In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de gegevens kunt tellen die door een query worden geretourneerd in Access. In een formulier of rapport kunt u bijvoorbeeld het aantal items in een of meer tabelvelden of besturingselementen tellen. U kunt ook gemiddelde waarden berekenen en zoeken naar de kleinste, grootste, eerste en laatste waarden. Daarnaast biedt Access een functie met de naam Totaalrij waarmee u gegevens in een gegevensblad kunt tellen zonder dat u het ontwerp van uw query hoeft te wijzigen.
Wat wilt u doen?
Methoden voor het tellen van gegevens
U kunt het aantal items in een veld (een kolom met waarden) tellen met behulp van de functie Aantal. De functie Aantal maakt deel uit van een reeks functies, ook wel statistische functies genoemd. U gebruikt statistische functies om een berekening uit te voeren op een kolom met gegevens, waarna er één waarde wordt geretourneerd. Naast Aantal bevat Access verschillende statistische functies, zoals:
-
Som, om een kolom met getallen op te tellen.
-
Gemiddelde, om het gemiddelde van een kolom met getallen te berekenen.
-
Maximum, om de hoogste waarde in een veld te zoeken.
-
Minimum, om de laagste waarde in een veld te zoeken.
-
Standaarddeviatie, om te meten hoe ver waarden verspreid liggen ten opzichte van een gemiddelde waarde.
-
Variantie, om de statistische variantie van alle waarden in de kolom te meten.
Access biedt twee manieren om Count en andere statistische functies toe te voegen aan een query. U kunt:
-
Uw query in een gegevensbladweergave openen en een totaalrij toevoegen. Met de totaalrij kunt u een statistische functie gebruiken in een of meer kolommen van een queryresultatenset zonder dat u het ontwerp van de query hoeft te wijzigen.
-
Maak een totalenquery. Een totalenquery berekent subtotalen in groepen records. Als u bijvoorbeeld alle verkopen wilt subtotalen per plaats of per kwartaal, gebruikt u een totalenquery om uw records te groeperen op de gewenste categorie en vervolgens de verkoopcijfers op te tellen. Een totaalrij berekent daarentegen eindtotalen voor een of meer kolommen (velden) met gegevens.
Opmerking: Verderop in dit document ligt de nadruk op het gebruik van de functie Som, maar u kunt ook andere statistische functies gebruiken in uw totaalrijen en query's. Zie de sectie Referentietabel statistische functies verderop in dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de andere statistische functies.
Zie het artikel Kolomtotalen in een gegevensblad weergeven voor meer informatie over manieren waarop u de andere statistische functies kunt gebruiken.
In de stappen in de volgende secties wordt uitgelegd hoe u een totaalrij kunt toevoegen en hoe u een totalenquery kunt gebruiken voor het tellen van gegevens. Denk eraan dat de functie Aantal voor meer gegevenstypen kan worden gebruikt dan de andere statistische functies. U kunt de functie Aantal bijvoorbeeld uitvoeren op alle typen velden, behalve velden met complexe, herhalende scalaire gegevens, zoals een veld dat lijsten met meerdere waarden bevat.
Veel statistische functies kunnen daarentegen alleen worden gebruikt voor gegevens in velden die zijn ingesteld op een specifiek gegevenstype. De functie Som werkt bijvoorbeeld alleen met velden die zijn ingesteld op het gegevenstype Getal, Decimaal of Valuta. Zie Referentietabel Statistische functies verderop in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen die voor elke functie zijn vereist.
Zie het artikel Het gegevenstype voor een veld instellen of wijzigen voor algemene informatie over gegevenstypen.
Gegevens tellen met behulp van een totaalrij
U kunt een totaalrij toevoegen aan een query door de query te openen in de gegevensbladweergave, de rij toe te voegen en vervolgens de functie Som of een andere statistische functie, zoals Som, Minimum of Maximum of Gemiddelde te selecteren. In de stappen in deze sectie wordt uitgelegd hoe u een eenvoudige selectiequery kunt maken en daaraan een totaalrij kunt toevoegen.
Een eenvoudige selectiequery maken
-
Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
-
Dubbelklik op de tabel of tabellen die u in uw query wilt gebruiken en klik vervolgens op Sluiten.
De geselecteerde tabel of tabellen worden weergegeven als vensters in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's. In deze afbeelding ziet u een veelvoorkomende tabel in de ontwerpfunctie voor query's:
-
Dubbelklik op de tabelvelden die u wilt gebruiken in de query.
U kunt velden opnemen die beschrijvende gegevens bevatten, zoals namen en beschrijvingen, maar u moet het veld met de waarden die u wilt tellen, opnemen.
Elk veld wordt weergegeven in een kolom in het queryontwerpraster.
-
Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.
De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.
-
U kunt desgewenst teruggaan naar de ontwerpweergave om de query aan te passen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het documenttabblad van de query en klik op Ontwerpweergave. Vervolgens kunt u de query op de gewenste manier aanpassen door tabelvelden toe te voegen of te verwijderen. Als u een veld wilt verwijderen, selecteert u de kolom in het ontwerpraster en drukt u op Delete.
