Podczas udostępniania kopii plików dokumentów platformy Microsoft 365 klientom lub współpracownikom warto przejrzeć dokument pod kątem ukrytych danych lub informacji osobistych i usunąć go.
Uwaga: Jeśli nie wyślesz dokumentu do Microsoft, Microsoft nie ma dostępu do żadnych informacji z dokumentu.
Inspektor dokumentów ułatwia znajdowanie i usuwanie danych ukrytych oraz informacji osobistych przechowywanych w dokumentach, które zamierzasz udostępnić. Poniżej opisano, jak korzystać z tego narzędzia.
Przejdź do pozycji Informacje o > plików > Wyszukaj problemy > inspekcji dokumentu.
Porada: Jeśli chcesz tylko drukować bez komentarzy, na karcie Plik wybierz pozycję Drukuj, wybierz pozycję Drukuj wszystkie strony i wyczyść pole wyboru Drukuj adiustację.
Co Inspektor dokumentów znajduje i usuwa w Word dokumentach
W Inspektor dokumentów jest wyświetlanych kilka różnych inspektorów, które ułatwiają znajdowanie i usuwanie ukrytych danych i informacji osobistych wWord dokumentach przed udostępnieniem.
Ważne: Zdecydowanie zalecamy używanie Inspektor dokumentów na kopii oryginalnego dokumentu, ponieważ nie zawsze jest możliwe przywrócenie danych, które Inspektor dokumentów usuwa. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz Korzystanie z Inspektora dokumentów.
Aby szybko znaleźć i usunąć dane oraz informacje::
-
W Inspektorze dokumentów zaznacz lub wyczyść opcje (jak opisano poniżej), aby usunąć lub zapisać dokument.
-
Wybierz pozycję Inspekcja.
-
Przejrzyj wyniki inspekcji i wybierz pozycję Usuń wszystkie elementy, które chcesz usunąć.Korzystanie z Inspektora dokumentów.
Aby zapoznać się z zastrzeżeniami i informacjami na temat usuwania informacji, zobacz -
Wybierz pozycję Ponownie zainstaluj lub Zamknij.
Uwaga: Istnieją pewne informacje, których nie można usunąć Inspektor dokumentów, wyjaśniono w poniższych tabelach.
Nazwa inspektora |
Znajduje i usuwa |
---|---|
Komentarze, poprawki, wersje i adnotacje |
|
Właściwości dokumentu i informacje osobiste |
|
Nagłówki, stopki i znaki wodne |
|
Tekst ukryty |
Tekst sformatowany jako ukryty (efekt dla czcionki dostępny w oknie dialogowym Czcionka) Uwaga: Ten inspektor nie wykrywa tekstu ukrytego w inny sposób (na przykład białego tekstu na białym tle). |
Niestandardowe dane XML |
|
Niewidoczna zawartość |
Obiekty, które nie są widoczne, ponieważ zostały sformatowane jako niewidoczne Uwaga: Ten inspektor nie może wykryć obiektów, które są zakryte innymi obiektami. |
Uwaga: Jeśli twoja organizacja dostosowała Inspektor dokumentów, dodając moduły Inspektora, możesz sprawdzać dokumenty pod kątem dodatkowych typów informacji.
Typy danych ukrytych i informacji osobistych
Word dokumenty mogą zawierać następujące typy danych ukrytych i informacji osobistych:
-
Komentarze, poprawki naniesione w trybie śledzenia zmian, wersje i adnotacje odręczne Jeśli dokument został utworzony wspólnie z innymi osobami, dokument może zawierać takie elementy, jak znaczniki poprawek na podstawie prześledzonych zmian, komentarzy, adnotacji odręcznych lub wersji. Dzięki tym informacjom inne osoby mogą wyświetlać imiona i nazwiska osób, które pracowały nad dokumentem, komentarze recenzentów oraz zmiany wprowadzone w dokumencie, elementy, których nie chcesz udostępniać poza zespołem.
