Ustawianie reguł dla korespondencji seryjnej

Załóżmy, że wysyłasz to samo zaproszenie na spotkanie kwartalne. W źródle danych nie są przechowywane daty spotkań, a Data spotkania jest wyświetlana więcej niż raz w zaproszeniu.

Umieszczając zakładki w dokumencie i dołączając pole ASK, możesz uruchomić te same scalanie dla każdego spotkania. Jedyną czynnością, jaką należy wpisać, jest data spotkania i wpisano ją raz.

1. W dokumencie korespondencji seryjnej naciśnij klawisze CTRL + F9, a następnie wpisz nazwę, aby utworzyć zakładkę. Powtórz tę czynność, używając tej samej nazwy w każdym miejscu, w którym chcesz, aby odpowiedź na pole ASK pojawiła się w dokumencie.

2. Umieść kursor w dowolnym miejscu dokumentu przed nowo utworzoną zakładką.

3. Na karcie Korespondencja przejdź do reguły> pytanie.

4. Wybierz właśnie utworzoną zakładkę (lub wpisz jej nazwę) i wprowadź w polu monitu komunikat z pytaniem, na przykład "Data zdarzenia ?".

5. Wybierz przycisk OK, a następnie ponownie przycisk OK .

6. Na końcu procesu po naciśnięciu przycisku zakończ & Scalwybierz pozycję Edytuj poszczególne dokumenty. Zostanie wyświetlony monit o odpowiedź dla każdego adresata. Ta odpowiedź zostanie wstawiona do określonych zakładek w dokumentach powstałych w wyniku scalania.

Więcej informacji: kody pól: pole ASK

Załóżmy, że wysyłasz to samo zaproszenie na spotkanie kwartalne. W źródle danych nie są przechowywane daty spotkań, a w zaproszeniu jest wyświetlana data spotkania.

Umieszczenie pola wypełniania w dokumencie umożliwia jednoczesne uruchomienie tego samego scalania dla każdego spotkania. Jedyna czynność, którą należy wpisać, to data spotkania.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć tekst wypełniania.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do apletu reguły> Wypełnij.

3. W oknie monitu wprowadź monit, na przykład "Data zdarzenia ?".

4. Wybierz przycisk OK, a następnie ponownie przycisk OK .

5. Na końcu procesu po naciśnięciu przycisku Zakończ & Scal wybierz pozycję Edytuj poszczególne dokumenty. Zostanie wyświetlony monit o odpowiedź dla każdego adresata. Ta odpowiedź zostanie wstawiona w polu FILLIN w dokumentach powstałych w wyniku scalania.

Więcej informacji: kody pól: pole Fill-in

Załóżmy, że wysyłasz korespondencję do listy uczestników konferencji, którzy podróżują zarówno w kraju, jak i w skali międzynarodowej. Pole kraju/regionu w źródle danych może być puste dla uczestników krajowych. Możesz użyć elementu jeżeli... Następnie... Inne... Reguła umożliwiająca spersonalizowanie wiadomości dla wszystkich adresatów. Na przykład adresaci, dla których pole kraju/regionu jest puste, może zobaczyć, że po przybyciu jest wyświetlany komunikat "podczas przybycia jest wyświetlana porada, a wszyscy inni adresaci widzą".

1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się znajdować tekst warunkowy.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do reguły>, Jeśli... Następnie... Inne.

3. Na liście Nazwa pola wybierz pole ze źródła danych, które określi tekst warunkowy.

4. Na liście porównanie wybierz sposób porównywania wartości danych.

5. W polu Porównaj z wprowadź wartość porównania (Pomiń to, jeśli wybrano opcję puste lub nie jest puste jako porównanie).

6. W polu Wstaw ten tekst wprowadź tekst, który będzie przenoszony do dokumentu po spełnieniu kryteriów porównania.

7. W przeciwnym razie wprowadź tekst, który będzie umieszczany w dokumencie, gdy nie zostaną spełnione kryteria porównania.

8. Wybierz przycisk OK.

Więcej informacji: pole kody pól: Jeżeli

Załóżmy, że chcemy, aby korespondencja pokazała każdemu adresatowi swoją pozycję w waitlist. Listę adresatów należy posortować w kolejności chronologicznej, a następnie użyć reguły scalania # Rule w celu wyświetlenia ponumerowanej pozycji adresata na liście.

Numer rekordu odzwierciedla sortowanie lub filtrowanie zastosowane do źródła danych przed scaleniem.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić numer rekordu.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do reguły> Scal rekord #.

