfrowywania. Może to pomóc w zapobieganiu naruszeniom danych, ochronie danych klientów i zapewnianiu zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności danych.

• Ustaw daty wygaśnięcia linków udostępnionych, aby mieć pewność, że dostęp zostanie automatycznie odwołany po określonym okresie. Jeśli na przykład udostępniasz umowę dostawcy lub wykonawcy i chcesz mieć pewność, że dostawca lub wykonawca ma dostęp do dokumentu tylko przez określony czas, możesz ustawić datę wygaśnięcia , a dostęp do dokumentu zostanie automatycznie odwołany po upływie określonego okresu. Zmniejsza to ryzyko uzyskania dostępu do dokumentu przez nieautoryzowane osoby.

Dzięki zaimplementowaniu tych środków możesz regulować dostęp do usług wewnętrznych, dostawców, wykonawców i stron zewnętrznych w usłudze OneDrive i programie SharePoint oraz zapewnić bezpieczeństwo danych. Dowiedz się więcej o tym, jak chronić swoje dane.

Zmniejszanie luk w zabezpieczeniach usługi OneDrive i programu SharePoint  

Usługa OneDrive i program SharePoint oferują wiele funkcji zabezpieczeń chroniących przed naruszeniami danych, jednak nadal istnieje kilka kluczowych luk, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo tych jednostek:

• Ataki polegające na wyłudzaniu informacji mogą skłonić użytkowników do podania poświadczeń logowania, które mogą być następnie używane do uzyskiwania dostępu do usługi OneDrive lub programu SharePoint.

• Słabe hasła można łatwo odgadnąć lub złamać, co prowadzi do nieautoryzowanego dostępu.

• Złośliwe oprogramowanie może być używane do kradzieży poświadczeń logowania, przechwytywania poufnych danych lub przejęcia kontroli nad urządzeniem użytkownika, co może stanowić zagrożenie dla usługi OneDrive lub programu SharePoint.

• Zagrożenia niejawnego programu testów, takie jak umyślne lub przypadkowe udostępnianie poufnych danych osobom nieupoważnionym, mogą również stanowić zagrożenie dla usługi OneDrive lub programu SharePoint. Dowiedz się więcej na temat zarządzania ryzykiem niejawnych testerów.

Aby ograniczyć te luki w zabezpieczeniach, ważne jest wdrożenie najlepszych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa, informowanie użytkowników oraz regularne przeglądanie i inspekcja uprawnień użytkowników. Ważne jest również, aby wprowadzić kompleksowy plan reagowania na incydenty, aby szybko reagować na wszelkie incydenty związane z bezpieczeństwem, które mogą wystąpić.