-
Właściwości dokumentu i informacje osobiste Właściwości dokumentu (metadane) zawierają szczegółowe informacje o dokumencie, takie jak autor, temat i tytuł. Właściwości dokumentu obejmują również informacje automatycznie zachowywane przez programy Microsoft 365, takie jak imię i nazwisko osoby, która ostatnio zapisała dokument, oraz datę utworzenia dokumentu. Jeśli użyto specjalnych funkcji, dokument może również zawierać dodatkowe rodzaje identyfikowalnych danych osobowych (personally identifiable information, PII), na przykład nagłówki wiadomości e-mail, informacje wysłane do przeglądu, listy wysyłkowe oraz nazwy szablonów.
-
Nagłówki, stopki i znaki wodne Word dokumenty mogą zawierać informacje w nagłówkach i stopkach. Ponadto być może do dokumentu Word został dodany znak wodny.
-
Tekst ukryty Word dokumenty mogą zawierać tekst sformatowany jako tekst ukryty. Jeśli nie wiesz, czy dokument zawiera tekst ukryty, możesz go wyszukać za pomocą Inspektor dokumentów.
-
Właściwości serwera dokumentów Jeśli dokument został zapisany w lokalizacji na serwerze zarządzania dokumentami, takiej jak witryna obszaru roboczego dokumentu lub biblioteka oparta na Windows SharePoint Services, dokument może zawierać dodatkowe właściwości dokumentu lub informacje związane z tą lokalizacją serwera.
-
Niestandardowe dane XML Dokumenty mogą zawierać niestandardowe dane XML, które są niewidoczne w samym dokumencie. Inspektor dokumentów może znaleźć i usunąć te dane XML.
Znajdowanie i usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych za pomocą Inspektora dokumentów
Ważne: Zdecydowanie zalecamy używanie Inspektor dokumentów na kopii oryginalnego dokumentu, ponieważ nie zawsze jest możliwe przywrócenie danych, które Inspektor dokumentów usuwa.
-
Otwórz dokument Word, który chcesz sprawdzić pod kątem danych ukrytych i informacji osobistych.
-
Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako, a następnie wpisz nazwę w polu Nazwa pliku , aby zapisać kopię oryginalnego dokumentu.
-
W kopii oryginalnego dokumentu na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.
-
Wybierz pozycję Wyszukaj problemy, a następnie wybierz pozycję Przejrzyj dokument.
-
W oknie dialogowym Inspektor dokumentów zaznacz pola wyboru, aby wybrać typy ukrytej zawartości, które chcesz sprawdzić.
-
Wybierz pozycję Inspekcja.
-
Przejrzyj wyniki inspekcji w oknie dialogowym Inspektor dokumentów.
-
Wybierz pozycję Usuń wszystko obok wyników inspekcji dla typów ukrytej zawartości, które chcesz usunąć z dokumentu.
Ważne:
-
Jeśli usuniesz ukrytą zawartość z dokumentu, przywrócenie jej może nie być możliwe, wybierając pozycję Cofnij.
-
Jeśli chcesz usunąć dane ukryte i informacje osobiste z dokumentów zapisanych w formacie Plik tekstowy OpenDocument (.odt), musisz uruchamiać Inspektor dokumentów przy każdym zapisaniu dokumentu w tym formacie.
-
Inspektor dokumentów może pomóc w znalezieniu i usunięciu danych ukrytych i informacji osobistych przechowywanych w Excel dokumentach przed udostępnieniem.
Uwaga: Dane ukryte i informacje osobiste można usunąć ze skoroszytów wysłanych do innych osób, ale jeśli skoroszyt Excel został zapisany jako skoroszyt udostępniony, nie można usuwać komentarzy, adnotacji, właściwości dokumentu ani informacji osobistych. Aby usunąć te informacje ze skoroszytu udostępnionego, najpierw skopiuj i wyłącz funkcję Skoroszyt udostępniony.
Co Inspektor dokumentów znajduje i usuwa w dokumentach programu Excel
W poniższej tabeli wymieniono typy danych ukrytych i informacji osobistych, które Inspektor dokumentów mogą znajdować i usuwać ze skoroszytów.
