Udostępnianie w programie Outlook zależy od tego, co chcesz udostępnić, oraz od typu dostępu, którym chcesz udzielić osobom, którym udostępniasz zawartość.
Możesz na przykład udostępnić jedną skrzynkę pocztową kilku osobom, w których cała poczta przychodząca i wychodząca pochodzi z tej skrzynki pocztowej. Możesz też udostępnić jeden lub więcej folderów albo całą skrzynkę pocztową innym osobom. Możesz nawet zezwolić innym osobom na zarządzanie Twoim kalendarzem lub skrzynką pocztową.
Jeśli udzielisz innej osobie uprawnień do zarządzania Twoją skrzynką pocztową, udzielasz jej uprawnień pełnomocnika. Wykracza to poza uprawnienia edycji i umożliwia innym osobom wysyłanie wiadomości e-mail lub elementów kalendarza lub odpowiadanie na nie w Twoim imieniu. W szczególnych przypadkach możesz nawet zezwolić na pełne zarządzanie skrzynką pocztową i kalendarzem, w którym pełnomocnik ma uprawnienia do działania tak jak Ty podczas tworzenia wiadomości lub zdarzeń lub odpowiadania na nie. Aby dowiedzieć się więcej o pełnomocnikach, zobacz Informacje o pełnomocnikach: zezwalanie innej osobie na zarządzanie pocztą i kalendarzem w programie Outlook.
To, czy i jak możesz uzyskać dostęp do tych różnych opcji udostępniania w programie Outlook, zależy również od typu używanego konta. Na przykład niektóre opcje udostępniania są ograniczone do kont służbowych używanych w organizacji. Inne opcje, takie jak udostępnianie kalendarza, mają szerszy dostęp i można to zrobić za pomocą konta osobistego, takiego jak konto Outlook.com lub Hotmail.com.
: Aby dowiedzieć się więcej o kontach, zobacz Jaka jest różnica między kontem Microsoft a kontem służbowym?
Różne sposoby udostępniania w programie Outlook
W poniższej tabeli opisano różne sposoby udostępniania w programie Outlook, typ wymaganego konta oraz informacje o tym, czy do skonfigurowania tej funkcji jest potrzebny administrator IT twojej organizacji.
|
Typ udostępniania |
Opis |
Przykładowe scenariusze |
Typ konta |
Wymaga konfiguracji administratora IT |
|
Udostępniona skrzynka pocztowa |
Udostępniona skrzynka pocztowa zapewnia grupie lub indywidualnemu dostęp do całej skrzynki pocztowej. Dotyczy to również zawartości skrzynek pocztowych, takich jak foldery, kalendarze i kontakty. Gdy osoba w grupie odpowie na wiadomość wysłaną do udostępnionej skrzynki pocztowej, wiadomość e-mail wydaje się pochodzić z udostępnionego adresu, a nie od pojedynczego użytkownika. Uprawnienia w udostępnionych skrzynkach pocztowych mogą się różnić w zależności od członków. |
Zespół obsługi klienta chce mieć jedną skrzynkę pocztową, w której wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail trafiają do info@contoso.com. Każdy członek zespołu obsługi klienta mający dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej może odbierać wiadomości i odpowiadać na nie. Odpowiedzi są zawsze wysyłane z info@contoso.com niezależnie od tego, kto z grupy odpowie na wiadomość. |
Konta służbowe |
Tak, wymaga konfiguracji administratora.Administrator przypisze uprawnienia wszystkim użytkownikom, którzy potrzebują dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej. |
|
Kalendarze udostępnione |
Kalendarze udostępnione są ograniczone do folderu kalendarza w skrzynce pocztowej. Możesz udostępnić kalendarz jednej osobie lub wielu osobom. Uprawnienia mogą się różnić między osobami, którym udostępniasz kalendarz, a także zależy od konta używanego do udostępniania kalendarza. Niektóre aspekty udostępniania kalendarzy są ograniczone tylko do kont służbowych. |
Możesz zechcieć udostępnić kalendarze harmonogramom, administratorom wykonawczym, współpracownikom, znajomym, rodzinie lub innym zaufanym osobom. |
Konta służbowe lub szkolne i osobiste |
Konfiguracja administratora nie jest wymagana. W większości przypadków możesz wybrać kalendarz, który chcesz udostępnić, i przypisać uprawnienia z poziomu programu Outlook. Jeśli korzystasz z konta służbowego, możesz nadać uprawnienia pełnomocnika, które umożliwiają pełnomocnikowi wysyłanie zaproszeń na spotkania i odpowiadanie na nie w Twoim imieniu. |
|
Foldery udostępnione |
Wybierz, aby udostępnić jeden lub więcej folderów w skrzynce pocztowej innym osobom w organizacji. Możesz ustawić poziom dostępu do każdej osoby, której udostępniasz, udzielając uprawnień tylko do wyświetlania, edytowania lub delegowania.Istnieją dwa typy uprawnień delegowania. Możesz wybrać opcję wysyłania wiadomości przez inne osoby w Twoim imieniu lub wysyłania ich jako Ciebie. |
Scenariusz 1. Chcesz udostępnić folder z uprawnieniami tylko do wyświetlania. Na przykład zarządzasz projektem i chcesz dać komuś z zespołu dostęp do wszystkich wiadomości e-mail w tym folderze. Możesz zezwolić tej osobie na odpowiadanie na wiadomości, ale może ona odpowiadać tylko jako ona sama, a nie w Twoim imieniu.Scenariusz 2. Kierownik przypisuje swojej asystentowi uprawnienia pełnomocnika, dzięki czemu asystent może monitorować wiadomości e-mail i odpowiadać na nie w jego imieniu. Lub chce, aby asystent miał pełne zarządzanie skrzynką pocztową i nadaj mu uprawnienia Wyślij jako. W obu przypadkach kierownik może zdecydować się na udostępnienie całej skrzynki pocztowej (w tym kalendarza) lub udostępnienie tylko wybranych folderów. |
Konta służbowe |
W zależności od sposobu uzyskiwania dostępu przez inne osoby może być wymagana konfiguracja administratora. Foldery można udostępniać innym osobom w organizacji. Obejmuje to dodanie osoby jako pełnomocnika i przyznanie jej uprawnień Wyślij w imieniu . Jednak aby udzielić komuś uprawnień Wyślij jako uprawnienia, musisz skontaktować się z administratorem IT odpowiedzialnym za zarządzanie programem Outlook w organizacji, aby skonfigurować tę funkcję dla Ciebie. |
Chcesz rozpocząć udostępnianie?
Wybierz artykuł poniżej, aby dowiedzieć się, jak rozpocząć udostępnianie.
