Een onlinearchief, ook wel een archiefpostvak genoemd, is een plek waar u oude e-mailberichten kunt opslaan, zodat ze geen ruimte in uw primaire postvak innemen. Uw IT- of Microsoft 365-beheerder maakt een archiefpostvak voor u.
Opmerking: Om uw archiefpostvak te laten werken met Outlook voor Mac, moeten uw archief en uw primaire postvakken allebei op een Exchange-server (on-premises) of op Exchange Online in Microsoft 365 (in de cloud) staan. Als uw primaire postvak bijvoorbeeld op een Exchange-server staat en uw archiefaccount op Exchange Online in Microsoft 365, kunt u het onlinearchief niet gebruiken. Neem contact op met uw IT- of Microsoft 365-beheerder om ze op dezelfde locatie te zetten.
Aanbevolen procedures voor het verplaatsen van uw e-mailberichten naar het archief
Hoewel u afzonderlijke berichten één voor één kunt verplaatsen van Outlook voor Mac naar uw archiefpostvak (u kunt niet meerdere items in één keer verplaatsen of kopiëren), is het efficiënter om uw berichten te laten archiveren met een archief- en bewaarbeleid van Outlook Web App.
Archief- en bewaarbeleid wordt ingesteld door uw IT- of Microsoft 365-beheerder. Archiefbeleid bepaalt hoelang berichten in een e-mailmap blijven staan voordat ze worden verplaatst naar een archief. Bewaarbeleid bepaalt hoelang uw berichten worden opgeslagen. Beheerders stellen een beleid in voor de hele organisatie, maar u kunt het beleid naar wens aanpassen. Zie Bewaar- en archiefbeleid in Outlook Web App voor meer informatie.
Als u meerdere berichten tegelijk wilt archiveren en er geen archief- of bewaarbeleid is, gebruikt u Outlook Web App om de berichten van uw primaire postvak te verplaatsen naar het archief. U kunt geen mappen verplaatsen, maar wel alle berichten in een map in één keer verplaatsen.
-
Schakel het selectievakje in naast de berichten die u wilt archiveren.
-
Sleep ze naar de map in het navigatiedeelvenster met de naam Persoonlijk archief - <uw naam>.
Opmerking: Als mappen, agenda-items, contactpersonen, taken en notities zijn verplaatst naar uw archief in een andere versie van Outlook, zoals Outlook voor Windows, kunt u ze niet verplaatsen of bekijken in het archiefpostvak met behulp van Outlook voor Mac.
Aanvullende tips
-
Als u in het archief wilt zoeken, selecteert u een archiefmap in het mappenvenster. U kunt niet tegelijk in uw postvak en archieven zoeken.
-
U kunt regels voor Postvak IN maken om berichten automatisch op te slaan in mappen, berichten toe te wijzen aan categorieën of berichten om te leiden naar een ander account. Deze regels werken echter niet in uw archiefpostvak, en u kunt geen berichten omleiden naar het archief met een regel voor Postvak IN.