-
Sla de query desgewenst op.
Een totaalrij toevoegen
-
Open de query in de gegevensbladweergave. Klik met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor de query en klik op Gegevensbladweergave.
-of-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de query. Hierdoor wordt de query uitgevoerd en worden de resultaten in een gegevensblad geladen.
-
Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Totalen.
Er wordt een nieuwe totaalrij weergegeven onder de laatste rij met gegevens in het gegevensblad.
-
Klik in de rij Totaal op het veld dat u wilt optellen en selecteer Aantal in de lijst.
Een totaalrij verbergen
-
Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Totalen.
Zie het artikel Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad voor meer informatie over het gebruik van een totaalrij.
Gegevens tellen met behulp van een totalenquery
U kunt gegevens tellen met behulp van een totalenquery in plaats van een totaalrij wanneer u bepaalde of alle records wilt tellen die zijn geretourneerd door een query. U kunt bijvoorbeeld het aantal verkooptransacties of het aantal transacties in één plaats tellen.
Normaal gesproken gebruikt u een totalenquery in plaats van een totaalrij wanneer u de resulterende waarde nodig hebt in een ander gedeelte van uw database, zoals een rapport.
Alle records in een query tellen
-
Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
-
Dubbelklik op de tabel die u in de query wilt gebruiken en klik vervolgens op Sluiten.
De tabel wordt weergegeven in een venster in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's.
-
Dubbelklik op de velden die u wilt gebruiken in de query en zorg ervoor dat u het veld dat u wilt tellen, toevoegt. U kunt velden van de meeste gegevenstypen tellen, met uitzondering van velden die complexe, herhalende scalaire gegevens bevatten, zoals een veld met lijsten met meerdere waarden.
-
Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.
De rij Totaal wordt weergegeven in het ontwerpraster en Groeperen op wordt weergegeven in de rij voor elk veld in de query.
-
Klik in de rij Totaal op het veld dat u wilt tellen en selecteer Aantal in de resulterende lijst.
-
Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.
De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.
-
Sla de query desgewenst op.
Records in een groep of categorie tellen
-
Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
-
Dubbelklik op de tabel of tabellen die u in uw query wilt gebruiken en klik vervolgens op Sluiten.
De tabel of tabellen worden weergegeven in een venster in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's.
-
Dubbelklik op het veld met de categoriegegevens en het veld met de waarden die u wilt tellen. De query kan geen andere beschrijvende velden bevatten.
-
Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.
De rij Totaal wordt weergegeven in het ontwerpraster en Groeperen op wordt weergegeven in de rij voor elk veld in de query.
-
Klik in de rij Totaal op het veld dat u wilt tellen en selecteer Aantal in de resulterende lijst.
-
Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.
De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.
-
Sla de query desgewenst op.
Referentietabel Statistische functies
De volgende tabel bevat de namen en omschrijvingen van de statistische functies die in Access beschikbaar zijn voor gebruik in de totaalrij en in query's. Access bevat meer statistische functies voor query's dan voor de totaalrij.
|
Functie |
Beschrijving |
Te gebruiken met gegevenstype(n) |
|---|---|---|
|
Som |
Telt de items in een kolom op. Werkt alleen voor numerieke en valutagegevens. |
Getal, Decimaal, Valuta |
|
Gemiddelde |
Berekent de gemiddelde waarde van een kolom. De kolom moet gegevens van het type Numeriek, Valuta of Datum/tijd bevatten. De functie negeert null-waarden. |
Getal, Decimaal, Valuta, Datum/tijd |
|
Aantal |
Telt het aantal items in een kolom. |
Alle gegevenstypen, behalve complexe, herhalende scalaire gegevens, zoals een kolom met lijsten met meerdere waarden. Zie het artikel Een veld met meerdere waarden maken of verwijderen voor meer informatie over lijsten met meerdere waarden. |
|
Maximum |
Geeft het item met de hoogste waarde als resultaat. Voor tekstgegevens is de hoogste waarde de laatste alfabetische waarde, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De functie negeert null-waarden. |
Getal, Decimaal, Valuta, Datum/tijd |
|
Minimum |
Geeft het item met de laagste waarde als resultaat. Voor tekstgegevens is de laagste waarde de eerste alfabetische waarde, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De functie negeert null-waarden. |
Getal, Decimaal, Valuta, Datum/tijd |
|
Standaarddeviatie |
Meet hoe ver de waarden verspreid liggen ten opzichte van een gemiddelde waarde. Zie het artikel Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad voor meer informatie over het gebruik van deze functie. |
Getal, Decimaal, Valuta |
|
Variantie |
Meet de statistische variantie van alle waarden in de kolom. Deze functie kunt u alleen op numerieke gegevens en valuta toepassen. Als de tabel minder dan twee rijen bevat, wordt een null-waarde als resultaat gegeven. Zie het artikel Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad voor meer informatie over variantiefuncties. |
Getal, Decimaal, Valuta |