Ważne: Zdecydowanie zalecamy używanie Inspektor dokumentów w kopii oryginalnego skoroszytu, ponieważ przywrócenie danych, które Inspektor dokumentów usuwa, nie zawsze jest możliwe. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz Korzystanie z Inspektora dokumentów.
Aby szybko znaleźć i usunąć dane oraz informacje:
-
W Inspektorze dokumentów zaznacz lub wyczyść opcje (jak opisano poniżej), aby usunąć lub zapisać dokument.
-
Wybierz pozycję Inspekcja.
-
Przejrzyj wyniki inspekcji i wybierz pozycję Usuń wszystkie elementy, które chcesz usunąć.Korzystanie z Inspektora dokumentów.
Aby zapoznać się z zastrzeżeniami i informacjami na temat usuwania informacji, zobacz -
Wybierz pozycję Ponownie zainstaluj lub Zamknij.
Nie wszystkie informacje można usunąć, aby uzyskać więcej informacji, zobacz Informacje znajdyne przez Inspektora dokumentów, ale nie można ich usunąć.
Uwaga: Jeśli twoja organizacja dodała do Inspektor dokumentów niestandardowe moduły inspektorów, mogą zostać wyświetlone dodatkowe typy informacji.
Elementy skoroszytu: |
Inspektor dokumentów znajduje i usuwa: |
---|---|
Komentarze i adnotacje |
|
Właściwości dokumentu i informacje osobiste |
|
Nagłówki i stopki |
|
Ukryte wiersze i kolumny |
|
Ukryte arkusze |
Ukryte arkusze Uwaga: Jeśli ukryte arkusze w skoroszycie zawierają dane, ich usunięcie może zmienić wyniki obliczeń lub formuł w skoroszycie. Jeśli nie wiesz, jakie informacje znajdują się w ukrytych arkuszach, zamknij Inspektor dokumentów, odkryj ukryte arkusze, a następnie przejrzyj ich zawartość. |
Niestandardowe dane XML |
Niestandardowe dane XML, które mogą być przechowywane w skoroszycie |
Niewidoczna zawartość |
Obiekty, które nie są widoczne, ponieważ zostały sformatowane jako niewidoczne Uwaga: Inspektor dokumentów nie wykrywa obiektów, które są pokryte innymi obiektami. |
Znajdowanie i usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych
Inspektor dokumentów ułatwia znajdowanie i usuwanie danych ukrytych oraz informacji osobistych w Excel skoroszytach.
Ważne: Zdecydowanie zalecamy używanie Inspektor dokumentów w kopii oryginalnego skoroszytu, ponieważ przywrócenie danych, które Inspektor dokumentów usuwa, nie zawsze jest możliwe.
-
Otwórz skoroszyt, który chcesz sprawdzić pod kątem danych ukrytych i informacji osobistych.
-
Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako i wpisz inną nazwę w polu Nazwa pliku , aby zapisać kopię oryginalnego skoroszytu.
-
W kopii oryginalnego skoroszytu na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.
-
Wybierz pozycję Wyszukaj problemy, a następnie wybierz pozycję Przejrzyj dokument.
-
W polu Inspektor dokumentów zaznacz pola wyboru obok typów ukrytej zawartości, które mają zostać sprawdzone. Aby uzyskać więcej informacji na temat poszczególnych inspektorów, zobacz Co Inspektor dokumentów znajduje i usuwa w dokumentach programu Excel.
-
Wybierz pozycję Inspekcja.
-
Przejrzyj wyniki inspekcji w polu Inspektor dokumentów .
-
Wybierz pozycję Usuń wszystko obok wyników inspekcji dla typów ukrytej zawartości, które chcesz usunąć z dokumentu.
Ważne:
-
Jeśli usuniesz ukrytą zawartość ze skoroszytu, przywrócenie jej może nie być możliwe, wybierając pozycję Cofnij.
-
Usunięcie ukrytych wierszy, kolumn lub arkuszy zawierających dane może zmienić wyniki obliczeń lub formuł w skoroszycie. Jeśli nie wiesz, jakie informacje znajdują się w ukrytych wierszach, kolumnach lub arkuszach, zamknij Inspektor dokumentów, odkryj ukryte wiersze, kolumny lub arkusze, a następnie przejrzyj ich zawartość.
