Formuła dotycząca udanych witryn i zadowolonych użytkowników jest dobrą planowaną i zrównoważoną sposobem zarządzania witryną i użytkownikami. Poniżej przedstawiono kilka najważniejszych zadań i pojęć, których można używać do planowania witryn i zarządzania użytkownikami w organizacji.
Informacje o zbiorach witryn
Jeśli jesteś nowym użytkownikiem programu SharePoint lub korzystasz z wielu wersji, nowoczesne środowisko programu SharePoint zapewnia większą elastyczność, ułatwia nawigację i wszystkie witryny są przyjazne dla urządzeń przenośnych. Zalecamy tworzenie zbiorów witryn dla każdego obciążenia w organizacji. Nowoczesne środowisko programu SharePoint ułatwia nawigację i konserwację, ponieważ każda witryna jest teraz zbiorem witryn. Dowiedz się więcej na temat nowoczesnego środowiska programu SharePoint oraz korzyści płynących z korzystania z witryn centrum. Zalecamy tworzenie zbiorów witryn dla każdego obciążenia, a następnie kojarzenie ich ze wszystkimi w witrynie centrum. Zapewnia to większą elastyczność i ułatwia zmienianie potrzeb organizacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz co to jest witryna centrum programu SharePoint?.
Administrator programu SharePoint deleguje zarządzanie zbiorami witryn do różnych osób w organizacji. Model uprawnień programu SharePoint ułatwia przypisywanie uprawnień do różnych ról, takich jak administrator zbioru witryn, właściciel witryny i inne role. Zobacz Zarządzanie administratorami zbioru witryn , aby dowiedzieć się, jak dodawać i usuwać administratorów zbioru witryn.
Administrator zbioru witryn ma poziom uprawnień pełna kontrola w zbiorze witryn. Oznacza to, że możesz dodawać lub usuwać witryny oraz zmieniać ustawienia dowolnej witryny w zbiorze witryn. Ponadto możesz wyświetlać, dodawać, usuwać lub zmieniać całą zawartość w tych witrynach. Administrator zbioru witryn może wyznaczyć administratora pomocniczego zbioru witryn. Jako administrator zbioru witryn możesz dodać innego administratora zbioru witryn lub zmienić administratora zbioru witryn, korzystając ze strony Ustawienia. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego zadania, zobacz Zarządzanie administratorami zbioru witryn.
Tradycyjny zbiór witryn to grupa witryn programu SharePoint o tym samym właścicielu i udostępnianie ustawień administracyjnych, takich jak uprawnienia. Podwitryny dziedziczą nawigację, uprawnienia i projekt witryny w zbiorze witryn. w przypadku każdej zmiany członków i projektów witryny należy również zmienić witryny.
Wybieranie witryn dla każdego obciążenia
Ważne jest zaplanowanie typu zbioru witryn programu SharePoint potrzebnego do obsługi obciążeń. Aby ułatwić użytkownikom nawigację i znajdowanie potrzebnych użytkowników. W tej sekcji podano szczegóły dotyczące dostępnych witryn programu SharePoint, które są dostępne, a także informacje o nawigacji po tych witrynach. Dobrym artykułem na temat planowania nawigacji jest Planowanie nawigacji w nowoczesnej pracy programu SharePoint.
Witrynę centrum programu SharePoint można traktować jako szkielet lub fundament, który ułatwia organizowanie różnych witryn zespołów i grupowych. Podczas tworzenia zbiorów witryn dla każdego obciążenia w organizacji Witryna centrum łączy te zbiory witryn w sposób logiczny ułatwiający znajdowanie i zarządzanie. Następnie można przenosić i zarządzać zbiorami witryn między witrynami centralnymi w każdej chwili. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz planowanie witryn centrum programu SharePoint.
Witryna zespołuprogramu SharePoint i wszystkie strony, które utworzysz w obszarze, są dostępne tylko dla użytkowników, których zapraszasz, przez nadanie im uprawnień do witryny. Witrynę zespołu można również połączyć z grupą Microsoft 365. Dzięki witrynie zespołu, organizacji, zespołowi lub grupie można łączyć się ze sobą i współpracować nad dokumentami i innymi plikami, publikować ogłoszenia, planować spotkania, obsługiwać zadania, śledzić problemy lub czynności do wykonania oraz przechowywać informacje na listach. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz co to jest witryna zespołu programu SharePoint?
Witryna do komunikacji programu SharePoint umożliwia udostępnianie informacji, takich jak wiadomości, raporty i statusy innym osobom. Witryna komunikacyjna zwykle ma kilku współautorów, ale wielu członków.
Zarządzanie
Zarządzanie jest zestawem zasad, ról, obowiązków i procesów, które są przewodnikiem, bezpośrednimi i sterują sposobem współpracy działów biznesowych organizacji i zespołów technicznych w celu osiągnięcia celów biznesowych. W odniesieniu do zbioru witryn SharePoint plan zarządzania może być przewodnikiem ułatwiającym Planowanie ról, obowiązków i zasad niezbędnych do obsługi zbioru witryn. Dotyczy to w szczególności następujących kwestii:
-
Architektura informacji, w tym stron sieci Web, dokumentów, list i danych
-
Działania związane z obsługą, w tym zarządzanie kontami użytkowników
-
Zasady dotyczące znakowania i dostosowywania
-
Szkolenia
Ważne jest przygotowanie planu zarządzania dla organizacji. Przez uczestnictwo w opracowywaniu planu zarządzania można pomóc w zidentyfikowaniu obszarów odpowiedzialności dla zespołów biznesowych i technicznych, definiując podmioty odpowiedzialne za poszczególne obszary systemu. Aby uzyskać więcej informacji na temat opracowywania planu zarządzania, zobacz Omówienie: najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania sposobem korzystania z witryny zespołu przez użytkowników.