Więcej informacji: kody pól: pole MERGEREC

Załóżmy, że korespondencja ma pokazywać każdemu adresatowi łączną liczbę osób, które zarejestrowały się w celu uzyskania zdarzenia. Reguła scalania # daje w wyniku liczbę rekordów w scalonym dokumencie.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić numer rekordu.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do reguły> Scal sekwencję #.

Więcej informacji: kody pól: pole MERGESEQ

Załóżmy, że używasz funkcji korespondencji seryjnej, aby wydrukować listę kontaktów na jednym arkuszu papieru. Użyj następnej reguły nagrywania, aby wskazać, że program Word będzie przechodzić do następnego rekordu bez rozpoczynania nowej strony.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić dane z następnego rekordu.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do pozycji reguły> następnego rekordu.

3. Wstawianie pola korespondencji seryjnej dla danych, które
   mają być następne Na przykład lista nazw firm może wyglądać następująco:

   «Company_Name»
   «Następny rekord» «Company_Name»
   «Następny rekord» «Company_Name»

Więcej informacji: kody pól: następne pole

Załóżmy, że chcemy, aby w jednym arkuszu papieru i uczestników podróży międzynarodowych umieścić listę uczestników konferencji na rynku krajowym. Pole kraju/regionu w źródle danych może być puste dla Travelers krajowego. Możesz użyć reguły następny rekord, jeśli program Word nie będzie rozpoczynał nowej strony, dopóki nie zostanie osiągnięty adresat, którego pole kraju/regionu nie jest puste. Aby to osiągnąć, należy najpierw posortować źródło danych według kraju/regionu.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić dane z następnego rekordu.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do pozycji reguły> następnego rekordu.

3. Na liście Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, na przykład miasto.

4. Na liście porównanie wybierz sposób porównywania wartości danych. Aby na przykład wyodrębnić adresatów z określonego miasta, wybierz operator Równe.

5. W polu Porównaj z wprowadź wartość, której chcesz użyć. Aby na przykład wysunąć adresatów z Warszawy, wpisz tekst Tokio (Pomiń, jeśli wybrano opcję pusty lub nie jest pusty jako porównanie).

Więcej informacji: kody pól: Pole NEXTIF

Załóżmy, że przygotowujesz zaproszenia do konferencji, w której nie został jeszcze sfinalizowany głośnik prezentację. Symbole zastępcze dla nazwiska prelegenta można pozostawić w całym dokumencie, a także dodać regułę zakładki, w której imię i nazwisko prelegenta ma być wyświetlane we wszystkich symbolach zastępczych.

Symbole zastępcze są polami ref; Reguła ustawiania zakładki powoduje wstawienie pola, które nie jest wyświetlane w dokumencie (chyba że użytkownik naciśnie klawisze ALT + F9 w celu wyświetlenia kodów pól).

1. Umieść kursor w dowolnym miejscu w dokumencie.

2. Na karcie Korespondencja przejdź do reguły> Ustaw zakładkę, a następnie wpisz nazwę, a następnie wybierz przycisk OK.

3. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić tekst zakładki.

4. Na karcie Wstawianie przejdź do pola> Szybkie części i wybierz pozycję ref.

5. Wybierz nazwę zakładki, która właśnie została utworzona, a następnie wybierz przycisk OK.

6. Wstaw pole ref w dowolnym miejscu, w którym ma się znajdować tekst zakładki.

7. Przed uruchomieniem korespondencji seryjnej kliknij prawym przyciskiem myszy pole Set, wybierz polecenie Edytuj pole, a następnie wprowadź odpowiedni tekst w polu tekstowym .

8. Wybierz przycisk OK.

Więcej informacji: kody pól: pole Set 

Załóżmy, że posiadasz sklep odzieżowy i że masz nadstanową część konkretnej koszuli T, ale nie w najbardziej popularnym rozmiarze. Gdy wszystko będzie gotowe do wysłania ulotki sprzedaży, użytkownik ma możliwość wykluczania klientów, którzy nie mają pewnego rozmiaru. Użyj reguły Pomiń rekord, aby porównać zawartość danych o rozmiarze klientów z rozmiarem, który ma zostać wykluczony.

1. Na karcie Korespondencja przejdź do reguły ,> Pomiń rekord, jeśli.

2. Na liście Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, na przykład rozmiar.

3. Na liście porównanie wybierz sposób porównywania wartości danych. Na przykład w celu wyróżnienia klientów, którzy mają określoną wielkość, wybierz pozycję równe.

4. W polu Porównaj z wprowadź wartość, której chcesz użyć. Na przykład w celu wyróżnienia klientów, którzy używają rozmiaru Extra-Sall, wybierz pozycję XS (Pomiń, jeśli wybrano opcję pusty lub nie jest pusty jako porównanie).

Więcej informacji: kody pól: pole SKIPIF