-
Inspektorów dla okien Komentarze i adnotacje, Właściwości dokumentu i informacje osobiste oraz Nagłówki i stopki nie można używać w skoroszycie zapisanym jako skoroszyt udostępniony (Recenzja > Udostępnij skoroszyt). Jest to spowodowane tym, że w skoroszytach udostępnionych informacje osobiste są używane w celu umożliwienia różnym osobom współpracy nad tym samym skoroszytem. Aby usunąć te informacje ze skoroszytu udostępnionego, należy go skopiować, a następnie anulować jego udostępnianie. Aby anulować udostępnianie skoroszytu, na karcie Recenzja wybierz pozycję Udostępnij skoroszyt i wyczyść pole wyboru Zezwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników.
-
Jeśli chcesz usunąć dane ukryte i informacje osobiste z arkuszy kalkulacyjnych zapisanych w formacie Arkusz kalkulacyjny OpenDocument (.ods), musisz uruchamiać Inspektor dokumentów za każdym razem, gdy zapiszesz arkusz kalkulacyjny w tym formacie.
-
Typy danych ukrytych i informacji osobistych w programie Excel
Oto niektóre elementy, które mogą być źródłem danych ukrytych i informacji osobistych w skoroszytach Excel:
-
Komentarze i adnotacje odręczne Skoroszyt może zawierać elementy, takie jak komentarze lub adnotacje odręczne, jeśli utworzono skoroszyt wspólnie z innymi osobami. Te informacje umożliwiają innym osobom wyświetlanie imion i nazwisk osób, które pracowały nad skoroszytem, komentarzy recenzentów oraz zmian wprowadzonych w skoroszycie.
-
Właściwości dokumentu i informacje osobiste Metadane lub właściwości dokumentu w Excel, podobnie jak w innych aplikacjach Microsoft 365, zawierają szczegóły, takie jak autor, temat i tytuł. Microsoft 365 automatycznie zachowuje imię i nazwisko osoby, która ostatnio zapisała skoroszyt, datę utworzenia dokumentu oraz lokalizację dokumentu. Mogą istnieć dodatkowe rodzaje informacji umożliwiających identyfikację osobistą, takie jak nagłówki wiadomości e-mail, informacje wysłane do przeglądu, poślizgi routingu, właściwości drukarki (na przykład ścieżka drukarki i bezpieczny kod dostępu do wydruku) oraz informacje o ścieżkach plików do publikowania stron sieci Web.
-
Nagłówki i stopki Skoroszyty mogą zawierać informacje w nagłówkach i stopkach.
-
Ukryte wiersze, kolumny i arkusze Skoroszyty mogą zawierać ukryte wiersze, kolumny oraz całe arkusze. W przypadku rozpowszechniania kopii skoroszytu zawierającego ukryte wiersze, kolumny lub arkusze inne osoby mogą je odkryć i wyświetlić zawarte w nich dane.
-
Właściwości serwera dokumentów Skoroszyty zapisane w lokalizacji na serwerze zarządzania dokumentami, takie jak witryna obszaru roboczego dokumentu lub biblioteka oparta na Windows SharePoint Services, mogą zawierać dodatkowe właściwości dokumentu lub informacje dotyczące lokalizacji serwera.
-
Niestandardowe dane XML Skoroszyty mogą zawierać niestandardowe dane XML, które są niewidoczne w samym dokumencie. Inspektor dokumentów może znaleźć i usunąć te dane XML.
-
Niewidoczna zawartość Skoroszyt może zawierać obiekty, które nie są widoczne, ponieważ zostały sformatowane jako niewidoczne.
-
Linki zewnętrzne Skoroszyty mogą zawierać linki do danych w innych skoroszytach (linki zewnętrzne). Nazwy skoroszytów zawierających te dane są następnie zapisywane razem ze skoroszytami, ale mogą być niewidoczne.