Uwaga: Do zarządzania użytkownikami może być konieczne współpracowanie się z administratorem SharePoint. Na przykład administrator SharePoint zarządza profilami użytkowników.
Konta użytkowników w Microsoft 365
Administrator globalny doda nowych użytkowników do Microsoft 365 przy użyciu Centrum administracyjnego usługi Microsoft 365, czyli portalu do zarządzania użytkownikami i konfigurowania usług. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Użytkownicy i role. Podczas dodawania nowego użytkownika administrator globalny:
-
Określa, czy ten użytkownik może również uzyskiwać dostęp do centrum administracyjnego.
-
ustawia lokalizację geograficzną użytkownika;
-
wybiera typ licencji użytkownika;
-
tworzy nazwę i hasło użytkownika.
Użytkownicy witryny zespołu
Możesz dodać użytkowników do witryny zespołu i dostosować uprawnienia dla użytkowników. W obszarze Ustawieniamożna znaleźć poziomy uprawnień i członkostwo w grupach programu SharePoint. Jednak Microsoft 365 teraz utworzy grupę zabezpieczeń o nazwie wszyscy oprócz użytkowników zewnętrznych , którzy znajdują się w katalogu Microsoft 365 (z wyjątkiem osób zewnętrznych z organizacją i które są zapraszane za pośrednictwem funkcji udostępniania zewnętrznego). Ta grupa zabezpieczeń automatycznie otrzymuje dostęp jako członek w SharePoint. Oznacza to, że użytkownicy dodaniu do katalogu Microsoft 365 mogą edytować witryny, listy i biblioteki domyślnie.
Poziomy uprawnień i członkostwo w grupach
Poziomy uprawnień to kolekcje praw SharePoint, które umożliwiają użytkownikom wykonywanie zestawu powiązanych zadań. Na przykład poziom uprawnień Odczyt obejmuje (między innymi) uprawnienia Wyświetlanie elementów, Otwieranie elementów, Wyświetlanie stron i Wyświetlanie wersji, z których wszystkie są wymagane do przeglądania stron, dokumentów i elementów w witrynie programu SharePoint. Uprawnienia mogą być zawarte w więcej niż jednym poziomie uprawnień. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie strategiidotyczącej uprawnień.
Nie zalecamy przypisywania poziomów uprawnień bezpośrednio poszczególnym użytkownikom, ponieważ może to utrudnić śledzenie osób mających dostęp do witryn i zarządzanie nimi. Czasami konieczne jest, ale należy zachować minimum, aby uniknąć złożoności. Zamiast tego możesz przypisać uprawnienia do grup, a następnie przypisać poszczególnych użytkowników do odpowiednich grup. Grupa to zestaw użytkowników zdefiniowanych na poziomie zbioru witryn, ułatwiających zarządzanie uprawnieniami. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz domyślne grupy programu SharePoint i Dostosowywanie uprawnień do witryny. Każda grupa ma przypisany domyślny poziom uprawnień. Na przykład niektóre z podstawowych domyślnych grup programu SharePoint zawierają następujące poziomy uprawnień:
|
Grupa |
Poziom uprawnień |
|---|---|
|
Właściciele |
Pełna kontrola |
|
Odwiedzający witrynę |
Odczyt |
|
Członkowie |
Współtworzenie |
Każda osoba dysponująca uprawnieniem Pełna kontrola może tworzyć grupy niestandardowe.
W przypadku przypisywania poziomów uprawnień do grup programu SharePoint na poziomie zbioru witryn domyślnie wszystkie witryny i zawartość witryny dziedziczą te poziomy uprawnień. To domyślne zachowanie nosi nazwę dziedziczenia uprawnień. Możesz określić, czy uprawnienia unikatowe mają być ustawiane podczas tworzenia podwitryny, czy też mają być przerywane dziedziczenie uprawnień w witrynie, liście lub bibliotece albo elemencie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz co to jest dziedziczenie uprawnień?
Ponieważ poziom uprawnień użytkownika decyduje o tym, co może on zobaczyć i uzyskać dostęp do witryny, należy rozważyć jego członkostwo w grupie. Na przykład użytkownik odpowiedzialny za tworzenie i dostosowywanie witryn musi być co najmniej członkiem grupy Projektanci. Z drugiej strony użytkownik wymagający tylko do odczytu i pobierania zawartości i może być potrzebny tylko członkowi grupy odwiedzający witrynę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.
Administrator zbioru witryn może potrzebowaćSharePoint, zarządzania funkcjami w zbiorze witryn i poziomach witryny. Zadania te mogą obejmować aktywowanie i dezaktywowanie funkcji zgodnie z planem zarządzania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Włączanie lub wyłączanie funkcji zbioru witryn. Zobacz też Zarządzanie Koszem zbioru witryn programu SharePoint.