-
Osadzone pliki lub obiekty Skoroszyty mogą zawierać pliki osadzone (na przykład dokument platformy Microsoft 365 lub dokument tekstowy) lub obiekty osadzone (takie jak wykres lub równanie), które mogą zawierać niewidoczne dane.
-
Makra kodu VBA Skoroszyty mogą zawierać makra, moduły VBA, kontrolki COM lub ActiveX, formularze użytkownika lub funkcje zdefiniowane przez użytkownika, w których mogą znajdować się ukryte dane.
-
Elementy, które mogą mieć dane w pamięci podręcznej Skoroszyty mogą zawierać zbuforowane dane dla tabel przestawnych, wykresów przestawnych, fragmentatorów, osi czasu i formuł modułowych, które mogą być niewidoczne.
-
Ankiety programu Excel Skoroszyty mogą zawierać ukryte Excel Pytania ankiety, które zostały wprowadzone w Excel dla sieci Web i zapisane w skoroszycie, ale nie są widoczne w tym skoroszycie.
-
Scenariusze Menedżera scenariuszy Skoroszyty mogą zawierać scenariusze zdefiniowane przy użyciu Menedżera scenariuszy. Takie scenariusze mogą zawierać zbuforowane lub ukryte dane.
-
Filtry Skoroszyty mogą zawierać aktywne autofiltry lub filtry tabel, które mogą powodować zapisanie zbuforowanych lub ukrytych danych.
-
Ukryte nazwy Skoroszyty mogą zawierać ukryte nazwy, które mogą być źródłem ukrytych danych.
Informacje, które znajduje Inspektor dokumentów, ale których nie może usunąć
Inspektor dokumentów wykrywa następujące elementy, które mogą zawierać dane, które nie są widoczne w skoroszycie. Narzędzie nie może usunąć takich elementów automatycznie, ponieważ może to spowodować nieprawidłowe działanie skoroszytu. Można sprawdzić każdy znaleziony element i określić, czy ma zostać usunięty ręcznie lub zastąpiony elementem, który nie ma ukrytych danych, takim jak np. obraz statyczny.
Elementy skoroszytu: |
Inspektor dokumentów znajduje: |
---|---|
Linki zewnętrzne |
Linki do danych w innych skoroszytach. Nazwy arkuszy zawierających dane są zapisywane w skoroszycie, ale nie są widoczne. Linki zewnętrzne to także odwołania zewnętrzne używane w następujących elementach:
|
Osadzone pliki lub obiekty |
Pliki osadzone (na przykład dokument Microsoft 365 lub dokument tekstowy) lub obiekty osadzone (na przykład wykres lub równanie) zawierające dane, które nie są widoczne w skoroszycie. Poniżej przedstawiono przykłady niektórych typów obiektów:
|
Makra kodu VBA |
Elementy makr lub języka VBA, które mogą mieć ukryte dane w skoroszycie. Są to m.in.:
|
Funkcje analizy biznesowej zapisujące dane w pamięci podręcznej |
Funkcje analizy biznesowej, które mogą buforować niewidoczne dane zapisywane w skoroszycie. Inspektor dokumentów sprawdza następujące elementy, które mogą zawierać pamięć podręczną formuł PivotCache, SlicerCache lub Cube:
|
Ankiety programu Excel |
Excel Pytania ankietowe, które zostały utworzone w Excel dla sieci Web i zapisane razem ze skoroszytem, nie są widoczne w tym skoroszycie. |
Scenariusze Menedżera scenariuszy |
Scenariusze zdefiniowane za pomocą Menedżera scenariuszy, które mogą spowodować zapisanie w skoroszycie zbuforowanych lub ukrytych danych. |
Filtry |
Filtry, które mogą być przyczyną powstania zbuforowanych lub ukrytych danych w skoroszycie. Inspektor dokumentów sprawdza, czy autofiltry i filtry tabel są stosowane do danych. |
Ukryte nazwy |
Ukryte nazwy, które mogą być ukrytymi danymi w skoroszycie. |
Informacje ukryte w prezentacjach PowerPoint można znaleźć i usunąć za pomocą Inspektor dokumentów.
Porada: Jeśli chcesz tylko drukować bez komentarzy, na karcie Plik wybierz pozycję Drukuj, wybierz pozycję Drukuj wszystkie strony i wyczyść pole wyboru Drukuj adiustację.
Informacje znajdowane i usuwane przez Inspektora dokumentów
W poniższej tabeli wymieniono typy danych ukrytych i informacji osobistych, które Inspektor dokumentów mogą znaleźć i usunąć z prezentacji programu PowerPoint.
Ważne: Zdecydowanie zalecamy używanie Inspektor dokumentów na kopii oryginalnej prezentacji, ponieważ przywrócenie danych, które Inspektor dokumentów usuwa, nie zawsze jest możliwe. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz Korzystanie z Inspektora dokumentów.
Aby szybko znaleźć i usunąć dane oraz informacje:
-
W Inspektorze dokumentów zaznacz lub wyczyść opcje (jak opisano poniżej), aby usunąć lub zapisać dokument.
-
Wybierz pozycję Inspekcja.
-
Przejrzyj wyniki inspekcji i wybierz pozycję Usuń wszystkie elementy, które chcesz usunąć.Korzystanie z Inspektora dokumentów.
Aby zapoznać się z zastrzeżeniami i informacjami na temat usuwania informacji, zobacz -
Wybierz pozycję Ponownie zainstaluj lub Zamknij.
Nie wszystkie ukryte dane i informacje można usuwać za pomocą Inspektor dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Informacje znajdyne przez Inspektora dokumentów, ale nie można ich usunąć.
Jeśli twoja organizacja dostosowała Inspektor dokumentów, dodając moduły Inspektora, możesz sprawdzić, czy prezentacje nie zawierają dodatkowych typów informacji.
Nazwa inspektora |
Znajduje i usuwa |
---|---|
Komentarze i adnotacje |
|
Właściwości dokumentu i informacje osobiste |
|
Dane śledzenia poprawek |
Dane dotyczące tego, kto i kiedy edytował plik. Ta funkcja jest dostępna tylko dla subskrybentów platformy Microsoft 365, którzy dołączyli do niejawnego programu testów pakietu Office. Jeśli jesteś subskrybentem platformy Microsoft 365, upewnij się, że masz najnowszą wersję pakietu Office. |
Niewidoczna zawartość na slajdzie |
Obiekty, które nie są widoczne, ponieważ są sformatowane jako niewidoczne Ten inspektor nie wykrywa obiektów, które są pokryte innymi obiektami. |
zawartość Off-Slide |
|
Notatki dotyczące prezentacji |
Tekst dodany do sekcji Notatki prezentacji Inspektor dokumentów nie może usuwać obrazów dodanych do sekcji Notatki w prezentacji. |
Niestandardowe dane XML |
Niestandardowe dane XML, które mogą być przechowywane w prezentacji |
Znajdowanie i usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych
Ważne: Zdecydowanie zalecamy używanie Inspektor dokumentów na kopii oryginalnej prezentacji, ponieważ przywrócenie danych, które Inspektor dokumentów usuwa, nie zawsze jest możliwe.
-
Otwórz prezentację PowerPoint, którą chcesz sprawdzić pod kątem danych ukrytych i informacji osobistych.
-
Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako, a następnie wpisz nazwę w polu Nazwa pliku , aby zapisać kopię oryginalnej prezentacji.
-
W kopii oryginalnej prezentacji na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.
-
Wybierz pozycję Wyszukaj problemy i wybierz pozycję Przejrzyj dokument.
-
W oknie dialogowym Inspektor dokumentów zaznacz pola wyboru, aby wybrać typy ukrytej zawartości, które chcesz sprawdzić. Aby uzyskać więcej informacji na temat poszczególnych inspektorów, zobacz Usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych przez inspekcję dokumentów, prezentacji lub skoroszytów.
-
Wybierz pozycję Inspekcja.
-
Przejrzyj wyniki inspekcji w oknie dialogowym Inspektor dokumentów.
-
Wybierz pozycję Usuń wszystko obok wyników inspekcji dla typów ukrytej zawartości, które chcesz usunąć z dokumentu.
-
Jeśli usuniesz ukrytą zawartość z prezentacji, przywrócenie jej może nie być możliwe, wybierając pozycję Cofnij.
-
Jeśli chcesz usunąć dane ukryte i informacje osobiste z prezentacji zapisanych w formacie Prezentacja OpenDocument (odp), musisz uruchamiać Inspektor dokumentów za każdym razem, gdy zapiszesz prezentację w tym formacie.
-
Typy danych ukrytych i informacji osobistych
PowerPoint prezentacji można zapisać kilka typów danych ukrytych i informacji osobistych. Te informacje mogą nie być od razu widoczne, ale nadal można je pobrać z prezentacji.
Informacje ukryte mogą zawierać dane, które PowerPoint dodane, aby umożliwić współpracę nad tworzeniem prezentacji z innymi osobami. Mogą to być także dane, które użytkownik celowo zdefiniował jako ukryte.
PowerPoint prezentacje mogą zawierać następujące typy danych ukrytych i informacji osobistych:
-
Komentarze i adnotacje odręczne Jeśli tworzysz prezentację wspólnie z innymi osobami, prezentacja może zawierać takie elementy jak komentarze lub adnotacje odręczne. Te informacje umożliwiają innym osobom wyświetlanie wprowadzonych zmian i nazwisk osób, które pracowały nad prezentacją, oraz komentarzy recenzentów.
-
Dane śledzenia poprawek Podczas współpracy nad dokumentem udostępnionym przechowywanym w chmurze PowerPoint 2016 dla Microsoft 365 przechowuje dane dotyczące tego, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumencie.
-
Właściwości dokumentu i informacje osobiste Właściwości dokumentu, nazywane również metadane, zawierają szczegółowe informacje o prezentacji, takie jak autor, temat i tytuł. Właściwości dokumentu obejmują również informacje automatycznie zachowywane przez programy Microsoft 365, takie jak imię i nazwisko osoby, która ostatnio zapisała dokument, oraz datę utworzenia dokumentu. Jeśli użyto określonych funkcji, dokument może również zawierać dodatkowe rodzaje informacji umożliwiających identyfikację osobistą( PII), takich jak nagłówki wiadomości e-mail, informacje do przesunięcia do przeglądu, poślizgi routingu i informacje o ścieżkach plików do publikowania stron sieci Web.
-
Niewidoczna zawartość na slajdzie Prezentacja może zawierać obiekty, które nie są widoczne, ponieważ są sformatowane jako niewidoczne.
-
Zawartość poza slajdem PowerPoint prezentacje mogą zawierać obiekty, które nie są od razu widoczne, ponieważ zostały przeciągnięte poza slajd do obszaru poza slajdem. Ta zawartość poza slajdem może zawierać pola tekstowe, obiekty clipart, grafiki i tabele.
-
Notatki dotyczące prezentacji Sekcja Notatki prezentacji PowerPoint może zawierać tekst, którego nie chcesz udostępniać publicznie, szczególnie jeśli notatki zostały napisane wyłącznie na użytek osoby, która prowadzi prezentację.
-
Właściwości serwera dokumentów Jeśli prezentacja została zapisana w lokalizacji na serwerze zarządzania dokumentami, takiej jak witryna obszaru roboczego dokumentu lub biblioteka oparta na Windows SharePoint Services, prezentacja może zawierać dodatkowe właściwości dokumentu lub informacje związane z tą lokalizacją serwera.
-
Niestandardowe dane XML Prezentacje mogą zawierać niestandardowe dane XML, które nie są widoczne w samym dokumencie. Inspektor dokumentów może znaleźć i usunąć te dane XML.
Informacje, które znajduje Inspektor dokumentów, ale których nie może usunąć
Inspektor dokumentów wykrywa następujące elementy, które mogą zawierać dane, które nie są widoczne w prezentacji. Inspektor dokumentów nie można usunąć tych elementów, ponieważ może to spowodować, że prezentacja nie będzie działać poprawnie. Można sprawdzić każdy znaleziony element i określić, czy ma zostać usunięty ręcznie lub zastąpiony elementem, który nie ma ukrytych danych, takim jak np. obraz statyczny.
Elementy skoroszytu: |
Inspektor dokumentów znajduje: |
---|---|
Osadzone pliki lub obiekty |
Pliki osadzone (na przykład dokument Microsoft 365 lub dokument tekstowy) lub obiekty osadzone (na przykład wykres lub równanie) zawierające dane, które nie są widoczne w skoroszycie. Poniżej przedstawiono przykłady niektórych typów obiektów:
|
Makra lub kod języka VBA |
Elementy makr lub języka VBA, które mogą mieć ukryte dane w prezentacjach. Obejmują one:
|
Inspektor dokumentów i dane osobowe
Dane śledzenia poprawek wprowadzone w kompilacji 8403 PowerPoint 2016 dla niejawnych testerów Microsoft 365 przedstawiają ograniczenie Inspektor dokumentów. Na przykład Kelly i Linda współpracują nad prezentacją A w Microsoft 365. Dane śledzenia poprawek (czyli nazwy użytkowników i godziny, kiedy wprowadzili zmiany) są dodawane do prezentacji. Jeśli Mahomet następnie otworzy prezentację A we wcześniejszej wersji programu PowerPoint i uruchomi Inspektor dokumentów w pliku w celu usunięcia danych osobowych, Inspektor dokumentów w tej wersji PowerPoint nie będzie w stanie wykryć i usunąć danych śledzenia poprawek dodanych do prezentacji przez nowszą, Microsoft 365 wersję PowerPoint używaną przez Kelly i Lindę. Mohammed nie może usunąć danych śledzenia poprawek bez uaktualnienia do bieżącej wersji PowerPoint, a następnie uruchomienia Inspektor dokumentów
W Visio możesz usunąć informacje ukryte i osobiste przed udostępnieniem kopii dokumentu Visio innym osobom.
Ważne: Zdecydowanie zalecamy usunięcie informacji osobistych i ukrytych z kopii oryginalnego dokumentu, ponieważ przywrócenie usuniętych danych nie zawsze jest możliwe.
Informacje osobiste i ukryte można usunąć z następujących obszarów funkcji w Visio:
-
Komentarze wstawione na stronach dokumentu
-
Właściwości pliku (Autor, Menedżer i Firma)
-
Nazwy recenzentów, inicjały i adiustacja
-
Ścieżki plików wzornika
-
Ścieżka i nazwa pliku szablonu
Uwaga: Jeśli dokument jest dostępny dla innych osób na serwerze udostępnionym, przy każdym otwarciu dokumentu są wyświetlane informacje o nazwie użytkownika, który ma otwarty plik, oraz o nazwie komputera, na którym jest przechowywany plik. Aby chronić te informacje, upewnij się, że dostęp do wszystkich dokumentów udostępnionych mogą uzyskiwać tylko zaufani użytkownicy.
Aby znaleźć i usunąć informacje ukryte w prezentacjach Visio, wykonaj poniższe czynności.
-
Na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.
-
Wybierz pozycję Wyszukaj problemy i wybierz pozycję Usuń informacje osobiste.
-
Na karcie Informacje osobiste wybierz pozycję Usuń te elementy z dokumentu.
Porada: Zaznacz pole wyboru Ostrzegaj mnie, jeśli spróbuję ponownie włożyć te informacje , jeśli chcesz, aby przy każdej próbie ponownego wstawienia informacji osobistych było wyświetlane ostrzeżenie.
-
Aby usunąć potencjalnie poufne dane z zewnętrznych źródeł danych, wybierz pozycję Usuń dane ze źródeł zewnętrznych przechowywanych w dokumencie.
Uwaga: Zaznaczenie tego pola wyboru nie powoduje usunięcia danych połączonych z kształtem. Spowoduje to usunięcie źródła danych z diagramu, ale jeśli dane ze źródła danych są na diagramie, należy je usunąć ręcznie.